发送签署请求

AutomaDoc Sign 把文档发给需要签署的人，他们在手机或电脑的浏览器中即可签署。您上传一个或多个文件（或选择 AutomaDoc 生成的文档），指定谁来签署、在哪里签署，然后发送。每位签署人都会收到一个专属链接。所有人签署完成后，AutomaDoc 会把签名和填写的内容写入 PDF，附上完成证书，并把结果发给您以及请求中的每一个人。在 API 中，签署请求称为 envelope（/api/v1/envelopes），两者是同一个东西。

您可以在企业门户的“签署”栏目中发送请求，也可以通过 API 发送。如果只有您自己签署一份 PDF，不涉及其他人，请参阅自己签署。

1. 文档

一个请求包含 1 到 10 份文档。每份文档可以是：

PDF；
Word、Excel 或 PowerPoint 文件（.docx、.xlsx、.pptx）。文件类型从文件内容判断，从不依据文件名。启用宏的文件会被拒绝；
AutomaDoc 生成的文档，来源不限。它的文件会被复制到请求中，所以无论您的生成文档保留期限是多少，请求都保有自己的副本。该生成必须已完成，且文件仍在保留期内。

每份文档在任何人放置字段之前都会先经过预处理。预处理在后台进行，大多数文件只需几秒钟：

Word、Excel 或 PowerPoint 文件会被转换为 PDF，方式与模板的输出相同；
表单字段、批注及其他注释会被绘制到页面中，因此签署的内容就是看到的内容。此后页面上的任何内容都无法再编辑；
链接、书签、附加文件、脚本、图层和无障碍标签会被移除，文件也会被压缩。每一页在任何阅读器中、在纸面上都显示一致；
生成页面图片：您和签署人看到的就是这些图片。

预处理后的 PDF 就是所有人签署的文档。它的指纹从那一刻起就固定下来。

限制
每个请求的文档数	10
单个上传文件	25 MB
一个请求的全部上传文件	50 MB
所有文档合计页数	300
单份预处理后的文档	50 MB
一个请求的全部预处理后文档	100 MB

无法完成预处理的文档（过大、页数过多、文件损坏、转换失败）会被标记为失败，并注明原因。请移除它，再上传修正后的文件。

2. 收件人

一个请求最多有 20 位收件人。每位收件人都有姓名和角色：

签署人：填写自己的字段并签署。每位签署人至少需要一个字段。
抄送：无需任何操作，在所有人签署完成后通过邮件收到已签署的 PDF 和证书。

如何联系每位收件人

通过邮件。 AutomaDoc 以“您的姓名（通过 AutomaDoc）”的名义发送专属链接。对方的回复会发到您自己的邮箱。
同事，即您 AutomaDoc 账户中的成员。如果他们通过飞书使用 AutomaDoc，会收到飞书机器人消息，否则会收到邮件。
通过您转交的链接。 不发送任何邮件。发送时您会拿到此人的链接，由您自己通过聊天工具、WhatsApp 或其他任何方式转交。证书上会写明“由发件人分享链接”。AutomaDoc 不会给此人发送提醒；如需给对方一个新链接，请从请求中重新发送（之前的链接随即失效）。

访问码

可以要求任何收件人在打开文档前先输入访问码。您可以自己输入一个（6 到 128 个字符），也可以让 AutomaDoc 为每人生成一个（16 个字符，仅在发送时向您显示一次）。请通过电话或其他渠道，把访问码与链接分开交给对方：链接和访问码放在同一条消息里，等于没有保护。

连续输错五次访问码，链接就会被锁定。从请求中重新发送链接，会给对方一个新链接并解除锁定。签署人看到的页面请参阅签署文档。

签署顺序

每位收件人都有一个顺序号：

所有人号码相同：所有人同时签署；
1、2、3：每个人在前一个人完成后才签署；
混合：1, 1, 2 表示两人同时签署，两人都完成后第三人再签署。

顺序靠后的收件人只有在轮到自己时才会收到邮件（“轮到您签署”）。

3. 字段

字段标记每位签署人在哪里签名或填写内容。字段只属于签署人（抄送人没有字段），一个请求最多有 500 个字段。

字段	签署人要做什么	默认大小（磅）
签名	采用一次签名（手写、输入或上传），它会填入此人的所有签名字段	160 × 48
姓名缩写	同上，用于姓名缩写	64 × 40
姓名	预先填入收件人的姓名，对方可以修改	160 × 20
签署日期	无需操作：在对方完成时自动填入，使用请求的时区和签署人的语言	110 × 20
文本	输入内容	160 × 20
复选框	勾选	14 × 14
公司	输入所在公司	160 × 20
邮箱	预先填入请求发送到的地址，之后无法更改	180 × 20

每个字段都可设为必填或选填，并可带一个最多 100 个字符的标签，作为字段名称显示给签署人。文本字段还可以设置最大长度（最多 1,000 个字符）、检查内容是否为数字或邮箱地址，以及初始字号。输入的内容使用 Noto Sans 字体打印，并会缩小以适应字段框。字段最小为 8 磅。

放置字段有三种方式：

手动，在页面图片上放置；
根据文档中写的 [[…]] 标签，例如 [[sign:Client]]。标签中出现的每个角色都会成为一个位置，由您分配给某位收件人。请参阅自动放置字段；
使用保存的布局：同样的文档、同样的字段，换成新的人。免费版可保存 3 个布局，持有席位或专业版不限数量，每个布局最多 100 页。

