署名依頼を送信する
AutomaDoc Sign は、相手がスマートフォンやパソコンのブラウザで署名できるように文書を送ります。1 つ以上のファイルをアップロードし（または AutomaDoc で生成した文書を選び）、誰がどこに署名するかを指定して送信します。署名者はそれぞれ専用のリンクを受け取ります。全員が署名すると、AutomaDoc は署名と入力内容を PDF に書き込み、完了証明書を追加して、あなたと依頼の全員に送ります。API では署名依頼を envelope（エンベロープ）と呼びます（/api/v1/envelopes）。どちらも同じものです。
署名依頼は、会社ポータルの Sign セクションか API から送信します。ほかの人が関わらず自分だけで PDF に署名する場合は、自分で署名を参照してください。
1 件の依頼には 1〜10 件の文書を入れられます。それぞれ次のいずれかです。
- Word、Excel、PowerPoint のファイル（
.docx、.xlsx、.pptx）。種類はファイル名ではなく、ファイルの中身から判定されます。マクロ有効ファイルは受け付けません。 - AutomaDoc で生成した文書（データソースは問いません）。ファイルは依頼にコピーされるため、生成ドキュメントの保存期間の設定にかかわらず、依頼は自分のコピーを保持します。生成が完了していて、ファイルがまだ保存されている必要があります。
どの文書も、欄を配置する前に準備されます。準備はバックグラウンドで行われ、ほとんどのファイルは数秒で終わります。
- Word、Excel、PowerPoint のファイルは、テンプレートの出力と同じ方法で PDF に変換されます。
- フォームのフィールドやコメントなどの注釈はページに描き込まれるため、署名されるのは表示されているとおりの内容です。あとからページ上の内容を編集することはできません。
- リンク、しおり、添付ファイル、スクリプト、レイヤー、アクセシビリティのタグは削除され、ファイルは圧縮されます。どのページも、どのビューアーでも、紙に印刷しても同じに見えます。
- ページ画像が作られます。あなたと署名者が目にするのはこの画像です。
準備された PDF が、全員が署名する文書です。そのフィンガープリントはこの時点で確定します。
| 上限 | |
|---|---|
| 1 件の依頼の文書数 | 10 |
| アップロードする 1 ファイル | 25 MB |
| 1 件の依頼でアップロードする全ファイル | 50 MB |
| 全文書の合計ページ数 | 300 |
| 準備済みの文書 1 件 | 50 MB |
| 1 件の依頼の準備済み文書すべて | 100 MB |
準備できなかった文書（大きすぎる、ページが多すぎる、破損している、変換に失敗したなど）は、理由とともに失敗と表示されます。その文書を削除し、修正したファイルをアップロードしてください。
2. 受信者
Section titled “2. 受信者”1 件の依頼には最大 20 人の受信者を指定できます。受信者にはそれぞれ名前と役割があります。
- 署名者：自分の欄に入力して署名します。署名者には少なくとも 1 つの欄が必要です。
- CC：何もする必要はなく、全員が署名すると、署名済み PDF と完了証明書をメールで受け取ります。
受信者への届け方
Section titled “受信者への届け方”- メール。 AutomaDoc が「あなたの名前 (AutomaDoc 経由)」として専用のリンクをメールで送ります。返信はあなた自身のアドレスに届きます。
- 同僚（あなたの AutomaDoc アカウントのメンバー）。Lark で AutomaDoc を使っている場合は Lark のボットメッセージで、それ以外の場合はメールで届きます。
- あなたが渡すリンク。 メールは送られません。送信するとその人のリンクが表示されるので、チャットや WhatsApp など任意の方法で自分で渡します。完了証明書には「送信者がリンクを共有」と記録されます。この人には AutomaDoc からリマインドは送られません。新しいリンクを渡すには、依頼からもう一度送信します（以前のリンクは使えなくなります）。
アクセスコード
Section titled “アクセスコード”どの受信者にも、文書を開く前にアクセスコードの入力を求めることができます。自分で入力する（6〜128 文字）か、AutomaDoc に一人ずつ生成させます（16 文字。送信時に一度だけ表示されます）。コードはリンクとは別に、電話やほかの手段で相手に伝えてください。リンクとコードを同じメッセージで送っては、保護の意味がありません。
コードを 5 回間違えるとリンクはロックされます。依頼からリンクを再送すると、その人に新しいリンクが渡り、ロックも解除されます。署名者に表示される画面については文書に署名するを参照してください。
受信者にはそれぞれ順番の番号があります。
- 全員が同じ番号：全員が同時に署名します。
- 1、2、3：前の人が終わってから次の人が署名します。
- 組み合わせ：
1, 1, 2なら 2 人が同時に署名し、2 人とも終わってから 3 人目が署名します。
