Google Forms และ Apps Script

ส่วนเสริม Sheets สร้างเอกสารเมื่อคุณคลิก สร้าง หากต้องการสร้างเอกสารโดยไม่ต้องมีใครคลิก เช่น ใบประกาศนียบัตรสำหรับคำตอบแต่ละรายการของฟอร์ม หรือใบเสนอราคาเมื่อมีการติ๊กแถว ให้ใช้ Apps Script สั้น ๆ ส่งข้อมูลไปยัง API เอกสาร ของ AutomaDoc แล้วจัดการไฟล์ตามที่ต้องการ: บันทึกลงใน Drive ส่งทางอีเมล หรือเขียนลิงก์ลงในชีต

สคริปต์ทำงานในบัญชี Google ของคุณ ภายใต้กฎ Apps Script ตามปกติของ Google AutomaDoc เห็นเฉพาะ JSON ที่สคริปต์ส่งมาเท่านั้น

สิ่งที่ต้องมี

1. เทมเพลต ใช้เทมเพลต AutomaDoc ใดก็ได้: JSON ที่สคริปต์ส่งคือระเบียน จึงไม่ได้ใช้แหล่งข้อมูลของเทมเพลตเอง ตัวแทนค่าตั้งชื่อตามคีย์ที่สคริปต์ส่ง (ดูชื่อ)
2. ID ของเทมเพลต ในพอร์ทัลบริษัท เปิด เทมเพลต เปิดเมนูของเทมเพลต แล้วเลือก คัดลอก ID เทมเพลต
3. คีย์ API คีย์ API ของบริษัท ซึ่งผู้ดูแลระบบสร้างในพอร์ทัลบริษัทที่ คีย์ API (ขึ้นต้นด้วย amk_ และแสดงเพียงครั้งเดียว) หรือคีย์ของเทมเพลตเองสำหรับเทมเพลต Lark Base ซึ่งเปิดได้เฉพาะเทมเพลตนั้น ขอบเขตของคีย์ยิ่งแคบยิ่งดี เพราะใครก็ตามที่แก้ไขสคริปต์ได้ก็อ่านคีย์ได้

สูตร: เอกสารสำหรับทุกคำตอบของฟอร์ม

สคริปต์นี้ผูกอยู่กับฟอร์ม สำหรับแต่ละคำตอบ สคริปต์จะสร้าง PDF บันทึกลงในโฟลเดอร์ Drive และส่งทางอีเมลไปยังผู้ตอบ

1. เปิดฟอร์มใน Google Forms เปิดเมนู ⋮ แล้วเลือก Apps Script
2. ในเครื่องมือแก้ไข Apps Script เปิด Project Settings แล้วเพิ่มพร็อพเพอร์ตีของสคริปต์ชื่อ AUTOMADOC_API_KEY โดยใส่คีย์ของคุณเป็นค่า คีย์จะได้ไม่อยู่ในโค้ด
3. แทนที่เนื้อหาของ Code.gs ด้วยสคริปต์ด้านล่าง แล้วกรอก TEMPLATE_ID และ FOLDER_ID (ส่วนสุดท้ายของที่อยู่โฟลเดอร์ Drive หลัง /folders/)
4. เลือก setUp ในรายการฟังก์ชันแล้วคลิก Run หนึ่งครั้ง Google จะขอให้คุณอนุญาตให้สคริปต์เชื่อมต่อกับบริการภายนอก ใช้ Drive ของคุณ และส่งอีเมลในนามของคุณ

จากนั้นการส่งฟอร์มทุกครั้งจะเรียก handleSubmit การทำงานและข้อผิดพลาดจะแสดงอยู่ใต้ Executions ในเครื่องมือแก้ไข

const AUTOMADOC_API = 'https://api.automadoc.cc';
const TEMPLATE_ID = 'PASTE-THE-TEMPLATE-ID';
const FOLDER_ID = 'PASTE-THE-DRIVE-FOLDER-ID';

/** Run once: creates the trigger that calls handleSubmit on every response. */
function setUp() {
  ScriptApp.newTrigger('handleSubmit')
    .forForm(FormApp.getActiveForm())
    .onFormSubmit()
    .create();
}

function handleSubmit(e) {
  const response = e.response;

  // One key per question: its title is the placeholder's name.
  const data = {};
  response.getItemResponses().forEach(function (itemResponse) {
    data[itemResponse.getItem().getTitle()] = answerOf(itemResponse.getResponse());
  });
  data['Submitted'] = Utilities.formatDate(
    response.getTimestamp(), Session.getScriptTimeZone(), 'yyyy-MM-dd HH:mm');

  const doc = createDocument(data);
  const file = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID).createFile(downloadFile(doc));
  console.log('Saved ' + file.getName() + ': ' + file.getUrl());

  // Needs "Collect email addresses" in the form's settings.
  const email = response.getRespondentEmail();
  if (email) {
    MailApp.sendEmail({
      to: email,
      subject: doc.filename,
      body: 'Thank you. Your document is attached.',
      attachments: [file.getBlob()],
    });
  }
}

