审批文档
把已通过的飞书审批申请变成一份成品文档（采购订单、请假单、付款凭证），无需任何人点击生成。申请通过后，AutomaDoc 会把申请表单中的数据填入您的 Word 模板，并将 PDF 发送给提交申请的人。
该功能可独立使用：不需要多维表格，也不需要多维表格插件。
- 您是 AutomaDoc 的飞书应用管理员。
- 审批表单已在飞书审批中创建，并且最近 30 天内至少提交过一个申请，用于测试。
- 您还有空余的模板名额。审批模板与多维表格模板计入同一个模板上限。
1. 打开企业门户
Section titled “1. 打开企业门户”访问 company.automadoc.cc 并登录：
- 在飞书中打开：打开飞书客户端并自动登录。推荐使用。
- 在浏览器中继续：留在浏览器中，使用您的飞书账号登录。
然后打开侧边栏文档下的审批。
2. 连接审批表单
Section titled “2. 连接审批表单”- 点击连接审批。首次打开该页面时，连接表单已直接显示。
- 点击打开飞书审批管理后台。在飞书审批管理后台中，点击所需表单上的编辑（铅笔）图标。
- 复制浏览器地址栏中的地址，粘贴到企业门户中，然后点击连接。
AutomaDoc 会读取表单的字段并为您生成一份初始模板，您可以立即测试。
3. 编辑模板
Section titled “3. 编辑模板”初始模板包含表单的所有字段、每个明细对应的一张表格、图片（如有）以及审批记录，并以一张 Approvals 表格（节点、姓名、操作、日期和签名）收尾，可直接作为签字栏打印。必填的金额字段和公式字段以两位小数输出。按以下步骤把它调整成您自己的模板：
- 在模板文件下，点击下载。
- 在 Word 中编辑文件：添加抬头、调整字段顺序、删除不需要的内容。
- 点击上传文件。
打开变量，查看该表单提供的全部占位符。点击任意一个即可复制，然后粘贴到模板中。
| 占位符 | 输出内容 |
|---|---|
{Field_Name} |
表单字段。字段名中的空格会变成下划线。 |
{#Details}…{/Details} |
明细：每一行重复一个表格行，内部使用该明细自己的列。 |
{DateInterval_Start}、{DateInterval_End}、{DateInterval_Duration} |
日期区间字段的两个日期及其时长。变量中会按您在表单中为它们设置的标题列出。{DateInterval} 会在同一行输出两个日期。 |
{Amount_Currency} |
金额字段的币种：在该字段自身的占位符后加上 _Currency。 {Amount.Currency} 和 {Amount.Value} 同样输出币种和金额，适用于按此写法编写的模板。 |
替代文字为 {Field_Name} 的图片 |
图片字段：输出其中的第一张图片，尺寸与该占位图一致。如需输出申请中附带的每张图片，请像初始模板那样遍历该字段，参见遍历所有图片。 |
{Request_No} |
申请编号。 |
{Approval_Name} |
审批表单的名称。 |
{Approval_Status} |
APPROVED 或 REJECTED。 |
{Applicant} |
提交申请的人。 |
{Submitted_At}、{Completed_At} |
申请的提交时间和审批完成时间。 |
{Approvers} |
所有通过审批的审批人，以逗号分隔。 |
{Final_Approver}、{Approved_At} |
最后一位审批通过的人及其时间。申请未通过时为空。 |
{CC_List} |
申请抄送的所有人，以逗号分隔。 |
{Approval_Link} |
在飞书中打开该申请的链接。在模板中放一张替代文字为 {QR:Approval_Link} 的图片，即可将其打印为二维码。 |
{Reverted} |
飞书报告该申请在通过后被撤销时为 Yes，否则为空。文档在申请通过或被拒绝时发送，因此已发送的文档不会显示它；只有在撤销之后生成的文档（例如测试）中才会出现。 |
