ตัวออกแบบเทมเพลต

ตัวออกแบบเทมเพลตช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตได้เหมือนการจัดหน้าเพจ: ลากหัวเรื่อง ตารางรายละเอียด ตารางรายการ รูปภาพ หรือคิวอาร์โค้ดมาวางบนหน้า แล้วเลือกฟิลด์ที่จะใส่ลงไป เมื่อคุณเผยแพร่ AutomaDoc จะแปลงดีไซน์เป็นเทมเพลต Word ธรรมดา การสร้างเอกสาร PDF ไฟล์แนบ Webhook และการอนุมัติจึงทำงานเหมือนกับเทมเพลตที่คุณอัปโหลดเองทุกประการ

เปิดตัวออกแบบ

จากเทมเพลตของ Base: ในส่วนขยาย AutomaDoc ให้เปิดการตั้งค่าของเทมเพลต แล้วคลิก ออกแบบในเบราว์เซอร์ ตัวออกแบบจะเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ของพอร์ทัลบริษัท โดยโหลดฟิลด์ของตารางไว้ให้แล้ว หากมีระเบียนที่เลือกไว้ใน Base ตอนที่คุณคลิก ระบบจะใช้ระเบียนนั้นสำหรับ ดูตัวอย่างด้วยข้อมูลจริง

จากเทมเพลตการอนุมัติ: ในพอร์ทัลบริษัท ให้เปิด การอนุมัติ เลือกเทมเพลต แล้วคลิก ออกแบบแบบภาพ ข้างไฟล์เทมเพลต ระบบจะอ่านฟิลด์ของแบบฟอร์มการอนุมัติจาก Lark ทุกครั้งที่คุณเปิดตัวออกแบบ

สำหรับเทมเพลตของ Base คุณต้องมีสิทธิ์แก้ไข Base นั้น และสำหรับเทมเพลตการอนุมัติ คุณต้องเป็นผู้ดูแลแอป Lark ซึ่งเป็นสิทธิ์เดียวกับการอัปโหลดไฟล์เทมเพลต

เริ่มออกแบบ

ในครั้งแรก ให้เลือกวิธีเริ่มต้น:

• จากฟิลด์ของคุณ: ทุกฟิลด์จัดวางอยู่ในตาราง และแต่ละลิสต์ (ระเบียนที่เชื่อมโยง หรือตารางรายละเอียดของการอนุมัติ) จะเป็นตารางรายการ เป็นจุดเริ่มต้นเดียวกับ สร้างอัตโนมัติ ในส่วนขยาย (สร้างเทมเพลตเริ่มต้น สำหรับการอนุมัติ) แต่อยู่ในรูปบล็อกที่คุณจัดเรียงใหม่ได้
• หน้าว่าง: เริ่มจากศูนย์
• เลย์เอาต์: ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใบส่งของ หรือแบบฟอร์มขออนุมัติ ฟิลด์จะถูกเว้นไว้ให้คุณเลือกเอง และจนกว่าคุณจะเลือก ตัวออกแบบจะแสดงแต่ละฟิลด์เป็น เลือกฟิลด์ สีเหลืองอำพัน

สร้างหน้า

หน้าต่างแบ่งเป็นสามส่วน: บล็อกและฟิลด์ อยู่ทางซ้าย หน้า อยู่ตรงกลาง และ คุณสมบัติ ของสิ่งที่คุณเลือกอยู่ทางขวา บนหน้าจอขนาดเล็ก ให้เปิดแผงด้านข้างจากปุ่มที่ปลายทั้งสองด้านของแถบเครื่องมือ

