เทมเพลต Excel และ PowerPoint
เทมเพลตไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสาร Word เสมอไป อัปโหลดเวิร์กบุ๊ก Excel (.xlsx) หรืองานนำเสนอ PowerPoint (.pptx) แล้ว AutomaDoc จะกรอกข้อมูลด้วยวิธีเดียวกัน ทั้งตัวแทนค่า {Field} ฟิลเตอร์ ลูป และเงื่อนไข รูปแบบ สูตร แผนภูมิ และรูปภาพของคุณจะยังคงอยู่ครบ
อัปโหลดไฟล์
หัวข้อที่มีชื่อว่า “อัปโหลดไฟล์”ในแท็บ เทมเพลต คลิก อัปโหลดไฟล์เทมเพลต (หรือ แทนที่เทมเพลต) แล้วเลือกไฟล์ .docx, .xlsx หรือ .pptx สำหรับการอนุมัติ ให้ใช้ อัปโหลดไฟล์ ในพอร์ทัลบริษัท ประเภทของเทมเพลตจะแสดงอยู่ข้างชื่อไฟล์
AutomaDoc อ่านเนื้อหาของไฟล์เพื่อดูว่าเป็นไฟล์ประเภทใด ไฟล์ที่เปลี่ยนชื่อจึงยังถูกจดจำได้ถูกต้อง ไม่รองรับไฟล์ที่มีมาโคร (.docm, .xlsm, .pptm) กรุณาบันทึกสำเนาแบบไม่มีมาโครแล้วอัปโหลดสำเนานั้น
สร้างอัตโนมัติ และเทมเพลตเริ่มต้นของการอนุมัติจะสร้างเทมเพลต Word เสมอ
เลือกรูปแบบผลลัพธ์
หัวข้อที่มีชื่อว่า “เลือกรูปแบบผลลัพธ์”ใน รูปแบบผลลัพธ์ ให้เลือกรูปแบบเดียวกับเทมเพลต (เวิร์กบุ๊ก Excel หรืองานนำเสนอ PowerPoint) หรือ PDF ผลลัพธ์แบบรูปภาพ (.png) ใช้ได้กับเทมเพลต Word เท่านั้น
เวิร์กบุ๊ก Excel
หัวข้อที่มีชื่อว่า “เวิร์กบุ๊ก Excel”เขียนตัวแทนค่าไว้ในเซลล์ บนชีตใดก็ได้
| ในเซลล์ | สิ่งที่ได้ |
|---|---|
{Customer} |
ค่าของฟิลด์ เหมือนใน Word ข้อความรอบ ๆ ยังคงอยู่ เช่น Invoice for {Customer} |
{Amount} อยู่เดี่ยว ๆ ในเซลล์ |
ตัวเลขจริง สูตรและรูปแบบตัวเลขของเซลล์จึงทำงานได้ |
{Due_Date} อยู่เดี่ยว ๆ ในเซลล์ที่จัดรูปแบบเป็นวันที่ |
วันที่จริงของ Excel ตามเขตเวลาของเทมเพลต |
{Amount | currency:"USD"} |
ข้อความ: ฟิลเตอร์ที่จัดรูปแบบค่าจะให้ผลเป็นข้อความที่จัดรูปแบบแล้ว |
ข้อความที่แค่ดูเหมือนตัวเลข เช่น เลขบัญชี 00123 จะยังเป็นข้อความ
ทำซ้ำแถวสำหรับรายการ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ทำซ้ำแถวสำหรับรายการ”ใส่ {#Items} ในเซลล์แรกของแถว และ {/Items} ในเซลล์ถัดไปของแถวเดียวกัน (เซลล์ข้อความ ไม่ใช่สูตร) แถวนั้นจะถูกทำซ้ำสำหรับแต่ละรายการ พร้อมฟิลด์ของรายการนั้น ในตัวอย่างนี้ลูปอยู่ที่แถว 5
| A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|
{#Items}{Product} |
{Qty} |
{Price} |
=B5*C5 |
{/Items} |
| รวม | =SUM(D5:D5) |
