Add-on Google Sheets

Add-on AutomaDoc bekerja di sidebar di samping spreadsheet Anda. Setiap tab spreadsheet memiliki template sendiri; setiap baris di bawah baris header adalah sebuah record, dan setiap kolom adalah sebuah placeholder.

Menginstal dan membuka

1. Instal AutomaDoc dari Google Workspace Marketplace, tempat add-on ini akan segera hadir. Sampai saat itu, hubungkan Google Sheets di Company Portal pada Integrasi dan buat dokumen dengan HTTP Trigger atau API dokumen.
2. Buka spreadsheet lalu pilih Ekstensi → AutomaDoc → Buka.

Pada kali pertama, Google meminta Anda mengizinkan add-on ini. Yang dimintanya sedikit: membaca spreadsheet yang sedang Anda buka (bukan file Anda yang lain), menampilkan menu dan sidebar-nya, dan mengetahui alamat email Anda agar dapat memasukkan Anda.

Sidebar memiliki empat tab: Buat, Template, Variabel, dan Lainnya.

Masuk

Anda dimasukkan secara otomatis, dengan akun Google yang Anda pakai di Google Sheets. Tidak ada kata sandi terpisah. Akun AutomaDoc yang Anda masuki bergantung pada akun Google tersebut:

• akun Google Workspace bergabung ke akun AutomaDoc milik domain Anda (orang pertama dari domain itu membuatnya dan menjadi admin-nya);
• akun Google pribadi (seperti Gmail) mendapat akun email sendiri.

Google harus sudah memverifikasi alamat email Anda, jika tidak AutomaDoc tidak dapat memasukkan Anda. Keluar, di bawah Lainnya, mengeluarkan Anda dari add-on; Masuk lagi membawa Anda kembali. Lihat Masuk dengan Microsoft, Google, atau email untuk cara kerja akun.

Menghubungkan spreadsheet ini

Izin milik add-on hanya membuat sidebar dapat membaca spreadsheet yang sedang terbuka. Dokumen dibuat di server AutomaDoc, yang membaca sheet dengan izin Google milik Anda, sehingga setiap orang menghubungkan setiap spreadsheet sekali sebelum membuat atau memakai template di sana.

1. Klik Hubungkan spreadsheet ini. Jendela Google terbuka. Jika browser Anda memblokirnya, izinkan pop-up untuk Google Sheets lalu coba lagi.
2. Masuk dengan akun Google yang sama dengan yang Anda pakai di Sheets, dan biarkan izin untuk file Google Drive yang Anda pilih tetap dicentang.
3. Pemilih file Google menampilkan satu file: spreadsheet yang sedang Anda buka. Pilih file itu.
4. Jendela menampilkan Spreadsheet terhubung. Tutup jendela itu dan kembali ke Google Sheets.

Sidebar mengetahuinya dengan sendirinya. Jika masih menunggu, klik Saya sudah selesai.

Ini adalah izin drive.file dari Google: AutomaDoc dapat membuka spreadsheet yang Anda pilih dengan cara ini dan file yang dibuatnya di Drive Anda, dan tidak ada yang lain di Drive Anda.

Jika akses AutomaDoc berakhir di kemudian hari (Anda memutuskannya, admin Google Anda mencabutnya, atau loginnya kedaluwarsa), sidebar menampilkan Hubungkan ulang Google. Hubungkan lagi dengan cara yang sama.

Membuat template

Template dimiliki oleh tab yang sedang Anda buka. Pemilih di bagian atas mencantumkannya di bawah Template untuk dan nama tab; pindah ke tab lain di Sheets, dan sidebar menampilkan template tab tersebut.

1. Klik Template baru (di tab Buat, atau Template baru di pemilih).
2. Beri Nama template.
3. Atur Baris header: baris yang berisi nama kolom. Record adalah baris-baris di bawahnya. Biasanya baris 1, kecuali sheet Anda dimulai lebih ke bawah.
4. Pilih Kolom kunci: kolom yang nilainya unik, seperti nomor invoice. Tidak ada: gunakan nomor baris menamai setiap record dengan nomor barisnya.
5. Klik Buat template.

