Diseñador de plantillas

El diseñador de plantillas crea una plantilla igual que se compone una página: arrastre un título, una tabla de datos, una tabla de partidas, una imagen o un código QR a la página y elija los campos que van en ellos. Al publicar, AutomaDoc convierte el diseño en una plantilla de Word normal, así que la generación, el PDF, los adjuntos, los webhooks y las aprobaciones funcionan exactamente igual que con una plantilla que haya subido.

Abra el diseñador

Desde una plantilla de Base: en la extensión de AutomaDoc, abra la configuración de la plantilla y haga clic en Diseñar en el navegador. El diseñador se abre en una ventana nueva del Portal de empresa, con los campos de la tabla ya cargados. Si hay un registro seleccionado en la Base cuando hace clic, se usa para Vista previa con datos reales.

Desde una plantilla de aprobación: en el Portal de empresa, abra Aprobaciones, elija la plantilla y haga clic en Diseñar visualmente junto al archivo de plantilla. Los campos del formulario de aprobación se leen de Lark cada vez que abre el diseñador.

Para una plantilla de Base necesita permiso de edición en la Base, y para una plantilla de aprobación tiene que ser administrador de la app de Lark: los mismos permisos que para subir un archivo de plantilla.

Empiece un diseño

La primera vez, elija cómo empezar:

A partir de sus campos: todos los campos dispuestos en tablas, y cada lista (registros vinculados, la tabla de detalle de una aprobación) como una tabla de partidas. Es el mismo punto de partida que Generar automáticamente en la extensión (Generar plantilla inicial en una aprobación), pero en bloques que puede reorganizar.
Página en blanco: empieza desde cero.
Un modelo: Factura, Cotización, Nota de entrega o Formulario de aprobación. Los campos quedan sin asignar para que los elija usted; hasta entonces, el diseñador muestra cada uno como un Elegir campo en ámbar.

Construya la página

La ventana tiene tres partes: Bloques y campos a la izquierda, la Página en el centro y las Propiedades de lo que haya seleccionado a la derecha. En una pantalla pequeña, los paneles laterales se abren con los botones de los extremos de la barra de herramientas.

Bloque	Qué hace
Título	Un título, en tres tamaños.
Texto	Párrafos con campos dentro.
Tabla de datos	Etiquetas y valores en filas, uno o dos pares por fila: la parte superior habitual de un formulario.
Partidas	Una tabla con una fila por cada elemento de una lista, con una fila de total opcional.
Lista	Los valores de un campo con varios valores (registros vinculados, una selección múltiple) como viñetas, uno por línea o en una sola línea con un separador.
Imagen	Una imagen de un campo de adjuntos, ajustada a un recuadro cuyo tamaño define en milímetros.
Código QR, Código de barras	Un código generado a partir del valor de un campo.
Sello	El sello o timbre de su empresa, flotando sobre la página donde lo arrastre.
Firma	Un recuadro donde alguien firma, usado por la firma electrónica. Se ofrece en una plantilla de Base que crea un documento por registro.
Columnas	Dos o tres columnas una al lado de otra, cada una con sus propios bloques.
Condición	Bloques que solo se imprimen cuando un campo tiene un valor, o un valor concreto.
Separador, Espacio, Salto de página	Una línea, espacio vacío o una página nueva.

Arrastre un bloque a la página, o haga clic en él para añadirlo debajo del bloque seleccionado. Arrastre el asa de la izquierda de un bloque para moverlo.

Campos en el texto

Haga clic en la página y escriba. Insertar campo en la barra de herramientas (o un campo de la pestaña Campos) coloca un campo donde está el cursor, como una etiqueta azul. Haga clic en la etiqueta para elegir cómo se imprime: como número con decimales, como moneda, como porcentaje, como fecha en el formato que elija, en mayúsculas o minúsculas, y qué imprimir si está vacío. Son los mismos filtros que puede escribir en Word.

Partidas y totales

Elija la lista en el panel de propiedades; las primeras columnas se rellenan solas. Para cada columna elija el campo, el encabezado, el ancho y la alineación, y marque Sumar esta columna en la fila de total para totalizarla. También puede mostrar solo algunas filas, ordenarlas y limitar cuántas se imprimen; el total suma entonces exactamente las filas que imprime la tabla.

Las tablas repiten su fila de encabezado al principio de cada página que ocupan; desactive Repetir la fila de encabezado en cada página si no lo quiere.