API 还可以把字段放在它在文档中找到的文字旁边，这称为锚点。

4. 检查并发送

发送前需要设置：

标题，必填，最多 200 个字符。邮件中显示前 120 个字符。
给收件人的留言，最多 1,000 个字符，选填。
有效期：发送后 1 到 120 天，默认 30 天。签署人看到的截止时间使用请求的时区。
提醒：默认每 3 天一次，最多 3 次。您也可以选择每 1 到 30 天一次、最多 10 次，或不提醒。
附加证书：默认开启。完成证书会作为每份已签署 PDF 的最后几页。关闭后，它是一个单独的文件。两种情况下都会生成证书。

所有会阻止请求发出的问题都会在发送前列出：仍在预处理或预处理失败的文档、没有字段的签署人、没有邮箱的收件人、超出页面的字段、选择了访问码却未设置、页数或收件人过多。列表清空之前无法发送。

之后会发生什么

邀请。 轮到的每个人都会收到自己的链接。邮件会说明链接为本人专属，不得转发。
提醒按您设定的计划发送，只发给轮到且尚未签署的人。您也可以亲自提醒某人，每人每 10 分钟最多一次。
每次发送都会重新签发链接。 邀请、提醒、“轮到您签署”或重新发送的链接，都会替换此人之前的链接，旧链接随即失效。签署人应使用最新的一封邮件。
未送达。 如果邮件被拒收或无法联系到同事，您会收到通知，对方原有的链接仍然有效。
拒绝。 签署人可以拒绝并说明原因。请求会对所有人关闭，您会收到通知及原因。
作废。 您或您账户的管理员可以取消尚未结束的请求，并说明原因。所有已收到请求的人都会收到邮件，告知请求已取消及您的原因。
过期。 到截止日期仍未完成的请求会关闭，您会收到通知。所有人都按时签署的请求永远不会过期，即使已签署的 PDF 需要稍多一点时间生成。
完成。 最后一位签署人完成后，系统会生成已签署的 PDF，通常只需几秒钟。随后，每位留有邮箱地址的收件人（签署人和抄送人）都会收到它：文件合计小于 3.5 MB 时，PDF 与证书作为附件发送；否则发送一个 30 天内有效的下载链接。您会通过机器人消息或邮件收到通知。

以上每一项都会记录在请求的审计记录中。

已签署的 PDF 和证书

签名、姓名缩写、输入的内容、勾选和日期都会绘制到预处理后 PDF 的页面内容中。不会留下任何可供他人修改的表单字段或注释。

您可以下载：

每份已签署的文档，附加证书时证书位于末尾；
单独的完成证书；
有两份或以上文档时，所有文档合并为一个 PDF：按顺序排列所有已签署的文档，附加证书时证书位于最后。

证书使用请求的语言，非英语时每个标签下方附有英文。时间会显示其 UTC 偏移。证书记录：

请求：ID、标题、发件人、创建、发送和完成的时间，以及时区；
每份文档：名称、页数和三个 SHA-256 指纹，分别对应原始文件（上传或复制进来的文件）、发出签署的文档（所有人看到的预处理后 PDF）和已签署的文档（添加证书之前的版本，因为文件无法包含自身的指纹）；
每位收件人：角色、联系方式、身份核验方式（能访问链接，或访问码）、同意以电子方式签署的时间、查看和签署的时间、IP 地址和设备（浏览器和系统），以及签名和姓名缩写；
逐条列出的审计记录，以及审计记录哈希：每个事件都通过 SHA-256 与前一个事件相连，因此事后删除或修改任何事件都会使链条断裂。

每个“查看”和“签署”事件还会记录此人所看到文档的指纹。每个文件交付时的指纹也会保存：验证页面核对的正是它。每页证书的页脚都写有“Signed with AutomaDoc Sign”。

保留期限

已完成的请求：已签署的 PDF、证书、原始文件和预处理后的文件以及审计记录会一直保留，直到您删除。页面图片和签名图片在完成 30 天后删除；签名仍保留在已签署的 PDF 和证书中。
已拒绝、已作废和已过期的请求：所有文件在关闭 90 天后删除。
30 天无人改动的草稿会被删除。
您可以随时自行删除已关闭请求的文件。

审计记录永远不会随文件一起删除。请求的文件与生成的文档分开存放：您的生成文档保留期限不会影响它们。

限制与防滥用上限

免费的签署服务如果不加限制，就会沦为钓鱼工具，所以发送设有上限。时间窗口是滚动计算的，每位收件人都计入，抄送人也不例外。

	免费版	持有席位或专业版
发送的请求	每小时 3 个	无每小时上限
收件人	每天 20 人（账户创建后的前 24 小时内每天 5 人）	每天 1,000 人

这里的“免费版”是指发件人没有任何付费保障：既没有自己的席位，也没有专业版。在 Business 席位或专业版有效时，通过 API 发送的请求按付费计算。如果每天需要超过 1,000 位收件人，请联系客服。

发给收件人的每封邮件末尾都有举报链接（“没有预料到这封邮件？请举报”）。一旦有人举报，该账户的所有发送（包括提醒）都会暂停，直到审核完毕。

价格

发送一个请求使用一份文档的额度，先从每月额度中扣除，用完后从文档包中扣除。无论包含多少文档、收件人和签署人，一个请求都只算一份文档。
所有文档均由 AutomaDoc 生成的请求不收费：这些文档在生成时已经计费。这只适用于生成的文档第一次被发送时；已在其他请求中发送过的生成文档，再次发送时仍按一份文档计费。同一份生成文档同一时间只能出现在一个未结束的请求中。
持有席位的用户和专业版发送请求不占用额度。上述上限仍然适用。
通过 API 发送的请求按自动生成的文档计费：专业版涵盖；Business 席位从其自动生成额度中扣除；其他情况则使用每月额度。
自己签署在所有套餐中均免费且不限次数。

请求在发送时计费，之后即使被拒绝、作废或过期也不退还。每月额度和文档包都用完后，在您充值之前无法发送。请参阅套餐、席位与文档包。