ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ส่งสัญญา ใบส่งของ หรือเอกสารส่งมอบงานให้ลงนามได้โดยตรงจากระเบียนที่ใช้สร้างเอกสาร ไม่ต้องพิมพ์และไม่ต้องสแกน แต่ละคนจะได้รับลิงก์ส่วนตัวและลงนามบนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ เมื่อทุกคนลงนามครบ คุณจะได้รับ PDF ที่ลงนามแล้วใน Lark โดยมีหน้าบันทึกการตรวจสอบอยู่ท้ายเอกสาร หากเทมเพลตบันทึกเอกสารลงในฟิลด์ไฟล์แนบ PDF ที่ลงนามแล้วก็จะถูกบันทึกไว้ที่นั่นด้วย

นี่คือลายเซ็นประเภทใด

นี่คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมบันทึกการตรวจสอบ เอกสารจะบันทึกว่าใครลงนาม เมื่อใด จากที่อยู่ IP ใด และลายนิ้วมือ SHA-256 ของเอกสารฉบับที่ผู้ลงนามเห็น ลายเซ็นนี้ไม่ใช่ลายเซ็นดิจิทัลที่ใช้ใบรับรอง หากสัญญาของคุณต้องใช้ลายเซ็นที่เชื่อถือได้หรือแบบใช้ใบรับรองตามกฎหมาย โปรดใช้ผู้ให้บริการลายเซ็นเฉพาะทางสำหรับสัญญาเหล่านั้น

ก่อนเริ่มต้น

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ในทุกแผน รวมถึงแผนฟรี การส่งจากระบบอัตโนมัติต้องใช้สิ่งเดียวกับที่ระบบอัตโนมัตินั้นต้องใช้ คือที่นั่ง Business หรือ Pro
• คุณต้องมีเทมเพลตที่มีช่องลายเซ็น (ดูด้านล่าง) และสร้างเอกสารทีละหนึ่งระเบียนเพื่อส่ง
• ช่องลายเซ็นใช้ได้เฉพาะในเทมเพลต Word เท่านั้น ใช้ในเทมเพลต Excel หรือ PowerPoint ไม่ได้

1. กำหนดตำแหน่งที่ต้องลงนาม

ลายเซ็นทำงานเหมือนรูปภาพ คือรูปภาพในเทมเพลต Word ที่มีข้อความแสดงแทนระบุว่าใครลงนามตรงนั้น

1. แทรกรูปภาพใดก็ได้ในตำแหน่งลายเซ็น จะเป็นสี่เหลี่ยมว่างก็ได้ ขนาดของรูปคือขนาดของลายเซ็น
2. คลิกขวา เลือกแก้ไขข้อความแสดงแทน แล้วพิมพ์ {SIGN:Customer} โดย Customer คือบทบาท หมายถึงผู้ที่ลงนามตรงนั้น ใช้ชื่อที่ประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และขีดล่าง ไม่มีช่องว่าง เช่น Customer, Supplier, Witness_1
3. ตั้งรูปภาพให้อยู่ในบรรทัดเดียวกับข้อความ (ค่าเริ่มต้นของ Word) รูปภาพแบบลอยจะไม่สามารถแทนที่ได้

บทบาทเดียวกันอาจปรากฏหลายครั้งได้ เช่น ลายเซ็นย่อท้ายทุกหน้า นอกจากนี้ยังมีตัวแทนค่าข้อความแบบไม่บังคับสองตัว สำหรับพิมพ์สิ่งที่ผู้ลงนามพิมพ์และเวลาที่ลงนาม

ตัวแทนค่า	สิ่งที่พิมพ์
{SIGN_NAME:Customer}	ชื่อเต็มที่ผู้ลงนามพิมพ์
{SIGN_DATE:Customer}	เวลาที่ลงนาม เช่น 2026-10-14 15:30
{SIGN_DATE:Customer | date:"DD MMM YYYY"}	เช่นเดียวกัน โดยใช้ตัวกรอง date ตามปกติ

เวลาที่ลงนามจะแสดงตามเขตเวลาของเทมเพลต อัปโหลดเทมเพลตตามปกติ แล้วในฟิลด์เทมเพลต แต่ละบทบาทจะแสดงเป็นผู้ลงนาม และรายการเทมเพลตจะแสดงลายเซ็นไว้ข้างชื่อเทมเพลต ในตัวออกแบบเทมเพลต บล็อกลายเซ็นจะจัดการทั้งหมดนี้ให้คุณ

