Resep Power Automate

Setiap resep di bawah adalah satu cloud flow Power Automate: trigger Microsoft, langkah-langkah AutomaDoc yang membuat dokumen, dan langkah Microsoft yang mengirimkannya. Resep ini mengasumsikan konektor AutomaDoc sudah ditambahkan beserta koneksinya; jika belum, lihat Power Automate dan Power Apps.

Ketiganya memakai dua aksi AutomaDoc yang sama:

Aksi	Yang Anda isi	Yang diberikan ke langkah berikutnya
Generate a document	Template (dipilih dari daftar), lalu satu input per placeholder template itu, dan Output Format (pdf, png, atau native; kosong berarti mengikuti pengaturan template)	Document ID, File Name, Status, Download URL, Warnings
Download document	Document ID ← Document ID dari Generate a document	File Content

Generate a document menunggu sampai dokumen siap, dan gagal beserta alasannya jika dokumen tidak dapat dibuat. File Name Pattern dan Record ID ada di parameter lanjutannya.

Apa yang dihitung dari kuota Anda

Setiap Generate a document yang selesai adalah satu dokumen otomatis. Di Pro tidak ada batas; selain itu, dokumen diambil dari kuota dokumen otomatis seat Business Anda (20.000 per tahun per seat), lalu dari kuota bulanan gratis, lalu dari paket dokumen Anda. Dokumen yang gagal tidak dihitung, dan tidak ada yang dihitung untuk run yang tidak pernah sampai ke langkah ini. Di dalam Apply to each, setiap putaran adalah dokumen tersendiri.

Saat persetujuan selesai

Minta seseorang menyetujui sebuah permintaan, dan buat dokumennya hanya saat permintaan itu disetujui: purchase order, surat keterangan cuti, penawaran yang sudah disahkan.

Trigger. Apa pun yang memulai permintaan. Untuk permintaan yang diajukan di daftar SharePoint, gunakan SharePoint → When an item is created; untuk memulainya secara manual, gunakan Manually trigger a flow dengan input yang Anda perlukan.

Langkah-langkah.

1. Approvals → Start and wait for an approval.
   • Approval type: Approve/Reject - First to respond.
   • Title, Assigned to, dan Details: dari trigger, misalnya Title dan alamat email pemberi persetujuan.
2. Control → Condition: Outcome (dari Start and wait for an approval) is equal to Approve.
3. Di cabang True, AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: template purchase order Anda.
   • Petakan input template dari dynamic content trigger (Title, Amount, Supplier, dan seterusnya), dan input persetujuan dari Start and wait for an approval: Outcome, Response summary, Completion date.
   • Output Format: pdf.
4. AutomaDoc → Download document dengan Document ID ← Document ID.
5. Kirimkan, dengan salah satu atau keduanya:
   • Office 365 Outlook → Send an email (V2): To ke pengaju; di bagian Attachments, Attachments Name ← File Name dan Attachments Content ← File Content.
   • SharePoint → Create file: Site Address dan Folder Path pustaka Anda, File Name ← File Name, File Content ← File Content.

Dynamic content yang dipetakan.

Input template	Dynamic content
Request	Title (trigger)
Amount, Supplier	kolom milik permintaan itu sendiri (trigger)
Decision	Outcome
Approval_note	Response summary
Approved_on	Completion date

Responses Approver name dan Responses Comments berasal dari daftar dengan satu entri per pemberi persetujuan, sehingga Power Automate menaruh langkah ini di dalam Apply to each saat Anda memakainya, yang menghasilkan satu dokumen per pemberi persetujuan. Agar tetap satu dokumen per permintaan, gunakan Response summary sebagai gantinya.

Yang dihitung. Satu dokumen per permintaan yang disetujui. Permintaan yang ditolak berakhir di cabang False dan tidak dikenai biaya apa pun.

Saat jawaban Microsoft Forms masuk

Ubah setiap jawaban formulir menjadi dokumen dan kirimkan kembali ke orang yang menjawab: konfirmasi pendaftaran, permintaan penawaran, laporan inspeksi.

Trigger. Microsoft Forms → When a new response is submitted, dengan formulir Anda di Form Id.

Langkah-langkah.

1. Microsoft Forms → Get response details: Form Id yang sama, dan Response Id ← Response Id dari trigger.
2. AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: template konfirmasi Anda.
   • Petakan setiap input dari Get response details: setiap pertanyaan muncul sebagai dynamic content dengan judulnya sendiri.
   • Output Format: pdf.
3. AutomaDoc → Download document dengan Document ID ← Document ID.
4. Office 365 Outlook → Send an email (V2): To ← Responders' Email; Attachments Name ← File Name, Attachments Content ← File Content.

Dynamic content yang dipetakan.

Input template	Dynamic content (Get response details)
Name, Company, Date	pertanyaan dengan nama yang sama
Email	Responders' Email
Submitted	Submission time

• Responders' Email hanya terisi jika formulir mencatat siapa yang menjawab (formulir untuk orang di organisasi Anda). Untuk formulir yang dapat dijawab siapa saja, tambahkan pertanyaan yang meminta alamat email, lalu kirim ke jawaban itu.
• Pertanyaan yang mengizinkan beberapa jawaban memberikannya sebagai satu teks dalam kurung siku, seperti ["Red","Blue"], dan template mencetaknya seperti itu. Untuk mencetak Red, Blue, isi input dengan ekspresi join(json(<the answer>), ', ').
• File yang diunggah melalui formulir disimpan di OneDrive atau SharePoint di balik login, sehingga tidak dapat mengisi gambar placeholder: input gambar harus berupa alamat web publik (https://, atau http://).

Yang dihitung. Satu dokumen per jawaban.

Saat item SharePoint dibuat

Buat dokumen dari kolom item daftar yang baru, lalu simpan di dekat item tersebut: di pustaka dokumen, atau sebagai lampiran item itu sendiri.

Trigger. SharePoint → When an item is created, dengan Site Address dan List Name Anda.

Langkah-langkah.

1. AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: template Anda.
   • Petakan setiap input dari kolom trigger.
   • Output Format: pdf.
2. AutomaDoc → Download document dengan Document ID ← Document ID.
3. Simpan file-nya, dengan salah satu cara:
   • SharePoint → Create file: Site Address, Folder Path (misalnya /Shared Documents/Contracts), File Name ← File Name, File Content ← File Content.
   • SharePoint → Add attachment: Site Address dan List Name yang sama dengan trigger, Id ← ID dari trigger, File Name ← File Name, File Content ← File Content.

Dynamic content yang dipetakan.

Jenis kolom	Dynamic content yang dipakai
Teks, angka, tanggal	kolom itu sendiri
Pilihan	Kolom Value
Orang	Kolom DisplayName (atau Email)
Lookup	Kolom Value

Petakan ID dari trigger ke Record ID, di parameter lanjutan Generate a document, agar {Record_ID} mencetak nomor item.

• Gunakan When an item is created, bukan When an item is created or modified: menambahkan lampiran mengubah item, yang akan memulai flow lagi.
• Mengimpor banyak item sekaligus memulai satu flow per item. Di atas 60 permintaan per menit untuk satu template, langkah ini menjawab 429 dan kebijakan retry Power Automate mencoba lagi.
• Untuk membuat satu dokumen dari banyak item (laporan rekening, daftar, label), lihat Satu dokumen dari banyak baris.

Yang dihitung. Satu dokumen per item baru.