การทำงานอัตโนมัติ

ทำให้การสร้างเอกสารเป็นอัตโนมัติด้วย Lark Base Automation โดยสร้างเอกสารอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างระเบียน อัปเดตระเบียน หรือเมื่อเข้าเงื่อนไขที่กำหนด

1. เปิดใช้ HTTP Trigger

1. ไปที่แท็บ เทมเพลต
2. เปิดส่วน ระบบอัตโนมัติ แล้วขยาย HTTP Trigger
3. คัดลอก URL ของ webhook ที่ระบบให้มา

เงื่อนไขที่ต้องมี

เทมเพลตต้องเปิดใช้ บันทึกไปยัง Base และเลือกฟิลด์ไฟล์แนบไว้แล้ว HTTP Trigger ต้องใช้ที่นั่ง Business หรือ Pro: ผู้ที่มีที่นั่ง Business เป็นผู้เปิดใช้ทริกเกอร์ และทริกเกอร์จะทำงานต่อไปตราบใดที่บริษัทของคุณมีที่นั่ง Business อย่างน้อยหนึ่งที่ ที่นั่ง Business แต่ละที่รวมเอกสารอัตโนมัติ 20,000 ฉบับต่อปี ดูแผน ที่นั่ง และแพ็กเอกสาร

2. ตั้งค่า Lark Base Automation

1. เปิด Base ของคุณ → Automations
2. สร้าง automation ใหม่
3. เพิ่มทริกเกอร์ (เช่น “When record is created”)
4. เพิ่มการกระทำ: Send HTTP Request
5. ตั้งค่า: Method = POST, URL = URL ของ webhook + ?recordId={{record_id}}
6. เพิ่ม header: X-Webhook-API-Key: <คีย์ API ของคุณ>

รูปแบบ URL ของ webhook:

https://api.automadoc.cc/api/webhook/templates/{templateId}/generate?recordId={recordId}

คีย์ที่ใช้เป็นคีย์ของเทมเพลตเอง หรือคีย์ API ของบริษัทก็ได้ ซึ่งผู้ดูแลแอปสร้างได้ในพอร์ทัลบริษัท ที่ บริษัท → คีย์ API และใช้ได้กับทุกเทมเพลต คำตอบจะระบุ generationIds ของเอกสารที่เริ่มสร้าง และ GET /api/v1/documents/{generationId} จะรายงานสถานะของแต่ละฉบับ

ส่งเอกสารให้ลงนาม

หากต้องการส่งเอกสารแต่ละฉบับที่สร้างขึ้นให้ลงนาม ให้ใส่เนื้อหาคำขอแบบ JSON ในขั้นตอน Send HTTP Request (Content-Type: application/json):

{ "sign": {} }

ผู้ลงนามจะมาจากระเบียน ตามที่ตั้งค่าไว้ในส่วน ลงนามผ่านระบบอัตโนมัติ ของแท็บ เทมเพลต ลิงก์และรหัสผ่านที่ระบบสร้างสำหรับบุคคลภายนอกจะถูกเขียนกลับลงในระเบียน เพื่อให้ automation ของคุณส่งอีเมลต่อได้ หากต้องการระบุผู้ลงนามในคำขอแทน ให้ส่ง signers ตามบทบาท ในรูปแบบเดียวกับที่ API เอกสาร รับ ดูลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

สูตรสำหรับทริกเกอร์แต่ละแบบ

ทุกสูตรจบด้วยขั้นตอนเดียวกัน: Send HTTP Request ด้วย method POST ไปที่ URL ของ webhook ตามด้วย ?recordId= และ Record ID ของระเบียนที่ทริกเกอร์พบ พร้อม header X-Webhook-API-Key สิ่งที่เปลี่ยนมีเพียงทริกเกอร์ ชื่อทริกเกอร์อาจต่างกันเล็กน้อยในแต่ละเวอร์ชันของ Lark

เมื่อมีการเพิ่มระเบียน: สร้างเอกสารสำหรับทุกระเบียนใหม่ เช่น ใบเสนอราคาทันทีที่มีการกรอกคำขอ เลือกทริกเกอร์สำหรับระเบียนใหม่ แล้วเลือกตาราง