2. สร้างเอกสาร

เลือกหนึ่งระเบียนแล้วคลิกสร้าง ตำแหน่งที่ยังไม่มีลายเซ็นจะแสดงเป็นกรอบสีเหลืองที่มีเครื่องหมาย ✗ และเส้นสำหรับเซ็น ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ลงนามเห็นจนกว่าจะลงนาม ข้อมูลของระเบียนจะถูกตรึงไว้ ณ ตอนนี้ หากระเบียนเปลี่ยนแปลงภายหลัง เอกสารที่กำลังรอลงนามจะไม่เปลี่ยนตาม

3. ส่งให้ลงนาม

คลิกส่งให้ลงนามข้างเอกสารที่สร้างเสร็จ แล้วเลือกสำหรับแต่ละบทบาท

• เพื่อนร่วมงาน คือคนในบริษัทที่เคยใช้ AutomaDoc บอท AutomaDoc จะส่งข้อความพร้อมปุ่มตรวจสอบและลงนามให้
• บุคคลภายนอก ให้พิมพ์ชื่อ (และบันทึกสำหรับตัวคุณเอง เช่น อีเมลของเขา หากต้องการ) AutomaDoc ไม่ส่งอีเมล ให้คัดลอกลิงก์ของเขาแล้วส่งด้วยวิธีที่คุณสะดวก

จากนั้นเลือกลำดับการลงนาม คือทุกคนลงนามพร้อมกัน หรือทีละคนตามลำดับ ผู้ลงนามคนถัดไปจะเห็นสถานะ “รอ” จนกว่าคนก่อนหน้าจะลงนามเสร็จ และเพื่อนร่วมงานจะได้รับข้อความเมื่อถึงคิวเท่านั้น

ลิงก์คือข้อมูลยืนยันตัวตน

ใครก็ตามที่มีลิงก์ลงนามสามารถลงนามแทนบุคคลนั้นได้ ส่งแต่ละลิงก์ให้ผู้ลงนามคนนั้นเท่านั้น เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น ในป้องกันลิงก์ด้วยรหัสผ่าน ให้เลือกสร้างรหัสผ่านให้บุคคลภายนอกแต่ละคน (แต่ละคนได้รหัสผ่านที่รัดกุมเป็นของตัวเอง แสดงเพียงครั้งเดียวข้างลิงก์) หรือรหัสผ่านเดียวที่ฉันตั้ง ใช้ร่วมกันทุกคน โปรดส่งรหัสผ่านแยกจากลิงก์ หากใส่รหัสผ่านผิดห้าครั้ง ลิงก์จะถูกบล็อกจนกว่าคุณจะออกลิงก์ใหม่

ลิงก์จะแสดงเพียงครั้งเดียวหลังจากส่ง AutomaDoc เก็บไว้เพียงลายนิ้วมือของแต่ละลิงก์ จึงไม่สามารถแสดงลิงก์ที่หายไปได้อีก ให้ออกลิงก์ใหม่แทน (ขั้นตอนที่ 5)

4. สิ่งที่ผู้ลงนามเห็น

ลิงก์จะเปิดหน้าที่ใช้งานได้บนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในภาษาของผู้ลงนาม ผู้ลงนามอ่านเอกสาร แล้ววาดลายเซ็นด้วยนิ้วหรือเมาส์ หรือพิมพ์ชื่อเพื่อให้ระบบวาดเป็นลายมือ จากนั้นพิมพ์ชื่อเต็ม ทำเครื่องหมายยินยอม แล้วคลิกลงนาม หรือคลิกปฏิเสธและระบุเหตุผลหากต้องการ

คำขอจะหมดอายุหลังจาก 14 วัน ลิงก์ของคำขอที่เสร็จสิ้น ถูกปฏิเสธ ถูกยกเลิก หรือหมดอายุ จะแสดงเพียงสถานะนั้น โดยไม่มีข้อมูลใดของเอกสาร

5. ติดตามผล

เปิดเพิ่มเติม → ลายเซ็นในส่วนขยาย Base เพื่อดูเอกสารที่คุณส่ง ผู้ดูแลในพอร์ทัลบริษัทจะเห็นคำขอทั้งหมดของบริษัทในลายเซ็น สำหรับแต่ละคำขอ คุณสามารถ

• ดูว่าใครเปิดและลงนามแล้ว พร้อมบันทึกการตรวจสอบทั้งหมด
• เตือนเพื่อนร่วมงาน (ส่งข้อความบอทใหม่) หรือรับลิงก์ใหม่สำหรับบุคคลภายนอก ทั้งสองแบบจะทำให้ลิงก์เดิมใช้ไม่ได้ หากผู้นั้นใช้รหัสผ่านที่ระบบสร้าง ลิงก์ใหม่จะมาพร้อมรหัสผ่านใหม่ ซึ่งแสดงเพียงครั้งเดียวข้างลิงก์
• ยกเลิกคำขอ ลิงก์ทั้งหมดจะใช้ไม่ได้
• ดาวน์โหลด PDF ปัจจุบันหรือ PDF ที่ลงนามแล้ว และบันทึกการตรวจสอบ (CSV)

