ข้ามไปยังเนื้อหา

การส่งคำขอลงนาม

AutomaDoc Sign ส่งเอกสารให้ผู้อื่นลงนามในเบราว์เซอร์ ทั้งบนโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ คุณอัปโหลดไฟล์ หนึ่งไฟล์หรือมากกว่า (หรือเลือกเอกสารที่ AutomaDoc สร้าง) ระบุว่าใครลงนามและลงนามตรงไหน แล้วกดส่ง ผู้ลงนามแต่ละคนจะได้รับลิงก์ส่วนตัว เมื่อทุกคนลงนามครบ AutomaDoc จะประทับลายเซ็นและค่าต่าง ๆ ลงใน PDF เพิ่มใบรับรองการเสร็จสิ้น แล้วส่งผลลัพธ์ให้คุณและทุกคนในคำขอ ใน API คำขอลงนาม เรียกว่า envelope (/api/v1/envelopes) ซึ่งเป็นสิ่งเดียวกัน

คุณส่งคำขอได้จากส่วน ลงนาม ในพอร์ทัลบริษัท หรือจาก API หากต้องการลงนามใน PDF ด้วยตัวเองโดยไม่มีผู้อื่น เกี่ยวข้อง ดู ลงนามด้วยตัวเอง

คำขอหนึ่งรายการมีเอกสารได้ 1 ถึง 10 ฉบับ แต่ละฉบับเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • PDF
  • ไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx) ประเภทไฟล์อ่านจากตัวไฟล์เอง ไม่ใช่จากชื่อไฟล์ ไฟล์ที่เปิดใช้มาโครจะถูกปฏิเสธ
  • เอกสารที่ AutomaDoc สร้าง จากแหล่งข้อมูลใดก็ได้ ไฟล์จะถูกคัดลอกเข้ามาในคำขอ คำขอจึงมีสำเนาของตัวเอง ไม่ว่าคุณจะตั้งระยะเวลาเก็บเอกสารที่สร้างไว้เท่าใด การสร้างเอกสารนั้นต้องเสร็จสมบูรณ์และยังเก็บไฟล์ไว้อยู่

เอกสารทุกฉบับจะถูกจัดเตรียมก่อนที่ใครจะวางช่องบนเอกสารได้ การจัดเตรียมทำงานเบื้องหลัง และใช้เวลาไม่กี่วินาที สำหรับไฟล์ส่วนใหญ่

  • ไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint จะถูกแปลงเป็น PDF แบบเดียวกับผลลัพธ์ของเทมเพลต
  • ช่องฟอร์ม ความคิดเห็น และคำอธิบายประกอบอื่น ๆ จะถูกวาดลงในหน้า สิ่งที่ลงนามจึงตรงกับสิ่งที่เห็นทุกประการ หลังจากนั้นจะแก้ไขอะไรบนหน้าไม่ได้อีก
  • ลิงก์ บุ๊กมาร์ก ไฟล์แนบ สคริปต์ เลเยอร์ และแท็กการเข้าถึงจะถูกลบออก และไฟล์จะถูกบีบอัด ทุกหน้าจึงแสดงผลเหมือนกัน ในทุกโปรแกรมดูไฟล์และบนกระดาษ
  • ระบบจะสร้างภาพของแต่ละหน้า ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณและผู้ลงนามเห็น

PDF ที่จัดเตรียมแล้วคือเอกสารที่ทุกคนลงนาม ลายนิ้วมือของเอกสารจะคงที่นับตั้งแต่นั้น

ขีดจำกัด
เอกสารต่อคำขอ 10
ไฟล์ที่อัปโหลดหนึ่งไฟล์ 25 MB
ไฟล์ที่อัปโหลดทั้งหมดของคำขอ 50 MB
จำนวนหน้า รวมทุกเอกสาร 300
เอกสารที่จัดเตรียมแล้วหนึ่งฉบับ 50 MB
เอกสารที่จัดเตรียมแล้วทั้งหมดของคำขอ 100 MB