Listas y sellos

Una Lista imprime los valores de un campo que contiene varios: elija el campo y, en los registros vinculados, cuál de sus campos imprimir. Elija Viñetas, Líneas o Una línea (con el separador que escriba), y Cada valor una sola vez para quitar las repeticiones.

Un Sello es una imagen fija (el sello de la empresa, un timbre, una marca de «Pagado») que se imprime en todos los documentos. Elija una imagen PNG o JPEG (un PNG con fondo transparente queda mejor) y arrástrela en la página hasta donde deba ir: sobre una línea de firma, por ejemplo. Flota sobre el texto y no ocupa espacio propio; active Detrás del texto para colocarlo debajo.

Ocultar si está vacío

Los títulos, el texto, las imágenes, las tablas de partidas y las listas se pueden omitir de un documento cuando su campo está vacío: active Ocultar si está vacío. Un bloque de texto se oculta cuando el primer campo que contiene está vacío: una línea «Notas: …» desaparece cuando no hay notas, y una tabla de partidas desaparece cuando no hay ninguna. No se puede usar en un bloque dentro de una condición.

Una tabla cuyas filas quedan todas fuera por Solo algunas filas sigue imprimiendo su fila de encabezado: ocultar mira la lista completa, no las filas que pasan el filtro.

Encabezado, pie y página

El encabezado y el pie de página, arriba y abajo de la página, se repiten en todas las páginas; admiten texto, imágenes, columnas y separadores, y mientras los edita la barra de herramientas ofrece el número de página y el total de páginas. Haga clic en una zona vacía de la página para ver la configuración de página: tamaño del papel, orientación, márgenes, fuente, tamaño del texto y un color de acento para los títulos y los encabezados de tabla.

Teclado

Teclas	Acción
Tab, ↑, ↓	Moverse entre bloques
Enter / Esc	Entrar en un bloque para editarlo / volver al bloque
Alt + ↑ / ↓	Subir o bajar el bloque seleccionado, también para entrar y salir de columnas y condiciones
Delete	Eliminar el bloque seleccionado
Ctrl + D	Duplicar el bloque seleccionado
Ctrl + Z, Ctrl + Shift + Z	Deshacer, rehacer
Ctrl + B, I, U	Negrita, cursiva, subrayado

Guarde y publique

Su diseño se guarda mientras trabaja. No cambia la plantilla hasta que hace clic en Publicar: hasta entonces, los documentos se siguen generando con el archivo actual.

Publicar convierte el diseño en el archivo de Word de la plantilla. Si algo no está terminado (un campo sin elegir, una tabla sin lista), Publicar no está disponible y el botón de al lado indica cuántas cosas hay que corregir; haga clic en él y luego en cada una para ir a su bloque. En una plantilla de aprobación, publicar reemplaza el archivo, así que la plantilla vuelve a Borrador hasta que genere un documento de prueba y la active de nuevo, como con cualquier archivo nuevo.

Un diseño siempre es una plantilla de Word. Si la plantilla es ahora un archivo de Excel o PowerPoint, el diseñador lo indica y Publicar pide confirmación antes de reemplazar ese archivo por uno de Word: a partir de entonces, los documentos de la plantilla son archivos de Word (o PDF), ya no de Excel o PowerPoint.

Vista previa con datos reales genera un documento con la plantilla publicada y lo abre: a partir del registro seleccionado en una plantilla de Base, o de una solicitud reciente que elija en una plantilla de aprobación. Es una prueba: no se escribe nada en el registro (ni adjunto ni campo de estado), no se llama a ningún webhook y la vista previa de una aprobación nunca se envía a nadie. Las primeras 20 pruebas de cada día (vistas previas y pruebas de aprobación juntas) son gratis; después, una vista previa cuenta como un documento, y el diseñador lo indica. Una vista previa gratuita lleva una gran marca de agua PREVIEW · AutomaDoc en todas las páginas; genere el documento para obtener una copia limpia. Con Pro, una vista previa nunca cuesta nada, y tampoco la vista previa de una plantilla de Base hecha por alguien con un puesto. La vista previa de una plantilla de Base es para su propietario o un administrador de la app, porque lee el registro con el acceso del propietario.

Terminar en Word

El diseñador cubre el formulario comercial habitual. Lo que no puede expresar (cuadros de texto, celdas combinadas, una página con otra orientación) lo termina en Word: publique, haga clic en Descargar .docx, edite y suba el archivo como siempre.

Después, el diseñador le avisa de que el archivo de plantilla se cambió fuera de él. Puede seguir diseñando a partir de su último diseño, pero volver a publicar reemplaza el archivo subido, incluidos sus cambios en Word.