PDF 内の添付ファイル

プレースホルダーを使うと、添付ファイルフィールドのファイル名だけでなく、ファイルそのもの を生成する PDF に入れられます。領収書を末尾に付けた経費精算書、仕入先の請求書を後ろに付けた支払依頼書、写真付きの点検報告書などです。

末尾にファイルを追加する

Word テンプレートで、プレースホルダーを 1行に単独で 置きます。

{ATTACH:Receipts}

PDF では、ドキュメント本体のページの後に、Receipts フィールドのすべてのファイルがフィールド内の順番どおりに続きます。

PDF ファイル：そのページがそのまま入ります。
画像（PNG、JPEG、WebP、GIF）：1ページに1枚ずつ、余白を取ってページに収め、スマートフォンで撮影したときの向きに合わせて正しい向きに直します。
Word、Excel、PowerPoint ファイル（OpenDocument と RTF も）：PDF に変換してから追加します。
それ以外のファイル（ZIP、動画など）は入らず、ドキュメントの警告にそのファイル名が表示されます。

プレースホルダーを置いた行は、ドキュメントから削除されます。

プレースホルダーは複数使えます。それぞれのファイルは、プレースホルダーが現れる順に続きます。{ATTACH:*} は、すべての添付ファイルフィールドのファイルをフィールドの順に追加します。

「変数」画面では、添付ファイルフィールドごとに両方の書き方が PDF内のファイル の下に表示されます。

指定の位置にファイルを追加する

| inline を付けると、ファイルを末尾ではなくドキュメント内のその位置に入れられます。

Receipts:
{ATTACH:Receipts | inline}
Approved by: ________

ドキュメントはそこでいったん区切られ、ファイルのページが続き、その後ドキュメントが新しいページから再開します。フッターのページ番号は、添付したページも含めて通しで数えられます。

表やテキストボックスの中にある inline のプレースホルダーには、ページ全体を入れられません。そのファイルは末尾に追加され、警告が出ます。

ファイルの取得元

プレースホルダー	ファイル
`{ATTACH:Receipts}`	レコードの Receipts フィールド
`{ATTACH:Supplier.Contract}`	リンク先の Supplier レコードの Contract フィールド
`{ATTACH:*}`	レコードのすべての添付ファイルフィールド
`{ATTACH:Records.Receipts}`	一覧ドキュメントで、各レコードの領収書をレコード順に
`{#Records}` … `{ATTACH:Receipts}` … `{/Records}`	各レコードの領収書（レコード順）

レコードごとに1ページのドキュメントでは、{ATTACH:Receipts} は各レコード自身のフィールドを指します。テンプレートの最後に | inline 付きで置くと、各レコードの直後にそのレコードの領収書が続きます。| inline を付けない場合は、最後のレコードの後に、すべての領収書がレコード順にまとめて続きます。

承認ドキュメントでも、同じ方法でフォームの 添付ファイル と画像フィールドを添付できます: {ATTACH:Quotation}。

表示されない {#if} ブロック内のプレースホルダーは、何も添付しません。

PDF のみ

添付ファイルが追加されるのは PDF ドキュメントだけです。テンプレートの出力形式が Word または PNG の場合、プレースホルダーは削除され、添付ファイルは PDF にしか入らない旨がドキュメントの警告に表示されます。複数レコードから1つの文書を作るテンプレートは、PNG に設定していても PDF で作成されるため、添付ファイルも入ります。

上限

1つのドキュメントにつき、最大 50 ファイル、添付ページ 300 ページ、ファイル合計 40 MB、1ファイルあたり 20 MB までです。上限を超えたファイルは入らず、警告に一覧表示されます。ドキュメント自体は生成されます。4,000万画素 を超える PNG、WebP、GIF の画像も、警告とともに除外されます。

パスワードで保護された PDF や破損した PDF、変換ツールで開けないファイルは、そのファイル名を示す警告とともに除外されます。これによってドキュメントの生成が失敗することはありません。

知っておくとよいこと

ファイルを添付すると PDF のサイズが大きくなり、生成にも時間がかかります。Office ファイルは1つずつ個別に変換されるためです。
大きな写真はフル画質のまま追加されます。PDF が大きくなりすぎる場合は、小さめの画像を添付するか、先に PDF にしてから添付するよう、同僚に依頼してください。
署名依頼した文書は、添付ファイルを含まない形で署名されます。署名済み PDF には添付ファイルは入りません。