เอกสารที่จัดเตรียมไม่ได้ (ใหญ่เกินไป มีหน้ามากเกินไป ไฟล์เสียหาย หรือแปลงไฟล์ไม่สำเร็จ) จะถูกทำเครื่องหมายว่า ล้มเหลวพร้อมเหตุผล ให้นำเอกสารนั้นออกแล้วอัปโหลดไฟล์ที่แก้ไขแล้ว

คำขอหนึ่งรายการมีผู้รับได้สูงสุด 20 คน แต่ละคนมีชื่อและบทบาท

  • ผู้ลงนาม: กรอกช่องของตนและลงนาม ผู้ลงนามทุกคนต้องมีช่องอย่างน้อยหนึ่งช่อง
  • CC: ไม่ต้องทำอะไร และจะได้รับ PDF ที่ลงนามแล้วพร้อมใบรับรองทางอีเมลเมื่อทุกคนลงนามครบ
  • ทางอีเมล AutomaDoc ส่งลิงก์ส่วนตัวทางอีเมลในชื่อ “ชื่อของคุณ ผ่าน AutomaDoc” การตอบกลับจะส่งไปยัง อีเมลของคุณเอง
  • เพื่อนร่วมงาน ซึ่งเป็นสมาชิกในบัญชี AutomaDoc ของคุณ จะได้รับข้อความจากบอท Lark หากใช้ AutomaDoc กับ Lark หรือได้รับทางอีเมลในกรณีอื่น
  • ด้วยลิงก์ที่คุณส่งต่อเอง ไม่มีการส่งอีเมลถึงใคร เมื่อส่งคำขอ คุณจะได้รับลิงก์ของบุคคลนั้นและส่งต่อเอง ทางแชต WhatsApp หรือช่องทางอื่น ใบรับรองจะระบุว่า “ผู้ส่งแชร์ลิงก์ให้” AutomaDoc จะไม่ส่งการแจ้งเตือนถึง บุคคลนี้ หากต้องการให้ลิงก์ใหม่ ให้ส่งลิงก์อีกครั้งจากคำขอ (ลิงก์เดิมจะใช้ไม่ได้อีก)

ผู้รับคนใดก็ได้อาจถูกขอให้ป้อนรหัสเข้าถึงก่อนเปิดเอกสาร คุณพิมพ์รหัสเอง (6 ถึง 128 ตัวอักษร) หรือให้ AutomaDoc สร้างรหัสให้แต่ละคน (16 ตัวอักษร แสดงให้คุณเห็นเพียงครั้งเดียวตอนส่ง) ก็ได้ ส่งรหัสให้บุคคลนั้นแยกจาก ลิงก์ ทางโทรศัพท์หรือช่องทางอื่น หากส่งลิงก์และรหัสในข้อความเดียวกันก็ไม่ได้ป้องกันอะไรเลย

ป้อนรหัสผิดห้าครั้งลิงก์จะถูกล็อก การส่งลิงก์อีกครั้งจากคำขอจะให้ลิงก์ใหม่แก่บุคคลนั้นและปลดล็อก ดูสิ่งที่ผู้ลงนาม เห็นได้ที่ การลงนามในเอกสาร

ผู้รับแต่ละคนมีหมายเลขลำดับ

  • ทุกคนใช้หมายเลขเดียวกัน: ทุกคนลงนามได้พร้อมกัน
  • 1, 2, 3: แต่ละคนลงนามหลังจากคนก่อนหน้าลงนามเสร็จ
  • ผสมกัน: 1, 1, 2 ให้สองคนลงนามพร้อมกัน แล้วคนที่สามลงนามเมื่อทั้งสองคนลงนามแล้ว

ผู้รับที่อยู่ลำดับถัดไปจะได้รับอีเมลเมื่อถึงคิวเท่านั้น (“ถึงตาคุณลงนาม”)