{#Approvals}…{/Approvals} |
每个审批决定一行，可使用 {Step}、{Name}、{Action}、{Time}、{Comment} 和图片 {Signature}；参见审批签字栏。 |
{#Approval_History}…{/Approval_History} |
申请的每个事件一行，可使用 {Step}、{Person}、{Action}、{Time} 和 {Comment}。另有 {Target}（申请转交或抄送给的人，或被加签、减签的审批人）、{Received} 和 {Decided}（该节点到达此人的时间及其做出决定的时间），以及通过和拒绝行上的图片 {Signature}。 |
{#Comments}…{/Comments} |
每条评论一行，可使用 {Person}、{Comment}、{Time} 和 {Files}（评论所附文件的名称）。 |
金额和数量是真正的数字，因此 number、currency 和 sum 过滤器可以直接用于它们，例如用 {Details | sum:"Amount" | currency:"IDR":"id-ID":2} 在明细下方输出合计。循环和条件的用法与多维表格模板完全相同。
{#Approvals} 为每个仍然有效的通过或拒绝重复一个表格行：每人每个节点一行，取其最后一次决定，因此申请被退回后再次通过只会出现一次。典型的签字栏如下：
| 节点 | 姓名 | 操作 | 日期 | 签名 |
|---|---|---|---|---|
{#Approvals}{Step} |
{Name} |
{Action} |
{Time} |
替代文字为 {Signature} 的图片 {/Approvals} |
签名单元格中放一张替代文字为 {Signature} 的图片（右键点击图片 →编辑替换文字）。每一行会按占位图的尺寸打印此人的签名图片；没有签名图片的人，该图片会被省略。
如需单独打印某个节点的签名（例如放在“财务审批”一行下方），可用 where 筛选循环，并把图片放在两个标签之间：
{#Approvals | where:"Step == 'Finance approval'"} 替代文字为 {Signature} 的图片 {/Approvals}
节点名称请与飞书审批流程中显示的完全一致；也可以用 where:"Name == 'Budi Santoso'" 按人员选择。同一对标签之间还可以加上 {Name} 和 {Time}。没有符合条件的审批决定时，不会打印任何内容。由多人共同审批的节点（会签）会为每个人各打印一个签名。
飞书不会向应用提供审批人在飞书审批中手写的签名，即使节点设置为必须手写签名也是如此。因此，您的企业需要为每位审批人上传一次签名图片，所有审批模板都会打印它。
- 在审批模板页面中，找到签名图片。这里会列出该表单最近申请的审批人，以及所有已有签名图片的人。如果表单的某个节点要求在飞书中手写签名，面板会注明该节点。
- 点击某人旁边的上传图片，选择 1 MB 以内的 PNG 或 JPEG。透明或白色背景的签名打印效果最佳。
- 之后可用替换或移除进行更改。此后生成的文档使用新图片；已发送的文档不会改变。
签名图片属于您的企业，而不属于某个模板：此人审批的所有表单都会打印同一张图片。
4. 选择触发与发送
Section titled “4. 选择触发与发送”在触发与发送下：
- 在申请以下状态时生成：已通过（默认）、已拒绝，或两者都选。
- 输出格式：PDF，或与模板相同的格式：Word、Excel 或 PowerPoint（参见 Excel 和 PowerPoint 模板）。
- 将文档发送给：申请人，通过 AutomaDoc 机器人消息发送。使用同时发送到群组可将副本发送到群聊，例如财务归档群。这里仅列出已添加 AutomaDoc 机器人的群组，因此请先把机器人添加到群组中。两者至少选择其一：没有发送对象的审批无法启用。
- 文件名：文件名模式，例如
