สูตร Power Automate

แต่ละสูตรด้านล่างคือโฟลว์ระบบคลาวด์ของ Power Automate หนึ่งโฟลว์: ทริกเกอร์ของ Microsoft ขั้นตอนของ AutomaDoc ที่สร้างเอกสาร และขั้นตอนของ Microsoft ที่ส่งเอกสารออกไป สูตรเหล่านี้ถือว่าคุณเพิ่มตัวเชื่อมต่อ AutomaDoc พร้อมการเชื่อมต่อไว้แล้ว หากยังไม่ได้เพิ่ม ดูPower Automate และ Power Apps

ทั้งสามสูตรใช้การดำเนินการของ AutomaDoc สองอย่างเดียวกัน:

การดำเนินการ	สิ่งที่คุณกรอก	สิ่งที่ส่งให้ขั้นตอนถัดไป
Generate a document	Template (เลือกจากรายการ) จากนั้นช่องป้อนข้อมูลหนึ่งช่องต่อตัวแทนค่าแต่ละตัวของเทมเพลตนั้น และ Output Format (pdf, png หรือ native หากว่างไว้จะใช้การตั้งค่าของเทมเพลต)	Document ID, File Name, Status, Download URL, Warnings
Download document	Document ID ← Document ID จาก Generate a document	File Content

Generate a document จะรอจนกว่าเอกสารจะพร้อม และจะล้มเหลวพร้อมเหตุผลหากสร้างเอกสารไม่ได้ File Name Pattern และ Record ID อยู่ในพารามิเตอร์ขั้นสูงของการดำเนินการนี้

สิ่งที่นับรวมในโควตาของคุณ

Generate a document แต่ละครั้งที่เสร็จสมบูรณ์คือเอกสารอัตโนมัติหนึ่งฉบับ ในแผน Pro ไม่มีขีดจำกัด มิฉะนั้นจะหักจากเอกสารอัตโนมัติของที่นั่ง Business (20,000 ฉบับต่อปีต่อที่นั่ง) จากนั้นจากโควตาฟรีรายเดือน แล้วจึงจากแพ็กเอกสารของคุณ เอกสารที่ล้มเหลวจะไม่ถูกนับ และการรันที่ไม่ถึงขั้นตอนนี้ก็ไม่ถูกนับ ภายใน Apply to each การวนแต่ละรอบคือเอกสารหนึ่งฉบับ

เมื่อการอนุมัติเสร็จสิ้น

ขอให้ใครสักคนอนุมัติคำขอ และสร้างเอกสารเฉพาะเมื่อได้รับอนุมัติ เช่น ใบสั่งซื้อ หนังสือรับรองการลา หรือใบเสนอราคาที่ได้รับการอนุมัติ

ทริกเกอร์ อะไรก็ได้ที่เริ่มคำขอ สำหรับคำขอที่บันทึกในลิสต์ SharePoint ให้ใช้ SharePoint → When an item is created หากต้องการเริ่มด้วยตนเอง ให้ใช้ Manually trigger a flow พร้อมช่องป้อนข้อมูลที่ต้องการ

ขั้นตอน

1. Approvals → Start and wait for an approval
   • Approval type: Approve/Reject - First to respond
   • Title, Assigned to และ Details: จากทริกเกอร์ เช่น Title และที่อยู่อีเมลของผู้อนุมัติ
2. Control → Condition: Outcome (จาก Start and wait for an approval) is equal to Approve
3. ในสาขา True ให้เพิ่ม AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: เทมเพลตใบสั่งซื้อของคุณ
   • จับคู่ช่องป้อนข้อมูลของเทมเพลตจากเนื้อหาไดนามิกของทริกเกอร์ (Title, Amount, Supplier และอื่น ๆ) และจับคู่ข้อมูลการอนุมัติจาก Start and wait for an approval: Outcome, Response summary, Completion date
   • Output Format: pdf
4. AutomaDoc → Download document โดยให้ Document ID ← Document ID
5. ส่งเอกสาร ทางใดทางหนึ่งหรือทั้งสองทาง:
   • Office 365 Outlook → Send an email (V2): To ผู้ยื่นคำขอ ใต้ Attachments ให้ Attachments Name ← File Name และ Attachments Content ← File Content
   • SharePoint → Create file: Site Address และ Folder Path ของไลบรารีของคุณ File Name ← File Name และ File Content ← File Content

เนื้อหาไดนามิกที่ต้องจับคู่

ช่องป้อนข้อมูลของเทมเพลต	เนื้อหาไดนามิก
Request	Title (ทริกเกอร์)
Amount, Supplier	คอลัมน์ของคำขอเอง (ทริกเกอร์)
Decision	Outcome
Approval_note	Response summary
Approved_on	Completion date

Responses Approver name และ Responses Comments มาจากรายการที่มีหนึ่งค่าต่อผู้อนุมัติหนึ่งคน เมื่อคุณใช้ค่าเหล่านี้ Power Automate จึงวางขั้นตอนไว้ใน Apply to each ซึ่งจะสร้างเอกสารหนึ่งฉบับต่อผู้อนุมัติหนึ่งคน หากต้องการเอกสารฉบับเดียวต่อคำขอ ให้ใช้ Response summary แทน

สิ่งที่นับ หนึ่งเอกสารต่อคำขอที่ได้รับอนุมัติ คำขอที่ถูกปฏิเสธจะไปจบในสาขา False และไม่มีค่าใช้จ่าย

