รายการ SharePoint และ Dataverse

ลิสต์ SharePoint และตาราง Dataverse (ตารางเบื้องหลัง Power Apps และ Dynamics 365) ใช้เป็นข้อมูลของเทมเพลตได้: รายการหนึ่งในลิสต์หรือแถวหนึ่งในตารางจะกลายเป็นเอกสารหนึ่งฉบับ

เชื่อมต่อ

แต่ละอย่างเชื่อมต่อแยกกันในหน้า การเชื่อมต่อ ของพอร์ทัลบริษัท ใต้ การเชื่อมต่อข้อมูลของคุณ ด้วยการเข้าสู่ระบบ Microsoft 365 ของคุณเอง:

• รายการ SharePoint: รายการในลิสต์และไฟล์แนบ ในไซต์ที่คุณเข้าถึงได้ เขียนค่ากลับไปยังคอลัมน์สถานะและลิงก์ได้
• Dataverse (Power Apps): ตารางในสภาพแวดล้อม Power Apps ของคุณ เมื่อเชื่อมต่อแล้ว หน้านี้จะแสดง สภาพแวดล้อม Dataverse ที่คุณเข้าถึงได้ พร้อมที่อยู่และภูมิภาค

คลิก เชื่อมต่อ อนุมัติคำขอที่ Microsoft แล้วแถวนั้นจะแสดง เชื่อมต่อแล้ว SharePoint ขอสิทธิ์อ่านและเขียนลิสต์ในไซต์ที่คุณเข้าถึงได้ (Sites.ReadWrite.All) ซึ่งองค์กรส่วนใหญ่ให้เฉพาะผู้ดูแลระบบเป็นผู้อนุมัติ ส่วน Dataverse ขอสิทธิ์เข้าถึงในนามของคุณ (user_impersonation) หากผู้ดูแลระบบต้องอนุมัติก่อน หน้านี้จะแสดง ลิงก์ขอความยินยอมจากผู้ดูแลระบบ ให้คุณส่งต่อ ดูความยินยอมจากผู้ดูแลระบบสำหรับ Microsoft 365 และการเชื่อมต่อข้อมูลของคุณ

AutomaDoc อ่านและเขียนได้เฉพาะสิ่งที่บัญชีของคุณเองทำได้เท่านั้น

สร้างเอกสารด้วย Power Automate

ตัวเชื่อมต่อ AutomaDoc สร้างเอกสารจากรายการในลิสต์หรือแถวในโฟลว์:

1. สร้างเทมเพลต โฟลว์เติมข้อมูลลงในเทมเพลตใดก็ได้ของบริษัทคุณ หากต้องการสร้างเทมเพลตสำหรับโฟลว์ ให้ใช้พอร์ทัลบริษัทที่หน้า เทมเพลต (เทมเพลต API ใหม่) หรือใช้ Word กับส่วนเสริม Word ซึ่งอ่านฟิลด์จากตัวอย่าง JSON ได้ด้วย
2. เริ่มโฟลว์ด้วย SharePoint → When an item is created หรือ Dataverse → When a row is added, modified or deleted
3. เพิ่ม AutomaDoc → Generate a document แล้วจับคู่คอลัมน์ของรายการหรือแถวกับช่องป้อนข้อมูลของเทมเพลต
4. บันทึกไฟล์ไว้ในที่ที่ต้องการ เช่น เป็นไฟล์แนบของรายการ หรือในไลบรารีเอกสาร แล้วเขียนสถานะหรือลิงก์กลับด้วย Update item ของ SharePoint หรือ Update a row ของ Dataverse

Power Automate และ Power Apps อธิบายโฟลว์ที่สมบูรณ์ทีละขั้นตอน โฟลว์ส่งค่า ไม่ใช่ไฟล์: ช่องป้อนข้อมูลรูปภาพต้องเป็นที่อยู่เว็บสาธารณะ (https:// หรือ http://) ลิงก์ SharePoint หรือ OneDrive ที่ต้องเข้าสู่ระบบจึงดึงมาไม่ได้

