เอกสารการอนุมัติ

เปลี่ยนคำขอใน Lark Approval ที่ได้รับการอนุมัติแล้วให้เป็นเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ (ใบสั่งซื้อ หนังสืออนุมัติการลา ใบสำคัญจ่าย) โดยไม่ต้องมีใครคลิกสร้าง เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติ AutomaDoc จะนำข้อมูลในแบบฟอร์มของคำขอมาใส่ในเทมเพลต Word ของคุณ แล้วส่ง PDF ให้ผู้ที่ยื่นคำขอ

ฟีเจอร์นี้ทำงานได้ด้วยตัวเอง คุณไม่จำเป็นต้องมี Lark Base หรือส่วนขยายของ Base

ก่อนเริ่มต้น

คุณเป็นผู้ดูแลแอป Lark ของ AutomaDoc
มีแบบฟอร์มการอนุมัติอยู่ใน Lark Approval แล้ว และมีคำขออย่างน้อยหนึ่งรายการที่ส่งในช่วง 30 วันที่ผ่านมาเพื่อใช้ทดสอบ
คุณยังมีช่องเทมเพลตว่างอยู่ เทมเพลตการอนุมัตินับรวมในขีดจำกัดเทมเพลตเดียวกับเทมเพลตของ Base

1. เปิดพอร์ทัลบริษัท

ไปที่ company.automadoc.cc แล้วลงชื่อเข้าใช้:

เปิดใน Lark: เปิดแอป Lark และลงชื่อเข้าใช้ให้อัตโนมัติ แนะนำวิธีนี้
ดำเนินการต่อในเบราว์เซอร์: อยู่ในเบราว์เซอร์ต่อและลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Lark ของคุณ

จากนั้นเปิด การอนุมัติ ในแถบด้านข้าง ใต้ เอกสาร

2. เชื่อมต่อแบบฟอร์มการอนุมัติ

คลิก เชื่อมต่อการอนุมัติ เมื่อเปิดหน้านี้เป็นครั้งแรก แบบฟอร์มเชื่อมต่อจะแสดงอยู่แล้ว
คลิก เปิดหน้าผู้ดูแล Lark Approval ในคอนโซลผู้ดูแลของ Lark Approval ให้คลิกไอคอนแก้ไข (ดินสอ) ของแบบฟอร์มที่ต้องการ
คัดลอกที่อยู่จากเบราว์เซอร์ วางลงในพอร์ทัลบริษัท แล้วคลิก เชื่อมต่อ

AutomaDoc จะอ่านฟิลด์ของแบบฟอร์มและสร้างเทมเพลตเริ่มต้นให้ คุณจึงทดสอบได้ทันที

3. แก้ไขเทมเพลต

เทมเพลตเริ่มต้นมีทุกฟิลด์ของแบบฟอร์ม ตารางสำหรับรายการรายละเอียดแต่ละชุด รูปภาพ (ถ้ามี) และประวัติการอนุมัติ และปิดท้ายด้วยตาราง Approvals (ขั้นตอน ชื่อ การดำเนินการ วันที่ และลายเซ็น) ที่พร้อมพิมพ์เป็นช่องลงนาม ฟิลด์จำนวนเงินที่บังคับกรอกและฟิลด์สูตรจะแสดงด้วยทศนิยมสองตำแหน่ง วิธีปรับให้เป็นของคุณ:

ที่ ไฟล์เทมเพลต ให้คลิก ดาวน์โหลด
แก้ไขไฟล์ใน Word: เพิ่มหัวจดหมาย จัดลำดับฟิลด์ใหม่ และลบส่วนที่ไม่ต้องการ
คลิก อัปโหลดไฟล์

เปิด ตัวแปร เพื่อดูตัวแทนค่าทั้งหมดที่แบบฟอร์มมีให้ คลิกตัวที่ต้องการเพื่อคัดลอก แล้ววางในเทมเพลตของคุณ

