ส่วนเสริม Excel

ส่วนเสริม AutomaDoc สำหรับ Excel สร้างเอกสารจากแต่ละแถวที่คุณเลือกในตาราง Excel โดยไม่ต้องออกจาก Excel ใช้งานได้ใน Excel บน Windows, Mac และบนเว็บ

ติดตั้ง

ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ติดตั้ง AutomaDoc ให้ทั้งองค์กรจากศูนย์การจัดการ Microsoft 365 หรือคุณลองใช้ด้วยตัวเองใน Excel บนเว็บ ทั้งสองวิธีอยู่ในติดตั้ง Add-in ให้ทั้งองค์กร พร้อมไฟล์ manifest ของ Add-in เมื่อติดตั้งแล้ว ปุ่ม AutomaDoc จะปรากฏบนแท็บ หน้าแรก คลิกปุ่มนี้เพื่อเปิดบานหน้าต่าง

เข้าสู่ระบบ

หากทำได้ บานหน้าต่างจะเข้าสู่ระบบให้คุณด้วยบัญชี Microsoft 365 ที่คุณใช้ใน Office หากไม่ได้ จะแสดง ลงชื่อเข้าใช้ AutomaDoc พร้อมสามตัวเลือก:

• ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Microsoft สำหรับบัญชีที่ทำงานหรือสถานศึกษาของคุณ
• ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Google หากบริษัทของคุณใช้ AutomaDoc กับ Google Workspace
• ใช้บัญชี Microsoft อื่น เมื่อ Office เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีอื่นอยู่

บัญชี Microsoft ส่วนตัว (Outlook.com, Hotmail, Live) เข้าสู่ระบบที่นี่ไม่ได้ หากองค์กรของคุณกำหนดให้ผู้ดูแลระบบต้องอนุมัติ AutomaDoc ก่อน บานหน้าต่างจะแจ้งและแสดง เปิดลิงก์อนุมัติเพื่อส่งให้ผู้ดูแลระบบของคุณ ดูความยินยอมจากผู้ดูแลระบบสำหรับ Microsoft 365

แท็บ เพิ่มเติม แสดงบัญชี บริษัท และแผนของคุณ พร้อมปุ่ม ออกจากระบบ

ทำข้อมูลของคุณให้เป็นตาราง

AutomaDoc อ่านแถวจากตาราง Excel (ตารางที่สร้างด้วย จัดรูปแบบเป็นตาราง) หากเวิร์กบุ๊กไม่มีตารางเลย บานหน้าต่างจะแสดง ทำข้อมูลของคุณให้เป็นตาราง: เลือกข้อมูลพร้อมชื่อคอลัมน์ แล้วคลิก จัดรูปแบบเป็นตาราง แถวแรกจะกลายเป็นชื่อคอลัมน์ และชื่อคอลัมน์แต่ละชื่อจะกลายเป็นตัวแทนค่า

บานหน้าต่างจะตามส่วนที่คุณเลือก: เมื่อคลิกในตารางอื่น บานหน้าต่างจะย้ายไปที่ตารางนั้น คุณยังเลือกตารางจากรายการ ตาราง ที่ด้านบนได้ด้วย

บานหน้าต่างจะเก็บลิงก์เล็ก ๆ ไว้ในเวิร์กบุ๊ก เพื่อให้พบเทมเพลตชุดเดิมในครั้งถัดไป ไม่ว่าไฟล์จะไปอยู่ที่ใด (OneDrive, SharePoint, สำเนาในเครื่อง หรือไฟล์แนบในอีเมล) สำเนาที่สร้างด้วย บันทึกเป็น จะยังมีลิงก์นี้อยู่ สำหรับเวิร์กบุ๊กใหม่ที่ยังไม่ได้บันทึก บานหน้าต่างจะเตือนให้บันทึก เพราะหากไม่บันทึก ลิงก์จะหายไป

สร้างเทมเพลต

เทมเพลตเป็นของตาราง วิธีสร้าง:

1. คลิก เทมเพลตใหม่ (หรือสร้างจากตัวเลือกเทมเพลต) แท็บ เทมเพลต จะแสดง เทมเพลตใหม่สำหรับ ตารางของคุณ
2. กรอก ชื่อเทมเพลต
3. เลือก คอลัมน์คีย์: คอลัมน์ที่ระบุแต่ละแถว เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ ไม่บังคับแต่แนะนำให้ใช้ หากไม่มี แถวจะถูกระบุด้วยตำแหน่ง ซึ่งเปลี่ยนไปเมื่อเรียงลำดับตาราง และ AutomaDoc จะหาแถวนั้นไม่เจออีกเพื่อเขียนข้อมูลกลับ
4. คลิก สร้างเทมเพลต

จากนั้นใส่ไฟล์ให้เทมเพลตใน ไฟล์เทมเพลต:

• อัปโหลดไฟล์เทมเพลต รับไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx) ที่มีตัวแทนค่าตั้งชื่อตามคอลัมน์ของคุณ แทนที่ไฟล์ ใช้เปลี่ยนไฟล์ในภายหลัง
• เริ่มจากคอลัมน์ สร้างเทมเพลต Word ที่มีตัวแทนค่าครบทุกคอลัมน์ พร้อมให้แก้ไข หากเทมเพลตมีไฟล์อยู่แล้ว ระบบจะถามก่อน เพราะไฟล์นั้นจะถูกแทนที่

แท็บ ตัวแปร แสดงตัวแทนค่าทุกตัวที่ตารางมี คลิกตัวใดตัวหนึ่งเพื่อคัดลอก แล้ววางลงในเทมเพลต หากต้องการเขียนเทมเพลตใน Word โดยมีฟิลด์อยู่ใกล้มือ ให้ใช้ส่วนเสริม Word ส่วนข้อมูลอ้างอิงตัวแทนค่าอธิบายไวยากรณ์ทั้งหมด

การตั้งค่าเทมเพลต

ส่วนที่เหลือของแท็บ เทมเพลต บันทึกด้วย บันทึก:

ส่วน	สิ่งที่คุณตั้งค่า
ข้อมูลและผลลัพธ์	ชื่อเทมเพลต, คอลัมน์คีย์, เอกสาร PDF (.pdf) เพื่อแปลงเอกสารเป็น PDF, รูปแบบชื่อไฟล์ผลลัพธ์ (ชื่อคอลัมน์ในวงเล็บปีกกา เช่น {Invoice_No}) และ คอลัมน์รูปภาพ
เอกสารต่อการสร้างหนึ่งครั้ง	เฉพาะเทมเพลต Word: หนึ่งเอกสารต่อหนึ่งแถว หรือเอกสารเดียวจากทุกแถว (รายการ หนึ่งหน้าต่อแถว หรือฉลาก) ดูเอกสารเดียวจากหลายระเบียน
ตารางที่เกี่ยวข้อง	แถวจากตารางอื่นในเวิร์กบุ๊กที่จะใส่ลงในแต่ละเอกสาร เช่น รายการสินค้าภายใต้ใบแจ้งหนี้
เขียนกลับลงในตาราง	คอลัมน์สถานะ และ บันทึกเอกสารไว้ข้างเวิร์กบุ๊ก

ลบเทมเพลต ที่ด้านล่างใช้ลบเทมเพลต

คอลัมน์รูปภาพ

ติ๊กคอลัมน์ที่เก็บลิงก์ไปยังรูปภาพ ลิงก์เว็บสาธารณะใช้ได้ทันที ส่วนลิงก์ OneDrive หรือ SharePoint ต้องเชื่อมต่อ Microsoft 365 และผูกเทมเพลตกับไฟล์ของเวิร์กบุ๊กก่อน (ดูบันทึกเอกสารไว้ข้างเวิร์กบุ๊ก) จากนั้นวางรูปภาพในเทมเพลตผ่านข้อความแสดงแทน (Alt Text) ของรูปภาพ เหมือนกับทุกแพลตฟอร์ม

ตารางที่เกี่ยวข้อง

ความสัมพันธ์แต่ละรายการจะนำแถวจากตารางอื่นมาใส่ในเอกสาร คลิก เพิ่มความสัมพันธ์ แล้วตั้งค่า:

• ชื่อในเทมเพลต เช่น Items: ชื่อที่คุณใช้ในเทมเพลต
• แถวจากตาราง: ตารางอื่นนั้น
• คอลัมน์ที่ใช้จับคู่ และ จับคู่กับคอลัมน์ของตารางนี้ (ค่าเริ่มต้นคือคอลัมน์คีย์) แถวของตารางอื่นจะเป็นของแถวนี้เมื่อสองคอลัมน์มีค่าเดียวกัน
• แถว: ทุกแถวที่ตรงกัน (ลูป) ซึ่งพิมพ์ด้วย {#Items}…{/Items} หรือ แถวแรกที่ตรงกัน ซึ่งอ่านด้วย {Customer.City}

สร้างเอกสาร

ในแท็บ สร้าง:

1. เลือกแถวที่จะใช้ในตาราง กด Ctrl ค้างไว้ (⌘ บน Mac) เพื่อเลือกแถวที่ไม่ติดกัน แถวที่เลือกซึ่งอยู่นอกตารางจะไม่ถูกนำมาใช้ และบานหน้าต่างจะบอกว่ามีกี่แถว
2. ตรวจสอบจำนวนใต้ แถว หากคุณเปลี่ยนส่วนที่เลือกแล้วบานหน้าต่างไม่ได้อัปเดต ให้คลิก รีเฟรช
3. คลิก สร้างเอกสาร หรือ สร้างเอกสาร 5 ฉบับ (ตามจำนวนของคุณ) สำหรับหลายแถว

บานหน้าต่างจะอ่านแถวที่เลือกเองและส่งเฉพาะแถวเหล่านั้น การสร้างจากส่วนที่เลือกจึงไม่ต้องใช้สิทธิ์ของ Microsoft เพิ่มเติมนอกจากการเข้าสู่ระบบ

เทมเพลตที่สร้างเอกสารเดียวจากหลายแถวมีสองตัวเลือก: แถวที่เลือก หรือ ทุกแถวที่แสดง แถวที่ถูกตัวกรองซ่อนไว้จะไม่ถูกนำมาใช้

ขีดจำกัด:

• 500 แถวต่อการสร้างหนึ่งครั้ง และ 500 แถวในเอกสารรวมหนึ่งฉบับ
• ในแผน Free สร้างได้ 2 ครั้งต่อนาที
• ตารางแต่ละตารางที่ส่งมีได้สูงสุด 50,000 แถวและ 500,000 เซลล์ และทุกอย่างที่ส่งพร้อมกันรวมได้สูงสุด 1,000,000 เซลล์ ตารางที่เกี่ยวข้องจะถูกส่งทั้งตาราง ตารางขนาดใหญ่จึงนับเต็มจำนวน บานหน้าต่างจะตรวจสอบก่อนส่งและบอกว่าตารางใดใหญ่เกินไป

หากมีคอลัมน์คีย์ ทุกแถวที่เลือกต้องมีค่าในคอลัมน์นั้น และแถวที่เลือกสองแถวจะมีค่าซ้ำกันไม่ได้ บานหน้าต่างจะระบุแถวที่ต้องแก้ไขก่อนส่งข้อมูลใด ๆ

รับเอกสาร

การ์ดแสดงความคืบหน้าจะติดตามงาน เมื่อเอกสารพร้อม ปุ่ม ดาวน์โหลด จะเปิดเอกสารในเบราว์เซอร์ให้คุณบันทึก คุณยกเลิกงานระหว่างที่กำลังทำงานได้

การเขียนสถานะกลับ

เลือก คอลัมน์สถานะ ใน เขียนกลับลงในตาราง แล้วความคืบหน้าและผลลัพธ์ของแต่ละแถวจะถูกเขียนลงในคอลัมน์นั้น:

• ⏳ Processing (ID: …) เมื่องานเริ่ม
• ✅ Completed (ID: …) - <file name> หรือ ⚠️ Completed with warnings (ID: …) - <file name> ตามด้วยคำเตือน
• ❌ พร้อมเหตุผลเมื่อเอกสารล้มเหลว และ ⏹️ Cancelled (ID: …) เมื่อคุณยกเลิก