/** Grid questions answer with a list of lists, which the API refuses: one text instead. */
function answerOf(value) {
  if (Array.isArray(value) && value.some(Array.isArray)) {
    return value.map(function (row) { return [].concat(row).join(', '); }).join('; ');
  }
  return value;
}

/** Fills the template and waits until the document is finished. */
function createDocument(data) {
  let doc = callApi(AUTOMADOC_API + '/api/v1/templates/' + TEMPLATE_ID + '/documents?wait=20', {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    payload: JSON.stringify({ data: data, format: 'pdf' }),
  });
  // Not finished within the 20 seconds: read its status every 5 seconds, for up to 4 minutes.
  for (let i = 0; doc.status === 'processing' && i < 48; i++) {
    Utilities.sleep(5000);
    doc = callApi(doc.statusUrl);
  }
  if (doc.status !== 'completed') {
    throw new Error(doc.error || 'The document is still being made: ' + doc.statusUrl);
  }
  if (doc.warnings) console.log(doc.warnings.join('\n'));
  return doc;
}

/** The finished file, as a blob named like the document. */
function downloadFile(doc) {
  const response = UrlFetchApp.fetch(doc.statusUrl + '/file', {
    headers: { 'X-Webhook-API-Key': apiKey() },
    muteHttpExceptions: true,
  });
  if (response.getResponseCode() !== 200) {
    throw new Error('Download failed: ' + response.getContentText());
  }
  return response.getBlob().setName(doc.filename);
}

function callApi(url, options) {
  options = options || {};
  options.headers = { 'X-Webhook-API-Key': apiKey() };
  options.muteHttpExceptions = true;
  const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  const body = JSON.parse(response.getContentText());
  if (response.getResponseCode() >= 400) throw new Error(body.code + ': ' + body.error);
  return body;
}

function apiKey() {
  return PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('AUTOMADOC_API_KEY');
}

สิ่งที่เกิดขึ้นในการเรียกแต่ละครั้ง:

• POST /api/v1/templates/{templateId}/documents?wait=20 ส่ง { "data": …, "format": "pdf" } เมื่อมี wait คำตอบจะมาเมื่อเอกสารเสร็จ (200) หรือหลังจาก 20 วินาที (202 ยังเป็น processing) format ยังเป็น "native" (รูปแบบ Word, Excel หรือ PowerPoint ของเทมเพลตเอง) หรือ "png" ได้ และ filename ใช้ตั้งรูปแบบชื่อไฟล์สำหรับการเรียกครั้งนี้
• GET /api/v1/documents/{generationId} (คือ statusUrl ในคำตอบ) อ่าน status: processing, completed หรือ failed พร้อมเหตุผลใน error เอกสารที่เสร็จแล้วมี filename และ downloadUrl
• GET /api/v1/documents/{generationId}/file ส่งคืนตัวไฟล์ ด้วยคีย์เดียวกัน

หากต้องการเพียงลิงก์ ให้ข้าม downloadFile: doc.downloadUrl เปิดไฟล์ได้โดยไม่ต้องใช้คีย์ ตราบเท่าที่บริษัทของคุณเก็บเอกสารที่สร้างไว้ (30 วัน หากตั้งให้เก็บไว้ไม่มีกำหนด) การอ่านสถานะแต่ละครั้งจะให้ลิงก์ใหม่

สูตร: เอกสารเมื่อมีการติ๊กช่องในชีต

ฟังก์ชันช่วยชุดเดียวกันใช้ได้จากสเปรดชีต เปิดสเปรดชีต เลือก ส่วนขยาย → Apps Script เพิ่มพร็อพเพอร์ตีของสคริปต์ แล้ววางฟังก์ชันช่วยด้านบน (createDocument, downloadFile, callApi, apiKey และค่าคงที่ทั้งสามตัว) พร้อมโค้ดนี้แทน setUp และ handleSubmit

แท็บในตัวอย่างนี้ชื่อ Orders แถว 1 เก็บชื่อคอลัมน์ คอลัมน์ช่องทำเครื่องหมายชื่อ Generate ใช้เริ่มสร้างเอกสาร และคอลัมน์ชื่อ Document ใช้รับลิงก์

const SHEET_NAME = 'Orders';

/** Run once: creates the trigger that calls handleEdit on every edit. */
function setUp() {
  ScriptApp.newTrigger('handleEdit')
    .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
    .onEdit()
    .create();
}

function handleEdit(e) {
  const sheet = e.range.getSheet();
  // Only a single checkbox ticked on a data row of the right tab
  if (sheet.getName() !== SHEET_NAME || e.range.getRow() < 2 || e.value !== 'TRUE') return;

  const headers = sheet.getRange(1, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getDisplayValues()[0];
  if (headers[e.range.getColumn() - 1] !== 'Generate') return;

  const row = e.range.getRow();
  const values = sheet.getRange(row, 1, 1, headers.length).getDisplayValues()[0];
  const data = {};
  headers.forEach(function (header, i) {
    if (header && header !== 'Generate' && header !== 'Document') data[header] = values[i];
  });

  const doc = createDocument(data);
  const file = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID).createFile(downloadFile(doc));
  const linkColumn = headers.indexOf('Document') + 1;
  if (linkColumn > 0) sheet.getRange(row, linkColumn).setValue(file.getUrl());
}

