ส่วนเสริม Google Sheets

ส่วนเสริม AutomaDoc ทำงานในแถบด้านข้างข้างสเปรดชีตของคุณ แต่ละแท็บของสเปรดชีตมีเทมเพลตของตัวเอง ทุกแถวใต้แถวหัวตารางคือหนึ่งระเบียน และแต่ละคอลัมน์คือตัวแทนค่าหนึ่งตัว

ติดตั้งและเปิดใช้งาน

1. ติดตั้ง AutomaDoc จาก Google Workspace Marketplace ซึ่งกำลังจะเปิดให้ใช้เร็วๆ นี้ ระหว่างนี้ ให้เชื่อมต่อ Google Sheets ใน Company Portal ที่ การเชื่อมต่อ แล้วสร้างเอกสารด้วย HTTP Trigger หรือ API เอกสาร
2. เปิดสเปรดชีตแล้วเลือก ส่วนขยาย → AutomaDoc → เปิด

ในครั้งแรก Google จะขอให้คุณอนุญาตส่วนเสริม ซึ่งขอสิทธิ์เพียงเล็กน้อย: อ่านสเปรดชีตที่คุณเปิดอยู่ (ไม่ใช่ไฟล์อื่นของคุณ) แสดงเมนูและแถบด้านข้าง และทราบที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อให้เข้าสู่ระบบได้

แถบด้านข้างมีสี่แท็บ: สร้าง, เทมเพลต, ตัวแปร และ เพิ่มเติม

การเข้าสู่ระบบ

ระบบจะเข้าสู่ระบบให้คุณเองด้วยบัญชี Google ที่คุณใช้ใน Google Sheets โดยไม่มีรหัสผ่านแยก คุณจะเข้าสู่บัญชี AutomaDoc ใดขึ้นอยู่กับบัญชี Google นั้น:

• บัญชี Google Workspace จะเข้าร่วมบัญชี AutomaDoc ของโดเมนคุณ (คนแรกจากโดเมนจะเป็นผู้สร้างบัญชีและเป็นผู้ดูแลระบบ)
• บัญชี Google ส่วนตัว (เช่น Gmail) จะได้บัญชีอีเมลแยกของตัวเอง

Google ต้องยืนยันที่อยู่อีเมลของคุณแล้ว มิฉะนั้น AutomaDoc จะเข้าสู่ระบบให้คุณไม่ได้ ออกจากระบบ ใต้ เพิ่มเติม จะออกจากระบบส่วนเสริม และ ลงชื่อเข้าใช้อีกครั้ง จะพาคุณกลับเข้ามา ดูเข้าสู่ระบบด้วย Microsoft, Google หรืออีเมล เพื่อดูว่าบัญชีทำงานอย่างไร

เชื่อมต่อสเปรดชีตนี้

สิทธิ์ของส่วนเสริมเองอนุญาตให้แถบด้านข้างอ่านได้เฉพาะสเปรดชีตที่เปิดอยู่ เอกสารสร้างขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ของ AutomaDoc ซึ่งอ่านชีตด้วยสิทธิ์ Google ของคุณ ดังนั้นแต่ละคนต้องเชื่อมต่อแต่ละสเปรดชีตหนึ่งครั้งก่อนสร้างหรือใช้เทมเพลตในสเปรดชีตนั้น

1. คลิก เชื่อมต่อสเปรดชีตนี้ หน้าต่างของ Google จะเปิดขึ้น หากเบราว์เซอร์บล็อกไว้ ให้อนุญาตป๊อปอัปสำหรับ Google Sheets แล้วลองอีกครั้ง
2. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google เดียวกัน กับที่ใช้ใน Sheets และคงการติ๊กสิทธิ์สำหรับไฟล์ Google ไดรฟ์ที่คุณเลือกไว้
3. ตัวเลือกไฟล์ของ Google จะแสดงไฟล์เดียว คือสเปรดชีตที่คุณเปิดอยู่ ให้เลือกไฟล์นั้น
4. หน้าต่างจะแสดง เชื่อมต่อสเปรดชีตแล้ว ปิดหน้าต่างแล้วกลับไปที่ Google Sheets