Pilih kolom kunci setiap kali ada orang lain yang mengedit sheet. AutomaDoc menemukan setiap baris lagi berdasarkan kuncinya saat menulis status atau tautan kembali, sehingga mengurutkan sheet atau menyisipkan baris selagi dokumen dibuat tidak dapat menaruh hasil di baris yang salah. Baris dengan kunci kosong dilewati, dan kunci yang ditemukan di lebih dari satu baris membuat dokumen itu gagal: sidebar memperingatkan Anda tentang keduanya sebelum Anda membuat dokumen.

Impor template, di pemilih, membuat template untuk tab ini dari file .automadoc. Lihat Memindahkan template.

Mengunggah file template

Di tab Template, klik Unggah file template dan pilih file Word (.docx), Excel (.xlsx), atau PowerPoint (.pptx). File diperiksa saat diunggah; jika ada kesalahan, sidebar memberi tahu dan Anda mengunggah file yang sudah diperbaiki dengan Ganti file.

Placeholder dinamai sesuai nama kolom Anda, dengan sintaks yang sama seperti di setiap platform. Spasi, titik, dan simbol lain menjadi _, sedangkan huruf dan angka dari bahasa apa pun dipertahankan:

Nama kolom	Placeholder
Customer	{Customer}
Invoice No.	{Invoice_No_}
Unit price	{Unit_price}

Kolom kedua dengan nama yang sama menjadi {Notes_2}, yang ketiga {Notes_3}, sehingga tidak ada yang saling menimpa. Kolom tanpa nama tidak diikutkan.

Yang diberikan setiap jenis sel ke template

Setiap sel mencetak apa yang ditampilkan sheet. Filter seperti number, currency, dan date bekerja pada nilai di baliknya.

Di sel	Di template
Teks	Teksnya
Angka, mata uang, persen	Angka, dicetak sesuai format sheet
Tanggal, tanggal dan waktu	Tanggal, dicetak sesuai format sheet
Kotak centang	Ya atau tidak, untuk {#if Paid}…{/if}
Dropdown	Opsinya; dropdown pilihan ganda menjadi daftar
Chip orang	Daftar orang (nama dan email)
Tautan, atau chip tautan kaya	Tautannya
Chip file, atau tautan ke file Drive	File, untuk gambar dan {ATTACH:…}
=IMAGE("https://…")	Sebuah gambar

Pengaturan data dan penulisan kembali

Bagian Data berisi Nama template, Baris header, dan Kolom kunci, ditambah sakelar untuk membuat Dokumen PDF (.pdf) alih-alih format asli template. Klik Simpan setelah ada perubahan.

Tulis kembali ke sheet memasukkan hasilnya ke sheet:

• Kolom status: status pembuatan setiap baris ditulis ke kolom ini.
• Kolom tautan: tautan ke setiap dokumen yang dibuat ditulis ke kolom ini. Untuk Jika sel sudah berisi tautan, pilih Ganti atau Tambahkan baris baru (tautan sebelumnya dipertahankan, satu per baris).

Kolom tautan memerlukan Pro, trial, atau seat milik Anda sendiri. Kolom status memerlukan Pro, trial, atau seat Business. Tanpa itu, sidebar memberi tahu dan pengaturannya tetap nonaktif. Lihat Paket, seat, dan paket dokumen.

Hapus template, di bagian bawah tab, menghapus template tersebut. Sheet Anda tidak disentuh.

Mulai dari kolom

Mulai dari kolom, di samping Unggah file template (atau Ganti file), membuat template Word dengan placeholder untuk setiap kolom tab, dan kolom tab terkaitnya sebagai loop, lalu menyimpannya sebagai file template. Simpan perubahan Anda terlebih dahulu: template awal dibuat dari baris header dan tab terkait yang tersimpan.

Nama file dan dokumen per pembuatan

Di bagian Data, Pola nama file output memberi nama setiap file: nama kolom dalam kurung kurawal diganti dengan nilai baris, seperti Faktur-{No_Faktur}. Biarkan kosong untuk memakai nama template dan barisnya.

Untuk template Word, Dokumen per pembuatan memilih Satu dokumen per record, atau satu dokumen dari semua baris yang dipilih: daftar, template yang diulang untuk setiap baris, atau lembar label. Lihat Dokumen gabungan.

