El complemento de Google Sheets

El complemento de AutomaDoc funciona en un panel lateral junto a su hoja de cálculo. Cada pestaña de la hoja de cálculo tiene sus propias plantillas; cada fila bajo la fila de encabezados es un registro, y cada columna es un marcador.

Instalar y abrir

1. Instale AutomaDoc desde Google Workspace Marketplace, donde llegará pronto. Mientras tanto, conecte Google Sheets en el Company Portal, en Integraciones, y genere con el HTTP Trigger o la API de documentos.
2. Abra una hoja de cálculo y elija Extensiones → AutomaDoc → Abrir.

La primera vez, Google le pide que autorice el complemento. Pide poco: leer la hoja de cálculo que tiene abierta (no sus otros archivos), mostrar su menú y su panel lateral, y conocer su dirección de correo para poder iniciar su sesión.

El panel lateral tiene cuatro pestañas: Generar, Plantilla, Variables y Más.

Iniciar sesión

La sesión se inicia sola, con la cuenta de Google que usa en Google Sheets. No hay una contraseña aparte. La cuenta de AutomaDoc en la que entra depende de esa cuenta de Google:

• una cuenta de Google Workspace se une a la cuenta de AutomaDoc de su dominio (la primera persona del dominio la crea y es su administrador);
• una cuenta personal de Google (como Gmail) obtiene una cuenta de correo electrónico propia.

Google debe haber verificado su dirección de correo; de lo contrario, AutomaDoc no puede iniciar su sesión. Cerrar sesión, en Más, cierra su sesión en el complemento; Iniciar sesión de nuevo le devuelve a ella. Consulte Iniciar sesión con Microsoft, Google o correo electrónico para saber cómo funcionan las cuentas.

Conectar esta hoja de cálculo

El permiso propio del complemento solo deja que el panel lateral lea la hoja de cálculo abierta. Los documentos se crean en los servidores de AutomaDoc, que leen la hoja con su permiso de Google, así que cada persona conecta cada hoja de cálculo una vez antes de crear o usar una plantilla en ella.

1. Haga clic en Conectar esta hoja de cálculo. Se abre una ventana de Google. Si su navegador la bloquea, permita las ventanas emergentes para Google Sheets y vuelva a intentarlo.
2. Inicie sesión con la misma cuenta de Google que usa en Sheets, y deje marcado el permiso para los archivos de Google Drive que seleccione.
3. El selector de archivos de Google muestra un archivo: la hoja de cálculo que tiene abierta. Selecciónela.
4. La ventana indica Hoja de cálculo conectada. Ciérrela y vuelva a Google Sheets.

El panel lateral lo detecta por sí solo. Si sigue esperando, haga clic en Ya terminé.

Es el permiso drive.file de Google: AutomaDoc puede abrir las hojas de cálculo que seleccione de esta forma y los archivos que crea en su Drive, y nada más de su Drive.

Si el acceso de AutomaDoc termina más adelante (usted se desconectó, su administrador de Google lo revocó o el inicio de sesión caducó), el panel lateral muestra Volver a conectar Google. Conéctese de nuevo de la misma forma.

Crear una plantilla

Las plantillas pertenecen a la pestaña que tiene abierta. El selector de la parte superior las muestra bajo Plantillas de y el nombre de la pestaña; pase a otra pestaña en Sheets y el panel lateral muestra las plantillas de esa pestaña.

1. Haga clic en Nueva plantilla (en la pestaña Generar, o en Nueva plantilla del selector).
2. Escriba un Nombre de la plantilla.
3. Indique la Fila de encabezados: la fila que contiene los nombres de las columnas. Los registros son las filas que hay debajo. Es la fila 1, salvo que su hoja empiece más abajo.
4. Elija una Columna clave: una columna con valores únicos, como un número de factura. Ninguna: usar números de fila identifica cada registro por su número de fila.
5. Haga clic en Crear plantilla.