แถบด้านข้างจะรับรู้เอง หากยังรออยู่ ให้คลิก ฉันทำเสร็จแล้ว

นี่คือสิทธิ์ drive.file ของ Google: AutomaDoc เปิดได้เฉพาะสเปรดชีตที่คุณเลือกด้วยวิธีนี้และไฟล์ที่ AutomaDoc สร้างใน Drive ของคุณ ไม่มีสิ่งอื่นใดใน Drive ของคุณ

หากสิทธิ์เข้าถึงของ AutomaDoc สิ้นสุดลงในภายหลัง (คุณยกเลิกการเชื่อมต่อ ผู้ดูแลระบบ Google ของคุณเพิกถอน หรือการเข้าสู่ระบบหมดอายุ) แถบด้านข้างจะแสดง เชื่อมต่อ Google อีกครั้ง ให้เชื่อมต่อใหม่ด้วยวิธีเดียวกัน

สร้างเทมเพลต

เทมเพลตเป็นของแท็บที่คุณเปิดอยู่ ตัวเลือกที่ด้านบนจะแสดงเทมเพลตใต้ เทมเพลตสำหรับ ตามด้วยชื่อแท็บ เมื่อย้ายไปแท็บอื่นใน Sheets แถบด้านข้างจะแสดงเทมเพลตของแท็บนั้น

1. คลิก เทมเพลตใหม่ (ในแท็บ สร้าง หรือ เทมเพลตใหม่ ในตัวเลือก)
2. ตั้ง ชื่อเทมเพลต
3. ตั้ง แถวหัวตาราง: แถวที่มีชื่อคอลัมน์ ระเบียนคือแถวที่อยู่ด้านล่าง ค่าเริ่มต้นคือแถว 1 เว้นแต่ชีตของคุณเริ่มต่ำกว่านั้น
4. เลือก คอลัมน์คีย์: คอลัมน์ที่มีค่าไม่ซ้ำกัน เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ ส่วน ไม่มี: ใช้หมายเลขแถว จะระบุแต่ละระเบียนด้วยหมายเลขแถวแทน
5. คลิก สร้างเทมเพลต

เลือกคอลัมน์คีย์ทุกครั้งที่มีคนอื่นแก้ไขชีตด้วย AutomaDoc จะหาแต่ละแถวอีกครั้งด้วยคีย์เมื่อเขียนสถานะหรือลิงก์กลับ การเรียงลำดับชีตหรือแทรกแถวระหว่างที่สร้างเอกสารจึงไม่ทำให้ผลลัพธ์ไปอยู่ผิดแถว แถวที่คีย์ว่างจะถูกข้าม และคีย์ที่พบในหลายแถวจะทำให้เอกสารนั้นล้มเหลว แถบด้านข้างจะเตือนทั้งสองกรณีก่อนที่คุณจะสร้างเอกสาร

นำเข้าเทมเพลต ในตัวเลือก จะสร้างเทมเพลตสำหรับแท็บนี้จากไฟล์ .automadoc ดูการย้ายเทมเพลต

อัปโหลดไฟล์เทมเพลต

ในแท็บ เทมเพลต คลิก อัปโหลดไฟล์เทมเพลต แล้วเลือกไฟล์ Word (.docx), Excel (.xlsx) หรือ PowerPoint (.pptx) ไฟล์จะถูกตรวจสอบตอนอัปโหลด หากมีข้อผิดพลาด แถบด้านข้างจะแจ้งให้ทราบ แล้วคุณอัปโหลดไฟล์ที่แก้ไขแล้วด้วย แทนที่ไฟล์

ตัวแทนค่าตั้งชื่อตามชื่อคอลัมน์ของคุณ โดยใช้ไวยากรณ์เดียวกับทุกแพลตฟอร์ม ช่องว่าง จุด และสัญลักษณ์อื่นจะกลายเป็น _ ส่วนตัวอักษรและตัวเลขของทุกภาษาจะคงไว้:

ชื่อคอลัมน์	ตัวแทนค่า
Customer	{Customer}
Invoice No.	{Invoice_No_}
Unit price	{Unit_price}

คอลัมน์ที่สองที่มีชื่อเดียวกันจะกลายเป็น {Notes_2} คอลัมน์ที่สามเป็น {Notes_3} จึงไม่มีคอลัมน์ใดเขียนทับกัน คอลัมน์ที่ไม่มีชื่อจะไม่ถูกนำมาใช้

เซลล์แต่ละประเภทให้อะไรกับเทมเพลต

ทุกเซลล์พิมพ์สิ่งที่ชีตแสดง ตัวกรองอย่าง number, currency และ date ทำงานกับค่าที่อยู่เบื้องหลัง

ในเซลล์	ในเทมเพลต
ข้อความ	ข้อความนั้น
ตัวเลข สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์	ตัวเลข พิมพ์ตามรูปแบบของชีต
วันที่ วันที่และเวลา	วันที่ พิมพ์ตามรูปแบบของชีต
ช่องทำเครื่องหมาย	ใช่หรือไม่ใช่ สำหรับ {#if Paid}…{/if}
ดรอปดาวน์	ตัวเลือกที่เลือก ดรอปดาวน์แบบเลือกหลายค่าจะเป็นรายการ
ชิปบุคคล	รายการบุคคล (ชื่อและอีเมล)
ลิงก์ หรือชิปลิงก์แบบ Rich	ลิงก์นั้น
ชิปไฟล์ หรือลิงก์ไปยังไฟล์ใน Drive	ไฟล์ สำหรับรูปภาพและ {ATTACH:…}
=IMAGE("https://…")	รูปภาพ

การตั้งค่าข้อมูลและการเขียนกลับ

ส่วน ข้อมูล มี ชื่อเทมเพลต, แถวหัวตาราง และ คอลัมน์คีย์ พร้อมสวิตช์สำหรับสร้าง เอกสาร PDF (.pdf) แทนรูปแบบของเทมเพลตเอง คลิก บันทึก หลังการเปลี่ยนแปลง

เขียนกลับไปยังชีต จะใส่ผลลัพธ์ลงในชีต:

• คอลัมน์สถานะ: สถานะการสร้างของแต่ละแถวจะถูกเขียนลงในคอลัมน์นี้
• คอลัมน์ลิงก์: ลิงก์ไปยังเอกสารที่สร้างแต่ละฉบับจะถูกเขียนลงในคอลัมน์นี้ ใน เมื่อเซลล์มีลิงก์อยู่แล้ว ให้เลือก แทนที่ หรือ เพิ่มบรรทัดใหม่ (ลิงก์ก่อนหน้าจะถูกเก็บไว้ บรรทัดละหนึ่งลิงก์)

คอลัมน์ลิงก์ต้องใช้ Pro ช่วงทดลองใช้ หรือที่นั่งของคุณเอง คอลัมน์สถานะต้องใช้ Pro ช่วงทดลองใช้ หรือที่นั่ง Business หากไม่มี แถบด้านข้างจะแจ้งให้ทราบและการตั้งค่าจะยังปิดอยู่ ดูแผน ที่นั่ง และแพ็กเอกสาร

ลบเทมเพลต ที่ด้านล่างของแท็บจะลบเทมเพลต ชีตของคุณจะไม่ถูกแตะต้อง

เริ่มจากคอลัมน์

เริ่มจากคอลัมน์ ซึ่งอยู่ข้าง อัปโหลดไฟล์เทมเพลต (หรือ แทนที่ไฟล์) จะสร้างเทมเพลต Word ที่มีตัวแทนข้อความสำหรับทุกคอลัมน์ของแท็บ และคอลัมน์ของแท็บที่เกี่ยวข้องเป็นลูป แล้วบันทึกเป็นไฟล์ของเทมเพลต บันทึกการเปลี่ยนแปลงก่อน เพราะเทมเพลตเริ่มต้นสร้างจากแถวหัวตารางและแท็บที่เกี่ยวข้องที่บันทึกไว้

