Daftar SharePoint dan Dataverse
Daftar SharePoint dan tabel Dataverse (tabel di balik Power Apps dan Dynamics 365) dapat menjadi data sebuah template: satu item daftar atau satu baris menjadi satu dokumen.
Menghubungkannya
Section titled “Menghubungkannya”Masing-masing dihubungkan secara terpisah di halaman Koneksi pada Portal Perusahaan, di bagian Koneksi data Anda, dengan login Microsoft 365 Anda sendiri:
- Daftar SharePoint: item daftar beserta lampirannya, di situs yang dapat Anda akses. Kolom status dan tautan dapat ditulis kembali.
- Dataverse (Power Apps): tabel di lingkungan Power Apps Anda. Setelah terhubung, halaman ini menampilkan Lingkungan Dataverse yang dapat Anda akses, beserta alamat dan wilayahnya.
Klik Hubungkan, setujui permintaannya di Microsoft, dan barisnya menampilkan Terhubung. SharePoint meminta akses baca dan tulis ke daftar di situs yang dapat Anda akses (Sites.ReadWrite.All), yang di sebagian besar organisasi hanya boleh disetujui oleh admin; Dataverse meminta akses atas nama Anda (user_impersonation). Jika admin harus menyetujui lebih dulu, halaman ini menampilkan Tautan persetujuan admin untuk dikirimkan kepadanya. Lihat Persetujuan admin untuk Microsoft 365 dan Menghubungkan data Anda.
AutomaDoc hanya membaca dan menulis apa yang dapat diakses akun Anda sendiri.
Membuat dokumen dengan Power Automate
Section titled “Membuat dokumen dengan Power Automate”Konektor AutomaDoc membuat dokumen dari item daftar atau baris di dalam flow:
- Buat template-nya. Flow dapat mengisi template apa pun milik perusahaan Anda. Untuk membuat template bagi flow, gunakan Portal Perusahaan di menu Template (Template API baru), atau Word dengan add-in Word, yang juga dapat membaca field-nya dari contoh JSON.
- Picu flow dengan SharePoint → When an item is created, atau Dataverse → When a row is added, modified or deleted.
- Tambahkan AutomaDoc → Generate a document dan petakan kolom item atau baris ke input template.
- Simpan file di tempat yang Anda perlukan, misalnya sebagai lampiran item atau di pustaka dokumen, lalu tulis status atau tautan kembali dengan Update item dari SharePoint atau Update a row dari Dataverse.
Power Automate dan Power Apps membahas satu flow lengkap. Flow mengirim nilai, bukan file: input gambar harus berupa alamat web publik (https://, atau http://), sehingga tautan SharePoint atau OneDrive yang memerlukan login tidak dapat diambil.
Template yang membaca daftar atau tabel
Section titled “Template yang membaca daftar atau tabel”Template juga dapat membaca sendiri daftar SharePoint atau tabel Dataverse. Halaman Template di Portal Perusahaan mencantumkan template seperti itu dengan sumber Daftar SharePoint atau Dataverse, dan Anda menulis serta memublikasikannya di add-in Word, tempat tab Bidang membaca kolom daftar atau tabel dengan koneksi Anda.
Yang dibaca AutomaDoc
Section titled “Yang dibaca AutomaDoc”Nama kolom menjadi placeholder: spasi, titik, dan karakter lain yang tidak dapat dimuat placeholder menjadi garis bawah (Due Date menjadi {Due_Date}). {Record_ID}, {Template_Name}, {Table_Name}, dan {Print_Time} juga selalu tersedia.
