SharePoint リストと Dataverse

SharePoint リストと Dataverse のテーブル（Power Apps や Dynamics 365 の裏側にあるテーブル）は、テンプレートのデータにできます。リストのアイテム1件、または行1つが、ドキュメント1つになります。

接続する

それぞれを、会社ポータルの 接続 ページの データ接続 で、あなた自身の Microsoft 365 のログインを使って個別に接続します。

• SharePoint リスト：アクセスできるサイトにあるリストアイテムとその添付ファイル。ステータス列とリンク列に書き戻せます。
• Dataverse（Power Apps）：Power Apps 環境のテーブル。接続すると、ページに アクセスできる Dataverse 環境 が、アドレスとリージョンとともに一覧表示されます。

接続 をクリックし、Microsoft で要求を承認すると、その行に 接続済み と表示されます。SharePoint は、アクセスできるサイトのリストに対する読み取りと書き込みのアクセス（Sites.ReadWrite.All）を求めます。多くの組織では、これを管理者だけが承認できます。Dataverse は、あなたとしてアクセスする権限（user_impersonation）を求めます。先に管理者の承認が必要な場合は、ページに管理者に送る 管理者の同意リンク が表示されます。Microsoft 365 の管理者の同意とExcel、SharePoint、Dataverse、Google Sheets の接続を参照してください。

AutomaDoc が読み書きするのは、常にあなた自身のアカウントで読み書きできるものだけです。

Power Automate でドキュメントを作る

AutomaDoc コネクタを使うと、フローの中でリストのアイテムや行からドキュメントを作れます。

1. テンプレートを作成します。フローは会社のどのテンプレートにもデータを入れられます。フロー用に作るには、会社ポータルの テンプレート（新しい API テンプレート）を使うか、Word で Word アドインを使います。Word アドインでは、JSON サンプルからフィールドを読み取ることもできます。
2. SharePoint → When an item is created または Dataverse → When a row is added, modified or deleted でフローを開始します。
3. AutomaDoc → Generate a document を追加し、アイテムまたは行の列をテンプレートの入力に割り当てます。
4. ファイルを必要な場所に保存します（アイテムの添付ファイルやドキュメントライブラリなど）。ステータスやリンクは、SharePoint の Update item や Dataverse の Update a row で書き戻します。

完全なフローの手順は Power Automate と Power Apps にあります。フローが送るのは値で、ファイルではありません。画像の入力は公開された Web アドレス（https:// または http://）である必要があるため、ログインが必要な SharePoint や OneDrive のリンクは取得できません。

リストやテーブルを読み取るテンプレート

テンプレートが SharePoint リストや Dataverse のテーブルを直接読み取ることもできます。会社ポータルの テンプレート ページでは、こうしたテンプレートがデータソース SharePoint リスト または Dataverse とともに一覧表示されます。テンプレートの作成と公開は Word アドインで行います。Word アドインの フィールド タブは、あなたの接続を使ってリストやテーブルの列を読み取ります。

AutomaDoc が読み取るもの

列名がプレースホルダーになります。スペース、ドット、そのほかプレースホルダーに使えない文字はアンダースコアになります（Due Date は {Due_Date}）。{Record_ID}、{Template_Name}、{Table_Name}、{Print_Time} も常に使えます。

SharePoint リストのアイテムから：

列	テンプレートでの扱い
テキスト、数値、通貨、集計値	その値。数値と通貨は、number、sum、条件のために元の値を保持します。
複数行テキスト	テキスト。リッチテキストはプレーンテキストに変換されます。
日付と時刻	テンプレートのタイムゾーンで出力されます。日付のみの列は、リストに表示される日付になります。
選択肢、管理されたメタデータ	ラベル。複数ある場合はつなげて出力します。
ユーザーまたはグループ	その人の名前。メールアドレスは {Owner.email} で出力します。
ハイパーリンク	アドレス。{Website.text} で説明を出力します。
画像、サムネイル	画像。画像の代替テキストで配置します。
参照	値が1つの場合はネストしたレコードになり、{Customer.City} で参照先アイテムの列を読み取れます。値が複数の場合は {#Customer}…{/Customer} ループ用のリストになります。1つのドキュメントで読み取る参照先アイテムは500件までで、それを超えると参照はテキストとして出力されます。
添付ファイル	アイテムの添付ファイルが {Attachments} になります。画像はプレースホルダー画像に、ファイルは {ATTACH:Attachments} に使えます。

Dataverse の行から：

列	テンプレートでの扱い
テキスト、整数、小数、通貨	Dataverse 自体が書式設定したテキスト（通貨記号、区切り文字）。number、sum、並べ替え、条件には元の数値を使います。
日付と時刻	テンプレートのタイムゾーンで出力されます。
はい/いいえ	列自体のラベル。{#if} では、はいかいいえとして読み取ります。
選択肢	ラベル。選択肢（複数選択）はラベルのリストになります。
参照	関連する行の名前を出力するネストしたレコード。{Customer.Primary_Contact.Email} のようにさらに先まで読み取れます。1つのドキュメントで読み取る関連行は250件までで、それを超えても参照は名前を出力します。
画像、ファイル、メモ	画像とファイル。プレースホルダー画像や {ATTACH:…} に使えます。

プレースホルダーは、列の表示名から名付けられます。

書き戻されるもの

リストやテーブルを読み取るテンプレートは、ドキュメントの元になったアイテムや行に書き込めます。

	SharePoint リスト	Dataverse
ステータス	テキスト列。1行テキストの列では、その長さで切り詰められます。	テキスト列。最大長で切り詰められます。
ドキュメント	アイテムの 添付ファイル として保存します。またはライブラリ（既定ではサイトの既定のライブラリにある AutomaDoc フォルダー）に保存し、そのリンクをテキスト列、メモ列、ハイパーリンク列に書き込みます。	ファイル 列に保存するか、行の メモ（件名 AutomaDoc document）として保存します。

置き換えと、以前のドキュメントの保持について：

• SharePoint の添付ファイル：置き換え では同じ名前の添付ファイルだけが置き換わり、アイテムのほかの添付ファイルはそのまま残ります。追加 では、新しいファイルが name (2).pdf として追加されます。
• 追加 モードの SharePoint のメモ列では、すでにあるリンクが1行に1つずつ残ります。
• Dataverse のファイル列が持てるファイルは1つです。置き換え では上書きし、追加 では列が空のときだけ保存します（空でない場合、ドキュメントは保存されず、警告が出ます）。
• Dataverse のメモ：追加 では毎回メモを追加します。置き換え では新しいメモを追加してから、同じ件名でファイル付きの以前のメモを削除します。行のほかのメモには一切触れません。組織の添付ファイルのサイズ上限が適用されます。

結合ドキュメント（複数のアイテムや行から1つのドキュメント）は、そのそれぞれに書き込まれます。

実行する

リストやテーブルを読み取るテンプレートは、HTTPトリガーで実行します。SharePoint のアイテム ID、または Dataverse の行の GUID を recordId として、会社 API キーとともに呼び出します。ログインする人がその場にいないため、テンプレートは 所有者の 接続で読み取ります。所有者が接続を解除したり、接続が失効したりすると、所有者が 接続 ページで再接続するか、誰かがテンプレートを引き継ぐまで、テンプレートは自動では実行されなくなります。HTTPトリガーには、会社に Pro、トライアル、または Business シートが1つ以上必要です。プラン、シート、パックを参照してください。