ทุกอย่างที่อยู่ด้านล่างจะเลื่อนลง และสูตรจะปรับตาม: =B5*C5 จะกลายเป็น =B6*C6 ในแถวถัดไป และ =SUM(D5:D5) จะกลายเป็นผลรวมของทุกแถวรายการ เซลล์ที่ผสาน การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การตรวจสอบข้อมูล ช่วงที่ตั้งชื่อ พื้นที่พิมพ์ ตาราง และช่วงของแผนภูมิก็ปรับตามด้วย หากต้องการทำซ้ำเป็นกลุ่มหลายแถว ให้ใส่ {/Items} ในแถวสุดท้ายของกลุ่ม ลูปซ้อนกันได้ และหนึ่งชีตมีได้หลายลูป
หากรายการว่าง แถวนั้นจะยังคงอยู่หนึ่งครั้งแบบว่างเปล่า เพื่อให้ยอดรวมด้านล่างยังคงทำงาน
สูตรในแถวลูปทำงานเหมือนการคัดลอกสูตรลงด้านล่าง =D4+B5-C5 จึงอ่านแถวเหนือของแต่ละสำเนา หากต้องการอ้างอิงเซลล์คงที่นอกลูป เช่น ยอดรวม ให้เขียนด้วย $: =D5/$D$6
แสดงแถวเมื่อเงื่อนไขเป็นจริงเท่านั้น
หัวข้อที่มีชื่อว่า “แสดงแถวเมื่อเงื่อนไขเป็นจริงเท่านั้น”{#if Discount} ในเซลล์หนึ่ง และ {/if} ในเซลล์ถัดไป (ในแถวเดียวกันหรือแถวถัดลงไป) จะลบแถวเหล่านั้นเมื่อเงื่อนไขเป็นเท็จ หากเขียนไว้ในเซลล์เดียว เช่น {#if Discount}Discount: {Discount}{/if} จะเปลี่ยนเฉพาะข้อความในเซลล์นั้น เหมือนใน Word
รูปภาพ หัวกระดาษ และท้ายกระดาษ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “รูปภาพ หัวกระดาษ และท้ายกระดาษ”รูปภาพที่มีข้อความแสดงแทนเป็น {Logo}, {QR:Order_ID} หรือ {BARCODE:SKU} จะถูกแทนที่ เหมือนใน Word รูปภาพที่อยู่บนแถวลูปจะถูกทำซ้ำไปพร้อมกับแถว เช่น คิวอาร์โค้ดหนึ่งอันต่อหนึ่งรายการ ตัวแทนค่ายังใช้ได้ในหัวกระดาษและท้ายกระดาษของหน้า (แทรก → หัวกระดาษและท้ายกระดาษ)
สูตรจะถูกคำนวณใหม่เมื่อเปิดไฟล์ใน Excel หรือ LibreOffice และใน PDF แอปที่แสดงตัวอย่างสเปรดชีตโดยไม่คำนวณอาจแสดงเซลล์สูตรเป็นค่าว่าง
รูปภาพในเซลล์
หัวข้อที่มีชื่อว่า “รูปภาพในเซลล์”{%Logo} ที่อยู่เดี่ยว ๆ ในเซลล์จะวางรูปภาพไว้ตรงนั้น ปรับให้พอดีกับเซลล์ (หรือพื้นที่ที่ผสาน) โดยคงสัดส่วน ฟิลเตอร์ขนาด เช่น {%Logo | size:100:50} จะถูกละเลย เซลล์เป็นตัวกำหนด ในแถวลูป แต่ละแถวจะแสดงรูปภาพของรายการนั้นเอง
ทำซ้ำตามคอลัมน์
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ทำซ้ำตามคอลัมน์”{>Details}{Product} ที่ต้นเซลล์จะทำซ้ำเซลล์นั้นไปทางขวา หนึ่งคอลัมน์ต่อหนึ่งรายการ ใส่เซลล์แบบนี้หนึ่งเซลล์ในแต่ละแถว (สินค้า ราคา จำนวน) เพื่อเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกัน {#Details | horizontal}{Product}{/Details} ในเซลล์เดียวก็ให้ผลเหมือนกัน สูงสุด 20 คอลัมน์ และสำเนาจะแทนที่เนื้อหาในเซลล์ทางขวา สูตรที่ครอบคลุมแถวจะไม่ถูกขยาย จึงควรเขียนช่วงให้ครอบคลุมคอลัมน์ที่รายการอาจใช้ เช่น =SUM(B3:U3)