ตัวแทนค่า	สิ่งที่แสดง
`{Field_Name}`	ฟิลด์ของแบบฟอร์ม ช่องว่างในชื่อฟิลด์จะกลายเป็นขีดล่าง
`{#Details}…{/Details}`	รายการรายละเอียด: ทำซ้ำแถวตารางหนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ โดยมีคอลัมน์ของรายการนั้นอยู่ภายใน
`{DateInterval_Start}`, `{DateInterval_End}`, `{DateInterval_Duration}`	วันที่ทั้งสองของฟิลด์ช่วงวันที่ และระยะเวลาของช่วงนั้น ตัวแปร จะแสดงรายการเหล่านี้ตามป้ายชื่อที่คุณตั้งไว้ในแบบฟอร์ม `{DateInterval}` แสดงวันที่ทั้งสองในบรรทัดเดียว
`{Amount_Currency}`	สกุลเงินของฟิลด์จำนวนเงิน: เพิ่ม `_Currency` ต่อท้ายตัวแทนค่าของฟิลด์นั้นเอง `{Amount.Currency}` และ `{Amount.Value}` ก็พิมพ์สกุลเงินและจำนวนเงินได้เช่นกัน สำหรับเทมเพลตที่เขียนแบบนั้น
รูปภาพที่มี Alt Text เป็น `{Field_Name}`	ฟิลด์รูปภาพ: รูปแรกของฟิลด์นั้น ในขนาดเดียวกับรูปตัวแทนค่านั้น หากต้องการแสดงรูปภาพทุกรูปที่แนบมากับคำขอ ให้วนลูปฟิลด์นั้นเหมือนที่เทมเพลตเริ่มต้นทำ ดูวนลูปรูปภาพทั้งหมด
`{Request_No}`	เลขที่คำขอ
`{Approval_Name}`	ชื่อแบบฟอร์มการอนุมัติ
`{Approval_Status}`	`APPROVED` หรือ `REJECTED`
`{Applicant}`	ผู้ที่ยื่นคำขอ
`{Submitted_At}`, `{Completed_At}`	เวลาที่ยื่นคำขอ และเวลาที่คำขอได้รับการตัดสิน
`{Approvers}`	ทุกคนที่อนุมัติ คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
`{Final_Approver}`, `{Approved_At}`	ผู้ที่อนุมัติเป็นคนสุดท้าย และเวลาที่อนุมัติ จะว่างไว้หากคำขอไม่ได้รับการอนุมัติ
`{CC_List}`	ทุกคนที่ได้รับสำเนาคำขอ คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
`{Approval_Link}`	ลิงก์ที่เปิดคำขอใน Lark ใส่รูปภาพที่มี Alt Text เป็น `{QR:Approval_Link}` ในเทมเพลตเพื่อพิมพ์เป็นคิวอาร์โค้ด
`{Reverted}`	`Yes` หาก Lark รายงานว่าคำขอถูกเพิกถอนหลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว มิฉะนั้นจะว่าง เอกสารจะถูกส่งเมื่อคำขอได้รับการอนุมัติหรือถูกปฏิเสธ เอกสารที่ส่งไปแล้วจึงไม่แสดงค่านี้ ค่านี้จะปรากฏเฉพาะในเอกสารที่สร้างหลังการเพิกถอน เช่น เอกสารทดสอบ
`{#Approvals}…{/Approvals}`	หนึ่งแถวต่อหนึ่งการตัดสินใจ พร้อม `{Step}`, `{Name}`, `{Action}`, `{Time}`, `{Comment}` และรูปภาพ `{Signature}` ดูช่องลงนามการอนุมัติ
`{#Approval_History}…{/Approval_History}`	หนึ่งแถวต่อหนึ่งเหตุการณ์ของคำขอ พร้อม `{Step}`, `{Person}`, `{Action}`, `{Time}` และ `{Comment}` รวมถึง `{Target}` (ผู้ที่คำขอถูกโอนไปให้หรือได้รับสำเนา หรือผู้อนุมัติที่ถูกเพิ่มหรือนำออก) `{Received}` และ `{Decided}` (เวลาที่ขั้นตอนมาถึงบุคคลนั้น และเวลาที่เขาตัดสินใจ) และรูปภาพ `{Signature}` ในแถวที่อนุมัติหรือปฏิเสธ
`{#Comments}…{/Comments}`	หนึ่งแถวต่อหนึ่งความคิดเห็น พร้อม `{Person}`, `{Comment}`, `{Time}` และ `{Files}` (ชื่อไฟล์ที่แนบมากับความคิดเห็น)