บานหน้าต่างเป็นผู้เขียนค่าเหล่านี้เอง จึงควรเปิดไว้จนกว่าเอกสารจะเสร็จ บานหน้าต่างจะหาแต่ละแถวอีกครั้งด้วยคีย์ตอนเขียน การเรียงลำดับหรือกรองระหว่างนั้นจึงปลอดภัย หากไม่มีคอลัมน์คีย์ บานหน้าต่างจะหาแถวจากเนื้อหาในแถว แถวที่ถูกเปลี่ยนหรือลบระหว่างนั้นจะถูกข้ามไป และบานหน้าต่างจะบอกว่าพลาดไปกี่แถว

การเขียนสถานะกลับรวมอยู่ใน Pro และที่นั่ง Business เฉพาะเจ้าของเทมเพลตหรือผู้ดูแลระบบของบัญชีเท่านั้นที่เปลี่ยนตำแหน่งที่เทมเพลตเขียนข้อมูลได้

บันทึกเอกสารไว้ข้างเวิร์กบุ๊ก

เมื่อเวิร์กบุ๊กบันทึกไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint คุณผูกเทมเพลตของตารางเข้ากับไฟล์ได้ จากนั้น AutomaDoc จะอ่านเวิร์กบุ๊กใน Microsoft 365 เอง แทนที่จะใช้แถวที่บานหน้าต่างส่งมา: รูปภาพที่เก็บใน OneDrive หรือ SharePoint จะถูกเติมลงเอกสาร และ AutomaDoc จะเขียนสถานะลงในไฟล์เอง ไม่ว่าบานหน้าต่างจะเปิดอยู่หรือไม่

1. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีที่ทำงานของ Microsoft 365
2. ใน บันทึกเอกสารไว้ข้างเวิร์กบุ๊ก คลิก เชื่อมต่อ Microsoft 365 แล้วอนุมัติคำขอ ขั้นตอนนี้ขอสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่คุณเข้าถึงได้ ซึ่งองค์กรส่วนใหญ่ให้เฉพาะผู้ดูแลระบบเป็นผู้อนุมัติ หากเป็นเช่นนั้น บานหน้าต่างจะแสดง เปิดลิงก์อนุมัติเพื่อส่งให้ผู้ดูแลระบบของคุณ ดูความยินยอมจากผู้ดูแลระบบสำหรับ Microsoft 365
3. คลิก ผูกกับไฟล์นี้

การผูกไฟล์ต้องใช้ Excel บนเว็บหรือ Excel เวอร์ชัน Microsoft 365 เพราะ Office รุ่นเก่าค้นหาไฟล์ไม่ได้ คุณยังเชื่อมต่อเวิร์กบุ๊ก Excel ได้ในหน้า การเชื่อมต่อ ของพอร์ทัลบริษัท ดูการเชื่อมต่อข้อมูลของคุณ

เพิ่มเติม

แท็บ เพิ่มเติม ยังมี:

• ส่งออกเทมเพลตนี้ (.automadoc) และ นำเข้าเทมเพลต (.automadoc) สำหรับย้ายเทมเพลตระหว่างตาราง เวิร์กบุ๊ก หรือบัญชี (ดูการย้ายเทมเพลต)
• เอกสารประกอบ และ ติดต่อฝ่ายสนับสนุน
• ยกเลิกการเชื่อมโยงเวิร์กบุ๊กนี้: เวิร์กบุ๊กจะไม่แสดงเทมเพลตของตนอีกและเริ่มต้นใหม่ เทมเพลตยังอยู่ในบัญชีและในพอร์ทัลของคุณ

แผน

เอกสารที่สร้างใน Excel นับเหมือนเอกสารอื่นทุกประการ ดูแผน ที่นั่ง และแพ็กเอกสาร ผู้ดูแลระบบจะเห็น จัดการแพ็กเกจ ซึ่งเปิดหน้าการเรียกเก็บเงินของพอร์ทัลในเบราว์เซอร์ ส่วนคนอื่นจะได้รับคำแนะนำให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ AutomaDoc ในบริษัท ไม่มีการซื้อใด ๆ ภายในส่วนเสริม