承認ドキュメント
承認された Lark 承認の申請を、発注書・休暇届・支払伝票といった完成したドキュメントに変換できます。誰かが「生成」をクリックする必要はありません。申請が承認されると、AutomaDoc が申請フォームのデータを Word テンプレートに差し込み、申請を提出した本人に PDF を送信します。
この機能は単独で動作します。Lark Base も Base 拡張機能も必要ありません。
- AutomaDoc の Lark アプリ管理者であること。
- 承認フォームが Lark 承認に作成済みで、テストに使える申請が過去30日以内に1件以上提出されていること。
- テンプレートの空き枠があること。承認テンプレートは、Base のテンプレートと同じテンプレート上限にカウントされます。
1. 会社ポータルを開く
Section titled “1. 会社ポータルを開く”company.automadoc.cc にアクセスしてサインインします。
- Larkで開く：Lark アプリが開き、自動でサインインします。おすすめの方法です。
- ブラウザで続行：ブラウザのまま、Lark アカウントでサインインします。
続いて、サイドバーの ドキュメント にある 承認 を開きます。
2. 承認フォームを接続する
Section titled “2. 承認フォームを接続する”- 承認を接続 をクリックします。ページを初めて開いたときは、接続フォームがすでに表示されています。
- Lark承認の管理画面を開く をクリックします。Lark 承認の管理コンソールで、対象のフォームの編集（鉛筆）アイコンをクリックします。
- ブラウザのアドレスをコピーしてポータルに貼り付け、接続 をクリックします。
AutomaDoc がフォームのフィールドを読み取り、ひな形のテンプレートを作成するので、すぐにテストできます。
3. テンプレートを編集する
Section titled “3. テンプレートを編集する”ひな形のテンプレートには、フォームのすべてのフィールド、明細リストごとの表、画像（ある場合）、承認履歴が含まれ、最後に署名欄としてそのまま使える Approvals の表（ステップ、名前、操作、日付、署名）が入っています。必須の金額フィールドと数式フィールドは小数点以下2桁で出力されます。自社用に仕上げる手順は次のとおりです。
- テンプレートファイル で ダウンロード をクリックします。
- Word でファイルを編集します。レターヘッドを追加し、フィールドを並べ替え、不要なものを削除します。
- ファイルをアップロード をクリックします。
変数 を開くと、フォームで使えるプレースホルダーがすべて表示されます。クリックしてコピーし、テンプレートに貼り付けます。
| プレースホルダー | 出力される内容 |
|---|---|
{Field_Name} |
フォームのフィールド。フィールド名のスペースはアンダースコアになります。 |
{#Details}…{/Details} |
明細リスト。行ごとに表の行を繰り返し、内側ではそのリスト自身の列を使います。 |
{DateInterval_Start}, {DateInterval_End}, {DateInterval_Duration} |
日付範囲フィールドの2つの日付と、その期間。変数 には、フォームで付けたラベルで表示されます。{DateInterval} は2つの日付を1行で出力します。 |
{Amount_Currency} |
金額フィールドの通貨。そのフィールド自身のプレースホルダーに _Currency を付けます。 {Amount.Currency} と {Amount.Value} でも通貨と金額を出力できます（その書き方のテンプレート向け）。 |
代替テキストが {Field_Name} の画像 |
画像フィールド。その最初の画像が、そのプレースホルダー画像のサイズで出力されます。申請に添付されたすべての画像を出力するには、ひな形のテンプレートと同じようにフィールドをループします。すべての画像をループするを参照してください。 |
{Request_No} |
申請番号。 |
{Approval_Name} |
承認フォームの名前。 |
{Approval_Status} |
APPROVED または REJECTED。 |
{Applicant} |
申請を提出した人。 |
{Submitted_At}, {Completed_At} |
申請が提出された日時と、結果が確定した日時。 |
{Approvers} |
承認した全員（カンマ区切り）。 |
{Final_Approver}, {Approved_At} |
最後に承認した人と、その日時。申請が承認されていない場合は空欄です。 |
{CC_List} |
申請の CC 先の全員（カンマ区切り）。 |
{Approval_Link} |
Lark で申請を開くリンク。代替テキストが {QR:Approval_Link} の画像をテンプレートに置くと、QR コードとして出力されます。 |
{Reverted} |
承認された後に申請が取り消されたと Lark が報告している場合は Yes、それ以外は空欄。ドキュメントは申請が承認または却下されたときに送信されるため、送信済みのドキュメントに表示されることはありません。取り消しの後に生成したドキュメント（テストなど）にだけ表示されます。 |
{#Approvals}…{/Approvals} |
判断ごとに1行。{Step}、{Name}、{Action}、{Time}、{Comment} と画像の {Signature} が使えます。承認ブロックを参照してください。 |
