Menandatangani dokumen

Halaman ini mengikuti langkah penanda tangan di halaman tanda tangan, sign.automadoc.cc. Bagikan halaman ini kepada orang yang Anda kirimi permintaan jika mereka punya pertanyaan. Penanda tangan tidak memerlukan akun dan tidak perlu memasang apa pun: browser terbaru di ponsel, tablet, atau komputer sudah cukup.

Membuka tautan

Email undangan memuat tombol Tinjau dan tanda tangani. Rekan kerja dalam akun AutomaDoc yang sama mungkin menerima tautannya lewat pesan bot Lark, dan sebagian pengirim meneruskan tautannya sendiri, misalnya lewat chat.

Tautan ini bersifat pribadi: siapa pun yang memegangnya dapat menandatangani atas nama Anda, jadi jangan meneruskannya. Setiap email baru tentang permintaan yang sama (pengingat, “Giliran Anda menandatangani”, atau tautan yang dikirim ulang) menggantikan tautan sebelumnya, dan tautan lama lalu menampilkan “Tautan ini tidak valid”. Selalu gunakan tautan terbaru.

Halaman ditampilkan dalam bahasa penanda tangan jika diketahui, dan menu bahasa di bagian atas dapat beralih di antara tujuh bahasa. Halaman ini tidak menjalankan analitik maupun skrip pihak ketiga.

Kode akses

Jika pengirim melindungi permintaan, halaman lebih dulu meminta: Masukkan kode akses. “Pengirim melindungi dokumen ini dengan kode akses. Kode itu diberikan kepada Anda terpisah dari tautan ini.” Mintalah kode itu kepada pengirim jika Anda belum memilikinya.

Kode yang salah menampilkan “Kode itu salah.” beserta sisa percobaan, misalnya “Sisa 4 percobaan sebelum tautan ini terkunci.” Setelah 5 kali salah, tautan dikunci: “Tautan ini terkunci”. Hanya pengirim yang dapat membukanya, dengan mengirimkan tautan baru kepada Anda.

Kode yang sudah Anda masukkan diingat di tab browser itu selama 30 menit. Setelah itu Anda diminta memasukkannya lagi, dan semua yang sudah Anda isi tetap tersimpan.

Menyetujui tanda tangan elektronik

Sebelum dokumen terbuka: Setuju menandatangani secara elektronik. “Untuk melihat dan menandatangani dokumen ini secara online, Anda setuju menerima dan menandatanganinya secara elektronik, bukan di atas kertas. Anda dapat meminta salinan kertas kepada pengirim kapan saja.”

Baca Pernyataan Pengungkapan Dokumen dan Tanda Tangan Elektronik membuka teks lengkapnya: apa yang Anda setujui, cara mendapatkan salinan kertas, cara menarik persetujuan, apa yang Anda perlukan, cara menyimpan salinan, dan cara menghubungi pengirim. Centang “Saya setuju menggunakan dokumen dan tanda tangan elektronik, sebagaimana dijelaskan dalam pernyataan pengungkapan.” lalu pilih Lanjutkan. Persetujuan Anda dicatat dalam jejak audit beserta waktunya, alamat IP Anda, dan versi pernyataan pengungkapan.

Anda juga dapat memilih Tolak dari layar ini, tanpa perlu menyetujui terlebih dahulu.

Membaca dan mengisi dokumen

Bagian atas halaman menampilkan judul permintaan, Dari siapa (pengirimnya), Tanda tangani sebelum (batas waktunya, dalam zona waktu permintaan), dan Pesan dari pengirim jika ada.

Di bawahnya, dokumen ditampilkan sebagai gambar halaman yang tersusun dari atas ke bawah, masing-masing berlabel “Halaman 1 dari 3” dan seterusnya. Kolom Anda disorot di halaman. Kolom yang sudah diisi orang lain menampilkan isiannya: tanda tangan, nama, centang, dan tanggal mereka.