จำนวนเงินและปริมาณเป็นตัวเลขจริง จึงใช้ฟิลเตอร์ number, currency และ sum ได้ เช่น {Details | sum:"Amount" | currency:"IDR":"id-ID":2} สำหรับยอดรวมใต้รายการรายละเอียด ลูปและเงื่อนไขทำงานเหมือนกับในเทมเพลตของ Base ทุกประการ

ช่องลงนามการอนุมัติ

{#Approvals} ทำซ้ำแถวตารางหนึ่งแถวต่อการอนุมัติหรือการปฏิเสธที่มีผลอยู่ (หนึ่งแถวต่อหนึ่งคนต่อหนึ่งขั้นตอน โดยใช้การตัดสินใจครั้งล่าสุดของคนนั้น) ดังนั้นการอนุมัติที่ให้ซ้ำหลังจากคำขอถูกตีกลับจะแสดงเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างช่องลงนามทั่วไป:

ขั้นตอน	ชื่อ	การดำเนินการ	วันที่	ลายเซ็น
`{#Approvals}{Step}`	`{Name}`	`{Action}`	`{Time}`	รูปภาพที่มี Alt Text เป็น `{Signature}` `{/Approvals}`

ช่อง ลายเซ็น มีรูปภาพที่ Alt Text เป็น {Signature} (คลิกขวาที่รูป → แก้ไขข้อความแสดงแทน) แต่ละแถวจะพิมพ์รูปลายเซ็นของบุคคลนั้นในขนาดของรูปตัวแทนค่า สำหรับคนที่ยังไม่มีรูปลายเซ็น รูปภาพจะถูกเว้นไว้

หากต้องการพิมพ์ลายเซ็นของขั้นตอนเดียวแยกออกมา เช่น ใต้บรรทัด “อนุมัติโดยฝ่ายการเงิน” ให้กรองลูปด้วย where แล้ววางรูปภาพไว้ระหว่างแท็ก:

{#Approvals | where:"Step == 'Finance approval'"} รูปภาพที่มี Alt Text เป็น {Signature} {/Approvals}

ใช้ชื่อขั้นตอนให้ตรงกับที่แสดงในโฟลว์การอนุมัติของคุณใน Lark หรือเลือกเป็นบุคคลด้วย where:"Name == 'Budi Santoso'" คุณสามารถใส่ {Name} และ {Time} ไว้ระหว่างแท็กเดียวกันได้ หากไม่มีการตัดสินใจใดตรงเงื่อนไข จะไม่มีอะไรถูกพิมพ์ ขั้นตอนที่มีหลายคนร่วมตัดสินใจ (ลงนามร่วม) จะพิมพ์ลายเซ็นของแต่ละคน

รูปลายเซ็น

Lark ไม่แชร์ลายเซ็นที่ผู้อนุมัติเขียนใน Lark Approval ให้กับแอป แม้ในขั้นตอนที่ตั้งค่าให้ต้องเซ็นด้วยลายมือก็ตาม ดังนั้นบริษัทของคุณจึงอัปโหลดรูปลายเซ็นของผู้อนุมัติแต่ละคนเพียงครั้งเดียว แล้วทุกเทมเพลตอนุมัติจะพิมพ์รูปนั้น

