Mengirim permintaan tanda tangan

AutomaDoc Sign mengirim dokumen kepada orang yang menandatanganinya di browser, baik di ponsel maupun di komputer. Anda mengunggah satu file atau lebih (atau memilih dokumen yang dibuat AutomaDoc), menentukan siapa yang menandatangani dan di mana, lalu mengirimnya. Setiap penanda tangan mendapat tautan pribadi. Setelah semua menandatangani, AutomaDoc membubuhkan tanda tangan dan isian ke dalam PDF, menambahkan sertifikat penyelesaian, lalu mengirim hasilnya kepada Anda dan kepada semua orang dalam permintaan. Di API, permintaan tanda tangan disebut envelope (/api/v1/envelopes): keduanya adalah hal yang sama.

Jenis tanda tangan apa ini

AutomaDoc Sign menghasilkan tanda tangan elektronik sederhana dengan jejak audit. Sertifikat mencatat siapa yang menandatangani, bagaimana mereka dihubungi, kapan mereka setuju menandatangani secara elektronik, kapan mereka melihat dan menandatangani, dari alamat IP dan perangkat mana, serta sidik jari SHA-256 dari setiap file. Ini bukan tanda tangan digital berbasis sertifikat milik penanda tangan. Sebagian besar dokumen komersial dapat ditandatangani dengan cara ini, tetapi ada yang tidak: surat wasiat, urusan keluarga, dan berkas pengadilan biasanya memerlukan bentuk tanda tangan lain, dan beberapa sistem resmi hanya menerima tanda tangan yang dibuat dengan sertifikat dari penyedia terdaftar. Periksa kebutuhan dokumen Anda sebelum mengirimnya.

Anda mengirim permintaan dari bagian Tandatangani di Portal Perusahaan, atau dari API. Untuk menandatangani PDF sendiri tanpa melibatkan orang lain, lihat Tanda tangani sendiri.

1. Dokumen

Satu permintaan berisi 1 sampai 10 dokumen. Setiap dokumen adalah salah satu dari:

• PDF;
• file Word, Excel, atau PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). Jenisnya dibaca dari isi file, tidak pernah dari namanya. File yang memuat makro ditolak;
• dokumen yang dibuat AutomaDoc, dari sumber mana pun. File-nya disalin ke dalam permintaan, sehingga permintaan menyimpan salinannya sendiri berapa pun masa retensi pembuatan dokumen Anda. Pembuatan dokumen itu harus sudah selesai dan file-nya masih disimpan.

Setiap dokumen disiapkan sebelum siapa pun dapat menempatkan kolom di atasnya. Penyiapan berjalan di latar belakang dan untuk sebagian besar file hanya butuh beberapa detik:

• file Word, Excel, atau PowerPoint dikonversi ke PDF, sama seperti hasil sebuah template;
• kolom formulir, komentar, dan anotasi lainnya digambar ke dalam halaman, sehingga yang ditandatangani persis sama dengan yang terlihat. Tidak ada isi halaman yang dapat diubah setelahnya;
• tautan, bookmark, file lampiran, skrip, layer, dan tag aksesibilitas dihapus, lalu file dipadatkan. Setiap halaman tampil sama di semua penampil PDF dan di atas kertas;
• gambar halaman dibuat: itulah yang dilihat Anda dan para penanda tangan.

PDF yang sudah disiapkan adalah dokumen yang ditandatangani semua orang. Sidik jarinya tetap sejak saat itu.

Catatan

PDF yang dilindungi kata sandi ditolak, termasuk yang hanya membatasi pencetakan atau pengeditan: hapus kata sandinya lalu unggah lagi. PDF yang sudah memuat tanda tangan digital tetap dapat dikirim, tetapi Anda akan diperingatkan bahwa membubuhkan tanda tangan baru membuat tanda tangan lama tidak berlaku.

Batas
Dokumen per permintaan	10
Satu file yang diunggah	25 MB
Semua file yang diunggah dalam satu permintaan	50 MB
Halaman, semua dokumen digabung	300
Satu dokumen yang sudah disiapkan	50 MB
Semua dokumen yang sudah disiapkan dalam satu permintaan	100 MB

Dokumen yang tidak dapat disiapkan (terlalu besar, terlalu banyak halaman, rusak, atau konversinya gagal) ditandai gagal beserta alasannya. Hapus dokumen itu lalu unggah file yang sudah diperbaiki.

2. Penerima

Satu permintaan memiliki hingga 20 penerima. Setiap penerima punya nama dan peran:

• Penanda tangan: mengisi kolomnya dan menandatangani. Setiap penanda tangan memerlukan setidaknya satu kolom.
• CC: tidak melakukan apa pun, dan menerima PDF bertanda tangan serta sertifikat lewat email setelah semua pihak menandatangani.