Bilah di bagian bawah menunjukkan sisa pekerjaan, misalnya “Sisa 2 kolom wajib · 1 dari 3 selesai”. Mulai, lalu Kolom berikutnya, membawa Anda ke kolom wajib berikutnya yang masih kosong, sesuai urutan baca: dokumen demi dokumen, halaman demi halaman, dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan. Kolom opsional dilewati oleh Kolom berikutnya: ketuk sendiri jika Anda ingin mengisinya.

Ketuk kolom untuk mengisinya:

• Tanda tangan atau Paraf: pertama kali, Anda menetapkan tanda tangan atau paraf (lihat di bawah). Setelah itu, mengetuk kolom kosong langsung menandatanganinya.
• Nama: sudah berisi nama Anda sebagaimana diketik pengirim. Perbaiki jika perlu.
• Teks dan Perusahaan: kotak terbuka dengan nama kolom, Simpan, dan Batal. Kolom dapat menolak nilai dengan pesan “Kolom ini wajib diisi.”, “Masukkan angka.”, “Masukkan alamat email.” atau “Maksimal 50 karakter.”
• Email: sudah berisi alamat tujuan permintaan, dan tidak dapat diubah.
• Kotak centang: ketuk untuk mencentang atau menghapus centang.
• Tanggal tanda tangan menampilkan “Tanggal (otomatis)”: kolom ini diisi saat Anda selesai, dalam zona waktu permintaan.

Menggunakan tanda tangan Anda

Mengetuk kolom tanda tangan pertama Anda membuka Gunakan tanda tangan Anda (atau Gunakan paraf Anda).

1. Periksa Nama lengkap, “Sebagaimana akan tercantum dalam jejak audit.” Isinya minimal 2 karakter.
2. Buat tanda tangan Anda dengan salah satu dari tiga cara:
   • Gambar: “Tanda tangani dengan jari, pena, atau mouse”. Urungkan dan Hapus membantu Anda.
   • Ketik: ketik nama Anda lalu pilih Gaya dari tiga jenis huruf tulisan tangan.
   • Unggah: “PNG, JPEG, atau WebP. Foto tanda tangan Anda di atas kertas putih memberi hasil terbaik: kertasnya akan dihilangkan.” Ukurannya hingga 10 MB.
3. Pilih Gunakan dan tanda tangani (atau Gunakan dan paraf).

Tanda tangan yang Anda tetapkan dimasukkan ke setiap kolom tanda tangan milik Anda dalam permintaan ini, dan paraf ke setiap kolom paraf. Untuk mengeluarkannya dari satu kolom opsional, ketuk kolom itu lalu pilih Hapus dari kolom ini. Untuk menggantinya, ketuk kolom yang sudah ditandatangani lalu tetapkan lagi.

Gambar tanda tangan dibangun ulang dari pikselnya di server sebelum disimpan, dan dicatat bersama nama Anda dan waktunya dalam jejak audit.

Menyelesaikan

Jika tidak ada lagi kolom wajib yang tersisa, bilah menampilkan pernyataan singkat tentang arti memilih Selesai, beserta tombol Selesai. Pilih tombol itu untuk menandatangani. Semuanya diperiksa lagi di server; jika ada yang kurang, bilah menampilkan “Beberapa kolom wajib masih kosong. Kolom itu ditandai merah.” dan membawa Anda ke kolom pertama yang kosong.

Kemudian:

• “Terima kasih, Anda sudah menandatangani” jika masih ada pihak lain yang harus menandatangani: “Masih ada pihak lain yang harus menandatangani. Setelah semuanya selesai, kembali ke tautan ini untuk mengunduh PDF yang sudah ditandatangani.” Anda juga akan menerima PDF bertanda tangan lewat email setelah semua pihak menandatangani, jika pengirim memiliki alamat email Anda.
• “Sudah ditandatangani. Semua pihak kini sudah menandatangani.” jika Anda yang terakhir. PDF bertanda tangan dibuat dalam beberapa detik; sampai saat itu halaman menampilkan “PDF yang sudah ditandatangani masih disiapkan. PDF akan muncul di sini sebentar lagi.”