งานนำเสนอ PowerPoint
หัวข้อที่มีชื่อว่า “งานนำเสนอ PowerPoint”ตัวแทนค่าใช้ได้กับข้อความทุกส่วนบนสไลด์และในบันทึกย่อของผู้บรรยาย ลูปหรือเงื่อนไขจะทำซ้ำส่วนที่เล็กที่สุดที่มีแท็กทั้งสอง
| ตำแหน่งของแท็กทั้งสอง | สิ่งที่ถูกทำซ้ำ |
|---|---|
| ในย่อหน้าเดียวกัน | ข้อความนั้น เหมือนใน Word: {#Tags}{.}, {/Tags} |
| ในคนละย่อหน้าของกล่องข้อความเดียวกัน | ย่อหน้าเหล่านั้น หนึ่งบูลเล็ตต่อหนึ่งรายการ |
| ในคนละเซลล์ของตารางเดียวกัน | แถวของตารางเหล่านั้น หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ |
| ในคนละรูปร่างบนสไลด์ | ทั้งสไลด์ หนึ่งสไลด์ต่อหนึ่งรายการ |
หากต้องการหนึ่งสไลด์ต่อสินค้าหนึ่งรายการ ให้ใส่ {#Products} ในกล่องข้อความหนึ่ง (เช่น ชื่อเรื่อง) และ {/Products} ในอีกกล่องหนึ่ง ที่ใดก็ได้บนสไลด์ หากรายการว่าง หรือ {#if …} ที่เขียนแบบเดียวกันเป็นเท็จ สไลด์นั้นจะถูกข้ามไป รูปภาพที่มีข้อความแสดงแทนเป็นตัวแทนค่าจะถูกแทนที่และปรับให้พอดีกับกรอบ
หนึ่งสไลด์ต่อหนึ่งรายการโดยไม่ต้องมีแท็กปิด {:Products} ที่ใดก็ได้บนสไลด์จะทำให้ทั้งสไลด์ถูกทำซ้ำสำหรับสินค้าแต่ละรายการ ฟิลเตอร์ใช้ได้เหมือนลูปทั่วไป ({:Products | where:"Price > 10"}) สำหรับค่าเดี่ยวหรือช่องทำเครื่องหมาย แท็กเดียวกันจะแสดงสไลด์เมื่อมีค่า และข้ามสไลด์เมื่อไม่มีค่า: {:Show_Pricing}
รูปภาพในรูปร่าง กล่องข้อความหรือรูปร่างที่มีเพียง {%Photo}, {QR:Order_No}, {BARCODE:SKU} หรือฟิลด์ไฟล์แนบ เช่น {Photo} จะกลายเป็นรูปภาพนั้น ปรับให้พอดีและจัดกึ่งกลางในรูปร่าง กล่องตัวยึดตำแหน่ง (placeholder) ของ PowerPoint จากเค้าโครงสไลด์ที่ไม่เคยถูกย้ายหรือปรับขนาดบนสไลด์จะยังคงเป็นข้อความ ให้วาดกล่องข้อความธรรมดาแทน
ต้นแบบสไลด์และเค้าโครงจะไม่ถูกกรอกข้อมูล และข้อมูลของแผนภูมิจะคงเดิมตามที่คุณสร้างไว้
ยังไม่รองรับ
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ยังไม่รองรับ”- ตาราง Pivot จะไม่ถูกรีเฟรช
- ตัวแทนค่าที่อยู่ในสูตร (
=B5*{Rate}) จะไม่ถูกแทนที่ ให้ใส่ค่าไว้ในเซลล์แล้วอ้างอิงเซลล์นั้น - Excel: ลูปต้องเริ่มและจบในชีตเดียวกัน PowerPoint: ลูปที่ทำซ้ำสไลด์ต้องเริ่มและจบในสไลด์เดียวกัน