Dokumen persetujuan

Ubah permintaan Lark Approval yang sudah disetujui menjadi dokumen jadi (purchase order, surat cuti, bukti pembayaran) tanpa ada yang perlu mengklik Buat. Saat permintaan disetujui, AutomaDoc mengisi template Word Anda dengan data formulir permintaan itu dan mengirim PDF-nya ke orang yang mengajukannya.

Fitur ini berdiri sendiri: Anda tidak memerlukan Lark Base maupun ekstensi Base.

Sebelum mulai

Anda adalah admin aplikasi Lark untuk AutomaDoc.
Formulir persetujuan sudah ada di Lark Approval, dengan setidaknya satu permintaan yang diajukan dalam 30 hari terakhir sebagai bahan uji.
Anda masih punya slot template kosong. Template persetujuan dihitung dalam batas template yang sama dengan template Base Anda.

1. Buka Portal Perusahaan

Buka company.automadoc.cc lalu masuk:

Buka di Lark: membuka aplikasi Lark dan memasukkan Anda secara otomatis. Disarankan.
Lanjutkan di browser: tetap di browser dan masuk dengan akun Lark Anda.

Lalu buka Persetujuan di bilah samping, di bawah Dokumen.

2. Hubungkan formulir persetujuan

Klik Hubungkan persetujuan. Saat pertama kali Anda membuka halaman ini, formulir penghubungnya sudah ditampilkan.
Klik Buka admin Lark Approval. Di konsol admin Lark Approval, klik ikon edit (pensil) pada formulir yang Anda inginkan.
Salin alamat dari browser, tempel ke portal, lalu klik Hubungkan.

AutomaDoc membaca field formulir dan membuatkan template awal, sehingga Anda bisa langsung menguji.

3. Edit template

Template awal berisi semua field formulir, satu tabel untuk tiap daftar rincian, gambar jika ada, dan riwayat persetujuan, lalu diakhiri tabel Approvals (langkah, nama, tindakan, tanggal, dan tanda tangan) yang siap dicetak sebagai blok tanda tangan. Field nominal yang wajib diisi dan field formula dicetak dengan dua desimal. Untuk menyesuaikannya:

Di bawah File template, klik Unduh.
Edit file di Word: tambahkan kop surat, urutkan ulang field, hapus yang tidak diperlukan.
Klik Unggah file.

Buka Variabel untuk melihat semua placeholder yang disediakan formulir. Klik salah satu untuk menyalinnya, lalu tempel ke template Anda.