ชื่อไฟล์และเอกสารต่อการสร้างหนึ่งครั้ง

ในส่วน ข้อมูล รูปแบบชื่อไฟล์ผลลัพธ์ ใช้ตั้งชื่อแต่ละไฟล์ ชื่อคอลัมน์ในวงเล็บปีกกาจะถูกแทนที่ด้วยค่าของแถว เช่น Invoice-{Invoice_No_} เว้นว่างไว้เพื่อใช้ชื่อเทมเพลตและแถว

สำหรับเทมเพลต Word เอกสารต่อการสร้างหนึ่งครั้ง ให้เลือก หนึ่งเอกสารต่อหนึ่งระเบียน หรือเอกสารเดียวจากทุกแถวที่เลือก ได้แก่ รายการ เทมเพลตที่ซ้ำสำหรับแต่ละแถว หรือแผ่นฉลาก ดู เอกสารรวม

แท็บที่เกี่ยวข้อง

แถวจากแท็บอื่นสามารถใส่ลงในแต่ละเอกสารได้ เช่น รายการในใบแจ้งหนี้ หรือรายละเอียดลูกค้า ในส่วน แท็บที่เกี่ยวข้อง คลิก เพิ่มความสัมพันธ์ แล้วตั้งค่า:

• ชื่อในเทมเพลต: ตัวแทนข้อความ เช่น Items
• แถวจากแท็บ: แท็บที่มีแถวเหล่านั้น
• คอลัมน์ที่ใช้จับคู่: คอลัมน์ของแท็บนั้นที่มีค่าของแถวนี้ เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้
• จับคู่กับคอลัมน์ของแท็บนี้: คอลัมน์คีย์ หรือคอลัมน์อื่นของแท็บนี้
• แถว: ทุกแถวที่ตรงกัน (ลูป) สำหรับ {#Items}{Description}{/Items} หรือ แถวแรกที่ตรงกัน สำหรับ {Client.Name}

คลิก บันทึก ความสัมพันธ์จะยังตามแท็บของมันแม้แท็บจะเปลี่ยนชื่อ เทมเพลตหนึ่งรายการมีความสัมพันธ์ได้สูงสุด 20 รายการ

ตัวแปร

แท็บ ตัวแปร แสดงตัวแทนข้อความทั้งหมดของเทมเพลต ซึ่งอ่านจากแท็บและแท็บที่เกี่ยวข้อง คลิกเพื่อคัดลอก แล้ววางลงในเทมเพลตของคุณ คอลัมน์ของแท็บที่เกี่ยวข้องจะแสดงอยู่ใต้ลูปหรือระเบียนซ้อนของแท็บนั้น

เลือกแถวและสร้างเอกสาร

1. เปิดแท็บ สร้าง แล้วเลือกเทมเพลตในตัวเลือก
2. เลือกแถวในชีต: คลิกหมายเลขแถว และกด Shift หรือ Ctrl (⌘ บน Mac) ค้างไว้เพื่อเลือกหลายแถว การเลือกเซลล์จะนับแถวที่เซลล์นั้นอยู่
3. แถบด้านข้างจะนับแถว (เลือก 1 แถวแล้ว, เลือก 12 แถวแล้ว) คลิก สร้างเอกสาร หรือ สร้างเอกสาร {count} ฉบับ

สร้างได้สูงสุด 500 แถวต่อการสร้างหนึ่งครั้ง หากแถบด้านข้างหยุดติดตามส่วนที่เลือก (จะหยุดชั่วคราวหลังจากไม่มีการใช้งานสักพัก) ให้คลิก รีเฟรช

