複数のレコードから1つのドキュメント

通常は、選択したレコードごとに1つのドキュメントが生成されます。テンプレートの設定を変えると、選択したすべてのレコードから1つのドキュメントを作ることもできます。今月の請求書をまとめた明細書、印刷用に1つの PDF にまとめた一連のレター、名札や QR コードラベルを並べた1枚の用紙などです。

まとめたドキュメントは、何件のレコードを含んでいても、生成枠では 1つのドキュメント として数えられます。

テンプレートで作るものを選ぶ

テンプレート タブを開き、テンプレートを選びます。
一般 → 1つの文書に含めるレコード で次のいずれかを選びます。
- レコードごとに1つの文書：既定の設定です。選択したレコード1件につき1ファイルを作ります。
- 全レコードを一覧にした1つの文書：一覧、レポート、明細書向けです。テンプレートはレコードごとに1行（または1ブロック）を繰り返します。
- 1つの文書、レコードごとに1ページ：テンプレート全体をレコードごとに1回ずつ、1つのファイルに出力します。各レコードを新しいページから始める をオフにすると、レコードが続けて並ぶので、伝票やレシートに向いています。
- ラベル：1ページに複数のレコード：テンプレートが1枚のラベルになり、レコードが用紙上のマス目を埋めていきます。
設定を保存 をクリックします。

すると生成ボタンの表示が、作るものに応じて 一覧を生成、1つの文書を生成、ラベルを生成 のいずれかになり、選択中のレコード数も表示されます。

対象のレコードと並び順

選択したレコード: グリッドビューでレコードにチェックを入れ、生成ボタンをクリックします。ドキュメント内の並びは、チェックを入れた順ではなく、ビューでの表示順になります。
ビューのすべてのレコード: レコード カードの このビューの全レコードを使う をクリックしてから、生成します。先にビューを絞り込んだり並べ替えたりして、対象のレコードと順番を決めておきます。

1つのドキュメントに含められるのは最大 500 レコード です。非常に大きなテンプレートではそれより少なくなり、その場合 AutomaDoc はドキュメントを作成せず、何レコードまで入るかを表示します。上限を超えると何も生成されません。ビューを絞り込むか、選択するレコードを減らしてください。

一覧テンプレートの書き方

一覧テンプレートでは、レコードは Records という名前のループになります。各レコードのフィールドを {#Records} と {/Records} の間に置きます。通常は表の1行に収めます。

#	顧客	金額
`{#Records}{$num}`	`{Customer}`	`{Amount}{/Records}`

ループの内側では、どのフィールドも1レコード用のテンプレートとまったく同じように使えます。リンクフィールド、ループの入れ子、フィルター、代替テキストによる画像も同様です。ループの外側では、ドキュメント全体についての値を使います。

プレースホルダー	出力内容
`{RecordCount}`	ドキュメントに含まれるレコードの件数
`{Date}`	今日の日付（テンプレートのタイムゾーン）。書式を指定するには `{Date \| customDate:"DD MMM YYYY"}`
`{Records \| count}`	絞り込みを適用した後の行数
`{Records \| sum:"Amount"}`	全レコードにわたる1つのフィールドの合計

このループには通常のフィルターが使えます: {#Records | where:"Status == 'Paid'" | sort:"Amount":"desc"}。テンプレートで指定した並べ替えは、ビューの並び順より優先されます。

自動生成 を使うと、一覧テンプレートを自動で作れます。列を選んで順番を決め、合計を出したい数値フィールドで合計にチェックを入れます。

レコードごとに1ページ

テンプレート全体がレコードごとに1回ずつ埋められ、同じファイル内に順に並びます。各レコードは新しいページから始まります（オプションをオフにした場合は続けて並びます）。テンプレートは1レコード用とまったく同じように書いてください。

ヘッダーとフッターはドキュメント内のすべてのレコードで共通です。ヘッダーやフッターに置いたレコードのフィールドは空欄になり、警告が出ます。レコードのフィールドは本文に置いてください。{RecordCount}、{Date}、ページ番号は、ヘッダーとフッターでも通常どおり使えます。番号付きリストはレコードごとに1から振り直されます。

ラベル

テンプレートは 1枚のラベル です。小さなページを思い浮かべてください。数行の文字、画像、または QR コード（画像の代替テキストに {QR:SKU}）を置きます。レコードはラベル用紙上のマス目を左から右、上から下の順に埋め、必要な枚数だけ用紙が作られます。

用紙は ラベル用紙 で選びます。

A4 · 3 × 8、A4 · 3 × 7、A4 · 2 × 7、Letter · 3 × 10、Letter · 2 × 5 は、それぞれのマス目に対応する一般的なラベル用紙に合わせてあります。
カスタムサイズ では、用紙サイズ、横と縦に並べるラベルの数、余白、ラベル間の間隔をミリ単位で入力できます。各ラベルの仕上がりサイズは拡張機能に表示されます。

ラベルのサイズは、用紙から余白と間隔を除いた残りで決まります。そのため、収まらない設定は保存する前に拒否されます。ラベルより大きい内容は、ラベルの端で切り取られます。ラベルにはヘッダーもフッターも出力されません。

Baseに保存、ステータス、Webhook

Baseに保存 は、その1つのファイルを、含まれる すべての レコードに書き込みます。置換か追加かはテンプレートの設定に従います。
各レコードの ステータスフィールド が更新されます。
Webhookコールバックには、最初のレコードのフィールドと RecordCount が送られます。

出力ファイル名のパターンでは、最初のレコードの値に加えて {RecordCount} と {Date} が使えます: Statement {Date} ({RecordCount} invoices)。

自動化から使う

まとめて作るテンプレートの HTTPトリガーは、複数のレコードを受け付けます: ?recordIds=rec1,rec2,rec3、または JSON ボディ {"recordIds": ["rec1", "rec2"]}。単一の ?recordId= も引き続き使えます。レコードごとに1つのドキュメントを作るテンプレートは、1回の呼び出しにつき1レコードを受け付けます。

ドキュメント API でも JSON で同じことができます。data のリストから1つのドキュメントが作られ、各項目が1レコードになります。

知っておくとよいこと

承認テンプレートは、常に申請ごとに1つのドキュメントを作ります。
画像の多い非常に大きなドキュメントは、PDF への変換に時間がかかります。失敗した場合は、一度に処理するレコードを減らしてみてください。
Word テンプレートのみが対象です。Excel と PowerPoint のテンプレートは、レコードごとに1つのドキュメントを作ります。
まとめたドキュメントは電子署名の依頼に使えません。署名依頼は1件のレコードに対して行うものです。契約書には、レコードごとに1つのドキュメントを作る別のテンプレートを使ってください。