Placeholder	Yang dicetak
`{Field_Name}`	Sebuah field formulir. Spasi pada nama field menjadi garis bawah.
`{#Details}…{/Details}`	Daftar rincian: mengulang satu baris tabel untuk tiap baris, dengan kolom-kolom daftar itu di dalamnya.
`{DateInterval_Start}`, `{DateInterval_End}`, `{DateInterval_Duration}`	Kedua tanggal pada field rentang tanggal, beserta durasinya. Variabel menampilkannya dengan label yang Anda berikan di formulir. `{DateInterval}` mencetak kedua tanggal dalam satu baris.
`{Amount_Currency}`	Mata uang sebuah field nominal: tambahkan `_Currency` pada placeholder field itu sendiri. `{Amount.Currency}` dan `{Amount.Value}` juga mencetak mata uang dan nominalnya, untuk template yang ditulis dengan cara itu.
Gambar dengan Alt Text `{Field_Name}`	Sebuah field gambar: gambar pertamanya, seukuran gambar placeholder itu. Untuk mencetak setiap gambar yang dilampirkan pada permintaan, pakai loop pada field itu seperti yang dilakukan template awal; lihat Loop untuk semua gambar.
`{Request_No}`	Nomor permintaan.
`{Approval_Name}`	Nama formulir persetujuan.
`{Approval_Status}`	`APPROVED` atau `REJECTED`.
`{Applicant}`	Orang yang mengajukan permintaan.
`{Submitted_At}`, `{Completed_At}`	Kapan permintaan diajukan dan kapan diputuskan.
`{Approvers}`	Semua orang yang menyetujui, dipisahkan koma.
`{Final_Approver}`, `{Approved_At}`	Siapa yang memberi persetujuan terakhir, dan kapan. Kosong jika permintaan tidak disetujui.
`{CC_List}`	Semua orang yang menerima salinan permintaan, dipisahkan koma.
`{Approval_Link}`	Tautan yang membuka permintaan di Lark. Taruh gambar dengan Alt Text `{QR:Approval_Link}` di template untuk mencetaknya sebagai kode QR.
`{Reverted}`	`Yes` jika Lark melaporkan permintaan itu dibatalkan setelah disetujui, selain itu kosong. Dokumen dikirim saat permintaan disetujui atau ditolak, jadi dokumen yang sudah terkirim tidak pernah menampilkannya; nilai ini hanya muncul di dokumen yang dibuat setelah pembatalan, misalnya dokumen uji.
`{#Approvals}…{/Approvals}`	Satu baris per keputusan, dengan `{Step}`, `{Name}`, `{Action}`, `{Time}`, `{Comment}`, dan gambar `{Signature}`; lihat Blok persetujuan.
`{#Approval_History}…{/Approval_History}`	Satu baris per kejadian pada permintaan, dengan `{Step}`, `{Person}`, `{Action}`, `{Time}`, dan `{Comment}`. Juga `{Target}` (kepada siapa permintaan dialihkan atau disalin, atau penyetuju yang ditambahkan atau dihapus), `{Received}` dan `{Decided}` (kapan langkah itu sampai ke orang tersebut dan kapan ia memutuskan), serta gambar `{Signature}` pada persetujuan dan penolakan.
`{#Comments}…{/Comments}`	Satu baris per komentar, dengan `{Person}`, `{Comment}`, `{Time}`, dan `{Files}` (nama file yang dilampirkan pada komentar).

Nominal dan kuantitas adalah angka sungguhan, sehingga filter number, currency, dan sum bisa dipakai, misalnya {Details | sum:"Amount" | currency:"IDR":"id-ID":2} untuk total di bawah daftar rincian. Loop dan kondisi bekerja persis seperti pada template Base.

Blok persetujuan

{#Approvals} mengulang satu baris tabel untuk setiap persetujuan atau penolakan yang berlaku: satu per orang per langkah, yang terakhir ia buat, sehingga persetujuan yang diberikan lagi setelah permintaan dikembalikan hanya muncul sekali. Contoh blok tanda tangan:

Langkah	Nama	Tindakan	Tanggal	Tanda tangan
`{#Approvals}{Step}`	`{Name}`	`{Action}`	`{Time}`	gambar dengan Alt Text `{Signature}` `{/Approvals}`

Sel Tanda tangan berisi gambar yang Alt Text-nya {Signature} (klik kanan gambar → Edit Alt Text). Setiap baris mencetak gambar tanda tangan orang tersebut, seukuran gambar placeholder; untuk orang yang belum punya, gambarnya dihilangkan.

Untuk mencetak tanda tangan satu langkah secara terpisah (misalnya di bawah baris “Disetujui oleh Keuangan”), saring loop dengan where dan taruh gambar di antara tag-nya:

{#Approvals | where:"Step == 'Finance approval'"} gambar dengan Alt Text {Signature} {/Approvals}

Gunakan nama langkah persis seperti di alur persetujuan Anda di Lark, atau pilih seseorang dengan where:"Name == 'Budi Santoso'". Anda bisa menambahkan {Name} dan {Time} di antara tag yang sama. Jika tidak ada keputusan yang cocok, tidak ada yang dicetak. Langkah yang diputuskan beberapa orang (tanda tangan bersama) mencetak satu tanda tangan untuk masing-masing.