Cara setiap penerima dihubungi

• Lewat email. AutomaDoc mengirim email berisi tautan pribadi atas nama “Nama Anda melalui AutomaDoc”. Balasan masuk ke alamat email Anda sendiri.
• Rekan kerja, yaitu anggota akun AutomaDoc Anda. Mereka dihubungi lewat pesan bot Lark jika memakai AutomaDoc dengan Lark, dan lewat email jika tidak.
• Lewat tautan yang Anda teruskan sendiri. Tidak ada email yang dikirim. Saat Anda mengirim permintaan, Anda mendapat tautan orang itu dan meneruskannya sendiri, lewat chat, WhatsApp, atau cara lain. Sertifikat mencatat “Tautan yang dibagikan pengirim”. AutomaDoc tidak pernah mengirim pengingat kepada orang ini; untuk memberinya tautan baru, kirim ulang tautannya dari permintaan (tautan sebelumnya berhenti berfungsi).

Kode akses

Setiap penerima dapat diminta memasukkan kode akses sebelum dokumen terbuka. Ketik sendiri kodenya (6 sampai 128 karakter) atau biarkan AutomaDoc membuat kode untuk setiap orang (16 karakter, ditampilkan kepada Anda satu kali, saat Anda mengirim). Berikan kode kepada orang itu terpisah dari tautannya, lewat telepon atau saluran lain: tautan dan kodenya dalam pesan yang sama tidak melindungi apa pun.

Lima kali salah kode akan mengunci tautan. Mengirim ulang tautan dari permintaan memberi orang itu tautan baru dan membuka kuncinya. Lihat Menandatangani dokumen untuk apa yang dilihat penanda tangan.

Urutan tanda tangan

Setiap penerima memiliki nomor urut:

• nomor yang sama untuk semua orang: semuanya menandatangani pada waktu yang sama;
• 1, 2, 3: masing-masing menandatangani setelah orang sebelumnya selesai;
• campuran: 1, 1, 2 membuat dua orang menandatangani bersamaan, lalu orang ketiga setelah keduanya selesai.

Penerima yang urutannya belakangan baru dikirimi email saat gilirannya tiba (“Giliran Anda menandatangani”).

3. Kolom

Kolom menandai tempat setiap penanda tangan membubuhkan tanda tangan atau mengetik sesuatu. Kolom hanya dimiliki penanda tangan (CC tidak punya kolom), dan satu permintaan memuat hingga 500 kolom.

Kolom	Yang dilakukan penanda tangan	Ukuran bawaan (poin)
Tanda tangan	Menetapkan tanda tangan satu kali (digambar, diketik, atau diunggah); tanda tangan itu mengisi semua kolom tanda tangan miliknya	160 × 48
Paraf	Sama, untuk paraf	64 × 40
Nama	Sudah berisi nama penerima; penanda tangan dapat memperbaikinya	160 × 20
Tanggal tanda tangan	Tidak ada: diisi saat penanda tangan selesai, dalam zona waktu permintaan dan bahasa penanda tangan	110 × 20
Teks	Mengetik sebuah nilai	160 × 20
Kotak centang	Mencentangnya	14 × 14
Perusahaan	Mengetik nama perusahaannya	160 × 20
Email	Sudah berisi alamat tujuan permintaan, yang tidak dapat diubah	180 × 20

Setiap kolom bersifat wajib atau opsional, dan dapat diberi label hingga 100 karakter yang ditampilkan kepada penanda tangan sebagai nama kolom. Kolom teks juga dapat diberi panjang maksimum (hingga 1.000 karakter), pemeriksaan bahwa nilainya berupa angka atau alamat email, dan ukuran huruf awal. Nilai yang diketik dicetak dengan huruf Noto Sans dan diperkecil agar muat di kotaknya. Kolom tidak pernah lebih kecil dari 8 poin.

Ada tiga cara menempatkan kolom:

• secara manual, di atas gambar halaman;
• dari tag [[…]] yang ditulis di dokumen, misalnya [[sign:Client]]. Setiap peran yang disebut dalam tag menjadi slot yang Anda berikan kepada seorang penerima. Lihat Menempatkan kolom secara otomatis;
• dari tata letak yang disimpan: dokumen yang sama, kolom yang sama, orang yang berbeda. Paket Gratis menyimpan 3 tata letak, seat atau Pro tanpa batas, masing-masing hingga 100 halaman.

API juga dapat menempatkan kolom di samping teks yang ditemukannya di dokumen, yang disebut anchor.