ที่หน้าของเทมเพลตอนุมัติ ไปที่ รูปลายเซ็น ส่วนนี้แสดงผู้อนุมัติของคำขอล่าสุดของแบบฟอร์ม และทุกคนที่มีรูปอยู่แล้ว หากขั้นตอนใดของแบบฟอร์มขอลายเซ็นด้วยลายมือใน Lark แผงนี้จะระบุชื่อขั้นตอนนั้น
คลิก อัปโหลดรูป ข้างชื่อบุคคล แล้วเลือกไฟล์ PNG หรือ JPEG ขนาดไม่เกิน 1 MB ลายเซ็นบนพื้นโปร่งใสหรือพื้นขาวจะพิมพ์ออกมาดีที่สุด
ใช้ แทนที่ หรือ ลบ เพื่อเปลี่ยนในภายหลัง เอกสารที่สร้างหลังจากนั้นจะใช้รูปใหม่ ส่วนเอกสารที่ส่งไปแล้วจะไม่เปลี่ยน

รูปลายเซ็นเป็นของบริษัทคุณ ไม่ใช่ของเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่ง: รูปเดียวกันจะถูกพิมพ์ในทุกแบบฟอร์มที่บุคคลนั้นอนุมัติ

4. เลือกเมื่อใดและส่งไปที่ใด

ที่ เมื่อใดและส่งไปที่ใด:

สร้างเมื่อคำขอ: อนุมัติแล้ว (ค่าเริ่มต้น) ถูกปฏิเสธ หรือทั้งสองอย่าง
รูปแบบผลลัพธ์: PDF หรือรูปแบบเดียวกับเทมเพลต คือ Word, Excel หรือ PowerPoint (ดู เทมเพลต Excel และ PowerPoint)
ส่งเอกสารไปที่: ผู้ยื่นคำขอ ผ่านข้อความจากบอท AutomaDoc ใช้ โพสต์ในกลุ่มด้วย เพื่อส่งสำเนาไปยังแชตกลุ่ม เช่น กลุ่มจัดเก็บเอกสารของฝ่ายการเงิน ระบบแสดงเฉพาะกลุ่มที่เพิ่มบอท AutomaDoc แล้วเท่านั้น จึงต้องเพิ่มบอทเข้ากลุ่มก่อน เลือกอย่างน้อยหนึ่งในสองอย่างนี้: การอนุมัติที่ไม่มีผู้รับจะเริ่มใช้งานไม่ได้
ชื่อไฟล์: รูปแบบชื่อไฟล์ เช่น {Approval_Name}-{Request_No}
เขตเวลาของวันที่: เขตเวลาที่ใช้แสดงวันที่ในเอกสาร

สิ่งที่ผู้รับจะได้รับ แสดงข้อความตามที่ผู้ยื่นคำขอจะเห็น คลิก บันทึกการตั้งค่า

5. ทดสอบ

ที่ ทดสอบ AutomaDoc จะแสดงคำขอล่าสุดสิบรายการของแบบฟอร์มในช่วง 30 วันที่ผ่านมา คลิก สร้างทดสอบ ข้างคำขอที่ต้องการ จากนั้นคลิก ดาวน์โหลด เพื่อรับผลลัพธ์แล้วตรวจสอบ

การทดสอบจะไม่ถูกส่งให้ใคร ทดสอบได้ฟรีสูงสุด 20 ครั้งต่อวัน การทดสอบครั้งถัดไปในวันนั้นจะนับเป็นการสร้างครั้งละหนึ่งครั้ง การทดสอบฟรีจะมีลายน้ำ PREVIEW · AutomaDoc ขนาดใหญ่พาดทุกหน้า แต่เอกสารที่ส่งสำหรับคำขอที่อนุมัติแล้วจะไม่มี

6. เริ่มใช้งาน

คลิก เริ่มใช้งาน นับจากนั้น ทุกคำขอที่เข้าสู่สถานะที่คุณเลือกจะสร้างเอกสารและส่งตามที่ตั้งค่าไว้ หน้านี้จะแสดง ใช้งานอยู่ คลิก หยุดชั่วคราว เพื่อหยุดได้ทุกเมื่อ