ทริกเกอร์ต้องเป็นแบบติดตั้งได้ (installable) ที่ setUp สร้าง ฟังก์ชันที่ชื่อ onEdit จะทำงานเป็นทริกเกอร์แบบง่าย ซึ่ง Google ไม่อนุญาตให้เรียกบริการภายนอก

getDisplayValues() ส่งแต่ละเซลล์ตามที่ชีตแสดง ตัวเลขจึงมาถึงเป็นข้อความที่ชีตจัดรูปแบบแล้ว หากต้องการใช้ตัวกรองอย่าง number, currency หรือ sum กับคอลัมน์ใด ให้ส่งค่าของคอลัมน์นั้นจาก getValues() แทน

ชื่อ

แต่ละคีย์จะกลายเป็นชื่อตัวแทนค่าแบบเดียวกับชื่อคอลัมน์หรือชื่อฟิลด์: ช่องว่าง จุด และสัญลักษณ์อื่นจะกลายเป็น _ ตัวอักษรและตัวเลขของทุกภาษาจะคงไว้ และตัวพิมพ์เล็กใหญ่มีผล

คำถามหรือคอลัมน์	ตัวแทนค่า
Full name	{Full_name}
Invoice No.	{Invoice_No_}
Submitted (สคริปต์เพิ่มให้)	{Submitted}

ชื่อคำถามที่ไม่มีตัวอักษรหรือตัวเลขเลยจะถูกปฏิเสธ (DATA_INVALID_NAME) และชื่อคำถามสองชื่อที่กลายเป็นชื่อเดียวกันก็จะถูกปฏิเสธ (DATA_NAME_COLLISION) คำถามแบบช่องทำเครื่องหมายจะตอบเป็นรายการ ซึ่งจะพิมพ์ออกมาคั่นด้วยจุลภาค

วันที่ที่ส่งเป็นข้อความโดยไม่มีเขตเวลา เช่น 2026-10-17 09:30 จะถูกอ่านตามเขตเวลาของเทมเพลต ตัวกรอง date จึงจัดรูปแบบใหม่ได้

รูปภาพ ต้องเป็นที่อยู่เว็บสาธารณะ (https:// หรือ http://) ส่งไปในตำแหน่งที่เทมเพลตมีรูปภาพตัวแทน ไฟล์ที่อัปโหลดผ่านคำถามในฟอร์มเป็นไฟล์ส่วนตัวใน Drive ของเจ้าของฟอร์ม AutomaDoc ดึงไฟล์เหล่านั้นไม่ได้ และคำตอบของคำถามนั้นมีเพียง ID ของไฟล์ จึงไม่ควรใส่คำถามประเภทนี้ในเทมเพลต

ขีดจำกัดและค่าใช้จ่าย

คำขอต่อเทมเพลต	60 ครั้งต่อนาที
เอกสารต่อบริษัท	600 ฉบับต่อนาที รวมทุกระบบอัตโนมัติ
การอ่านสถานะต่อเอกสาร	60 ครั้งต่อนาที การดาวน์โหลดไฟล์มีโควตา 60 ครั้งแยกต่างหาก
wait	สูงสุด 25 วินาที
ขนาดเนื้อหาคำขอ	1 MB
จำนวนอักขระในค่าหนึ่งค่า	100,000

การปฏิเสธจะส่งกลับมาพร้อม code และ error และสคริปต์ด้านบนจะหยุดทำงานโดยบันทึกทั้งสองค่าไว้ในบันทึก Executions RATE_LIMITED (429) หมายถึงเรียกมากเกินไปในนาทีนั้น ฟอร์มที่อาจได้รับคำตอบจำนวนมากพร้อมกันควรดักข้อผิดพลาดนี้แล้วลองอีกครั้งในอีกสักครู่ ข้อมูลอ้างอิง API แสดงรหัสทั้งหมด

Google หยุดการทำงานของสคริปต์แต่ละครั้งหลังจาก 6 นาที สคริปต์จึงหยุดอ่านสถานะหลังจาก 4 นาที เอกสารที่ยังสร้างไม่เสร็จในตอนนั้นจะไม่สูญหาย: statusUrl ในข้อผิดพลาดยังคงตอบกลับอยู่

เอกสารที่สร้างด้วยวิธีนี้เป็นเอกสารอัตโนมัติ โดยจะนับจากโควตาระบบอัตโนมัติของที่นั่ง Business ก่อน จากนั้นจากโควตาฟรีรายเดือน แล้วจึงจากแพ็กเอกสารของคุณ เมื่อใช้หมดทั้งสามส่วน API จะตอบ QUOTA_EXCEEDED ในแผน Free เอกสารจะมีบรรทัดท้ายกระดาษ “Generated with AutomaDoc” เว้นแต่บริษัทของคุณมีแพ็กที่ซื้อไว้