เมื่อมีการแก้ไขระเบียน: สร้างเอกสารใหม่เมื่อระเบียนเปลี่ยนแปลง เลือกทริกเกอร์สำหรับระเบียนที่ถูกแก้ไข และเลือกฟิลด์ที่จะติดตาม (เช่น เฉพาะ Amount และ Customer) เพื่อไม่ให้การแก้ไขที่ไม่เกี่ยวข้องสร้างเอกสารใหม่

เมื่อระเบียนตรงตามเงื่อนไข: สร้างเอกสารในขณะที่ระเบียนเข้าสู่สถานะหนึ่ง เช่น Status เปลี่ยนเป็น Approved นี่เป็นสูตรที่ใช้บ่อยที่สุด: ทำงานครั้งเดียว ณ ตอนที่เงื่อนไขเริ่มเป็นจริง

เมื่อถึงวันที่กำหนด: สร้างเอกสารตามวันที่ในระเบียน เช่น จดหมายแจ้งเตือนใน Due date หรือเจ็ดวันก่อนหน้านั้น เลือกฟิลด์วันที่และระยะเวลาที่ต้องการเลื่อน

ตามกำหนดเวลา: สร้างเอกสารตามเวลาที่ตั้งไว้ เช่น ทุกวันจันทร์เวลา 9:00 น. กำหนดเวลาไม่มีระเบียนของตัวเอง จึงต้องเพิ่มขั้นตอน Find records (เช่น “Status is Open”) แล้วส่ง HTTP request สำหรับระเบียนที่พบ โดยใช้ Record ID ของระเบียนเหล่านั้น ตรวจสอบในการทดสอบรันว่าคำขอถูกส่งหนึ่งครั้งต่อหนึ่งระเบียน

เขียนผลลัพธ์กลับไปยังระเบียน

เมื่อใช้ บันทึกไปยัง Base ร่วมกับฟิลด์สถานะ เอกสารจะถูกบันทึกลงในระเบียน และสถานะจะแสดง Completed ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่ automation ถัดไปรอได้

จาก AnyCross หรือ HTTP client ใดก็ได้

AnyCross และเครื่องมือเชื่อมต่อระบบอื่น ๆ เรียกใช้ AutomaDoc ได้ด้วยโหนด HTTP request ธรรมดา หากต้องการสร้างเอกสารจากระเบียนใน Base ให้ใช้ HTTP Trigger ข้างต้น หากต้องการสร้างจากข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ใน Base (เช่น ฟอร์ม หรือ ERP) ให้ใช้ API เอกสาร ซึ่งรับข้อมูลเป็น JSON:

การตั้งค่า	ค่า
Method	POST
URL	https://api.automadoc.cc/api/v1/templates/{templateId}/documents?wait=20
Header	X-Webhook-API-Key: คีย์ API ของเทมเพลตหรือของบริษัท
Header	Content-Type: application/json
Body	{"data": { … the fields of your document … }}

เมื่อใช้ ?wait=20 คำตอบจะกลับมาเมื่อเอกสารพร้อมแล้ว และส่ง downloadUrl ของคำตอบต่อไปยังโหนดถัดไปได้ เพื่อแนบไฟล์ไปกับข้อความ หรือบันทึกลงใน Drive

เมื่อคำขอถูกปฏิเสธ

เมื่อการปฏิเสธเกี่ยวกับแผนของคุณ HTTP Trigger จะตอบกลับ 403 พร้อม code ในเนื้อหา JSON:

code	สาเหตุ	สิ่งที่ต้องทำ
AUTOMATION_NOT_INCLUDED	บริษัทของคุณไม่มีแผน Pro ไม่มีช่วงทดลองที่ใช้งานอยู่ และไม่มีที่นั่ง Business	ซื้อที่นั่ง Business หรือ Pro ที่หน้าการเรียกเก็บเงินในพอร์ทัลบริษัท
QUOTA_EXCEEDED	เอกสารอัตโนมัติที่รวมอยู่ในที่นั่ง Business และโควตาฟรีรายเดือนหมดแล้ว และไม่มีแพ็กเอกสารที่ยังเหลืออยู่	ซื้อแพ็กเอกสารที่หน้าการเรียกเก็บเงิน หรือรอรอบถัดไป
TEMPLATE_DISABLED	เทมเพลตถูกล็อก: บริษัทของคุณมีเทมเพลตมากกว่าที่แผนอนุญาต	เพิ่มจำนวนเทมเพลตที่หน้าการเรียกเก็บเงิน (แผน ที่นั่ง หรือเทมเพลตเพิ่มเติม) หรือลบเทมเพลตออกหนึ่งรายการ เทมเพลตที่ถูกล็อกจะกลับมาภายใน 24 ชั่วโมง