เมื่อได้รับคำตอบจาก Microsoft Forms

เปลี่ยนคำตอบแต่ละรายการของฟอร์มให้เป็นเอกสาร แล้วส่งกลับไปยังผู้ตอบ เช่น การยืนยันการลงทะเบียน คำขอใบเสนอราคา หรือรายงานการตรวจสอบ

ทริกเกอร์ Microsoft Forms → When a new response is submitted โดยใส่ฟอร์มของคุณใน Form Id

ขั้นตอน

1. Microsoft Forms → Get response details: Form Id เดียวกัน และ Response Id ← Response Id จากทริกเกอร์
2. AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: เทมเพลตการยืนยันของคุณ
   • จับคู่ช่องป้อนข้อมูลแต่ละช่องจาก Get response details: ทุกคำถามจะแสดงเป็นเนื้อหาไดนามิกภายใต้ชื่อคำถามของตัวเอง
   • Output Format: pdf
3. AutomaDoc → Download document โดยให้ Document ID ← Document ID
4. Office 365 Outlook → Send an email (V2): To ← Responders' Email และ Attachments Name ← File Name, Attachments Content ← File Content

เนื้อหาไดนามิกที่ต้องจับคู่

ช่องป้อนข้อมูลของเทมเพลต	เนื้อหาไดนามิก (Get response details)
Name, Company, Date	คำถามที่มีชื่อเดียวกัน
Email	Responders' Email
Submitted	Submission time

• Responders' Email จะมีค่าเฉพาะเมื่อฟอร์มบันทึกว่าใครเป็นผู้ตอบ (ฟอร์มสำหรับคนในองค์กรของคุณ) สำหรับฟอร์มที่ใครก็ตอบได้ ให้เพิ่มคำถามที่ขอที่อยู่อีเมล แล้วส่งไปยังคำตอบนั้นแทน
• คำถามที่ตอบได้หลายคำตอบจะให้คำตอบเป็นข้อความเดียวในวงเล็บเหลี่ยม เช่น ["Red","Blue"] และเทมเพลตจะพิมพ์ออกมาแบบนั้น หากต้องการพิมพ์เป็น Red, Blue ให้เติมช่องป้อนข้อมูลด้วยนิพจน์ join(json(<the answer>), ', ')
• ไฟล์ที่อัปโหลดผ่านฟอร์มจะถูกเก็บใน OneDrive หรือ SharePoint ซึ่งต้องเข้าสู่ระบบก่อน จึงใช้เติมรูปภาพตัวแทนไม่ได้: ช่องป้อนข้อมูลรูปภาพต้องเป็นที่อยู่เว็บสาธารณะ (https:// หรือ http://)

สิ่งที่นับ หนึ่งเอกสารต่อหนึ่งคำตอบ

เมื่อมีการสร้างรายการใน SharePoint

สร้างเอกสารจากคอลัมน์ของรายการใหม่ในลิสต์ แล้วเก็บไว้ข้างรายการนั้น: ในไลบรารีเอกสาร หรือเป็นไฟล์แนบของรายการเอง

ทริกเกอร์ SharePoint → When an item is created พร้อม Site Address และ List Name ของคุณ

ขั้นตอน

1. AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: เทมเพลตของคุณ
   • จับคู่ช่องป้อนข้อมูลแต่ละช่องจากคอลัมน์ของทริกเกอร์
   • Output Format: pdf
2. AutomaDoc → Download document โดยให้ Document ID ← Document ID
3. เก็บไฟล์ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง:
   • SharePoint → Create file: Site Address, Folder Path (เช่น /Shared Documents/Contracts), File Name ← File Name, File Content ← File Content
   • SharePoint → Add attachment: Site Address และ List Name เดียวกับทริกเกอร์ Id ← ID จากทริกเกอร์ File Name ← File Name, File Content ← File Content

เนื้อหาไดนามิกที่ต้องจับคู่

ประเภทคอลัมน์	เนื้อหาไดนามิกที่ใช้
ข้อความ ตัวเลข วันที่	ตัวคอลัมน์เอง
ตัวเลือก	คอลัมน์ Value
บุคคล	คอลัมน์ DisplayName (หรือ Email)
การค้นหา (Lookup)	คอลัมน์ Value

จับคู่ ID ของทริกเกอร์กับ Record ID ในพารามิเตอร์ขั้นสูงของ Generate a document เพื่อให้ {Record_ID} พิมพ์หมายเลขของรายการ

• ใช้ When an item is created ไม่ใช่ When an item is created or modified เพราะการเพิ่มไฟล์แนบเป็นการแก้ไขรายการ ซึ่งจะทำให้โฟลว์เริ่มใหม่อีกครั้ง
• การนำเข้ารายการจำนวนมากพร้อมกันจะเริ่มโฟลว์หนึ่งครั้งต่อรายการ หากเกิน 60 คำขอต่อนาทีสำหรับเทมเพลตเดียว ขั้นตอนนี้จะตอบ 429 และนโยบายการลองใหม่ของ Power Automate จะลองอีกครั้ง
• หากต้องการสร้างเอกสารเดียวจากหลายรายการ (ใบแจ้งยอด รายการ หรือฉลาก) ดูเอกสารเดียวจากหลายแถว

สิ่งที่นับ หนึ่งเอกสารต่อรายการใหม่หนึ่งรายการ