สิ่งที่ผู้ยื่นคำขอได้รับ

ข้อความจากบอท AutomaDoc ใน Lark: การ์ดที่แจ้งว่าคำขอได้รับการอนุมัติ (หรือถูกปฏิเสธ) ตามด้วยเอกสาร ผู้ยื่นคำขอไม่ต้องทำอะไรเพื่อรับเอกสาร และกลับมาที่ข้อความนี้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการไฟล์อีกครั้ง

ส่งเอกสารอีกครั้ง

เอกสาร แสดงเอกสารล่าสุด 20 ฉบับที่สร้างสำหรับแบบฟอร์มนี้ รวมถึงฉบับที่สร้างไม่สำเร็จ คลิก ดาวน์โหลด ที่ฉบับที่ต้องการ หรือคลิก สร้างใหม่และส่ง เพื่อสร้างอีกครั้งด้วยเทมเพลตปัจจุบันแล้วส่งซ้ำ ซึ่งมีประโยชน์หลังจากแก้ไขเทมเพลต สร้างใหม่และส่ง ใช้ไม่ได้กับคำขอที่ถูกเพิกถอน
หากต้องการส่งเอกสารสำหรับคำขอที่อนุมัติไปก่อนที่คุณจะเริ่มใช้งาน ให้หาคำขอนั้นที่ ทดสอบ แล้วคลิก สร้างและส่ง ส่งด้วยวิธีนี้ได้เฉพาะคำขอที่แสดงอยู่ในรายการนั้นเท่านั้น

ส่งได้เฉพาะคำขอที่ได้รับการอนุมัติแล้ว (หรือถูกปฏิเสธ หากคุณเลือกสถานะนั้น) เท่านั้น เพราะข้อความจะแจ้งผลให้ผู้ยื่นคำขอทราบ

เมื่อแบบฟอร์มอนุมัติเปลี่ยนไป

การแก้ไขแบบฟอร์มใน Lark ไม่ได้ทำให้เอกสารของคุณหยุดสร้าง AutomaDoc ยังคงสร้างเอกสารด้วยไฟล์เทมเพลตปัจจุบัน และตัวแทนค่าทุกตัวในไฟล์ยังคงหาฟิลด์ของตัวเองเจอ: ฟิลด์ที่คุณเปลี่ยนชื่อใน Lark ยังคงพิมพ์ผ่านตัวแทนค่าเดิม แต่ฟิลด์ที่คุณลบแล้วสร้างใหม่ถือเป็นฟิลด์ใหม่ใน Lark และจะพิมพ์เป็นค่าว่างจนกว่าคุณจะคลิก ฉันตรวจสอบเทมเพลตแล้ว

เมื่อมีการเพิ่มฟิลด์ ลบฟิลด์ หรือเปลี่ยนประเภทฟิลด์ AutomaDoc จะตรวจพบในเอกสารฉบับถัดไป:

ผู้ดูแลที่ตั้งค่าแบบฟอร์มจะได้รับข้อความจากบอท AutomaDoc หนึ่งครั้ง พร้อมรายการสิ่งที่เปลี่ยน
หน้าของเทมเพลตแสดงรายการเดียวกัน ตรวจสอบว่าไฟล์ของคุณยังใช้ได้ แล้วคลิก ฉันตรวจสอบเทมเพลตแล้ว หรืออัปโหลดไฟล์ที่อัปเดตแล้วด้วย อัปโหลดไฟล์ ตัวแปร จะแสดงแบบฟอร์มตามปัจจุบันเสมอ จึงคัดลอกฟิลด์ใหม่จากที่นั่นได้