{#Approval_History}…{/Approval_History} |
申請の出来事ごとに1行。{Step}、{Person}、{Action}、{Time}、{Comment} に加えて、{Target}（転送先・CC 先、または追加・削除された承認者）、{Received} と {Decided}（そのステップがその人に届いた日時と判断した日時）、承認と却下の行では画像の {Signature} が使えます。 |
{#Comments}…{/Comments} |
コメントごとに1行。{Person}、{Comment}、{Time}、{Files}（コメントに添付されたファイルの名前）が使えます。 |
金額と数量は実際の数値なので、number、currency、sum のフィルターが使えます。たとえば、明細リストの下に合計を出すには {Details | sum:"Amount" | currency:"IDR":"id-ID":2} と書きます。ループと条件は Base のテンプレートとまったく同じように動作します。
承認ブロック
Section titled “承認ブロック”{#Approvals} は、有効な承認または却下ごとに表の行を繰り返します。1人1ステップにつき1行で、その人が最後に行った判断が使われます。申請が差し戻された後にもう一度承認された場合も、1回だけ表示されます。典型的な署名欄は次のとおりです。
| ステップ | 名前 | 操作 | 日付 | 署名 |
|---|---|---|---|---|
{#Approvals}{Step} |
{Name} |
{Action} |
{Time} |
代替テキストが {Signature} の画像 {/Approvals} |
署名 のセルには、代替テキストが {Signature} の画像を置きます（画像を右クリック →「代替テキストの編集」）。各行にはその人の署名画像が、プレースホルダー画像のサイズで出力されます。署名画像のない人の行では、画像は表示されません。
1つのステップの署名だけを別の場所（「経理承認」の行の下など）に出力するには、where でループを絞り込み、タグの間に画像を置きます。
{#Approvals | where:"Step == 'Finance approval'"} 代替テキストが {Signature} の画像 {/Approvals}
ステップ名は Lark の承認フローに表示されているとおりに書きます。人で選ぶ場合は where:"Name == 'Budi Santoso'" とします。同じタグの間に {Name} や {Time} も置けます。条件に合う判断がない場合は何も出力されません。複数の人が判断するステップ（共同承認）では、その全員の署名がそれぞれ出力されます。
Lark は、承認者が Lark 承認で手書きした署名をアプリに提供しません。手書き署名を必須にしたステップでも同じです。そのため、承認者ごとに署名画像を会社で一度アップロードしておくと、すべての承認テンプレートがそれを出力します。
- 承認テンプレートのページで 署名画像 を開きます。フォームの最近の申請の承認者と、すでに画像がある全員が表示されます。フォームに Lark で手書き署名を求めるステップがある場合は、そのステップ名も表示されます。
- 人の横にある 画像をアップロード をクリックし、1 MB 以下の PNG または JPEG を選びます。透明または白い背景の署名が最もきれいに仕上がります。
- 後で変更するには 置き換え または 削除 を使います。それ以降に生成されるドキュメントには新しい画像が使われ、送信済みのドキュメントは変わりません。
署名画像はテンプレートではなく会社に属します。同じ画像が、その人が承認するすべてのフォームで出力されます。
4. タイミングと送信先を選ぶ
Section titled “4. タイミングと送信先を選ぶ”タイミングと送信先 で設定します。
- 申請が次の状態になったら生成：承認済み（既定）、却下、またはその両方。
- 出力形式：PDF、またはテンプレートと同じ形式（Word、Excel、PowerPoint）。ExcelとPowerPointのテンプレートを参照してください。
- 文書の送信先：申請者に、AutomaDoc ボットからのメッセージとして送信します。グループにも投稿 を使うと、経理の保管用グループなどのグループチャットにもコピーを送れます。表示されるのは AutomaDoc ボットが追加されているグループだけなので、先にボットをグループへ追加してください。この2つのうち少なくとも1つを選んでください。送信先のない承認は稼働できません。
- ファイル名：ファイル名パターン。たとえば
{Approval_Name}-{Request_No}。 - 日付のタイムゾーン：ドキュメント内の日付を出力するタイムゾーン。
受信者に届く内容 には、申請者に表示されるとおりのメッセージが表示されます。設定を保存 をクリックします。
5. テストする
Section titled “5. テストする”テスト には、フォームの過去30日間の申請のうち最新の10件が一覧表示されます。いずれかの横にある テスト生成 をクリックし、結果を ダウンロード して確認します。
テストは誰にも送信されません。1日20回までは無料で、その日のそれ以降のテストは1回ごとに1回の生成としてカウントされます。無料のテストには、すべてのページに大きな PREVIEW · AutomaDoc の透かしが入ります。承認された申請で送信される文書には入りません。