4. Tinjau dan kirim

Sebelum mengirim, Anda mengatur:

• Judul, wajib, hingga 200 karakter. Email menampilkan 120 karakter pertamanya.
• Pesan untuk para penerima, hingga 1.000 karakter, opsional.
• Masa berlaku: 1 sampai 120 hari setelah dikirim, bawaannya 30. Penanda tangan melihat batas waktunya dalam zona waktu permintaan.
• Pengingat: bawaannya setiap 3 hari, paling banyak 3 kali. Anda dapat memilih setiap 1 sampai 30 hari, paling banyak 10 kali, atau tanpa pengingat.
• Sertifikat dilampirkan: aktif secara bawaan. Sertifikat penyelesaian ditambahkan sebagai halaman terakhir setiap PDF bertanda tangan. Jika dinonaktifkan, sertifikat menjadi file tersendiri. Sertifikat tetap dibuat dalam kedua kasus.

Semua hal yang menghalangi permintaan untuk dikirim ditampilkan sebelum Anda mengirim: dokumen yang masih disiapkan atau gagal, penanda tangan tanpa kolom, penerima tanpa email, kolom yang keluar dari halamannya, kode akses yang dipilih tetapi belum diisi, serta halaman atau penerima yang terlalu banyak. Permintaan tidak dapat dikirim sampai daftar itu kosong.

Apa yang terjadi selanjutnya

• Undangan. Semua orang yang sedang mendapat giliran menerima tautannya. Email menyebutkan bahwa tautan itu pribadi dan tidak boleh diteruskan.
• Pengingat mengikuti jadwal Anda, hanya kepada orang yang sedang mendapat giliran dan belum menandatangani. Anda juga dapat mengingatkan seseorang sendiri, paling sering sekali setiap 10 menit per orang.
• Setiap pengiriman menerbitkan tautan baru. Undangan, pengingat, pemberitahuan giliran, atau tautan yang dikirim ulang menggantikan tautan orang itu sebelumnya, yang lalu berhenti berfungsi. Penanda tangan sebaiknya memakai email terbaru.
• Tidak terkirim. Jika email ditolak atau rekan kerja tidak dapat dihubungi, Anda diberi tahu, dan orang itu tetap memegang tautan yang sudah dimilikinya.
• Ditolak. Penanda tangan dapat menolak dengan menyebutkan alasan. Permintaan ditutup untuk semua orang dan Anda diberi tahu beserta alasannya.
• Dibatalkan. Anda, atau admin akun Anda, dapat membatalkan permintaan yang masih terbuka dengan menyebutkan alasan. Semua orang yang sudah menerimanya mendapat email bahwa permintaan dibatalkan, beserta alasan Anda.
• Kedaluwarsa. Permintaan yang belum selesai pada tanggal kedaluwarsanya akan ditutup, dan Anda diberi tahu. Permintaan yang sudah ditandatangani semua orang tepat waktu tidak pernah kedaluwarsa, meskipun PDF bertanda tangannya butuh waktu sedikit lebih lama.
• Selesai. Saat penanda tangan terakhir selesai, PDF bertanda tangan dibuat, biasanya dalam hitungan detik. Setiap penerima yang memiliki alamat email (penanda tangan dan CC) lalu menerimanya: sebagai lampiran beserta sertifikat jika total file-nya di bawah 3,5 MB, atau sebagai tautan unduhan yang berlaku 30 hari jika lebih besar. Anda diberi tahu lewat pesan bot atau email.

Semua kejadian ini dicatat dalam jejak audit permintaan.

PDF bertanda tangan dan sertifikat

Tanda tangan, paraf, nilai yang diketik, centang, dan tanggal digambar ke dalam isi halaman PDF yang sudah disiapkan. Tidak ada kolom formulir atau anotasi yang tersisa untuk diubah siapa pun.

Anda dapat mengunduh:

• setiap dokumen bertanda tangan, dengan sertifikat di bagian akhir jika dilampirkan;
• sertifikat penyelesaian secara terpisah;
• jika ada dua dokumen atau lebih, semua dokumen dalam satu PDF: setiap dokumen bertanda tangan secara berurutan, lalu sertifikat jika dilampirkan.