บล็อก	หน้าที่
หัวเรื่อง	หัวข้อ มีให้เลือกสามขนาด
ข้อความ	ย่อหน้าที่มีฟิลด์อยู่ภายใน
ตารางรายละเอียด	ป้ายกำกับและค่าเรียงเป็นแถว แถวละหนึ่งหรือสองคู่ แบบเดียวกับส่วนหัวของแบบฟอร์มทั่วไป
ตารางรายการ	ตารางที่มีหนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการในลิสต์ พร้อมแถวรวมที่เลือกใส่ได้
รายการ	ค่าของฟิลด์ที่มีหลายค่า (ระเบียนที่เชื่อมโยง หรือฟิลด์หลายตัวเลือก) แสดงเป็นหัวข้อย่อย ทีละบรรทัด หรือรวมในบรรทัดเดียวพร้อมตัวคั่น
รูปภาพ	รูปภาพจากฟิลด์ไฟล์แนบ ปรับให้พอดีกับกรอบที่คุณกำหนดขนาดเป็นมิลลิเมตร
คิวอาร์โค้ด, บาร์โค้ด	โค้ดที่สร้างจากค่าของฟิลด์
ตราประทับ	ตราประทับหรือตราบริษัทของคุณ ลอยอยู่เหนือหน้าตรงตำแหน่งที่คุณลากไปวาง
ลายเซ็น	กรอบสำหรับให้ผู้อื่นลงนาม ใช้กับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มีให้ใช้ในเทมเพลตของ Base ที่สร้างหนึ่งเอกสารต่อหนึ่งระเบียน
คอลัมน์	สองหรือสามคอลัมน์วางเคียงกัน แต่ละคอลัมน์มีบล็อกของตัวเอง
เงื่อนไข	บล็อกที่จะแสดงในเอกสารเฉพาะเมื่อฟิลด์มีค่า หรือมีค่าที่กำหนด
เส้นคั่น, ช่องว่าง, ขึ้นหน้าใหม่	เส้น ช่องว่าง หรือหน้าใหม่

ลากบล็อกไปวางบนหน้า หรือคลิกบล็อกเพื่อเพิ่มไว้ใต้บล็อกที่เลือกอยู่ หากต้องการย้ายบล็อก ให้ลากที่จับทางซ้ายของบล็อกนั้น

ฟิลด์ในข้อความ

คลิกบนหน้าแล้วพิมพ์ได้เลย แทรกฟิลด์ ในแถบเครื่องมือ (หรือฟิลด์ในแท็บ ฟิลด์) จะใส่ฟิลด์ที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์เป็นชิปสีน้ำเงิน คลิกชิปเพื่อเลือกวิธีแสดงผล: เป็นตัวเลขพร้อมทศนิยม สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ วันที่ในรูปแบบที่คุณเลือก ตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์เล็ก รวมถึงสิ่งที่จะแสดงหากฟิลด์ว่าง สิ่งเหล่านี้คือฟิลเตอร์ชุดเดียวกับที่คุณพิมพ์ใน Word ได้

ตารางรายการและยอดรวม

เลือกลิสต์ในแผงคุณสมบัติ แล้วคอลัมน์แรก ๆ จะถูกเติมให้อัตโนมัติ สำหรับแต่ละคอลัมน์ ให้เลือกฟิลด์ หัวคอลัมน์ ความกว้าง และการจัดแนว แล้วติ๊ก รวมยอดคอลัมน์นี้ในแถวรวม เพื่อรวมยอดคอลัมน์นั้น คุณยังเลือกแสดงเพียงบางแถว เรียงลำดับแถว และจำกัดจำนวนแถวที่แสดงได้ด้วย โดยยอดรวมจะรวมเฉพาะแถวที่ตารางแสดงจริงเท่านั้น

ตารางจะแสดงแถวหัวตารางซ้ำที่ด้านบนของทุกหน้าที่ตารางต่อเนื่องไป หากไม่ต้องการ ให้ปิด แสดงแถวหัวตารางซ้ำทุกหน้า

รายการและตราประทับ

บล็อก รายการ จะแสดงค่าของฟิลด์ที่มีหลายค่า: เลือกฟิลด์ และสำหรับระเบียนที่เชื่อมโยง ให้เลือกว่าจะแสดงฟิลด์ใดของระเบียนนั้น เลือก หัวข้อย่อย ทีละบรรทัด หรือ บรรทัดเดียว (พร้อมตัวคั่นที่คุณพิมพ์) และเลือก แต่ละค่าครั้งเดียว เพื่อตัดค่าที่ซ้ำออก