เทมเพลตที่อ่านลิสต์หรือตาราง

เทมเพลตยังอ่านลิสต์ SharePoint หรือตาราง Dataverse ได้เองด้วย หน้า เทมเพลต ของพอร์ทัลบริษัทจะแสดงเทมเพลตเหล่านี้พร้อมแหล่งข้อมูล รายการ SharePoint หรือ Dataverse และคุณเขียนและเผยแพร่เทมเพลตเหล่านี้ในส่วนเสริม Word ซึ่งแท็บ ฟิลด์ จะอ่านคอลัมน์ของลิสต์หรือตารางด้วยการเชื่อมต่อของคุณ

สิ่งที่ AutomaDoc อ่าน

ชื่อคอลัมน์จะกลายเป็นตัวแทนค่า: ช่องว่าง จุด และอักขระอื่นที่ตัวแทนค่าใช้ไม่ได้จะกลายเป็นขีดล่าง (Due Date คือ {Due_Date}) นอกจากนี้ยังมี {Record_ID}, {Template_Name}, {Table_Name} และ {Print_Time} เสมอ

จากรายการในลิสต์ SharePoint:

คอลัมน์	ในเทมเพลต
ข้อความ ตัวเลข สกุลเงิน ค่าที่คำนวณ	ค่านั้น ตัวเลขและสกุลเงินเก็บค่าดิบไว้สำหรับ number, sum และเงื่อนไข
ข้อความหลายบรรทัด	ข้อความ โดยข้อความแบบ Rich Text จะถูกแปลงเป็นข้อความธรรมดา
วันที่และเวลา	พิมพ์ตามเขตเวลาของเทมเพลต คอลัมน์ที่มีเฉพาะวันที่จะพิมพ์เป็นวันที่ตามที่ลิสต์แสดง
ตัวเลือก เมตาดาต้าที่มีการจัดการ	ป้ายกำกับ หากมีหลายค่าจะถูกนำมาต่อกัน
บุคคลหรือกลุ่ม	ชื่อของบุคคล และ {Owner.email} สำหรับที่อยู่อีเมล
ไฮเปอร์ลิงก์	ที่อยู่ ส่วน {Website.text} พิมพ์คำอธิบาย
รูปภาพ ภาพขนาดย่อ	รูปภาพ วางผ่านข้อความแสดงแทน (Alt Text) ของรูปภาพ
การค้นหา (Lookup)	ค่าเดียว: ระเบียนซ้อน {Customer.City} จึงอ่านคอลัมน์ของรายการที่ชี้ไปได้ หลายค่า: รายการสำหรับลูป {#Customer}…{/Customer} อ่านรายการที่ค้นหาได้สูงสุด 500 รายการต่อเอกสาร หากเกินกว่านั้น การค้นหาจะพิมพ์เป็นข้อความ
ไฟล์แนบ	ไฟล์แนบของรายการเป็น {Attachments}: รูปภาพสำหรับรูปภาพตัวแทน และไฟล์สำหรับ {ATTACH:Attachments}

จากแถวใน Dataverse:

คอลัมน์	ในเทมเพลต
ข้อความ จำนวนเต็ม ทศนิยม สกุลเงิน	ข้อความที่ Dataverse จัดรูปแบบเอง (สัญลักษณ์สกุลเงิน ตัวคั่น) และตัวเลขดิบสำหรับ number, sum การเรียงลำดับ และเงื่อนไข
วันที่และเวลา	พิมพ์ตามเขตเวลาของเทมเพลต
ใช่/ไม่ใช่	ป้ายกำกับของคอลัมน์เอง {#if} อ่านเป็นใช่หรือไม่ใช่
ตัวเลือก	ป้ายกำกับ ตัวเลือกแบบเลือกได้หลายค่า: รายการของป้ายกำกับ
การค้นหา (Lookup)	ระเบียนซ้อนที่พิมพ์ชื่อของแถวที่เกี่ยวข้อง {Customer.Primary_Contact.Email} จึงอ่านต่อไปได้อีก อ่านแถวที่เกี่ยวข้องได้สูงสุด 250 แถวต่อเอกสาร การค้นหาที่เกินกว่านั้นยังคงพิมพ์ชื่อ
รูปภาพ ไฟล์ บันทึกย่อ	รูปภาพและไฟล์ สำหรับรูปภาพตัวแทนหรือ {ATTACH:…}