{Approval_Name}-{Request_No}。 - 日期时区：文档中的日期所使用的时区。
收件人看到的内容会显示申请人将看到的消息。点击保存设置。
在测试下，AutomaDoc 会列出该表单最近 30 天内最新的十个申请。点击其中一个申请旁的生成测试，然后点击下载获取结果并检查。
测试文档不会发送给任何人。每天最多 20 次测试免费；当天超出的测试每次计为一次生成。免费测试的每一页都带有醒目的 PREVIEW · AutomaDoc 水印，已批准申请发送的文档则没有。
点击启用。此后，每个达到所选状态的申请都会生成文档并按设置发送。页面会显示已启用；随时可以点击暂停停止。
申请人会收到什么
Section titled “申请人会收到什么”一条来自 AutomaDoc 机器人的飞书消息：先是一张说明申请已通过（或已拒绝）的卡片，随后是文档。申请人无需任何操作即可收到，需要再次获取文件时可以随时回到这条消息。
重新发送文档
Section titled “重新发送文档”- 文档记录列出为该表单生成的最近 20 份文档，包括生成失败的记录。可以下载其中一份，或点击重新生成并发送，用当前模板重新生成并再次发送，修正模板后很有用。已撤销的申请无法重新生成并发送。
- 要为启用之前已通过的申请发送文档，请在测试下找到该申请，然后点击生成并发送。只有列在那里的申请才能用这种方式发送。
只有已经通过（或已拒绝，如果您选择了该状态）的申请才能发送，因为消息会告知申请人审批结果。
审批表单变更时
Section titled “审批表单变更时”在飞书中编辑表单不会中断文档生成。AutomaDoc 会继续使用当前模板文件生成，文件中的每个占位符也仍能找到对应字段：在飞书中改了名的字段，仍会通过原来的占位符输出。但删除后重新创建的字段在飞书中是一个新字段：在您点击我已检查模板之前，它会打印为空。
当字段被新增、删除或改为其他类型时，AutomaDoc 会在生成下一份文档时发现：
- 设置该表单的管理员会收到 AutomaDoc 机器人发来的一条消息，列出变更内容。
- 模板页面会显示同样的列表。请检查文件是否仍然适用，然后点击我已检查模板，或通过上传文件上传更新后的文件。变量始终显示表单的当前状态，新字段可以从那里复制。
在变更之前提交的申请，会使用为其编写的文件。每次替换模板文件时，之前的文件都会被保留（最近十个生成过文档的文件）；如果某个申请的字段只有早期文件认识（例如被删除后重新创建的字段），就会用那个文件生成。文档记录会将这些记录标记为早期文件（v1）。测试始终使用当前文件。
申请人不会看到任何错误。设置该表单的管理员会收到 AutomaDoc 机器人发来的消息，其中说明原因：每月额度和所有文档包都已用完、模板超出套餐的模板上限，或模板文件有错误。失败的记录也会出现在文档记录中：排除原因后，点击该记录上的重新生成并发送。
“AutomaDoc 暂时无法读取飞书审批”
飞书管理员尚未批准 AutomaDoc 更新的权限。请联系管理员在飞书管理后台批准应用的权限更新，然后重试。
“最近 30 天没有申请”
在飞书中通过该表单提交一个申请，然后点击测试下的刷新。
“同时发送到群组”中缺少某个群组
在飞书中把 AutomaDoc 机器人添加到该群组，然后重新加载页面。
- 每个申请只计一次，无论其文档发送多少次。测试免费，每天最多 20 次；对已计数的申请，重新生成并发送免费。有 Business 席位时，审批文档从该席位每年 20,000 份自动生成的文档中扣除；否则与从多维表格生成的文档共用同一每月额度，用完后再从文档包中扣除。参见审批文档如何计数。
- 带有明细的表单每个申请生成一份文档，所有明细行都在其中。
- 附件以文件名的形式输出。如需把文件本身加入 PDF，请使用
{ATTACH:Field}，参见在 PDF 中附加文件。在飞书客户端中拍摄的照片可能没有名称，此时会命名为“图片 1”、“图片 2”，依此类推。 - 如果您同时把审批同步到多维表格，仍然可以继续从多维表格生成；两者互不影响。