ช่องคือตำแหน่งที่ผู้ลงนามแต่ละคนลงนามหรือพิมพ์ข้อมูล ช่องเป็นของผู้ลงนามเท่านั้น (CC ไม่มีช่อง) และคำขอหนึ่งรายการ มีช่องได้สูงสุด 500 ช่อง

ช่อง สิ่งที่ผู้ลงนามทำ ขนาดเริ่มต้น (พอยต์)
ลายเซ็น กำหนดลายเซ็นครั้งเดียว (วาด พิมพ์ หรืออัปโหลด) แล้วลายเซ็นนั้นจะเติมช่องลายเซ็นทุกช่องของตน 160 × 48
อักษรย่อ เหมือนกัน สำหรับอักษรย่อ 64 × 40
ชื่อ เริ่มต้นด้วยชื่อของผู้รับ ซึ่งแก้ไขได้ 160 × 20
วันที่ลงนาม ไม่ต้องทำอะไร ระบบเติมให้เมื่อลงนามเสร็จ ตามเขตเวลาของคำขอและภาษาของผู้ลงนาม 110 × 20
ข้อความ พิมพ์ค่า 160 × 20
ช่องทำเครื่องหมาย ทำเครื่องหมาย 14 × 14
บริษัท พิมพ์ชื่อบริษัทของตน 160 × 20
อีเมล เริ่มต้นด้วยที่อยู่อีเมลที่ใช้ส่งคำขอ ซึ่งแก้ไขไม่ได้ 180 × 20

ทุกช่องเป็นแบบจำเป็นหรือไม่บังคับ และมีป้ายกำกับได้ไม่เกิน 100 ตัวอักษร ซึ่งจะแสดงให้ผู้ลงนามเห็นเป็นชื่อช่อง ช่องข้อความยังกำหนดความยาวสูงสุดได้ (ไม่เกิน 1,000 ตัวอักษร) ตรวจว่าค่าเป็นตัวเลขหรือที่อยู่อีเมล และกำหนดขนาด ฟอนต์เริ่มต้นได้ ค่าที่พิมพ์จะแสดงด้วยฟอนต์ Noto Sans และย่อขนาดให้พอดีกับกรอบ ช่องจะไม่เล็กกว่า 8 พอยต์

วางช่องได้สามวิธี

  • ด้วยตนเอง บนภาพของหน้า
  • จากแท็ก [[…]] ที่เขียนไว้ในเอกสาร เช่น [[sign:Client]] แต่ละบทบาทที่แท็กระบุจะกลายเป็นสล็อตที่คุณ มอบให้ผู้รับ ดู การวางช่องอัตโนมัติ
  • จากเลย์เอาต์ที่บันทึกไว้: เอกสารเดิม ช่องเดิม แต่ผู้รับใหม่ แผนฟรีเก็บเลย์เอาต์ได้ 3 รายการ ส่วนที่นั่งหรือ Pro เก็บได้ไม่จำกัด แต่ละรายการไม่เกิน 100 หน้า

API ยังวางช่องไว้ข้างข้อความที่พบในเอกสารได้ด้วย เรียกว่าจุดยึด

ก่อนส่ง คุณกำหนด

  • ชื่อเรื่อง จำเป็น ไม่เกิน 200 ตัวอักษร อีเมลจะแสดง 120 ตัวอักษรแรก
  • ข้อความถึงผู้รับ ไม่เกิน 1,000 ตัวอักษร ไม่บังคับ
  • วันหมดอายุ: 1 ถึง 120 วันหลังส่ง ค่าเริ่มต้น 30 วัน ผู้ลงนามจะเห็นกำหนดเวลาตามเขตเวลาของคำขอ
  • การแจ้งเตือน: ค่าเริ่มต้นทุก 3 วัน สูงสุด 3 ครั้ง เลือกได้ทุก 1 ถึง 30 วัน สูงสุด 10 ครั้ง หรือไม่แจ้งเตือนเลย
  • แนบใบรับรอง: เปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น ใบรับรองการเสร็จสิ้นจะถูกเพิ่มเป็นหน้าสุดท้ายของ PDF ที่ลงนามแล้วแต่ละไฟล์ หากปิด ใบรับรองจะเป็นไฟล์แยก ไม่ว่ากรณีใดระบบจะสร้างใบรับรองเสมอ