หากไม่มี X-Webhook-API-Key จะถูกปฏิเสธด้วย 401 (API_KEY_MISSING) และหากคีย์ผิดหรือเปิดเทมเพลตนี้ไม่ได้ จะถูกปฏิเสธด้วย 403 (API_KEY_INVALID)

HTTP Trigger รับได้ 300 คำขอต่อนาทีต่อเทมเพลต ซึ่งเป็นขีดจำกัดของตัวเอง เนื่องจากระบบอัตโนมัติของ Lark ส่งแต่ละระเบียนเพียงครั้งเดียวและไม่ลองใหม่ จึงไม่ใช้ขีดจำกัด 60 ครั้งของ API เอกสาร เอกสารที่สร้างจะนับรวมในขีดจำกัด 600 เอกสารต่อนาทีต่อบริษัทร่วมกับ API เอกสาร หากเกินขีดจำกัดใดขีดจำกัดหนึ่ง จะตอบกลับ 429 (RATE_LIMITED) และไม่สร้างเอกสารสำหรับคำขอนั้น ดังนั้นควรแบ่งการนำเข้าขนาดใหญ่มากออกเป็นหลายนาที การปฏิเสธอื่น ๆ ทั้งหมดก็มี code เช่นกัน เช่น RECORD_ID_REQUIRED (400 ไม่มี recordId) และ WORKER_UNAVAILABLE (502 โปรดลองใหม่ในอีกสักครู่)

การแจ้งเตือนขาออก

รับการแจ้งเตือนเมื่อสร้างเอกสารเสร็จ เหมาะสำหรับกระตุ้นขั้นตอนอัตโนมัติถัดไป

1. ในแท็บ เทมเพลต ให้เปิดส่วน ระบบอัตโนมัติ แล้วเปิดใช้ Webhook Callback
2. กรอก URL ของ webhook ของคุณ
3. หากต้องการ สามารถใส่ Bearer token เพื่อยืนยันตัวตน

AutomaDoc จะส่งคำขอ POST พร้อมเนื้อหา JSON ดังนี้:

{
  "url": "https://api.automadoc.cc/...?expires=...&signature=...",
  "filename": "Invoice-INV-2024-001.pdf",
  "fields": { "Customer_Name": "Acme Corp", "Total_Amount": "1,500.00" }
}

• url: ลิงก์ดาวน์โหลดที่มีลายเซ็น ใช้ได้ 2 ชั่วโมง
• filename: ชื่อไฟล์สุดท้ายหลังใช้รูปแบบชื่อไฟล์
• fields: ค่าแบบธรรมดาของระเบียนที่ใช้ในการสร้างเอกสาร เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ ตามที่พิมพ์ในเอกสาร ไม่รวมระเบียนที่เชื่อมโยง ลิสต์ และไฟล์แนบ
• warnings: มีเฉพาะเมื่อการสร้างเอกสารมีคำเตือน เช่น รูปภาพที่ดึงไม่ได้ (ระบุชื่อฟิลด์และโฮสต์ของ URL)

หากตั้งค่า Bearer token ไว้ ระบบจะส่งผ่าน header Authorization

ตัวอย่างการใช้งาน

• กระตุ้น automation อื่นของ Lark ต่อเนื่อง
• ส่งการแจ้งเตือน Lark Messenger ผ่านบอท
• เชื่อมกับกระบวนการ Lark Approval: หากต้องการสร้างเอกสารเมื่อคำขอได้รับการอนุมัติ ดูเอกสารการอนุมัติ ซึ่งไม่ต้องใช้ automation
• จัดเก็บเอกสารไว้ใน Lark Docs หรือ Drive