Elija una columna clave siempre que otras personas editen la hoja. AutomaDoc vuelve a encontrar cada fila por su clave cuando escribe un estado o un enlace, así que ordenar la hoja o insertar filas mientras se crean los documentos no puede poner un resultado en la fila equivocada. Las filas con la clave vacía se omiten, y una clave que aparece en más de una fila hace fallar ese documento: el panel lateral le avisa de ambas cosas antes de generar.

Importar plantilla, en el selector, crea una plantilla para esta pestaña a partir de un archivo .automadoc. Consulte Exportar, importar y copiar.

Subir el archivo de la plantilla

En la pestaña Plantilla, haga clic en Subir archivo de plantilla y elija un archivo de Word (.docx), Excel (.xlsx) o PowerPoint (.pptx). El archivo se comprueba al subirlo; si tiene errores, el panel lateral lo indica y usted sube uno corregido con Reemplazar archivo.

Los marcadores llevan el nombre de sus columnas, con la misma sintaxis que en todas las plataformas. Los espacios, los puntos y otros símbolos se convierten en _, y se conservan las letras y los dígitos de cualquier idioma:

Nombre de columna	Marcador
Customer	{Customer}
Invoice No.	{Invoice_No_}
Unit price	{Unit_price}

Una segunda columna con el mismo nombre pasa a ser {Notes_2}, una tercera {Notes_3}, para que ninguna sobrescriba a otra. Una columna sin nombre se omite.

Qué aporta a la plantilla cada tipo de celda

Cada celda imprime lo que muestra la hoja. Filtros como number, currency y date trabajan sobre el valor subyacente.

En la celda	En la plantilla
Texto	El texto
Número, moneda, porcentaje	Un número, impreso con el formato de la hoja
Fecha, fecha y hora	Una fecha, impresa con el formato de la hoja
Casilla de verificación	Sí o no, para {#if Paid}…{/if}
Desplegable	La opción; un desplegable de selección múltiple es una lista
Chips de personas	Una lista de personas (nombre y correo)
Un enlace, o un chip de enlace enriquecido	El enlace
Chips de archivo, o enlaces a archivos de Drive	Archivos, para imágenes y {ATTACH:…}
=IMAGE("https://…")	Una imagen

Ajustes de datos y de escritura

La sección Datos contiene el Nombre de la plantilla, la Fila de encabezados y la Columna clave, además de un interruptor para crear un Documento PDF (.pdf) en lugar del formato propio de la plantilla. Haga clic en Guardar después de un cambio.

Escribir en la hoja pone los resultados en la hoja:

• Columna de estado: el estado de generación de cada fila se escribe en esta columna.
• Columna de enlace: en esta columna se escribe un enlace a cada documento generado. En Cuando la celda ya tiene un enlace, elija Reemplazarlo o Añadir una línea nueva (se conservan los enlaces anteriores, uno por línea).

La columna de enlace requiere Pro, una prueba o un puesto propio. La columna de estado requiere Pro, una prueba o un puesto Business. Sin ellos, el panel lateral lo indica y los ajustes quedan desactivados. Consulte Planes, puestos y paquetes.

Eliminar plantilla, al final de la pestaña, elimina la plantilla. Su hoja no se modifica.

Empezar con las columnas

Empezar con las columnas, junto a Subir archivo de plantilla (o Reemplazar archivo), crea una plantilla de Word con un marcador para cada columna de la pestaña, y las columnas de sus pestañas relacionadas como bucles, y la guarda como archivo de la plantilla. Guarde antes sus cambios: la plantilla inicial se crea con la fila de encabezados y las pestañas relacionadas guardadas.

Nombre de archivo y documentos por generación

En la sección Datos, Patrón de nombre de archivo da nombre a cada archivo: los nombres de columna entre llaves se sustituyen por los valores de la fila, como en Factura-{Factura_N_}. Déjelo vacío para usar el nombre de la plantilla y la fila.

En una plantilla de Word, Documentos por generación elige Un documento por registro o un documento con todas las filas seleccionadas: una lista, la plantilla repetida para cada fila o una hoja de etiquetas. Consulte Documentos combinados.