สิ่งที่ทำให้ส่งคำขอไม่ได้จะแสดงเป็นรายการก่อนส่ง เช่น เอกสารที่ยังจัดเตรียมอยู่หรือล้มเหลว ผู้ลงนามที่ไม่มีช่อง ผู้รับที่ไม่มีอีเมล ช่องที่อยู่นอกหน้า เลือกใช้รหัสเข้าถึงแต่ยังไม่ได้ตั้ง จำนวนหน้าหรือผู้รับมากเกินไป ระบบจะไม่ยอมให้ส่ง จนกว่ารายการนี้จะว่าง

  • คำเชิญ ทุกคนที่ถึงคิวจะได้รับลิงก์ของตน อีเมลจะระบุว่าลิงก์เป็นของส่วนตัวและห้ามส่งต่อ
  • การแจ้งเตือนเป็นไปตามกำหนดที่คุณตั้ง และส่งเฉพาะคนที่ถึงคิวและยังไม่ได้ลงนาม คุณแจ้งเตือนใครเองก็ได้ ได้ไม่เกินหนึ่งครั้งทุก 10 นาทีต่อคน
  • การส่งทุกครั้งจะออกลิงก์ใหม่ คำเชิญ การแจ้งเตือน “ถึงตาคุณลงนาม” หรือลิงก์ที่ส่งอีกครั้ง จะแทนที่ลิงก์เดิม ของบุคคลนั้น ซึ่งจะใช้ไม่ได้อีก ผู้ลงนามควรใช้อีเมลฉบับล่าสุด
  • ส่งไม่ถึง หากอีเมลถูกปฏิเสธหรือติดต่อเพื่อนร่วมงานไม่ได้ คุณจะได้รับแจ้ง และบุคคลนั้นยังใช้ลิงก์เดิมได้
  • ถูกปฏิเสธ ผู้ลงนามปฏิเสธพร้อมเหตุผลได้ คำขอจะปิดสำหรับทุกคน และคุณจะได้รับแจ้งพร้อมเหตุผล
  • ถูกยกเลิก คุณหรือผู้ดูแลบัญชีของคุณยกเลิกคำขอที่ยังเปิดอยู่ได้ โดยระบุเหตุผล ทุกคนที่เคยได้รับคำขอจะได้รับ อีเมลแจ้งว่าคำขอถูกยกเลิก พร้อมเหตุผลของคุณ
  • หมดอายุ คำขอที่ยังไม่เสร็จภายในวันหมดอายุจะปิด และคุณจะได้รับแจ้ง คำขอที่ทุกคนลงนามทันเวลาจะไม่หมดอายุ แม้ PDF ที่ลงนามแล้วจะใช้เวลาสร้างนานกว่าเล็กน้อย
  • เสร็จสมบูรณ์ เมื่อผู้ลงนามคนสุดท้ายลงนามเสร็จ ระบบจะสร้าง PDF ที่ลงนามแล้ว ซึ่งปกติใช้เวลาไม่กี่วินาที จากนั้น ผู้รับทุกคนที่มีอีเมล (ผู้ลงนามและ CC) จะได้รับไฟล์ โดยแนบมาพร้อมใบรับรองเมื่อไฟล์รวมกันไม่ถึง 3.5 MB หรือ เป็นลิงก์ดาวน์โหลดที่ใช้ได้ 30 วันในกรณีอื่น คุณจะได้รับแจ้งทางข้อความบอทหรืออีเมล

ทุกเหตุการณ์เหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในบันทึกการตรวจสอบของคำขอ

ลายเซ็น อักษรย่อ ค่าที่พิมพ์ เครื่องหมาย และวันที่ จะถูกวาดลงในเนื้อหาของหน้าใน PDF ที่จัดเตรียมแล้ว ไม่มี ช่องฟอร์มหรือคำอธิบายประกอบเหลือให้ใครแก้ไขได้

