Satu dokumen dari banyak record

Biasanya setiap record yang Anda pilih mendapat dokumennya sendiri. Sebuah template juga bisa membuat satu dokumen dari semua record yang dipilih: laporan tagihan yang mendaftar semua invoice bulan ini, serangkaian surat dalam satu PDF yang siap dicetak, atau satu lembar tanda nama dan label kode QR.

Dokumen gabungan dihitung sebagai satu dokumen dari kuota Anda, berapa pun jumlah record di dalamnya.

Tentukan apa yang dibuat template

1. Buka tab Template dan pilih template Anda.
2. Di Umum → Record per dokumen, pilih:
   • Satu dokumen per record: bawaan: satu file untuk setiap record yang dipilih.
   • Satu dokumen berisi daftar semua record: daftar, laporan, atau rekap tagihan. Template mengulang satu baris (atau satu blok) untuk setiap record.
   • Satu dokumen, satu halaman per record: seluruh template sekali untuk setiap record, dalam satu file. Hapus centang Mulai setiap record di halaman baru agar record ditulis bersambung, cocok untuk slip dan kuitansi.
   • Label: beberapa record per halaman: template adalah satu label; record-record mengisi kisi pada lembar label.
3. Klik Simpan pengaturan.

Setelah itu tombol pembuatan menyebutkan apa yang akan dibuat (Buat daftar, Buat satu dokumen, atau Buat label) serta jumlah record yang dipilih.

Record mana, dan dengan urutan apa

• Record yang dipilih: centang record di tampilan Grid, lalu klik tombol pembuatan. Record masuk ke dokumen sesuai urutan yang ditampilkan tampilan tersebut, bukan urutan Anda mencentangnya.
• Semua record di tampilan: klik Gunakan semua record di tampilan ini di kartu Record, lalu klik tombol pembuatan. Filter atau urutkan tampilan terlebih dahulu untuk memilih record beserta urutannya.

Satu dokumen memuat paling banyak 500 record, dan template yang sangat besar memuat lebih sedikit: AutomaDoc lalu menolak dokumen itu dan memberi tahu berapa record yang muat. Di atas batas itu tidak ada yang dibuat; filter tampilan atau pilih lebih sedikit record.

Menulis template daftar

Dalam template daftar, record-record menjadi sebuah loop bernama Records. Letakkan field sebuah record di antara {#Records} dan {/Records}, biasanya dalam satu baris tabel:

#	Pelanggan	Jumlah
{#Records}{$num}	{Customer}	{Amount}{/Records}

Di dalam loop, setiap field bekerja persis seperti pada template satu record: field terkait, loop bersarang, filter, dan gambar lewat Alt Text. Di luar loop, gunakan nilai yang berlaku untuk seluruh dokumen:

Placeholder	Mencetak
{RecordCount}	jumlah record di dalam dokumen
{Date}	tanggal hari ini, dalam zona waktu template ({Date | customDate:"DD MMM YYYY"} untuk memformatnya)
{Records | count}	jumlah baris, setelah filter diterapkan
{Records | sum:"Amount"}	total satu field dari semua record

Loop ini menerima filter seperti biasa: {#Records | where:"Status == 'Paid'" | sort:"Amount":"desc"}. Pengurutan di template mengalahkan urutan tampilan.

Buat otomatis menyusun template daftar untuk Anda: pilih kolomnya, atur urutannya, dan centang Total pada field angka yang perlu dijumlahkan.

Satu halaman per record

Seluruh template diisi sekali untuk setiap record, berurutan dalam file yang sama, masing-masing dimulai di halaman baru (atau bersambung, jika Anda menghapus centang opsi tersebut). Tulis template persis seperti untuk satu record.

Header dan footer dipakai bersama oleh semua record dalam dokumen. Field record yang ditaruh di header atau footer dibiarkan kosong, disertai peringatan. Letakkan field record di badan dokumen. {RecordCount}, {Date}, dan nomor halaman berfungsi seperti biasa di header dan footer. Daftar bernomor dimulai ulang di setiap record.

Label

Template adalah satu label. Bayangkan halamannya kecil: beberapa baris, sebuah gambar, atau QR code ({QR:SKU} sebagai Alt Text gambar). Record-record lalu mengisi kisi pada lembar label, dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah, sebanyak lembar yang dibutuhkan.

Pilih lembarnya di Lembar label:

• A4 · 3 × 8, A4 · 3 × 7, A4 · 2 × 7, Letter · 3 × 10, dan Letter · 2 × 5 sesuai dengan kertas label umum dengan kisi tersebut.
• Ukuran khusus memungkinkan Anda memasukkan ukuran halaman, jumlah label ke samping dan ke bawah, margin, serta jarak antarlabel, dalam milimeter. Ekstensi menampilkan ukuran setiap label yang dihasilkan.

Ukuran label adalah sisa halaman setelah dikurangi margin dan jarak, sehingga lembar yang tidak muat ditolak sebelum Anda menyimpan. Konten yang lebih besar dari label terpotong di tepinya. Label tidak mencetak header maupun footer.

Cetak pada 100%

Saat mencetak PDF label, pilih Ukuran sebenarnya (atau 100%), bukan Sesuaikan dengan halaman, agar label tidak bergeser keluar dari stikernya.

Simpan ke Base, status, dan webhook

• Simpan ke Base menulis satu file tersebut ke setiap record yang ada di dalamnya, mengikuti pengaturan ganti atau tambahkan pada template.
• Field status setiap record diperbarui.
• Callback Webhook menerima field dari record pertama, ditambah RecordCount.

Pola nama file membaca record pertama, ditambah {RecordCount} dan {Date}: Statement {Date} ({RecordCount} invoices).

Dari otomatisasi

HTTP Trigger pada template gabungan menerima beberapa record: ?recordIds=rec1,rec2,rec3, atau body JSON {"recordIds": ["rec1", "rec2"]}. Satu ?recordId= tetap berfungsi. Template yang membuat satu dokumen per record menerima satu record per panggilan.

API dokumen melakukan hal yang sama dengan JSON: daftar di data menghasilkan satu dokumen, dengan setiap item sebagai satu record.

Perlu diketahui

• Template persetujuan selalu membuat satu dokumen per permintaan.
• Dokumen yang sangat besar dengan banyak gambar butuh waktu lebih lama untuk dikonversi ke PDF. Jika sebuah dokumen gagal, coba dengan lebih sedikit record sekaligus.
• Hanya untuk template Word: template Excel dan PowerPoint membuat satu dokumen per record.
• Dokumen gabungan tidak dapat dikirim untuk tanda tangan: permintaan tanda tangan berlaku untuk satu record. Untuk kontrak, gunakan template terpisah yang membuat satu dokumen per record.