在 PDF 中附加文件
占位符不仅可以输出附件字段中的文件名,还可以把文件本身放进生成的 PDF:例如末尾附上收据的报销单、后面附有供应商发票的付款申请,或附带现场照片的检查报告。
在末尾添加文件
Section titled “在末尾添加文件”在 Word 模板中,把占位符单独放在一行:
{ATTACH:Receipts}在 PDF 中,文档本身的页面之后,会按字段中的顺序依次附上 Receipts 字段中的每个文件:
- PDF 文件:原样附上其页面。
- 图片(PNG、JPEG、WebP、GIF):每页一张,留出边距并缩放到适合页面,并按手机拍摄时的方向自动摆正。
- Word、Excel 和 PowerPoint 文件(也包括 OpenDocument 和 RTF):先转换为 PDF,再附上。
- 其他类型的文件(ZIP、视频)不会附上,文档的警告中会列出该文件名。
包含占位符的那一行会从文档中删除。
可以使用多个占位符;它们的文件按占位符出现的顺序依次排列。{ATTACH:*} 会按字段顺序附上所有附件字段中的文件。
变量页面会在 PDF 中的文件下为每个附件字段提供这两种写法。
在指定位置添加文件
Section titled “在指定位置添加文件”加上 | inline,即可把文件放在文档中的该位置,而不是末尾:
Receipts:{ATTACH:Receipts | inline}Approved by: ________文档在此处中断,接着是文件的页面,之后文档从新的一页继续。页脚中的页码会连同附加的页面一起连续计数。
位于表格或文本框中的 inline 占位符无法容纳整页内容:其文件会被添加到末尾,并给出警告。
| 占位符 | 文件 |
|---|---|
{ATTACH:Receipts} |
该记录的 Receipts 字段 |
{ATTACH:Supplier.Contract} |
关联的 Supplier 记录的 Contract 字段 |
{ATTACH:*} |
该记录的所有附件字段 |
{ATTACH:Records.Receipts} |
在列表文档中,按记录依次附上每条记录的收据 |
{#Records} … {ATTACH:Receipts} … {/Records} |
每条记录的收据,按记录顺序 |
在每条记录一页的文档中,{ATTACH:Receipts} 指每条记录自己的字段:如果在模板末尾加上 | inline,每条记录之后会紧跟它自己的收据;不加 | inline,所有收据会在最后一条记录之后按记录依次排列。
审批文档也可以用同样的方式附上表单中的附件和图片控件:{ATTACH:Quotation}。
位于未显示的 {#if} 区块中的占位符不会附加任何文件。
仅限 PDF
Section titled “仅限 PDF”附件只会加入 PDF 文档。当模板的输出格式为 Word 或 PNG 时,占位符会被删除,文档的警告中会说明附件只能加入 PDF。由多条记录生成一份文档的模板即使设置为 PNG 也会以 PDF 输出,因此附件仍会加入。
每份文档最多 50 个文件、300 页附加页面、文件总计 40 MB,单个文件不超过 20 MB。超出限制的文件不会附上,并会列在警告中;文档仍会照常生成。超过 4000 万像素的 PNG、WebP 或 GIF 图片同样不会附上,并给出警告。
受密码保护或已损坏的 PDF,以及转换器无法打开的文件,会被跳过并给出注明文件名的警告,绝不会因此导致文档生成失败。
- 附加文件会使 PDF 变大、生成变慢:每个 Office 文件都需要单独转换。
- 大尺寸照片会以原始画质加入。如果 PDF 过大,请让同事附上较小的图片,或先把图片转成 PDF。
- 发起电子签名的文档在签署时不含附加文件:签署后的 PDF 不包含这些文件。