คุณดาวน์โหลดได้

  • เอกสารที่ลงนามแล้วแต่ละฉบับ โดยมีใบรับรองอยู่ท้ายเอกสารเมื่อเลือกแนบไว้
  • ใบรับรองการเสร็จสิ้นแยกต่างหาก
  • เมื่อมีเอกสารตั้งแต่สองฉบับ เอกสารทั้งหมดใน PDF เดียว: เอกสารที่ลงนามแล้วทุกฉบับตามลำดับ ตามด้วยใบรับรอง เมื่อเลือกแนบไว้

ใบรับรองใช้ภาษาของคำขอ และมีภาษาอังกฤษกำกับใต้ป้ายกำกับแต่ละรายการเมื่อภาษานั้นไม่ใช่ภาษาอังกฤษ เวลาจะแสดง ค่าความต่างจาก UTC ใบรับรองบันทึกข้อมูลต่อไปนี้

  • คำขอ: ID ชื่อเรื่อง ผู้ส่ง เวลาที่สร้าง ส่ง และเสร็จสมบูรณ์ และเขตเวลาของคำขอ
  • เอกสารแต่ละฉบับ: ชื่อ จำนวนหน้า และลายนิ้วมือ SHA-256 สามค่า ได้แก่ของไฟล์ต้นฉบับ (ไฟล์ที่อัปโหลดหรือคัดลอก เข้ามา) เอกสารที่ส่งให้ลงนาม (PDF ที่จัดเตรียมแล้วซึ่งทุกคนเห็น) และเอกสารที่ลงนามแล้ว (ก่อนเพิ่มใบรับรอง เพราะไฟล์ไม่สามารถบรรจุลายนิ้วมือของตัวเองได้)
  • ผู้รับแต่ละคน: บทบาท ช่องทางที่ใช้ติดต่อ วิธียืนยันตัวตน (การเข้าถึงลิงก์ หรือรหัสเข้าถึง) เวลาที่ยินยอมลงนาม ทางอิเล็กทรอนิกส์ เวลาที่เปิดดูและลงนาม ที่อยู่ IP และอุปกรณ์ (เบราว์เซอร์และระบบปฏิบัติการ) รวมถึงลายเซ็น และอักษรย่อ
  • บันทึกการตรวจสอบทีละเหตุการณ์ และแฮชของบันทึกการตรวจสอบ: ทุกเหตุการณ์เชื่อมกับเหตุการณ์ก่อนหน้าด้วย SHA-256 เหตุการณ์ใดที่ถูกลบหรือแก้ไขภายหลังจะทำให้สายโซ่ขาด

เหตุการณ์ “เปิดดู” และ “ลงนาม” ทุกครั้งยังบันทึกลายนิ้วมือของเอกสารที่บุคคลนั้นเห็นด้วย ระบบยังเก็บลายนิ้วมือของ แต่ละไฟล์ตามที่ส่งมอบไว้ด้วย ซึ่งเป็นค่าที่หน้าตรวจสอบใช้ตรวจ ส่วนท้ายของทุกหน้าในใบรับรอง ระบุว่า “Signed with AutomaDoc Sign”

  • คำขอที่เสร็จสมบูรณ์: PDF ที่ลงนามแล้ว ใบรับรอง ไฟล์ต้นฉบับ ไฟล์ที่จัดเตรียมแล้ว และบันทึกการตรวจสอบ จะเก็บไว้ จนกว่าคุณจะลบ ภาพของหน้าและรูปลายเซ็นจะถูกลบ 30 วันหลังเสร็จสมบูรณ์ แต่ลายเซ็นยังคงอยู่ใน PDF ที่ลงนามแล้ว และในใบรับรอง
  • คำขอที่ถูกปฏิเสธ ถูกยกเลิก และหมดอายุ: ทุกไฟล์จะถูกลบ 90 วันหลังปิดคำขอ
  • ฉบับร่างที่ไม่มีใครแก้ไขเป็นเวลา 30 วันจะถูกลบ
  • คุณลบไฟล์ของคำขอที่ปิดแล้วได้เองทุกเมื่อ

