เอกสารเดียวจากหลายระเบียน

โดยปกติ แต่ละระเบียนที่คุณเลือกจะได้เอกสารของตัวเองหนึ่งฉบับ แต่เทมเพลตสามารถสร้าง เอกสารเดียวจากทุกระเบียนที่เลือก แทนได้ เช่น ใบแจ้งยอดที่รวมใบแจ้งหนี้ของเดือนนี้ จดหมายหลายฉบับใน PDF ไฟล์เดียวพร้อมพิมพ์ หรือแผ่นป้ายชื่อและฉลาก QR โค้ด

เอกสารแบบรวมนับเป็น เอกสารหนึ่งฉบับ ในโควตาของคุณ ไม่ว่าจะมีกี่ระเบียนอยู่ในนั้น

เลือกว่าเทมเพลตจะสร้างอะไร

1. เปิดแท็บ เทมเพลต แล้วเลือกเทมเพลตของคุณ
2. ใน ทั่วไป → ระเบียนต่อเอกสาร ให้เลือก:
   • หนึ่งเอกสารต่อหนึ่งระเบียน: ค่าเริ่มต้น หนึ่งไฟล์ต่อหนึ่งระเบียนที่เลือก
   • เอกสารเดียวที่แสดงรายการทุกระเบียน: รายการ รายงาน หรือใบแจ้งยอด เทมเพลตจะทำซ้ำหนึ่งแถว (หรือหนึ่งบล็อก) ต่อแต่ละระเบียน
   • เอกสารเดียว หนึ่งหน้าต่อระเบียน: ใช้ทั้งเทมเพลตหนึ่งครั้งต่อหนึ่งระเบียน ในไฟล์เดียว ยกเลิกการติ๊ก เริ่มแต่ละระเบียนที่หน้าใหม่ เพื่อให้ระเบียนต่อกันไปเรื่อย ๆ เหมาะสำหรับสลิปและใบเสร็จ
   • ฉลาก: หลายระเบียนต่อหน้า: เทมเพลตคือฉลากหนึ่งชิ้น แล้วระเบียนต่าง ๆ จะเรียงเต็มตารางบนแผ่นฉลาก
3. คลิก บันทึกการตั้งค่า

จากนั้นปุ่มสร้างจะบอกว่าจะสร้างอะไร (สร้างรายการ, สร้างเอกสารเดียว หรือ สร้างฉลาก) พร้อมแสดงจำนวนระเบียนที่เลือกไว้

ระเบียนใดบ้าง และเรียงลำดับอย่างไร

• ระเบียนที่เลือก: ติ๊กระเบียนในมุมมองแบบตาราง (Grid) แล้วคลิกปุ่มสร้าง ระเบียนจะเข้าไปในเอกสารตามลำดับที่มุมมองแสดง ไม่ใช่ตามลำดับที่คุณติ๊ก
• ทุกระเบียนในมุมมอง: คลิก ใช้ทุกระเบียนในมุมมองนี้ ในการ์ด ระเบียน แล้วคลิกปุ่มสร้าง ให้กรองหรือเรียงลำดับมุมมองก่อน เพื่อเลือกระเบียนและลำดับของระเบียน

เอกสารหนึ่งฉบับรองรับได้สูงสุด 500 ระเบียน และเทมเพลตที่ใหญ่มากจะรองรับได้น้อยกว่านั้น ในกรณีนี้ AutomaDoc จะปฏิเสธเอกสารและแจ้งว่ารองรับได้กี่ระเบียน หากเกินขีดจำกัดจะไม่สร้างอะไรเลย ให้กรองมุมมองหรือเลือกระเบียนให้น้อยลง

การเขียนเทมเพลตแบบรายการ

ในเทมเพลตแบบรายการ ระเบียนทั้งหมดคือลูปที่ชื่อ Records ให้วางฟิลด์ของระเบียนไว้ระหว่าง {#Records} และ {/Records} โดยปกติอยู่ในแถวเดียวของตาราง:

#	ลูกค้า	จำนวนเงิน
{#Records}{$num}	{Customer}	{Amount}{/Records}

ภายในลูป ทุกฟิลด์ทำงานเหมือนในเทมเพลตแบบระเบียนเดียวทุกประการ ทั้งฟิลด์ที่เชื่อมโยง ลูปซ้อนลูป ฟิลเตอร์ และรูปภาพผ่าน Alt Text ส่วนนอกลูป ให้ใช้ค่าที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งฉบับ:

ตัวแทนค่า	สิ่งที่แสดง
{RecordCount}	จำนวนระเบียนในเอกสาร
{Date}	วันที่วันนี้ ตามเขตเวลาของเทมเพลต (ใช้ {Date | customDate:"DD MMM YYYY"} เพื่อจัดรูปแบบ)
{Records | count}	จำนวนแถว หลังจากใช้ฟิลเตอร์แล้ว
{Records | sum:"Amount"}	ผลรวมของฟิลด์หนึ่งจากทุกระเบียน

ลูปนี้ใช้ฟิลเตอร์ได้ตามปกติ: {#Records | where:"Status == 'Paid'" | sort:"Amount":"desc"} การเรียงลำดับในเทมเพลตมีผลเหนือลำดับของมุมมอง

