Tanda tangan elektronik

Kirim kontrak, surat jalan, atau berita acara serah terima untuk ditandatangani langsung dari record tempat dokumen itu dibuat, tanpa mencetak dan tanpa memindai. Setiap orang mendapat tautan pribadi dan menandatangani di ponsel atau komputer. Setelah semua menandatangani, Anda menerima PDF bertanda tangan di Lark dengan halaman audit di bagian akhir. Jika template menyimpan dokumennya ke field lampiran, PDF bertanda tangan juga disimpan di sana.

Jenis tanda tangan apa ini

Ini adalah tanda tangan elektronik dengan jejak audit: dokumen mencatat siapa yang menandatangani, kapan, dari alamat IP mana, dan sidik jari SHA-256 dari dokumen persis yang mereka lihat. Ini bukan tanda tangan digital berbasis sertifikat. Jika kontrak Anda secara hukum mewajibkan tanda tangan tersertifikasi atau berbasis sertifikat, gunakan penyedia tanda tangan khusus untuk kontrak tersebut.

Sebelum mulai

• Tanda tangan elektronik tersedia di semua paket, termasuk paket Gratis. Mengirim dari otomatisasi memerlukan hal yang sama dengan otomatisasinya: seat Business atau Pro.
• Anda memerlukan template dengan kolom tanda tangan (lihat di bawah), dan membuat satu record setiap kali mengirim.
• Kolom tanda tangan hanya berfungsi di template Word, tidak di template Excel atau PowerPoint.

1. Tandai tempat tanda tangan

Tanda tangan bekerja seperti gambar: sebuah gambar di template Word yang Alt Text-nya menyebutkan siapa yang menandatangani di situ.

1. Sisipkan gambar apa saja di tempat tanda tangan; persegi kosong pun boleh. Ukuran gambar adalah ukuran tanda tangan.
2. Klik kanan, pilih Edit Alt Text, lalu ketik {SIGN:Customer}. Customer adalah peran: orang yang menandatangani di situ. Gunakan nama dari huruf, angka, dan garis bawah, tanpa spasi, misalnya Customer, Supplier, Saksi_1.
3. Biarkan gambar Sejajar dengan teks (bawaan Word). Gambar yang mengambang tidak dapat diganti.

Peran yang sama boleh muncul beberapa kali, misalnya paraf di setiap halaman. Dua placeholder teks opsional mencetak apa yang diketik penanda tangan dan kapan mereka menandatangani:

Placeholder	Mencetak
{SIGN_NAME:Customer}	Nama lengkap yang diketik penanda tangan
{SIGN_DATE:Customer}	Waktu tanda tangan, seperti 2026-10-14 15:30
{SIGN_DATE:Customer | date:"DD MMM YYYY"}	Sama, dengan filter date biasa

Waktu tanda tangan ditampilkan dalam zona waktu template. Unggah template seperti biasa: di Field template setiap peran tercantum sebagai penanda tangan, dan daftar template menampilkan Tanda tangan di samping namanya. Di desainer template, blok Tanda tangan mengerjakan semua ini untuk Anda.

2. Buat dokumennya

Pilih satu record lalu klik Buat. Di tempat yang belum ditandatangani, dokumen menampilkan kotak kuning dengan ✗ dan garis. Itulah yang dilihat penanda tangan sampai mereka menandatangani. Data record dibekukan saat ini: jika record berubah setelahnya, dokumen yang sedang ditandatangani tidak ikut berubah.

3. Kirim untuk ditandatangani

Di samping dokumen yang sudah jadi, klik Kirim untuk ditandatangani. Untuk setiap peran, pilih:

• Rekan kerja: orang di perusahaan Anda yang pernah memakai AutomaDoc. Bot AutomaDoc mengirimi mereka pesan dengan tombol Tinjau dan tanda tangani.
• Orang luar: ketik namanya (dan, jika mau, catatan untuk Anda sendiri seperti emailnya). AutomaDoc tidak mengirim email: salin tautan mereka dan kirim dengan cara apa pun.

Lalu pilih Urutan tanda tangan: semua sekaligus, atau bergantian: penanda tangan berikutnya melihat “menunggu” sampai orang sebelumnya selesai, dan rekan kerja baru diberi pesan saat gilirannya tiba.

Tautan adalah kredensial

Siapa pun yang memegang tautan tanda tangan dapat menandatangani atas nama orang itu. Kirim setiap tautan hanya kepada penanda tangannya. Untuk keamanan tambahan, di Lindungi tautan dengan kata sandi pilih Kata sandi yang dibuat untuk setiap orang luar (masing-masing mendapat kata sandi kuat miliknya sendiri, ditampilkan sekali di samping tautannya), atau Satu kata sandi pilihan saya, untuk semua. Kirim kata sandi terpisah dari tautannya. Setelah lima kali salah kata sandi, tautan diblokir sampai Anda membuat yang baru.