Sertifikat dibuat dalam bahasa permintaan, dengan bahasa Inggris di bawah setiap label jika bahasanya bukan bahasa Inggris. Waktu ditampilkan beserta selisihnya dari UTC. Sertifikat mencatat:

• permintaan: ID, judul, pengirim, kapan dibuat, dikirim, dan diselesaikan, serta zona waktunya;
• setiap dokumen: nama, jumlah halaman, dan tiga sidik jari SHA-256, yaitu dari file asli (yang diunggah atau disalin), dokumen yang dikirim untuk ditandatangani (PDF yang sudah disiapkan dan dilihat semua orang), dan dokumen bertanda tangan (sebelum sertifikat ditambahkan, karena sebuah file tidak dapat memuat sidik jarinya sendiri);
• setiap penerima: peran, cara mereka dihubungi, cara identitas mereka diperiksa (akses ke tautan, atau kode akses), kapan mereka setuju menandatangani secara elektronik, kapan mereka melihat dan menandatangani, alamat IP dan perangkat mereka (browser dan sistem operasi), serta tanda tangan dan paraf mereka;
• jejak audit, kejadian demi kejadian, dan hash jejak audit: setiap kejadian dirantai ke kejadian sebelumnya melalui SHA-256-nya, sehingga kejadian yang dihapus atau diubah belakangan akan memutus rantai itu.

Setiap kejadian “dilihat” dan “ditandatangani” juga mencatat sidik jari dokumen yang dilihat orang itu. Sidik jari setiap file sebagaimana dikirimkan juga disimpan: itulah yang diperiksa oleh halaman verifikasi. Footer di setiap halaman sertifikat bertuliskan “Ditandatangani dengan AutomaDoc Sign”.

Retensi

• Permintaan yang selesai: PDF bertanda tangan, sertifikat, file asli dan file yang sudah disiapkan, serta jejak audit disimpan sampai Anda menghapusnya. Gambar halaman dan gambar tanda tangan dihapus 30 hari setelah selesai; tanda tangan tetap ada di PDF bertanda tangan dan di sertifikat.
• Permintaan yang ditolak, dibatalkan, dan kedaluwarsa: semua file dihapus 90 hari setelah ditutup.
• Draf yang tidak disentuh siapa pun selama 30 hari dihapus.
• Anda dapat menghapus sendiri file permintaan yang sudah ditutup kapan saja.

Jejak audit tidak pernah ikut dihapus bersama file. File permintaan disimpan terpisah dari dokumen yang dibuat: retensi pembuatan dokumen Anda tidak pernah menyentuhnya.

Batas dan pembatasan penyalahgunaan

Layanan tanda tangan gratis akan menjadi alat phishing jika dibiarkan terbuka, jadi pengiriman dibatasi. Jangka waktunya bergulir, dan setiap penerima dihitung, termasuk CC.

	Gratis	Seat atau Pro
Permintaan yang dikirim	3 per jam	Tanpa batas per jam
Penerima	20 per hari (5 per hari dalam 24 jam pertama akun)	1.000 per hari

Gratis di sini berarti tidak ada yang membayar untuk pengirimnya: tidak ada seat miliknya sendiri dan tidak ada Pro. Permintaan yang dikirim dari API dihitung berbayar jika seat Business atau Pro sedang berlaku. Hubungi dukungan jika Anda memerlukan lebih dari 1.000 penerima per hari.

Setiap email kepada penerima diakhiri dengan tautan untuk melaporkannya (“Tidak mengharapkan email ini? Laporkan”). Sebuah laporan menghentikan sementara semua pengiriman dari akun tersebut, termasuk pengingat, sampai laporan itu ditinjau.

Harga

• Mengirim permintaan memakai satu dokumen dari kuota bulanan Anda, lalu dari paket dokumen. Satu permintaan dihitung satu dokumen, berapa pun jumlah dokumen, penerima, dan penanda tangannya.
• Permintaan yang semua dokumennya dibuat oleh AutomaDoc tidak dikenai biaya: dokumen itu sudah dibayar saat dibuat. Ini berlaku saat dokumen yang dibuat dikirim untuk pertama kalinya; dokumen yang dibuat dan sudah pernah dikirim dalam permintaan lain kembali memakai satu dokumen. Satu dokumen yang dibuat hanya dapat berada dalam satu permintaan terbuka pada satu waktu.
• Pemegang seat dan Pro mengirim permintaan tanpa memakai kuota. Batas di atas tetap berlaku.
• Dari API, permintaan dihitung sebagai dokumen otomatis: Pro mencakupnya, seat Business mengambil dari kuota dokumen otomatisnya, dan selain itu memakai kuota bulanan.
• Tanda tangani sendiri gratis dan tanpa batas di semua paket.

Permintaan dikenai biaya saat Anda mengirimnya dan tidak dikembalikan jika ditolak, dibatalkan, atau kedaluwarsa. Jika kuota dan paket dokumen sudah habis, pengiriman ditolak sampai Anda menambahnya. Lihat Paket, seat, dan paket dokumen.