Recetas de Power Automate

Cada receta de esta página es un flujo de nube de Power Automate: un desencadenador de Microsoft, los pasos de AutomaDoc que crean el documento y un paso de Microsoft que lo entrega. Se supone que el conector de AutomaDoc ya está añadido y tiene una conexión; si no es así, consulte Power Automate y Power Apps.

Las tres usan las mismas dos acciones de AutomaDoc:

Acción	Qué se rellena	Qué entrega a los pasos siguientes
Generate a document	Template (elegida de una lista), después una entrada por cada marcador de esa plantilla, y Output Format (pdf, png o native; vacío significa el ajuste de la plantilla)	Document ID, File Name, Status, Download URL, Warnings
Download document	Document ID ← Document ID de Generate a document	File Content

Generate a document espera hasta que el documento está listo, y falla con el motivo cuando no se puede crear. File Name Pattern y Record ID están en sus parámetros avanzados.

Qué se descuenta de su cuota

Cada Generate a document que se completa es un documento automatizado. Con Pro no hay límite; si no, se descuenta de los documentos automatizados de sus puestos Business (20 000 al año por puesto), después de la cuota mensual gratuita y después de sus paquetes de documentos. Un documento que falla no se cuenta, y no se cuenta nada en una ejecución que nunca llega al paso. Dentro de un Apply to each, cada pasada es un documento distinto.

Cuando se completa una aprobación

Pida a alguien que apruebe una solicitud y cree el documento solo cuando la apruebe: una orden de compra, un certificado de permiso, un presupuesto validado.

Desencadenador. Lo que inicie la solicitud. Para una solicitud registrada en una lista de SharePoint, use SharePoint → When an item is created; para iniciarla a mano, use Manually trigger a flow con las entradas que necesite.

Pasos.

1. Approvals → Start and wait for an approval.
   • Approval type: Approve/Reject - First to respond.
   • Title, Assigned to y Details: del desencadenador, por ejemplo Title y la dirección de correo de quien aprueba.
2. Control → Condition: Outcome (de Start and wait for an approval) is equal to Approve.
3. En la rama True, AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: su plantilla de orden de compra.
   • Asigne las entradas de la plantilla desde el contenido dinámico del desencadenador (Title, Amount, Supplier, etc.), y las de la aprobación desde Start and wait for an approval: Outcome, Response summary, Completion date.
   • Output Format: pdf.
4. AutomaDoc → Download document con Document ID ← Document ID.
5. Entréguelo, de una forma o de las dos:
   • Office 365 Outlook → Send an email (V2): To el solicitante; en Attachments, Attachments Name ← File Name y Attachments Content ← File Content.
   • SharePoint → Create file: Site Address y Folder Path de su biblioteca, File Name ← File Name, File Content ← File Content.

Contenido dinámico que asignar.

Entrada de la plantilla	Contenido dinámico
Request	Title (desencadenador)
Amount, Supplier	las columnas propias de la solicitud (desencadenador)
Decision	Outcome
Approval_note	Response summary
Approved_on	Completion date

Responses Approver name y Responses Comments provienen de una lista con una entrada por cada persona que aprueba, así que Power Automate coloca el paso dentro de un Apply to each cuando los usa, lo que crea un documento por aprobador. Para mantener un documento por solicitud, use Response summary en su lugar.

Qué cuenta. Un documento por solicitud aprobada. Una solicitud rechazada termina en la rama False y no cuesta nada.

Cuando llega una respuesta de Microsoft Forms

Convierta cada respuesta de un formulario en un documento y envíelo de vuelta a la persona que respondió: una confirmación de inscripción, una solicitud de presupuesto, un informe de inspección.

Desencadenador. Microsoft Forms → When a new response is submitted, con su formulario en Form Id.

Pasos.

1. Microsoft Forms → Get response details: el mismo Form Id, y Response Id ← Response Id del desencadenador.
2. AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: su plantilla de confirmación.
   • Asigne cada entrada desde Get response details: cada pregunta aparece como contenido dinámico con su propio título.
   • Output Format: pdf.
3. AutomaDoc → Download document con Document ID ← Document ID.
4. Office 365 Outlook → Send an email (V2): To ← Responders' Email; Attachments Name ← File Name, Attachments Content ← File Content.

Contenido dinámico que asignar.

Entrada de la plantilla	Contenido dinámico (Get response details)
Name, Company, Date	las preguntas con el mismo nombre
Email	Responders' Email
Submitted	Submission time

• Responders' Email solo se rellena cuando el formulario registra quién respondió (un formulario para personas de su organización). En un formulario que cualquiera puede responder, añada una pregunta que pida una dirección de correo y envíe a esa respuesta.
• Una pregunta que admite varias respuestas las entrega como un único texto entre corchetes, como ["Red","Blue"], y la plantilla lo imprime así. Para imprimir Red, Blue, rellene la entrada con la expresión join(json(<the answer>), ', ').
• Un archivo subido a través del formulario se guarda en OneDrive o SharePoint detrás de un inicio de sesión, así que no puede rellenar un marcador de imagen: las entradas de imagen deben ser direcciones web públicas (https://, o http://).

Qué cuenta. Un documento por respuesta.

Cuando se crea un elemento de SharePoint

Cree un documento a partir de las columnas de un nuevo elemento de lista y guárdelo junto al elemento: en una biblioteca de documentos, o como adjunto del propio elemento.

Desencadenador. SharePoint → When an item is created, con su Site Address y su List Name.

Pasos.

1. AutomaDoc → Generate a document:
   • Template: su plantilla.
   • Asigne cada entrada desde las columnas del desencadenador.
   • Output Format: pdf.
2. AutomaDoc → Download document con Document ID ← Document ID.
3. Guarde el archivo, de una de estas formas:
   • SharePoint → Create file: Site Address, Folder Path (por ejemplo /Shared Documents/Contracts), File Name ← File Name, File Content ← File Content.
   • SharePoint → Add attachment: el mismo Site Address y la misma List Name que el desencadenador, Id ← ID del desencadenador, File Name ← File Name, File Content ← File Content.

Contenido dinámico que asignar.

Tipo de columna	Contenido dinámico que usar
Texto, número, fecha	la propia columna
Opción	Columna Value
Persona	Columna DisplayName (o Email)
Búsqueda	Columna Value

Asigne el ID del desencadenador a Record ID, en los parámetros avanzados de Generate a document, para que {Record_ID} imprima el número del elemento.

• Use When an item is created, no When an item is created or modified: añadir el adjunto modifica el elemento, lo que volvería a iniciar el flujo.
• Importar muchos elementos a la vez inicia un flujo por elemento. Por encima de 60 solicitudes por minuto para una plantilla, el paso responde 429 y la política de reintentos de Power Automate vuelve a intentarlo.
• Para crear un documento a partir de muchos elementos (un extracto, una lista, etiquetas), consulte Un documento a partir de muchas filas.

Qué cuenta. Un documento por elemento nuevo.