สร้างอัตโนมัติ จะสร้างเทมเพลตแบบรายการให้คุณ: เลือกคอลัมน์ จัดลำดับ แล้วติ๊ก รวม ที่ฟิลด์ตัวเลขที่ต้องการให้รวมยอด

หนึ่งหน้าต่อระเบียน

ทั้งเทมเพลตจะถูกเติมข้อมูลหนึ่งครั้งต่อแต่ละระเบียน เรียงต่อกันในไฟล์เดียวกัน โดยแต่ละระเบียนเริ่มที่หน้าใหม่ (หรือต่อกันไป หากคุณยกเลิกการติ๊กตัวเลือกนั้น) ให้เขียนเทมเพลตเหมือนกับที่เขียนสำหรับระเบียนเดียวทุกประการ

หัวกระดาษและท้ายกระดาษใช้ร่วมกันสำหรับทุกระเบียนในเอกสาร ฟิลด์ของระเบียนที่วางไว้ในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษจะว่างเปล่า พร้อมคำเตือน ดังนั้นให้วางฟิลด์ของระเบียนไว้ในเนื้อหา {RecordCount}, {Date} และเลขหน้าใช้ในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ตามปกติ รายการลำดับเลขจะเริ่มนับใหม่ในทุกระเบียน

ฉลาก

เทมเพลตคือ ฉลากหนึ่งชิ้น ให้นึกถึงหน้ากระดาษขนาดเล็ก: ข้อความไม่กี่บรรทัด รูปภาพ หรือ QR โค้ด ({QR:SKU} เป็น Alt Text ของรูปภาพ) จากนั้นระเบียนจะเรียงเต็มตารางบนแผ่นฉลาก จากซ้ายไปขวาและบนลงล่าง ใช้กี่แผ่นก็ได้ตามที่ต้องการ

เลือกแผ่นได้ที่ แผ่นฉลาก:

• A4 · 3 × 8, A4 · 3 × 7, A4 · 2 × 7, Letter · 3 × 10 และ Letter · 2 × 5 ตรงกับกระดาษฉลากทั่วไปที่มีตารางขนาดนั้น
• ขนาดกำหนดเอง ให้คุณกรอกขนาดหน้ากระดาษ จำนวนฉลากตามแนวนอนและแนวตั้ง ระยะขอบ และระยะห่างระหว่างฉลาก เป็นมิลลิเมตร ส่วนขยายจะแสดงขนาดของฉลากแต่ละชิ้นที่ได้

ขนาดฉลากคือพื้นที่ที่เหลือจากหน้ากระดาษหลังหักระยะขอบและระยะห่าง แผ่นที่ใส่ไม่พอดีจึงถูกปฏิเสธก่อนบันทึก เนื้อหาที่ใหญ่กว่าฉลากจะถูกตัดที่ขอบ ฉลากไม่พิมพ์หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ

พิมพ์ที่ 100%

เมื่อพิมพ์ PDF ฉลาก ให้เลือก ขนาดจริง (หรือ 100%) ไม่ใช่ พอดีกับหน้า มิฉะนั้นฉลากจะค่อย ๆ เลื่อนออกนอกสติกเกอร์

บันทึกไปยัง Base สถานะ และ webhook

• บันทึกไปยัง Base จะเขียนไฟล์เดียวนั้นลงใน ทุก ระเบียนที่อยู่ในเอกสาร ตามการตั้งค่าแทนที่หรือเพิ่มต่อท้ายของเทมเพลต
• ฟิลด์สถานะ ของทุกระเบียนจะได้รับการอัปเดต
• Webhook Callback จะได้รับฟิลด์ของระเบียนแรก พร้อม RecordCount

รูปแบบชื่อไฟล์จะอ่านค่าจากระเบียนแรก พร้อม {RecordCount} และ {Date}: Statement {Date} ({RecordCount} invoices)

จากระบบอัตโนมัติ

HTTP Trigger ของเทมเพลตแบบรวมรับได้หลายระเบียน: ?recordIds=rec1,rec2,rec3 หรือเนื้อหา JSON {"recordIds": ["rec1", "rec2"]} ส่วน ?recordId= แบบเดียวยังใช้ได้ตามเดิม เทมเพลตที่สร้างหนึ่งเอกสารต่อหนึ่งระเบียนรับหนึ่งระเบียนต่อการเรียกหนึ่งครั้ง

API เอกสาร ทำแบบเดียวกันด้วย JSON: รายการใน data จะสร้างเอกสารฉบับเดียว โดยแต่ละรายการเป็นหนึ่งระเบียน

ข้อควรรู้

• เทมเพลตการอนุมัติจะสร้างหนึ่งเอกสารต่อหนึ่งคำขอเสมอ
• เอกสารขนาดใหญ่มากที่มีรูปภาพจำนวนมากจะใช้เวลาแปลงเป็น PDF นานขึ้น หากเอกสารสร้างไม่สำเร็จ ให้ลองใช้ระเบียนน้อยลงในแต่ละครั้ง
• ใช้ได้กับเทมเพลต Word เท่านั้น: เทมเพลต Excel และ PowerPoint จะสร้างหนึ่งเอกสารต่อหนึ่งระเบียน
• เอกสารรวมไม่สามารถส่งให้ลงนามได้ เพราะคำขอลงนามใช้กับระเบียนเดียว สำหรับสัญญา ให้ใช้เทมเพลตแยกที่สร้างหนึ่งเอกสารต่อหนึ่งระเบียน