コンテンツにスキップ
AutomaDocAutomaDoc

Power Automate のレシピ

以下の各レシピは、Power Automate のクラウドフロー1つです。Microsoft のトリガー、ドキュメントを作る AutomaDoc のステップ、そしてドキュメントを届ける Microsoft のステップで構成されます。AutomaDoc コネクタが接続とともにすでに追加されていることを前提としています。まだの場合は、Power Automate と Power Appsを参照してください。

3つとも、同じ2つの AutomaDoc アクションを使います。

アクション 入力するもの 次のステップに渡すもの
Generate a document Template（一覧から選択）、そのテンプレートのプレースホルダーごとに1つの入力、Output Format（pdf、png、native。空のときはテンプレートの設定） Document ID、File Name、Status、Download URL、Warnings
Download document Document ID ← Generate a document の Document ID File Content

Generate a document はドキュメントの準備ができるまで待ち、作成できなかった場合は理由とともに失敗します。File Name Pattern と Record ID は詳細パラメーターにあります。

承認が完了したとき

Section titled “承認が完了したとき”

誰かに申請の承認を依頼し、承認されたときだけドキュメントを作ります。発注書、休暇証明書、承認済みの見積書などに使えます。

トリガー。 申請を開始するものなら何でもかまいません。SharePoint リストで提出される申請には SharePoint → When an item is created を、手動で開始するには必要な入力を付けた Manually trigger a flow を使います。

ステップ。

  1. Approvals → Start and wait for an approval。
    • Approval type：Approve/Reject - First to respond。
    • Title、Assigned to、Details：トリガーから設定します。たとえば Title と承認者のメールアドレスです。
  2. Control → Condition：Outcome（Start and wait for an approval の出力）is equal to Approve。
  3. True の分岐に AutomaDoc → Generate a document を追加します。
    • Template：発注書のテンプレート。
    • テンプレートの入力を、トリガーの動的なコンテンツ（Title、Amount、Supplier など）と、Start and wait for an approval の承認の出力（Outcome、Response summary、Completion date）から割り当てます。
    • Output Format：pdf。
  4. AutomaDoc → Download document を追加し、Document ID ← Document ID を割り当てます。
  5. 次のどちらか、または両方で届けます。
    • Office 365 Outlook → Send an email (V2)：To に申請者を指定し、Attachments で Attachments Name ← File Name、Attachments Content ← File Content を割り当てます。
    • SharePoint → Create file：ライブラリの Site Address と Folder Path、File Name ← File Name、File Content ← File Content。

割り当てる動的なコンテンツ。

テンプレートの入力 動的なコンテンツ
Request Title（トリガー）
Amount、Supplier 申請自体の列（トリガー）
Decision Outcome
Approval_note Response summary
Approved_on Completion date

Responses Approver name と Responses Comments は承認者ごとに1つの項目を持つリストから来るため、これらを使うと Power Automate はステップを Apply to each の中に入れ、承認者ごとに1つのドキュメントができてしまいます。申請ごとに1つのドキュメントにするには、代わりに Response summary を使ってください。

数えられるもの。 承認された申請1件につき1ドキュメント。却下された申請は False の分岐で終わり、何も消費しません。

Microsoft Forms の回答が届いたとき

Section titled “Microsoft Forms の回答が届いたとき”

フォームの回答ごとにドキュメントを作り、回答した人に送り返します。参加登録の確認書、見積もり依頼、点検報告書などに使えます。

トリガー。 Microsoft Forms → When a new response is submitted で、Form Id にフォームを指定します。

ステップ。

  1. Microsoft Forms → Get response details：同じ Form Id と、Response Id ← トリガーの Response Id。
  2. AutomaDoc → Generate a document：
    • Template：確認書のテンプレート。
    • 各入力を Get response details から割り当てます。どの質問も、そのタイトルで動的なコンテンツとして表示されます。
    • Output Format：pdf。
  3. AutomaDoc → Download document を追加し、Document ID ← Document ID を割り当てます。
  4. Office 365 Outlook → Send an email (V2)：To ← Responders' Email、Attachments Name ← File Name、Attachments Content ← File Content。

割り当てる動的なコンテンツ。

テンプレートの入力 動的なコンテンツ（Get response details）
Name、Company、Date 同じ名前の質問
Email Responders' Email
Submitted Submission time
  • Responders' Email に値が入るのは、フォームが回答者を記録する場合（組織内の人向けのフォーム）だけです。誰でも回答できるフォームでは、メールアドレスを尋ねる質問を追加し、その回答宛てに送ってください。
  • 複数の回答を選べる質問は、["Red","Blue"] のように角かっこで囲んだ1つのテキストとして回答を渡し、テンプレートもそのとおりに出力します。Red, Blue と出力するには、入力に式 join(json(<the answer>), ', ') を指定します。
  • フォームからアップロードされたファイルは、ログインが必要な OneDrive や SharePoint に保存されるため、プレースホルダー画像には使えません。画像の入力は、公開された Web アドレス（https:// または http://）である必要があります。

数えられるもの。 回答1件につき1ドキュメント。

SharePoint のアイテムが作成されたとき

Section titled “SharePoint のアイテムが作成されたとき”

新しいリストアイテムの列からドキュメントを作り、アイテムのそばに保管します。ドキュメントライブラリに保存するか、アイテム自体の添付ファイルにします。

トリガー。 SharePoint → When an item is created で、Site Address と List Name を指定します。

ステップ。

  1. AutomaDoc → Generate a document：
    • Template：使うテンプレート。
    • 各入力をトリガーの列から割り当てます。
    • Output Format：pdf。
  2. AutomaDoc → Download document を追加し、Document ID ← Document ID を割り当てます。
  3. 次のいずれかでファイルを保管します。
    • SharePoint → Create file：Site Address、Folder Path（例：/Shared Documents/Contracts）、File Name ← File Name、File Content ← File Content。
    • SharePoint → Add attachment：トリガーと同じ Site Address と List Name、Id ← トリガーの ID、File Name ← File Name、File Content ← File Content。

割り当てる動的なコンテンツ。

列の種類 使う動的なコンテンツ
テキスト、数値、日付 列そのもの
選択肢 列 の Value
ユーザー 列 の DisplayName（または Email）
参照 列 の Value

Generate a document の詳細パラメーターにある Record ID にトリガーの ID を割り当てると、{Record_ID} でアイテムの番号を出力できます。

  • When an item is created or modified ではなく、When an item is created を使ってください。添付ファイルを追加するとアイテムが変更され、フローがもう一度開始されてしまいます。
  • 多くのアイテムを一度にインポートすると、アイテムごとに1つのフローが開始されます。1つのテンプレートに対して1分間に60リクエストを超えると、ステップは 429 を返し、Power Automate の再試行ポリシーによって再試行されます。
  • 多くのアイテムから1つのドキュメント（明細書、一覧、ラベル）を作るには、複数の行から1つのドキュメントを参照してください。

数えられるもの。 新しいアイテム1件につき1ドキュメント。