ตราประทับ คือรูปภาพคงที่ (ตราบริษัท ตราประทับ หรือเครื่องหมาย “ชำระแล้ว”) ที่แสดงในทุกเอกสาร เลือกรูป PNG หรือ JPEG (PNG พื้นหลังโปร่งใสจะดูดีที่สุด) แล้วลากบนหน้าไปยังตำแหน่งที่ต้องการ เช่น เหนือเส้นลงนาม ตราประทับจะลอยอยู่เหนือข้อความและไม่กินพื้นที่ของตัวเอง หากต้องการวางไว้ใต้ข้อความ ให้เปิด อยู่หลังข้อความ

ซ่อนเมื่อว่าง

หัวเรื่อง ข้อความ รูปภาพ ตารางรายการ และรายการ สามารถตัดออกจากเอกสารได้เมื่อฟิลด์ของบล็อกนั้นว่าง: เปิด ซ่อนเมื่อว่าง บล็อกข้อความจะถูกซ่อนเมื่อฟิลด์แรกในบล็อกนั้นว่าง: บรรทัด “หมายเหตุ: …” จะหายไปเมื่อไม่มีหมายเหตุ และตารางรายการจะหายไปเมื่อไม่มีรายการ ใช้กับบล็อกที่อยู่ภายในเงื่อนไขไม่ได้

ตารางที่ทุกแถวถูกตัดออกด้วย เฉพาะบางแถว จะยังพิมพ์แถวหัวตาราง เพราะการซ่อนดูจากรายการทั้งหมด ไม่ใช่แถวที่ผ่านตัวกรอง

หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และหน้า

หัวกระดาษที่ด้านบนและท้ายกระดาษที่ด้านล่างของหน้าจะแสดงซ้ำในทุกหน้า ใส่ข้อความ รูปภาพ คอลัมน์ และเส้นคั่นได้ และระหว่างที่แก้ไข แถบเครื่องมือจะมีเลขหน้าและจำนวนหน้าทั้งหมดให้ใช้ คลิกบริเวณว่างของหน้าเพื่อเปิดการตั้งค่าหน้า: ขนาดกระดาษ แนวกระดาษ ระยะขอบ แบบอักษร ขนาดตัวอักษร และสีเน้นที่ใช้กับหัวเรื่องและหัวตาราง

แป้นพิมพ์

ปุ่ม	การทำงาน
Tab, ↑, ↓	ย้ายไปมาระหว่างบล็อก
Enter / Esc	เข้าไปในบล็อกเพื่อแก้ไข / ออกกลับมาที่บล็อก
Alt + ↑ / ↓	ย้ายบล็อกที่เลือกขึ้นหรือลง รวมถึงเข้าและออกจากคอลัมน์และเงื่อนไขได้
Delete	ลบบล็อกที่เลือก
Ctrl + D	ทำสำเนาบล็อกที่เลือก
Ctrl + Z, Ctrl + Shift + Z	เลิกทำ, ทำซ้ำ
Ctrl + B, I, U	ตัวหนา, ตัวเอียง, ขีดเส้นใต้

บันทึกและเผยแพร่

ดีไซน์ของคุณจะถูกบันทึกระหว่างที่คุณทำงาน และจะไม่เปลี่ยนเทมเพลตจนกว่าคุณจะคลิก เผยแพร่ ก่อนหน้านั้น เอกสารยังคงสร้างจากไฟล์ปัจจุบัน

เผยแพร่ จะแปลงดีไซน์เป็นไฟล์ Word ของเทมเพลต หากยังมีส่วนที่ไม่เสร็จ (ฟิลด์ที่ยังไม่ได้เลือก หรือตารางที่ยังไม่มีลิสต์) เผยแพร่ จะยังกดไม่ได้ และปุ่มข้าง ๆ จะแสดงจำนวนจุดที่ต้องแก้ไข คลิกปุ่มนั้น แล้วคลิกแต่ละรายการเพื่อไปยังบล็อกของรายการนั้น สำหรับเทมเพลตการอนุมัติ การเผยแพร่จะแทนที่ไฟล์ เทมเพลตจึงกลับไปเป็น ฉบับร่าง จนกว่าคุณจะสร้างเอกสารทดสอบและเริ่มใช้งานอีกครั้ง เช่นเดียวกับไฟล์ใหม่ทุกไฟล์