Tab terkait

Baris dari tab lain dapat masuk ke setiap dokumen: baris faktur, detail pelanggan. Di Tab terkait, klik Tambah relasi lalu atur:

• Nama di template: placeholder-nya, misalnya Items;
• Baris dari tab: tab yang berisi baris tersebut;
• Kolomnya yang dicocokkan: kolom tab itu yang berisi nilai baris ini, seperti nomor faktur;
• Dicocokkan dengan kolom tab ini: kolom kunci, atau kolom lain di tab ini;
• Baris: Setiap baris yang cocok (loop) untuk {#Items}{Deskripsi}{/Items}, atau Baris pertama yang cocok untuk {Pelanggan.Nama}.

Klik Simpan. Relasi tetap mengikuti tabnya meski tab diganti namanya. Satu template memuat paling banyak 20 relasi.

Variabel

Tab Variabel menampilkan setiap placeholder template, yang dibaca dari tab dan tab terkaitnya. Klik salah satu untuk menyalinnya, lalu tempelkan ke template Anda. Kolom tab terkait tercantum di bawah loop atau record bertingkatnya.

Memilih baris dan membuat dokumen

1. Buka tab Buat dan pilih template di pemilih.
2. Pilih baris di sheet: klik nomor baris, dan tahan Shift atau Ctrl (⌘ di Mac) untuk beberapa baris. Memilih sel akan menghitung baris tempat sel itu berada.
3. Sidebar menghitung barisnya (1 baris dipilih, 12 baris dipilih). Klik Buat dokumen atau Buat {count} dokumen.

Hingga 500 baris dapat diproses dalam satu pembuatan. Jika sidebar berhenti mengikuti pilihan Anda (sidebar berhenti sejenak setelah beberapa waktu tanpa aktivitas), klik Muat ulang.

Kartu progres mengikuti dokumen-dokumennya. Setiap dokumen yang selesai memiliki Unduh dan Cetak; Batal menghentikan dokumen yang belum dimulai.

Jika template membuat satu dokumen dari banyak record, sidebar menawarkan Terpilih (n) atau Seluruh tab, dan membuat satu dokumen dari hingga 500 baris.

Ke mana dokumen dikirim

• Selalu: kartu progres di sidebar, untuk diunduh atau dicetak.
• Dengan kolom tautan: file juga disimpan di Google Drive Anda, di folder yang sama dengan spreadsheet, atau di My Drive jika AutomaDoc tidak dapat menjangkau folder itu. Sel pada baris tersebut mendapat tautan ke file itu, yang dinamai sesuai nama file. Satu dokumen yang dibuat dari banyak baris disimpan sekali dan ditautkan dari setiap barisnya.
• Dengan kolom status: setiap baris menampilkan statusnya selagi dokumen dibuat.

Gambar dan file

Karena AutomaDoc hanya membaca file yang Anda pilih untuknya, sebuah gambar harus berupa salah satu dari ini:

• tautan publik ke gambar, di sel atau di =IMAGE("https://…");
• file Drive yang dapat dibuka AutomaDoc: file yang Anda pilih untuk AutomaDoc, atau file yang dibuatnya.

File Drive yang tidak dapat dibuka AutomaDoc tidak diikutkan dalam dokumen, dengan peringatan yang menyebutkan kolomnya. File Google Docs, Sheets, Slides, dan Drawings ditambahkan ke PDF sebagai PDF oleh {ATTACH:…}; Google hanya mengekspor file seperti itu sebagai PDF hingga 10 MB. Ukuran file paling besar 20 MB.

Memutuskan koneksi

Di bawah Lainnya, Putuskan akses Google Drive menghapus akses AutomaDoc ke file Google Drive Anda: izinnya dicabut di Google, template Anda tetap disimpan, dan pembuatan dokumen meminta Anda menghubungkan spreadsheet lagi. Anda juga dapat memutuskan koneksi di halaman Koneksi pada Portal Perusahaan (lihat Menghubungkan data Anda).

Untuk menghapus add-on itu sendiri, gunakan Ekstensi → Add-on → Kelola add-on di Google Sheets.

Paket dan bantuan

Di bawah Lainnya, Paket menampilkan Kelola paket kepada admin: paket, seat, dan paket dokumen dibeli di Portal Perusahaan, yang terbuka di browser Anda. Anggota melihat admin mana yang perlu dihubungi. Bantuan dan dokumentasi membuka halaman-halaman ini.