ตัวแทนค่าตั้งชื่อตามชื่อที่แสดงของคอลัมน์

สิ่งที่ถูกเขียนกลับ

เทมเพลตที่อ่านลิสต์หรือตารางเขียนกลับไปยังรายการหรือแถวที่ใช้สร้างเอกสารได้:

	ลิสต์ SharePoint	Dataverse
สถานะ	คอลัมน์ข้อความ ข้อความบรรทัดเดียวจะถูกตัดตามความยาวของคอลัมน์	คอลัมน์ข้อความ ตัดตามความยาวสูงสุด
เอกสาร	เป็น ไฟล์แนบ ของรายการ หรือบันทึกในไลบรารี (ค่าเริ่มต้นคือโฟลเดอร์ AutomaDoc ในไลบรารีเริ่มต้นของไซต์) พร้อมลิงก์ในคอลัมน์ข้อความ บันทึกย่อ หรือไฮเปอร์ลิงก์	ลงใน คอลัมน์ไฟล์ หรือเป็น บันทึกย่อ ของแถว (หัวเรื่อง AutomaDoc document)

การแทนที่และการเก็บเอกสารก่อนหน้า:

• ไฟล์แนบของ SharePoint: แทนที่ จะแทนที่เฉพาะไฟล์แนบที่มีชื่อเดียวกัน ไฟล์แนบอื่นของรายการจะไม่ถูกแตะต้อง ต่อท้าย จะเพิ่มไฟล์ใหม่เป็น name (2).pdf
• คอลัมน์บันทึกย่อของ SharePoint ในโหมด ต่อท้าย จะเก็บลิงก์ที่มีอยู่แล้วไว้ บรรทัดละหนึ่งลิงก์
• คอลัมน์ไฟล์ของ Dataverse เก็บได้หนึ่งไฟล์: แทนที่ จะเขียนทับ และ ต่อท้าย จะบันทึกเฉพาะเมื่อคอลัมน์ว่าง (หากไม่ว่าง เอกสารจะไม่ถูกบันทึกและมีคำเตือน)
• บันทึกย่อของ Dataverse: ต่อท้าย จะเพิ่มบันทึกย่อทุกครั้ง แทนที่ จะเพิ่มบันทึกย่อใหม่ แล้วลบบันทึกย่อก่อนหน้าที่มีหัวเรื่องเดียวกันและมีไฟล์ บันทึกย่ออื่นของแถวจะไม่ถูกแตะต้องเลย ขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบขององค์กรคุณมีผลบังคับใช้

เอกสารรวม (เอกสารเดียวจากหลายรายการหรือหลายแถว) จะถูกเขียนลงในทุกรายการหรือทุกแถวนั้น

การเรียกใช้

เทมเพลตที่อ่านลิสต์หรือตารางทำงานด้วย HTTP Trigger: เรียกด้วย ID ของรายการ SharePoint หรือ GUID ของแถว Dataverse เป็น recordId พร้อมคีย์ API ของบริษัท เทมเพลตจะอ่านข้อมูลด้วยการเชื่อมต่อ ของเจ้าของเทมเพลต เพราะไม่มีใครอยู่ตรงนั้นเพื่อเข้าสู่ระบบ หากเจ้าของยกเลิกการเชื่อมต่อหรือการเชื่อมต่อหมดอายุ เทมเพลตจะหยุดทำงานอัตโนมัติจนกว่าเจ้าของจะเชื่อมต่อใหม่ในหน้า การเชื่อมต่อ หรือมีคนรับเทมเพลตไปดูแลแทน HTTP Trigger ต้องใช้ Pro ช่วงทดลองใช้ หรือที่นั่ง Business อย่างน้อยหนึ่งที่ในบริษัทของคุณ ดูแผน ที่นั่ง และแพ็กเอกสาร