ดีไซน์เป็นเทมเพลต Word เสมอ หากเทมเพลตในตอนนี้เป็นไฟล์ Excel หรือ PowerPoint ตัวออกแบบจะแจ้งให้ทราบ และ เผยแพร่ จะถามก่อนแทนที่ไฟล์นั้นด้วยไฟล์ Word หลังจากนั้นเอกสารที่สร้างจากเทมเพลตจะเป็นไฟล์ Word (หรือ PDF) ไม่ใช่ Excel หรือ PowerPoint อีกต่อไป

ดูตัวอย่างด้วยข้อมูลจริง จะสร้างเอกสารหนึ่งฉบับจากเทมเพลตที่เผยแพร่แล้วและเปิดให้ดู: จากระเบียนที่เลือกสำหรับเทมเพลตของ Base หรือจากคำขอล่าสุดที่คุณเลือกสำหรับเทมเพลตการอนุมัติ นี่คือการทดสอบ: ไม่มีการเขียนกลับไปที่ระเบียน (ไม่มีไฟล์แนบ ไม่มีฟิลด์สถานะ) ไม่มีการเรียก Webhook และตัวอย่างของการอนุมัติจะไม่ถูกส่งให้ใครเลย การทดสอบ 20 ครั้งแรกของแต่ละวัน (ตัวอย่างและการทดสอบการอนุมัติรวมกัน) ไม่มีค่าใช้จ่าย หลังจากนั้นตัวอย่างจะนับเป็นเอกสารหนึ่งฉบับ และตัวออกแบบจะแจ้งให้ทราบ ตัวอย่างฟรีจะมีลายน้ำ PREVIEW · AutomaDoc ขนาดใหญ่พาดทุกหน้า หากต้องการฉบับที่ไม่มีลายน้ำ ให้สร้างเอกสารจริง หากมี Pro การดูตัวอย่างจะไม่มีค่าใช้จ่ายเสมอ และการดูตัวอย่างเทมเพลตของ Base โดยผู้ที่มีที่นั่งก็ไม่มีค่าใช้จ่ายเช่นกัน การดูตัวอย่างเทมเพลตของ Base ทำได้เฉพาะเจ้าของหรือผู้ดูแลแอป เพราะจะอ่านระเบียนด้วยสิทธิ์ของเจ้าของ

ทำให้เสร็จใน Word

ตัวออกแบบครอบคลุมแบบฟอร์มธุรกิจทั่วไป สิ่งที่ตัวออกแบบทำไม่ได้ (กล่องข้อความ เซลล์ที่ผสานกัน หน้าที่มีแนวกระดาษต่างออกไป) ให้ไปทำต่อใน Word: เผยแพร่ คลิก ดาวน์โหลด .docx แก้ไข แล้วอัปโหลดไฟล์ตามปกติ

หลังจากนั้น ตัวออกแบบจะแจ้งว่าไฟล์เทมเพลตถูกเปลี่ยนจากภายนอกตัวออกแบบ คุณยังออกแบบต่อจากดีไซน์ล่าสุดได้ แต่การเผยแพร่อีกครั้งจะแทนที่ไฟล์ที่อัปโหลดไว้ รวมถึงสิ่งที่คุณแก้ไขใน Word ด้วย

หมายเหตุ

การกรอง การเรียงลำดับ และการจำกัดจำนวนแถว รวมถึงกรอบลายเซ็น ต้องใช้บริการเอกสารเวอร์ชันล่าสุด หากตอนเผยแพร่มีข้อความแจ้งว่าบริการยังไม่รองรับทุกอย่างที่ดีไซน์ใช้ เทมเพลตปัจจุบันของคุณจะยังคงเหมือนเดิม