Gambar tanda tangan

Lark tidak membagikan tanda tangan yang digambar penyetuju di Lark Approval kepada aplikasi, bahkan pada langkah yang diatur untuk mewajibkan tanda tangan tulisan tangan. Karena itu perusahaan Anda mengunggah gambar tanda tangan untuk setiap penyetuju sekali saja, dan setiap template persetujuan mencetaknya.

Di halaman template persetujuan, buka Gambar tanda tangan. Bagian ini menampilkan penyetuju dari permintaan terbaru pada formulir, dan semua orang yang sudah punya gambar. Jika ada langkah formulir yang meminta tanda tangan tulisan tangan di Lark, panel ini menyebutkannya.
Klik Unggah gambar di samping seseorang dan pilih PNG atau JPEG berukuran 1 MB atau kurang. Tanda tangan dengan latar transparan atau putih tercetak paling baik.
Gunakan Ganti atau Hapus untuk mengubahnya nanti. Dokumen yang dibuat sejak itu memakai gambar baru; dokumen yang sudah terkirim tidak berubah.

Gambar tanda tangan milik perusahaan Anda, bukan milik satu template: gambar yang sama dicetak di setiap formulir yang disetujui orang itu.

4. Tentukan kapan dan ke mana

Di bawah Kapan dan ke mana:

Buat saat permintaan: Disetujui (bawaan), Ditolak, atau keduanya.
Format output: PDF, atau format template itu sendiri: Word, Excel, atau PowerPoint (lihat Template Excel dan PowerPoint).
Kirim dokumen ke: pemohon, sebagai pesan dari bot AutomaDoc. Gunakan Juga kirim ke grup untuk mengirim salinan ke obrolan grup, misalnya arsip keuangan. Hanya grup yang sudah menambahkan bot AutomaDoc yang ditampilkan, jadi tambahkan bot ke grup itu terlebih dahulu. Pilih setidaknya salah satu dari keduanya: persetujuan yang tidak punya penerima tidak bisa diaktifkan.
Nama file: sebuah pola nama file, misalnya {Approval_Name}-{Request_No}.
Zona waktu tanggal: zona waktu yang dipakai untuk mencetak tanggal di dokumen.

Yang diterima penerima menampilkan pesan seperti yang akan dilihat pemohon. Klik Simpan pengaturan.

5. Uji

Di bawah Uji, AutomaDoc menampilkan sepuluh permintaan terbaru pada formulir dari 30 hari terakhir. Klik Buat uji di samping salah satunya, lalu klik Unduh untuk mengambil hasilnya dan periksa.

Uji tidak pernah dikirim ke siapa pun. Hingga 20 uji per hari gratis; uji berikutnya pada hari itu masing-masing dihitung sebagai satu pembuatan. Uji gratis diberi tanda air besar PREVIEW · AutomaDoc di setiap halaman. Dokumen yang dikirim untuk permintaan yang disetujui tidak.

6. Aktifkan

Klik Aktifkan. Sejak itu, setiap permintaan yang mencapai status yang Anda pilih membuat dokumen dan mengirimkannya sesuai pengaturan. Halaman menampilkan Aktif; klik Jeda untuk menghentikannya kapan saja.

Yang diterima pemohon

Pesan dari bot AutomaDoc di Lark: sebuah kartu yang menyatakan permintaan disetujui (atau ditolak), diikuti dokumennya. Pemohon tidak perlu melakukan apa pun untuk mendapatkannya, dan bisa kembali ke pesan itu kapan pun membutuhkan filenya lagi.

Mengirim ulang dokumen

Dokumen menampilkan 20 dokumen terbaru yang dibuat untuk formulir ini, termasuk yang gagal. Klik Unduh pada salah satunya, atau klik Buat ulang dan kirim untuk membuatnya lagi dengan template saat ini dan mengirimnya ulang. Ini berguna setelah memperbaiki template. Buat ulang dan kirim ditolak untuk permintaan yang sudah dibatalkan.
Untuk mengirim dokumen bagi permintaan yang disetujui sebelum Anda mengaktifkan, cari permintaan itu di bawah Uji lalu klik Buat dan kirim. Hanya permintaan yang tercantum di sana yang bisa dikirim dengan cara ini.