Dari item daftar SharePoint:
| Kolom | Di template |
|---|---|
| Teks, angka, mata uang, terhitung | Nilainya. Angka dan mata uang mempertahankan nilai mentahnya untuk number, sum, dan kondisi. |
| Beberapa baris teks | Teksnya, dengan rich text diubah menjadi teks biasa. |
| Tanggal dan waktu | Dicetak dalam zona waktu template; kolom khusus tanggal dicetak sebagai hari yang ditampilkan daftar. |
| Pilihan, metadata terkelola | Labelnya; beberapa label digabungkan. |
| Orang atau grup | Nama orangnya, dengan {Owner.email} untuk alamat email. |
| Hyperlink | Alamatnya; {Website.text} mencetak deskripsinya. |
| Gambar, thumbnail | Sebuah gambar, ditempatkan melalui Alt Text sebuah gambar. |
| Lookup | Satu nilai: record bersarang, sehingga {Customer.City} membaca kolom dari item yang dirujuknya. Beberapa nilai: daftar untuk loop {#Customer}…{/Customer}. Paling banyak 500 item yang dirujuk dibaca untuk satu dokumen; lebih dari itu, lookup dicetak sebagai teks. |
| Lampiran | Lampiran item sebagai {Attachments}: gambar untuk gambar placeholder, file untuk {ATTACH:Attachments}. |
Dari baris Dataverse:
| Kolom | Di template |
|---|---|
| Teks, bilangan bulat, desimal, mata uang | Teks terformat milik Dataverse sendiri (simbol mata uang, pemisah); angka mentahnya untuk number, sum, pengurutan, dan kondisi. |
| Tanggal dan waktu | Dicetak dalam zona waktu template. |
| Ya/Tidak | Label milik kolom itu sendiri; {#if} membacanya sebagai ya atau tidak. |
| Pilihan | Labelnya. Pilihan ganda (multi-select): daftar label. |
| Lookup | Record bersarang yang mencetak nama baris terkait, sehingga {Customer.Primary_Contact.Email} dapat membaca lebih jauh. Hingga 250 baris terkait dibaca untuk satu dokumen; lookup di luar batas itu tetap mencetak namanya. |
| Gambar, file, catatan | Gambar dan file, untuk gambar placeholder atau {ATTACH:…}. |
Placeholder dinamai sesuai nama tampilan kolom.
Yang ditulis kembali
Section titled “Yang ditulis kembali”Template yang membaca daftar atau tabel dapat menulis ke item atau baris yang dijadikan dokumen:
| Daftar SharePoint | Dataverse | |
|---|---|---|
| Status | Kolom teks. Satu baris teks dipotong sesuai panjangnya. | Kolom teks, dipotong sesuai panjang maksimumnya. |
| Dokumennya | Sebagai lampiran item; atau disimpan di pustaka (secara bawaan folder AutomaDoc di pustaka bawaan situs) dengan tautannya di kolom teks, catatan, atau hyperlink. |
Ke kolom file, atau sebagai catatan pada baris (subjek AutomaDoc document). |
Tentang mengganti dan menyimpan dokumen sebelumnya:
- Lampiran SharePoint: replace hanya mengganti lampiran dengan nama yang sama; lampiran lain pada item tidak disentuh. Append menambahkan lampiran baru sebagai
name (2).pdf. - Kolom catatan SharePoint dalam mode append mempertahankan tautan yang sudah ada, satu per baris.
- Kolom file Dataverse hanya memuat satu file: replace menimpanya, dan append hanya menyimpan ke kolom yang kosong (jika tidak, dokumen tidak disimpan, dengan peringatan).
- Catatan Dataverse: append menambahkan catatan setiap kali; replace menambahkan catatan baru, lalu menghapus catatan sebelumnya yang bersubjek sama dan berisi file. Catatan lain pada baris itu tidak pernah disentuh. Batas ukuran lampiran organisasi Anda berlaku.
Dokumen gabungan (satu dokumen dari banyak item atau baris) ditulis ke masing-masing item atau baris tersebut.
Menjalankannya
Section titled “Menjalankannya”Template yang membaca daftar atau tabel berjalan dengan HTTP Trigger: panggil dengan ID item SharePoint, atau GUID baris Dataverse, sebagai recordId, dan kunci API perusahaan Anda. Template membaca dengan koneksi pemiliknya, karena tidak ada orang yang hadir untuk masuk. Jika pemiliknya memutuskan koneksi atau koneksinya berakhir, template berhenti berjalan otomatis sampai pemiliknya menghubungkan ulang di halaman Koneksi atau orang lain mengambil alih template tersebut. HTTP Trigger memerlukan Pro, trial, atau setidaknya satu seat Business di perusahaan Anda; lihat Paket, seat, dan paket dokumen.