Pestañas relacionadas

Las filas de otra pestaña pueden incluirse en cada documento: las líneas de una factura, los datos de un cliente. En Pestañas relacionadas, haga clic en Añadir una relación e indique:

• Nombre en la plantilla: el marcador, por ejemplo Items;
• Filas de la pestaña: la pestaña que contiene las filas;
• Su columna que debe coincidir: la columna de esa pestaña que contiene el valor de esta fila, como el número de factura;
• Coincide con la columna de esta pestaña: la columna clave u otra columna de esta pestaña;
• Filas: Todas las filas que coinciden (un bucle) para {#Items}{Descripcion}{/Items}, o La primera fila que coincide para {Cliente.Nombre}.

Haga clic en Guardar. Una relación sigue a su pestaña aunque cambie de nombre. Una plantilla admite como máximo 20 relaciones.

Variables

La pestaña Variables muestra todos los marcadores de la plantilla, leídos de la pestaña y de sus pestañas relacionadas. Haga clic en uno para copiarlo y péguelo en su plantilla. Las columnas de una pestaña relacionada aparecen bajo su bucle o su registro anidado.

Seleccionar filas y generar

1. Abra la pestaña Generar y elija la plantilla en el selector.
2. Seleccione las filas en la hoja: haga clic en un número de fila y mantenga pulsada la tecla Mayús o Ctrl (⌘ en Mac) para elegir varias. Al seleccionar celdas se cuentan las filas en las que están.
3. El panel lateral cuenta las filas (1 fila seleccionada, 12 filas seleccionadas). Haga clic en Generar documento o en Generar {count} documentos.

En una generación caben hasta 500 filas. Si el panel lateral deja de seguir su selección (se pausa tras un rato sin actividad), haga clic en Actualizar.

Una tarjeta de progreso sigue los documentos. Cada uno terminado tiene Descargar e Imprimir; Cancelar detiene los que aún no han empezado.

Si la plantilla crea un documento a partir de muchos registros, el panel lateral ofrece Seleccionados (n) o Toda la pestaña, y crea un documento con hasta 500 filas.

Adónde van los documentos

• Siempre: a la tarjeta de progreso del panel lateral, para descargarlos o imprimirlos.
• Con una columna de enlace: el archivo también se guarda en su Google Drive, en la misma carpeta que la hoja de cálculo, o en Mi unidad cuando AutomaDoc no puede acceder a esa carpeta. La celda de la fila recibe un enlace a él, con el nombre del archivo. Un documento creado a partir de muchas filas se guarda una vez y se enlaza desde cada una de sus filas.
• Con una columna de estado: cada fila muestra su estado mientras se crea el documento.

Imágenes y archivos

Como AutomaDoc solo lee los archivos que usted seleccionó para él, una imagen debe ser una de estas:

• un enlace público a una imagen, en la celda o en =IMAGE("https://…");
• un archivo de Drive que AutomaDoc pueda abrir: uno que haya seleccionado para AutomaDoc, o uno que él haya creado.

Un archivo de Drive que AutomaDoc no puede abrir se omite del documento, con una advertencia que nombra la columna. Los archivos de Google Docs, Sheets, Slides y Drawings se añaden a un PDF como PDF mediante {ATTACH:…}; Google exporta un archivo así como PDF solo hasta 10 MB. Un archivo puede tener como máximo 20 MB.

Desconectar

En Más, Desconectar el acceso a Google Drive retira el acceso de AutomaDoc a sus archivos de Google Drive: la autorización se revoca en Google, sus plantillas se conservan y Generar le pide que vuelva a conectar la hoja de cálculo. También puede desconectarse en la página Conexiones del Portal de empresa (consulte Conectar Excel, SharePoint, Dataverse y Google Sheets).

Para quitar el propio complemento, use Extensiones → Complementos → Gestionar complementos en Google Sheets.

Plan y ayuda

En Más, Plan muestra Gestionar plan a un administrador: los planes, los puestos y los paquetes de documentos se compran en el Portal de empresa, que se abre en el navegador. Un miembro ve a qué administradores preguntar. Ayuda y documentación abre estas páginas.