บันทึกการตรวจสอบจะไม่ถูกลบไปพร้อมกับไฟล์ ไฟล์ของคำขอเก็บแยกจากเอกสารที่สร้าง ระยะเวลาเก็บเอกสารที่สร้างของคุณ จึงไม่มีผลกับไฟล์เหล่านี้

บริการลงนามฟรีจะกลายเป็นเครื่องมือฟิชชิงได้หากเปิดกว้างโดยไม่มีข้อจำกัด การส่งจึงมีเพดาน ช่วงเวลานับแบบต่อเนื่อง (rolling) และผู้รับทุกคนนับรวม รวมถึง CC

ฟรี ที่นั่งหรือ Pro
คำขอที่ส่ง 3 รายการต่อชั่วโมง ไม่จำกัดรายชั่วโมง
ผู้รับ 20 คนต่อวัน (5 คนต่อวันใน 24 ชั่วโมงแรกของบัญชี) 1,000 คนต่อวัน

ฟรีในที่นี้หมายถึงไม่มีสิ่งใดที่ชำระให้ผู้ส่ง คือไม่มีที่นั่งของตนเองและไม่มี Pro คำขอที่ส่งจาก API นับเป็นแบบชำระเงิน เมื่อมีที่นั่ง Business หรือ Pro ที่มีผลอยู่ หากต้องการส่งถึงผู้รับมากกว่า 1,000 คนต่อวัน โปรดติดต่อฝ่ายสนับสนุน

อีเมลทุกฉบับที่ส่งถึงผู้รับจะลงท้ายด้วยลิงก์สำหรับรายงาน (“ไม่ได้คาดว่าจะได้รับอีเมลนี้ใช่ไหม รายงานได้ที่”) การรายงาน จะหยุดการส่งทั้งหมดจากบัญชี รวมถึงการแจ้งเตือน จนกว่าจะได้รับการตรวจสอบ

  • การส่งคำขอใช้เอกสารหนึ่งฉบับจากโควตารายเดือนของคุณ แล้วจึงใช้จากแพ็กเอกสาร คำขอหนึ่งรายการนับเป็นเอกสาร หนึ่งฉบับ ไม่ว่าจะมีเอกสาร ผู้รับ และผู้ลงนามกี่คนก็ตาม
  • คำขอที่เอกสารทุกฉบับสร้างโดย AutomaDoc ไม่มีค่าใช้จ่าย เพราะชำระไปแล้วตอนสร้างเอกสาร ข้อนี้ใช้กับการส่ง เอกสารที่สร้างครั้งแรก หากเอกสารที่สร้างนั้นเคยส่งในคำขออื่นแล้ว จะนับเป็นเอกสารหนึ่งฉบับอีกครั้ง เอกสารที่สร้าง หนึ่งฉบับอยู่ในคำขอที่เปิดอยู่ได้ครั้งละหนึ่งรายการเท่านั้น
  • ผู้มีที่นั่งและ Pro ส่งคำขอได้โดยไม่ใช้โควตา แต่เพดานข้างต้นยังมีผล
  • จาก API คำขอจะคิดค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารอัตโนมัติ Pro ครอบคลุมให้ ที่นั่ง Business ใช้โควตาระบบอัตโนมัติของที่นั่ง และในกรณีอื่นจะใช้โควตารายเดือน
  • ลงนามด้วยตัวเอง ฟรีและไม่จำกัดในทุกแผน

คำขอจะคิดค่าใช้จ่ายเมื่อคุณส่ง และไม่คืนให้หากถูกปฏิเสธ ถูกยกเลิก หรือหมดอายุ เมื่อโควตาและแพ็กใช้หมดแล้ว ระบบจะไม่ยอมให้ส่งจนกว่าคุณจะเติม ดู แผน ที่นั่ง และแพ็ก