ส่งให้ลงนามจากระบบอัตโนมัติ

HTTP Trigger สามารถส่งเอกสารที่สร้างขึ้นให้ลงนามได้โดยไม่ต้องมีใครเปิดส่วนขยาย (ดูการทำงานอัตโนมัติ) ให้บอก AutomaDoc ว่าข้อมูลแต่ละอย่างอยู่ที่ฟิลด์ใดของระเบียน

1. ในแท็บเทมเพลต ส่วนลงนามผ่านระบบอัตโนมัติ เลือกผู้ลงนามของแต่ละบทบาท ได้แก่ ฟิลด์ผู้ใช้ (เพื่อนร่วมงาน ซึ่งบอท AutomaDoc จะแจ้ง) หรือฟิลด์ข้อความหรืออีเมล (บุคคลภายนอก)
2. สำหรับบุคคลภายนอก ให้เลือกเขียนลิงก์ลงในและเขียนรหัสผ่านลงใน ซึ่งเป็นฟิลด์ข้อความสองฟิลด์ แล้วคลิกบันทึกการตั้งค่าการลงนาม
3. เมื่อระบบอัตโนมัติทำงาน AutomaDoc จะเขียนลิงก์ของผู้ลงนามภายนอกแต่ละคนและรหัสผ่านที่สร้างขึ้นลงในฟิลด์เหล่านั้น ให้เพิ่มขั้นตอนส่งอีเมลในระบบอัตโนมัติของ Lark และหากเป็นไปได้ให้ส่งรหัสผ่านแยกอีกฉบับ

ผู้ที่เห็นระเบียนได้จะเห็นข้อมูลที่เขียนไว้ด้วย จึงควรซ่อนฟิลด์เหล่านั้นจากผู้ที่ไม่ควรลงนาม ลิงก์ใหม่ที่สร้างจากหน้าลายเซ็นจะถูกเขียนลงฟิลด์เดิม พร้อมรหัสผ่านใหม่ในฟิลด์รหัสผ่าน ระบบอัตโนมัติจึงไม่ส่งลิงก์ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

เมื่อทุกคนลงนามครบ

• คุณจะได้รับ PDF ที่ลงนามแล้วจากบอท AutomaDoc
• PDF จะจบด้วยหน้าบันทึกการตรวจสอบ ได้แก่ ชื่อเอกสาร ลายนิ้วมือ SHA-256 และชื่อ บทบาท เวลา และที่อยู่ IP ของผู้ลงนามแต่ละคน
• หากเทมเพลตตั้งค่าบันทึกลงฟิลด์ไฟล์แนบ และแผนของคุณรวมฟีเจอร์นี้ PDF ที่ลงนามแล้วจะถูกบันทึกลงในระเบียน (เพิ่มหรือแทนที่ตามการตั้งค่าของเทมเพลต)
• หากเทมเพลตมีฟิลด์สถานะ และแผนของคุณรวมฟีเจอร์นี้ จะแสดง ✅ Signed - ตามด้วยชื่อไฟล์ หากถูกปฏิเสธจะเขียน ❌ Signature declined และหากหมดอายุจะเขียน ⌛ Signature request expired

หากมีคนปฏิเสธ คำขอจะปิดสำหรับทุกคน และบอทจะแจ้งเหตุผลให้คุณทราบ

ข้อควรทราบ

• การส่งให้ลงนามไม่ใช้โควตาการสร้างเอกสาร นับเฉพาะครั้งที่สร้างเอกสารนั้นเท่านั้น
• เอกสารหนึ่งฉบับมีคำขอลงนามที่เปิดอยู่ได้ครั้งละหนึ่งคำขอเท่านั้น หากต้องการส่งใหม่ ให้ยกเลิกคำขอที่เปิดอยู่ก่อน
• ไฟล์ของคำขอที่สิ้นสุดแล้ว (PDF ที่ลงนาม รูปลายเซ็น) จะเก็บไว้ 90 วันแล้วลบ ส่วนบันทึกการตรวจสอบยังเก็บไว้ โปรดเก็บ PDF ที่ลงนามแล้วที่คุณได้รับใน Lark หรือในระเบียนไว้
• เลือกเป็นเพื่อนร่วมงานได้เฉพาะคนที่เคยใช้ AutomaDoc ส่วนคนอื่น รวมถึงเพื่อนร่วมงานที่ยังไม่เคยใช้ สามารถลงนามในฐานะบุคคลภายนอกได้