การ์ดแสดงความคืบหน้าจะติดตามเอกสาร เอกสารแต่ละฉบับที่เสร็จแล้วมีปุ่ม ดาวน์โหลด และ พิมพ์ ส่วน ยกเลิก จะหยุดเอกสารที่ยังไม่เริ่ม

หากเทมเพลตสร้างเอกสารเดียวจากหลายระเบียน แถบด้านข้างจะมีตัวเลือก ที่เลือก (n) หรือ ทั้งแท็บ และสร้างเอกสารเดียวจากแถวสูงสุด 500 แถว

เอกสารไปอยู่ที่ใด

• เสมอ: การ์ดแสดงความคืบหน้าในแถบด้านข้าง สำหรับดาวน์โหลดหรือพิมพ์
• เมื่อมีคอลัมน์ลิงก์: ไฟล์จะถูกบันทึกใน Google ไดรฟ์ของคุณด้วย ในโฟลเดอร์เดียวกับสเปรดชีต หรือในไดรฟ์ของฉันเมื่อ AutomaDoc เข้าถึงโฟลเดอร์นั้นไม่ได้ เซลล์ของแถวจะได้ลิงก์ไปยังไฟล์ ซึ่งตั้งชื่อตามไฟล์ เอกสารเดียวที่สร้างจากหลายแถวจะถูกบันทึกครั้งเดียวและลิงก์จากทุกแถวของเอกสารนั้น
• เมื่อมีคอลัมน์สถานะ: แต่ละแถวจะแสดงสถานะระหว่างที่สร้างเอกสาร

รูปภาพและไฟล์

เนื่องจาก AutomaDoc อ่านได้เฉพาะไฟล์ที่คุณเลือกให้ รูปภาพจึงต้องเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ลิงก์สาธารณะ ไปยังรูปภาพ ในเซลล์หรือใน =IMAGE("https://…")
• ไฟล์ใน Drive ที่ AutomaDoc เปิดได้: ไฟล์ที่คุณเลือกให้ AutomaDoc หรือไฟล์ที่ AutomaDoc สร้างขึ้น

ไฟล์ใน Drive ที่ AutomaDoc เปิดไม่ได้จะไม่ถูกใส่ในเอกสาร พร้อมคำเตือนที่ระบุชื่อคอลัมน์ ไฟล์ Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ และภาพวาด จะถูกเพิ่มลงใน PDF เป็น PDF ด้วย {ATTACH:…} โดย Google ส่งออกไฟล์ดังกล่าวเป็น PDF ได้เฉพาะเมื่อมีขนาดไม่เกิน 10 MB ไฟล์แต่ละไฟล์มีขนาดได้สูงสุด 20 MB

ยกเลิกการเชื่อมต่อ

ใต้ เพิ่มเติม ปุ่ม ยกเลิกการเข้าถึง Google ไดรฟ์ จะนำสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ Google ไดรฟ์ของคุณออกจาก AutomaDoc: การให้สิทธิ์จะถูกเพิกถอนที่ Google เทมเพลตของคุณยังอยู่ และการสร้างเอกสารจะขอให้คุณเชื่อมต่อสเปรดชีตอีกครั้ง คุณยังยกเลิกการเชื่อมต่อได้ในหน้า การเชื่อมต่อ ของพอร์ทัลบริษัท (ดูการเชื่อมต่อข้อมูลของคุณ)

หากต้องการนำส่วนเสริมออก ให้ใช้ ส่วนขยาย → ส่วนเสริม → จัดการส่วนเสริม ใน Google Sheets

แผนและความช่วยเหลือ

ใต้ เพิ่มเติม ส่วน แผน จะแสดง จัดการแผน ให้ผู้ดูแลระบบ: แผน ที่นั่ง และแพ็กเอกสารซื้อได้ในพอร์ทัลบริษัท ซึ่งจะเปิดในเบราว์เซอร์ของคุณ สมาชิกจะเห็นว่าต้องติดต่อผู้ดูแลระบบคนใด ความช่วยเหลือและเอกสาร จะเปิดหน้าเหล่านี้