คำขอที่ยื่นก่อนการเปลี่ยนแปลงจะได้ไฟล์ที่ทำไว้สำหรับคำขอนั้น ทุกครั้งที่คุณแทนที่ไฟล์เทมเพลต ไฟล์ก่อนหน้าจะถูกเก็บไว้ (สิบไฟล์ล่าสุดที่เคยสร้างเอกสารได้) และคำขอที่มีฟิลด์ซึ่งมีเพียงไฟล์ก่อนหน้ารู้จัก (เช่น ฟิลด์ที่ถูกลบแล้วสร้างใหม่) จะสร้างจากไฟล์นั้น เอกสาร จะทำเครื่องหมายรายการเหล่านั้นด้วย ไฟล์ก่อนหน้า (v1) การทดสอบจะใช้ไฟล์ปัจจุบันเสมอ

เมื่อเกิดปัญหา

ผู้ยื่นคำขอจะไม่เห็นข้อผิดพลาดใด ๆ ผู้ดูแลที่ตั้งค่าแบบฟอร์มจะได้รับข้อความจากบอท AutomaDoc พร้อมสาเหตุ เช่น โควตารายเดือนและแพ็กเอกสารที่มีอยู่ถูกใช้หมดแล้ว เทมเพลตเกินขีดจำกัดเทมเพลตของแผน หรือไฟล์เทมเพลตมีข้อผิดพลาด การสร้างที่ไม่สำเร็จจะแสดงอยู่ที่ เอกสาร ด้วย: แก้ไขสาเหตุ แล้วคลิก สร้างใหม่และส่ง ที่รายการนั้น

“AutomaDoc ยังอ่าน Lark Approval ไม่ได้”

ผู้ดูแล Lark ขององค์กรยังไม่ได้อนุมัติสิทธิ์ที่อัปเดตของ AutomaDoc ขอให้ผู้ดูแลอนุมัติการอัปเดตสิทธิ์ของแอปในคอนโซลผู้ดูแล Lark แล้วลองอีกครั้ง

“ไม่มีคำขอในช่วง 30 วันที่ผ่านมา”

ส่งคำขอในแบบฟอร์มนั้นใน Lark แล้วคลิก รีเฟรช ที่ ทดสอบ

ไม่พบกลุ่มใน “โพสต์ในกลุ่มด้วย”

เพิ่มบอท AutomaDoc เข้ากลุ่มนั้นใน Lark แล้วโหลดหน้านี้ใหม่

ข้อควรรู้

แต่ละคำขอนับเพียงครั้งเดียว ไม่ว่าจะส่งเอกสารของคำขอนั้นกี่ครั้ง การทดสอบไม่มีค่าใช้จ่ายสูงสุด 20 ครั้งต่อวัน และ สร้างใหม่และส่ง ไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับคำขอที่นับไปแล้ว หากมีที่นั่ง Business เอกสารการอนุมัติจะใช้จากเอกสารอัตโนมัติ 20,000 ฉบับต่อปีของที่นั่งนั้น หากไม่มี จะใช้โควตารายเดือนเดียวกับเอกสารที่สร้างจาก Base แล้วจึงใช้จากแพ็กเอกสาร ดูวิธีนับเอกสารจากการอนุมัติ
แบบฟอร์มที่มีรายการรายละเอียดจะสร้างเอกสารหนึ่งฉบับต่อหนึ่งคำขอ โดยมีทุกรายการอยู่ในฉบับนั้น
ไฟล์แนบจะแสดงเป็นชื่อไฟล์ หากต้องการใส่ตัวไฟล์ลงใน PDF ให้ใช้ {ATTACH:Field} ดูไฟล์แนบภายใน PDF รูปที่ถ่ายในแอป Lark อาจมาโดยไม่มีชื่อ ในกรณีนั้นจะใช้ชื่อ “รูปภาพ 1” “รูปภาพ 2” ไปตามลำดับ
หากคุณซิงก์การอนุมัติไปยัง Base ด้วย คุณยังสร้างจาก Base ได้ตามเดิม ทั้งสองไม่กระทบกัน