6. 稼働を開始する
Section titled “6. 稼働を開始する”稼働開始 をクリックします。以降は、選択した状態になった申請ごとにドキュメントが生成され、設定どおりに送信されます。ページには 稼働中 と表示されます。一時停止 をクリックすれば、いつでも止められます。
申請者に届く内容
Section titled “申請者に届く内容”Lark で AutomaDoc ボットからメッセージが届きます。申請が承認された（または却下された）ことを知らせるカードに続いて、ドキュメントが送られます。申請者は受け取るために何もする必要がなく、ファイルがまた必要になったときはいつでもそのメッセージに戻れます。
ドキュメントを再送する
Section titled “ドキュメントを再送する”- 文書の履歴 には、このフォームで生成された最新20件のドキュメントが、失敗したものも含めて一覧表示されます。いずれかを ダウンロード できます。再生成して送信 をクリックすると、現在のテンプレートで生成し直して再送します。テンプレートを修正した後に便利です。取り消された申請では、再生成して送信 は拒否されます。
- 稼働開始より前に承認された申請のドキュメントを送るには、テスト でその申請を探し、生成して送信 をクリックします。この方法で送信できるのは、そこに表示されている申請だけです。
送信できるのは、すでに承認された（却下を選んだ場合は却下された）申請だけです。メッセージで申請者に結果を伝えるためです。
承認フォームが変更されたとき
Section titled “承認フォームが変更されたとき”Lark でフォームを編集しても、ドキュメントの生成は止まりません。AutomaDoc は現在のテンプレートファイルで生成を続け、ファイル内のプレースホルダーもそれぞれのフィールドを参照し続けます。Lark で名前を変えたフィールドも、元のプレースホルダーで出力されます。ただし、削除して作り直したフィールドは Lark では新しいフィールドになるため、テンプレートを確認しました をクリックするまで空欄で出力されます。
フィールドが追加・削除された場合や種類が変わった場合は、次のドキュメントの生成時に AutomaDoc が気付きます。
- フォームを設定した管理者に、変更内容の一覧を記した AutomaDoc ボットのメッセージが1回だけ届きます。
- テンプレートのページにも同じ一覧が表示されます。ファイルが引き続き使えるか確認してから テンプレートを確認しました をクリックするか、ファイルをアップロード で更新したファイルをアップロードします。変数 には常に現在のフォームが表示されるので、新しいフィールドはそこからコピーできます。
変更前に提出された申請には、その申請のために作られたファイルが使われます。テンプレートファイルを差し替えるたびに、以前のファイルが保存されます（ドキュメントを生成したことがある直近10件）。以前のファイルだけが知っているフィールドを持つ申請（たとえば、削除して作り直したフィールド）は、そのファイルから生成されます。文書の履歴 では、そうした行に 以前のファイル(v1) と表示されます。テストには常に現在のファイルが使われます。
問題が発生したとき
Section titled “問題が発生したとき”申請者にエラーが表示されることはありません。フォームを設定した管理者に、AutomaDoc ボットから理由を伝えるメッセージが届きます。理由は、月間の無料枠とドキュメントパックを使い切った、テンプレートがプランのテンプレート上限を超えている、テンプレートファイルにエラーがある、のいずれかです。失敗した生成は 文書の履歴 にも表示されます。原因を修正してから、その行の 再生成して送信 をクリックします。
「AutomaDocはまだLark承認を読み取れません」
Lark の管理者が AutomaDoc の更新された権限をまだ承認していません。Lark の管理コンソールでアプリの権限更新を承認するよう依頼し、もう一度お試しください。
「過去30日間に申請がありません」
Lark でそのフォームから申請を提出し、テスト の 更新 をクリックします。
「グループにも投稿」にグループが表示されない
Lark でそのグループに AutomaDoc ボットを追加し、ページを再読み込みします。
知っておくとよいこと
Section titled “知っておくとよいこと”- 各申請は、ドキュメントが何回送信されても1回だけカウントされます。テストは1日20回まで無料で、すでにカウントされた申請の 再生成して送信 も無料です。Business シートがある場合、承認ドキュメントはその年間20,000件の自動生成ドキュメントから差し引かれます。ない場合は、Base から生成するドキュメントと同じ月間の無料枠を使い、その次にドキュメントパックを使います。承認ドキュメントのカウント方法を参照してください。
- 明細リストのあるフォームでは、申請ごとに1つのドキュメントが生成され、すべての行がその中に入ります。
- 添付ファイルはファイル名として出力されます。ファイルそのものを PDF に追加するには
{ATTACH:Field}を使います。PDF 内の添付ファイルを参照してください。Lark アプリで撮影した写真は名前のないまま届くことがあり、その場合は「画像1」「画像2」のような名前になります。 - 承認を Base にも同期している場合は、引き続き Base から生成できます。両者が干渉することはありません。