ส่งออก นำเข้า และคัดลอก
เทมเพลตที่คุณสร้างไว้ครั้งหนึ่งนำไปใช้ซ้ำได้: ทำสำเนาในตารางเดียวกัน คัดลอกไปยังตารางหรือ Base อื่นของบริษัทคุณ หรือส่งออกเป็นไฟล์แล้วนำเข้าที่ใดก็ได้ รวมถึงใน AutomaDoc ของบริษัทอื่น
ทั้งสามอย่างอยู่ในแท็บ เทมเพลต ที่การ์ด ส่งออกและคัดลอก การทำสำเนาและการคัดลอกต้องมีสิทธิ์แก้ไขใน Base เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงเทมเพลตอื่น ๆ
ทำสำเนา
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ทำสำเนา”ทำสำเนา จะสร้างสำเนาในตารางเดียวกัน โดยตั้งชื่อต่อท้ายว่า “(สำเนา)” สำเนาจะเก็บไฟล์ รูปแบบผลลัพธ์และรูปแบบชื่อไฟล์ เขตเวลา คุณภาพรูปภาพ ระเบียนต่อเอกสาร พร้อมการตั้งค่าฉลาก ฟิลด์ไฟล์แนบและฟิลด์สถานะ รวมถึงฟิลด์ที่ตั้งไว้ใน ลงนามผ่านระบบอัตโนมัติ เทมเพลตที่สร้างในตัวออกแบบเทมเพลตจะเก็บดีไซน์ไว้ด้วย สำเนาจึงเปิดในตัวออกแบบได้เช่นกัน Webhook Callback จะไม่ถูกคัดลอก และสำเนาจะได้คีย์ API ของตัวเอง
คัดลอกไปยังตารางหรือ Base อื่น
หัวข้อที่มีชื่อว่า “คัดลอกไปยังตารางหรือ Base อื่น”คัดลอกไปยัง… ให้คุณเลือกตารางใน Base นี้ หรือใน Base อื่นของบริษัทคุณที่เคยเปิด AutomaDoc แล้ว คุณต้องมีสิทธิ์แก้ไขใน Base ปลายทาง
สำเนาจะเก็บไฟล์ การตั้งค่าผลลัพธ์ ระเบียนต่อเอกสาร และดีไซน์จากตัวออกแบบเทมเพลตไว้ ส่วนการตั้งค่าฟิลด์ (ฟิลด์ไฟล์แนบ ฟิลด์สถานะ และฟิลด์ใน ลงนามผ่านระบบอัตโนมัติ) จะอยู่กับต้นฉบับ เพราะฟิลด์หนึ่งเป็นของตารางเดียว โปรดตั้งค่าใหม่ในสำเนา หากต้องการเปิดสำเนาในตัวออกแบบ ให้ใช้ ออกแบบในเบราว์เซอร์ จากตารางของสำเนาเอง ฟิลด์ที่ตารางใหม่ไม่มีจะแสดงเป็นฟิลด์ที่ไม่รู้จัก
ส่งออก จะดาวน์โหลดไฟล์ .automadoc ซึ่งมีไฟล์เทมเพลตและการตั้งค่า (ชื่อ รูปแบบผลลัพธ์ รูปแบบชื่อไฟล์ เขตเวลา คุณภาพรูปภาพ ระเบียนต่อเอกสาร) ไฟล์นี้ตั้งใจไม่รวมทุกอย่างที่เป็นของบริษัทคุณ: ที่อยู่และโทเค็นของ webhook คีย์ API และการเชื่อมโยงกับฟิลด์ และไม่รวมดีไซน์จากตัวออกแบบเทมเพลตด้วย เทมเพลตที่นำเข้าจึงเป็นเทมเพลต Word ธรรมดา
สำหรับเทมเพลตการอนุมัติ ปุ่ม ส่งออก อยู่ข้าง ดาวน์โหลด ในหน้าของเทมเพลตนั้นในพอร์ทัลบริษัท และไฟล์จะมีสถานะที่ใช้สร้างเอกสารไปด้วย
- เข้าสู่ตารางใน Base: ในส่วนขยาย เปิดรายการเทมเพลตแล้วเลือก นำเข้าเทมเพลต เทมเพลตจะถูกสร้างในตารางที่คุณอยู่ และเปิดที่แท็บ เทมเพลต ซึ่ง ฟิลด์เทมเพลต จะแสดงว่าตัวแทนค่าใดของเทมเพลตที่ตารางนี้ไม่มีฟิลด์รองรับ
- เป็นเทมเพลตการอนุมัติ: ในพอร์ทัลบริษัท เปิด การอนุมัติ แล้วเลือก นำเข้า เลือกไฟล์แล้ววางลิงก์ของการอนุมัติ เช่นเดียวกับตอนเชื่อมต่อ เทมเพลตจะเริ่มต้นเป็นฉบับร่าง: ทดสอบก่อนเริ่มใช้งาน
- จากเลย์เอาต์ที่สร้างในแอปเอกสาร Lark อื่น: ส่งออกเลย์เอาต์จากแอปนั้น (เป็นไฟล์
.txt) แล้วเลือกใน นำเข้าเทมเพลต เช่นเดียวกับไฟล์.automadocเลย์เอาต์จะถูกแปลงเป็นเทมเพลต Word ในเบราว์เซอร์ของคุณ โดยฟิลด์กลายเป็นตัวแทนค่าและแถวตารางที่ทำซ้ำกลายเป็นลูป จากนั้นจะถูกสร้างและตรวจสอบเหมือนการอัปโหลดทั่วไป หมายเหตุในแท็บ เทมเพลต จะแสดงสิ่งที่แปลงแล้วและสิ่งที่ต้องทำต่อใน Word เช่นผลรวมที่คำนวณ
การนำเข้านับเป็นเทมเพลตใหม่ จึงต้องมีช่องเทมเพลตว่างอยู่ หากในตารางมีเทมเพลตชื่อเดียวกันอยู่แล้ว ระบบจะเติมตัวเลขต่อท้ายชื่อ
ข้อควรรู้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “ข้อควรรู้”- ไฟล์จะถูกตรวจสอบตอนนำเข้า เหมือนกับเทมเพลตที่อัปโหลดทุกประการ: ข้อผิดพลาดของตัวแทนค่าจะแสดงในแท็บ เทมเพลต
- ไฟล์ที่ส่งออกไม่ผูกกับบริษัทของคุณ ใครก็ตามที่คุณส่งไฟล์ให้สามารถนำเข้าได้ ไฟล์นี้มีไฟล์เทมเพลตของคุณอยู่ จึงควรแชร์อย่างระมัดระวังเช่นเดียวกับไฟล์ Word นั้นเอง