Menunggu giliran Anda

Jika pengirim menetapkan urutan tanda tangan dan Anda membuka tautan terlalu awal, halaman menampilkan, misalnya, “2 orang menandatangani sebelum Anda. Anda sudah dapat membaca dokumennya. Kembali ke tautan ini saat giliran Anda.” Anda dapat membaca dokumen dan menolaknya, tetapi belum dapat menandatanganinya. Jika pengirim menghubungi Anda lewat email, Anda akan menerima “Giliran Anda menandatangani” beserta tautan baru saat giliran Anda tiba.

Menolak

Tolak ada di bagian atas halaman selama Anda dapat menandatangani, dan di layar persetujuan. Dialognya, Tolak untuk menandatangani, memperingatkan: “Pengirim akan diberi tahu beserta alasan Anda, dan tidak ada orang lain yang dapat menandatangani dokumen ini.” Pilih alasan:

• Saya bukan orang yang tepat untuk menandatangani
• Dokumen perlu diubah
• Saya tidak ingin menandatanganinya
• Alasan lain

Tambahkan rincian jika mau; untuk “Alasan lain” rincian wajib diisi. Pilih Tolak. Permintaan ditutup untuk semua orang, dan halaman menampilkan “Anda menolak untuk menandatangani”.

Mengunduh PDF bertanda tangan

Setelah semua pihak menandatangani, tautan menampilkan Semua pihak sudah menandatangani dan tombol Ambil PDF yang sudah ditandatangani. Isinya:

• Dokumen yang sudah ditandatangani, satu untuk setiap dokumen;
• Sertifikat penyelesaian;
• Semua dokumen dalam satu PDF, jika permintaan berisi dua dokumen atau lebih.

“Tautan unduhan ini hanya berlaku beberapa menit. Muat ulang halaman untuk mendapatkan yang baru.” Permintaan yang dilindungi kode akses akan meminta kode lagi sebelum unduhan jika Anda kembali di lain waktu.

Unduh PDF untuk membacanya

Gambar halaman tidak dapat dibaca oleh pembaca layar, dan sebagian orang lebih suka memakai penampil PDF sendiri. Setelah Anda setuju menandatangani secara elektronik, Unduh PDF untuk membacanya mengunduh dokumen persis seperti yang dilihat semua orang, sebelum ada tanda tangan apa pun. Tombol ini tersedia selama Anda menandatangani, selama Anda menunggu giliran, dan setelah Anda menandatangani.

Arti setiap pesan

Permintaan yang sudah ditutup hanya menampilkan statusnya, tanpa apa pun lainnya: tanpa judul, tanpa nama.

Halaman menampilkan	Artinya
Tautan ini tidak valid	Tautannya tidak lengkap, atau sudah digantikan email yang lebih baru. Gunakan email terbaru, atau minta tautan baru kepada pengirim.
Tautan ini terkunci	Kode akses salah dimasukkan 5 kali. Minta tautan baru kepada pengirim.
Permintaan ini ditolak	Seseorang menolak, jadi tidak ada lagi yang dapat menandatanganinya.
Anda menolak untuk menandatangani	Anda menolak. Pengirim sudah diberi tahu.
Permintaan ini dibatalkan	Pengirim membatalkan permintaan. Tidak ada lagi yang perlu dilakukan.
Permintaan ini sudah kedaluwarsa	Batas waktunya sudah lewat. Minta pengirim untuk mengirimkannya kembali.
Semua pihak sudah menandatangani	Permintaan sudah lengkap. Unduh PDF bertanda tangan dan sertifikatnya.
Dokumen tidak dapat dimuat	Halaman tidak dapat terhubung ke AutomaDoc. Periksa koneksi Anda lalu pilih Coba lagi.
PDF yang sudah ditandatangani tidak dapat dibuat. Minta salinannya kepada pengirim.	Pembuatan PDF bertanda tangan gagal setelah semua pihak menandatangani. Semua tanda tangan tetap tersimpan, dan permintaan menampilkan kegagalan itu kepada pengirim.
File permintaan ini sudah tidak disimpan. Minta salinannya kepada pengirim.	Pengirim menghapus file permintaan.