順番があとの受信者には、自分の番が来たときにだけメール（「あなたの署名の番です」）が届きます。
3. 入力欄
Section titled “3. 入力欄”入力欄は、各署名者が署名する場所や何かを入力する場所を示します。入力欄は署名者だけのもので（CC にはありません）、1 件の依頼に最大 500 個まで置けます。
| 入力欄 | 署名者が行うこと | 既定のサイズ（ポイント） |
|---|---|---|
| 署名 | 署名を一度設定します（手書き、入力、アップロード）。その人のすべての署名欄に入ります | 160 × 48 |
| イニシャル | 同じことをイニシャルで行います | 64 × 40 |
| 氏名 | 受信者の名前が入った状態で始まり、本人が修正できます | 160 × 20 |
| 署名日 | 何もしません。署名を終えたときに、依頼のタイムゾーンと署名者の言語で入ります | 110 × 20 |
| テキスト | 値を入力します | 160 × 20 |
| チェックボックス | チェックを入れます | 14 × 14 |
| 会社名 | 自分の会社名を入力します | 160 × 20 |
| メールアドレス | 依頼の送信先アドレスが入った状態で始まり、変更できません | 180 × 20 |
入力欄はそれぞれ必須か任意かを選べ、最大 100 文字のラベルを付けられます。ラベルは欄の名前として署名者に表示されます。テキスト欄には、最大文字数（1,000 文字まで）、値が数値かメールアドレスかの確認、初期のフォントサイズも設定できます。入力された値は Noto Sans で印字され、枠に収まるように縮小されます。入力欄が 8 ポイントより小さくなることはありません。
入力欄の配置方法は 3 つあります。
- ページ画像の上で手作業で配置する。
- 文書に書いた
[[…]]タグから配置する（例：[[sign:Client]]）。タグが示す役割はそれぞれ枠になり、それを受信者に割り当てます。入力欄を自動で配置するを参照してください。 - 保存したレイアウトから配置する。同じ文書、同じ入力欄で、人だけを入れ替えます。Free プランでは 3 つまで、シートまたは Pro では無制限に保存でき、それぞれ最大 100 ページです。
API では、文書内で見つけたテキストの隣に入力欄を置くこともできます。これをアンカーと呼びます。
4. 確認と送信
Section titled “4. 確認と送信”送信する前に次を設定します。
- タイトル：必須、最大 200 文字。メールには先頭の 120 文字が表示されます。
- 受信者へのメッセージ：任意、最大 1,000 文字。
- 有効期限：送信から 1〜120 日、既定は 30 日。署名者には依頼のタイムゾーンで期限が表示されます。
- リマインド：既定では 3 日ごとに最大 3 回。1〜30 日ごと、最大 10 回の範囲で選ぶか、リマインドなしにできます。
- 完了証明書を追加：既定はオン。完了証明書が各署名済み PDF の最後のページとして追加されます。オフにすると別ファイルになります。どちらの場合も作成されます。
依頼の送信を妨げる問題は、送信前に一覧で表示されます。準備中または失敗した文書、入力欄のない署名者、メールアドレスのない受信者、ページからはみ出した入力欄、選んだのに設定していないアクセスコード、多すぎるページ数や受信者数などです。一覧が空になるまで送信はできません。
送信後の流れ
Section titled “送信後の流れ”- 招待。 順番が来ている全員にリンクが届きます。メールには、リンクは本人専用で転送してはいけないと書かれています。
- リマインドは設定したスケジュールどおりに、順番が来ていてまだ署名していない人にだけ送られます。自分でリマインドを送ることもでき、1 人につき 10 分に 1 回までです。
- 届けるたびにリンクは発行し直されます。 招待、リマインド、「あなたの署名の番です」、リンクの再送は、どれもその人の以前のリンクを置き換え、以前のリンクは使えなくなります。署名者には最新のメールを使ってもらってください。
- 届かなかった場合。 メールが拒否されたり同僚に連絡がつかなかったりすると、あなたに通知されます。その人は手元のリンクをそのまま使えます。
- 辞退。 署名者は理由を添えて辞退できます。依頼は全員に対して終了し、理由とともにあなたに通知されます。
- 取り消し。 あなた、またはアカウントの管理者は、受付中の依頼を理由を添えて取り消せます。依頼を受け取っていた全員に、取り消されたことがあなたの理由とともにメールで伝えられます。
- 期限切れ。 有効期限までに完了しなかった依頼は終了し、あなたに通知されます。期限内に全員が署名した依頼は、署名済み PDF の作成に少し時間がかかっても期限切れにはなりません。
- 完了。 最後の署名者が終えると署名済み PDF が作られます。通常は数秒です。続いて、メールアドレスのある受信者全員（署名者と CC）がそれを受け取ります。ファイルの合計が 3.5 MB 未満なら完了証明書とともに添付され、それ以上なら 30 日間有効なダウンロードリンクで届きます。あなたにはボットメッセージかメールで通知されます。