Hanya permintaan yang sudah disetujui (atau ditolak, jika Anda memilihnya) yang bisa dikirim, karena pesannya memberi tahu pemohon hasil keputusannya.

Jika formulir persetujuan berubah

Mengedit formulir di Lark tidak menghentikan dokumen Anda. AutomaDoc tetap membuat dokumen dengan file template saat ini, dan setiap placeholder di dalamnya tetap menemukan field-nya: field yang Anda ganti namanya di Lark tetap tercetak lewat placeholder lamanya. Namun, field yang Anda hapus lalu buat lagi adalah field baru bagi Lark: field itu tercetak kosong sampai Anda mengklik Saya sudah memeriksa template.

Jika sebuah field ditambahkan, dihapus, atau diubah jenisnya, AutomaDoc mengetahuinya pada dokumen berikutnya:

Admin yang menyiapkan formulir menerima satu pesan dari bot AutomaDoc berisi daftar perubahannya.
Halaman template menampilkan daftar yang sama. Periksa apakah file Anda masih sesuai, lalu klik Saya sudah memeriksa template, atau unggah file yang diperbarui dengan Unggah file. Variabel selalu menampilkan formulir seperti sekarang, jadi field baru bisa disalin dari sana.

Permintaan yang diajukan sebelum perubahan mendapat file yang dibuat untuknya. Setiap kali Anda mengganti file template, file sebelumnya disimpan (sepuluh terakhir yang pernah menghasilkan dokumen), dan permintaan yang field-nya hanya dikenal file sebelumnya (misalnya field yang dihapus lalu dibuat lagi) dibuat dari file itu. Dokumen menandainya dengan File sebelumnya (v1). Uji selalu memakai file saat ini.

Jika terjadi masalah

Pemohon tidak pernah melihat pesan error. Admin yang menyiapkan formulir menerima pesan dari bot AutomaDoc berisi penyebabnya: kuota bulanan dan paket dokumen yang ada sudah habis, template melebihi batas template paket Anda, atau file template mengandung error. Percobaan yang gagal juga muncul di bawah Dokumen: perbaiki penyebabnya, lalu klik Buat ulang dan kirim pada percobaan itu.

“AutomaDoc belum dapat membaca Lark Approval”

Admin Lark Anda belum menyetujui izin AutomaDoc yang diperbarui. Minta mereka menyetujui pembaruan izin aplikasi di konsol Admin Lark, lalu coba lagi.

“Tidak ada permintaan dalam 30 hari terakhir”

Ajukan satu permintaan pada formulir di Lark, lalu klik Refresh di bawah Uji.

Grup tidak muncul di “Juga kirim ke grup”

Tambahkan bot AutomaDoc ke grup tersebut di Lark, lalu muat ulang halaman.

Perlu diketahui

Setiap permintaan dihitung sekali, berapa kali pun dokumennya dikirim. Uji gratis hingga 20 per hari, dan Buat ulang dan kirim gratis untuk permintaan yang sudah dihitung. Dengan seat Business, dokumen persetujuan diambil dari 20.000 dokumen otomatis per tahun milik seat itu; jika tidak, dokumen persetujuan memakai kuota bulanan yang sama dengan dokumen yang dibuat dari Base, lalu paket dokumen. Lihat cara dokumen persetujuan dihitung.
Formulir dengan daftar rincian menghasilkan satu dokumen per permintaan, dengan semua barisnya di dalam.
Lampiran dicetak sebagai nama filenya. Untuk menambahkan filenya sendiri ke PDF, gunakan {ATTACH:Field}; lihat Lampiran di dalam PDF. Foto yang diambil di aplikasi Lark bisa datang tanpa nama; foto itu lalu diberi nama “Gambar 1”, “Gambar 2”, dan seterusnya.
Jika Anda juga menyinkronkan persetujuan ke Base, Anda tetap bisa membuat dokumen dari Base; keduanya tidak saling mengganggu.