Tautan hanya ditampilkan sekali, tepat setelah dikirim. AutomaDoc hanya menyimpan sidik jari setiap tautan, jadi tautan yang hilang tidak bisa ditampilkan lagi; buat tautan baru (langkah 5).

4. Yang dilihat penanda tangan

Tautan membuka halaman yang bekerja di ponsel atau komputer mana pun, dalam bahasa penanda tangan. Mereka membaca dokumen, lalu Gambar tanda tangan dengan jari atau mouse, atau Ketik nama mereka yang kemudian digambar dengan gaya tulisan tangan. Mereka mengetik nama lengkap, mencentang persetujuan, lalu klik Tanda tangani, atau klik Tolak dan, jika mau, memberi alasan.

Permintaan kedaluwarsa setelah 14 hari. Tautan ke permintaan yang sudah selesai, ditolak, dibatalkan, atau kedaluwarsa hanya menampilkan status tersebut, tanpa apa pun tentang dokumennya.

5. Tindak lanjut

Buka Lainnya → Tanda Tangan di ekstensi Base untuk melihat dokumen yang Anda kirim. Admin Portal Perusahaan melihat semua permintaan perusahaan di Tanda tangan. Untuk setiap permintaan Anda dapat:

• melihat siapa yang sudah membuka dan menandatangani, beserta jejak audit lengkapnya;
• Ingatkan rekan kerja (pesan bot baru) atau ambil Tautan baru untuk orang luar. Keduanya membuat tautan lama tidak berlaku. Jika mereka memakai kata sandi yang dibuat otomatis, tautan baru disertai kata sandi baru, yang ditampilkan sekali di sampingnya;
• Batalkan permintaan: semua tautan berhenti berfungsi;
• unduh PDF saat ini atau PDF bertanda tangan dan Jejak audit (CSV).

Mengirim untuk ditandatangani dari otomatisasi

HTTP Trigger dapat mengirim dokumen yang dibuatnya untuk ditandatangani tanpa ada yang membuka ekstensi (lihat Otomatisasi). Beri tahu AutomaDoc letak semuanya di record:

1. Di tab Template, pada Tanda tangan lewat otomatisasi, pilih Siapa yang menandatangani untuk setiap peran: field Pengguna (rekan kerja, dihubungi bot AutomaDoc) atau field teks atau email (orang luar).
2. Untuk orang luar, pilih Tulis tautan ke dan Tulis kata sandi ke, yaitu dua field teks. Klik Simpan pengaturan tanda tangan.
3. Saat otomatisasi berjalan, AutomaDoc menulis tautan setiap penanda tangan luar dan kata sandi buatan ke field tersebut. Tambahkan langkah di otomatisasi Lark Anda untuk mengirimkannya lewat email, dengan kata sandi di pesan terpisah jika bisa.

Siapa pun yang dapat melihat record dapat melihat isinya, jadi sembunyikan field tersebut dari orang yang tidak seharusnya menandatangani. Tautan baru dari halaman Tanda Tangan ditulis ke field yang sama, beserta kata sandi barunya di field kata sandi, sehingga otomatisasi tidak pernah mengirim tautan yang sudah mati.

Setelah semua menandatangani

• Anda menerima PDF bertanda tangan dari bot AutomaDoc.
• PDF diakhiri halaman audit: nama dokumen, sidik jari SHA-256-nya, dan untuk setiap penanda tangan nama, peran, waktu, serta alamat IP.
• Jika template memiliki simpan ke field lampiran dan paket Anda mencakupnya, PDF bertanda tangan disimpan ke record (ditambahkan atau menggantikan, sesuai pengaturan template).
• Jika template memiliki field status dan paket Anda mencakupnya, isinya menjadi ✅ Signed - diikuti nama file. Penolakan menulis ❌ Signature declined, dan permintaan kedaluwarsa ⌛ Signature request expired.

Jika seseorang menolak, permintaan ditutup untuk semua orang dan bot memberi tahu alasannya.

Perlu diketahui

• Mengirim untuk tanda tangan tidak memakai kuota pembuatan: hanya pembuatan dokumen itu yang dihitung.
• Satu dokumen hanya bisa memiliki satu permintaan tanda tangan terbuka pada satu waktu. Batalkan permintaan yang terbuka untuk mengirim ulang.
• File permintaan yang sudah selesai (PDF bertanda tangan, gambar tanda tangan) disimpan 90 hari lalu dihapus; jejak audit tetap disimpan. Simpan PDF bertanda tangan yang Anda terima di Lark atau di record.
• Hanya rekan kerja yang pernah memakai AutomaDoc yang bisa dipilih sebagai Rekan kerja. Siapa pun lainnya, termasuk rekan yang belum pernah memakainya, dapat menandatangani sebagai Orang luar.