これらはすべて、依頼の監査証跡に記録されます。
署名済み PDF と完了証明書
Section titled “署名済み PDF と完了証明書”署名、イニシャル、入力した値、チェック、日付は、準備済み PDF のページの内容として描き込まれます。誰かが変更できるフォームのフィールドや注釈は残りません。
ダウンロードできるもの：
- 各署名済み文書。完了証明書を追加する設定なら末尾に付きます。
- 完了証明書単体。
- 文書が 2 件以上ある場合は、すべての文書を 1 つの PDF にまとめたもの。署名済みの文書が順に並び、完了証明書を追加する設定ならその後に付きます。
完了証明書は依頼の言語で作られ、英語以外の言語では各項目名の下に英語が併記されます。時刻には UTC との時差が表示されます。記録される内容：
- 依頼：ID、タイトル、送信者、作成・送信・完了の日時、タイムゾーン。
- 各文書：名前、ページ数、そして 3 つの SHA-256 フィンガープリント。元のファイル（アップロードまたはコピーされたもの）、署名用に送信した文書（全員が見た準備済み PDF）、署名済み文書（完了証明書を追加する前のもの。ファイルは自分自身のフィンガープリントを含められないため）です。
- 各受信者：役割、連絡方法、本人確認の方法（リンクへのアクセス、またはアクセスコード）、電子署名に同意した日時、閲覧と署名の日時、IP アドレスと端末（ブラウザとシステム）、署名とイニシャル。
- 監査証跡のイベントごとの記録と、監査証跡のハッシュ。各イベントは SHA-256 で直前のイベントにつながっているため、あとからイベントを削除したり変更したりすると、つながりが壊れます。
「閲覧」と「署名」のイベントには、その人が見た文書のフィンガープリントも記録されます。届けた各ファイルのフィンガープリントも保管されており、検証ページで照合されるのはこの値です。完了証明書の各ページのフッターには「Signed with AutomaDoc Sign」と記載されます。
- 完了した依頼：署名済み PDF、完了証明書、元のファイルと準備済みファイル、監査証跡は、あなたが削除するまで保管されます。ページ画像と署名の画像は完了の 30 日後に削除されます。署名そのものは署名済み PDF と完了証明書に残ります。
- 辞退、取り消し、期限切れになった依頼：すべてのファイルが終了の 90 日後に削除されます。
- 30 日間誰も手を付けなかった下書きは削除されます。
- 終了した依頼のファイルは、いつでも自分で削除できます。
監査証跡はファイルと一緒に削除されることはありません。依頼のファイルは生成ドキュメントとは別に保管され、生成ドキュメントの保存期間の設定の影響は受けません。
上限と不正利用対策
Section titled “上限と不正利用対策”無料の署名サービスを無制限に開放すれば、フィッシングの道具になってしまいます。そのため、送信には上限があります。期間は直近の時間で数え、CC を含むすべての受信者が対象です。
| Free | シートまたは Pro | |
|---|---|---|
| 送信できる依頼 | 1 時間に 3 件 | 1 時間あたりの上限なし |
| 受信者 | 1 日 20 人（アカウント作成から 24 時間は 1 日 5 人） | 1 日 1,000 人 |
ここでの Free とは、送信者の分を支払うものが何もない状態、つまり本人のシートも Pro もない状態を指します。API から送信した依頼は、Business シートか Pro が有効であれば有料扱いになります。1 日に 1,000 人を超える受信者に送る必要がある場合は、サポートにお問い合わせください。
受信者へのメールの末尾には、報告用のリンク（「心当たりのないメールですか? こちらから報告してください」）があります。報告があると、確認が終わるまで、リマインドを含むアカウントからのすべての送信が一時停止されます。
- 依頼を 1 件送信すると、ドキュメント 1 件分を月間の枠から、その次にドキュメントパックから消費します。文書、受信者、署名者がいくつあっても、1 件の依頼は 1 件分です。
- 文書がすべて AutomaDoc で生成されたものであれば、依頼は無料です。 文書は生成した時点で支払い済みだからです。これは生成した文書を初めて送るときに限ります。すでに別の依頼で送った生成文書をもう一度送ると、再び 1 件分かかります。1 件の生成文書は、同時に 1 件の受付中の依頼にしか入れられません。
- シートをお持ちの方と Pro は、枠を消費せずに依頼を送信できます。上記の上限は引き続き適用されます。
- API から送信した依頼は、自動生成ドキュメントとして課金されます。Pro なら対象に含まれ、Business シートがあればその自動生成の枠から、それ以外は月間の枠から差し引かれます。
- 自分で署名 はすべてのプランで無料、無制限です。
依頼は送信した時点で課金され、辞退、取り消し、期限切れになっても返還されません。枠とパックを使い切ると、追加購入するまで送信はできません。プラン、シート、パックを参照してください。