Complemento de Excel

El complemento de AutomaDoc para Excel crea un documento a partir de cada fila que seleccione en una tabla de Excel, sin salir de Excel. Funciona en Excel para Windows, para Mac y en la web.

Instalarlo

Su administrador de Microsoft 365 implementa AutomaDoc en su organización desde el Centro de administración de Microsoft 365, o usted lo prueba en Excel para la Web: Implementar los complementos para su organización explica ambas cosas e incluye el manifiesto del complemento. Una vez instalado, aparece un botón AutomaDoc en la pestaña Inicio. Haga clic en él para abrir el panel.

Iniciar sesión

Cuando puede, el panel inicia su sesión con la cuenta de Microsoft 365 que usa en Office. Si no, muestra Iniciar sesión en AutomaDoc con tres opciones:

• Iniciar sesión con Microsoft, para su cuenta profesional o educativa;
• Iniciar sesión con Google, si su empresa usa AutomaDoc con Google Workspace;
• Usar otra cuenta de Microsoft, cuando Office tiene la sesión iniciada con otra cuenta.

Las cuentas personales de Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Live) no pueden iniciar sesión aquí. Si su organización exige que un administrador apruebe AutomaDoc, el panel lo indica y ofrece Abrir el enlace de aprobación para tu administrador; consulte Consentimiento del administrador para Microsoft 365.

La pestaña Más muestra su cuenta, su empresa y su plan, con Cerrar sesión.

Convertir sus datos en una tabla

AutomaDoc lee filas de tablas de Excel (las que se crean con Dar formato como tabla). Si el libro no tiene ninguna, el panel muestra Convierte tus datos en una tabla: seleccione sus datos con los nombres de las columnas y haga clic en Dar formato como tabla. La primera fila pasa a ser los nombres de las columnas, y cada nombre de columna se convierte en un marcador.

El panel sigue su selección: haga clic en otra tabla y pasa a esa tabla. También puede elegir una en la lista Tabla de la parte superior.

El panel guarda un pequeño vínculo en el libro para encontrar las mismas plantillas la próxima vez, vaya donde vaya el archivo (OneDrive, SharePoint, una copia local, un adjunto de correo). Una copia hecha con Guardar como conserva el vínculo. Mientras un libro nuevo no se haya guardado, el panel le recuerda que lo guarde, porque de lo contrario el vínculo se pierde.

Crear una plantilla

Las plantillas pertenecen a una tabla. Para crear una:

1. Haga clic en Nueva plantilla (o créela desde el selector de plantillas). La pestaña Plantilla muestra la nueva plantilla para su tabla.
2. Escriba un Nombre de la plantilla.
3. Elija una Columna clave: la columna que identifica cada fila, como un número de factura. Es opcional pero recomendable. Sin ella, una fila se reconoce por su posición, que cambia al ordenar la tabla, y AutomaDoc no puede volver a encontrar la fila para escribir en ella.
4. Haga clic en Crear plantilla.

Después, dé a la plantilla su archivo, en Archivo de plantilla:

• Subir archivo de plantilla acepta un archivo de Word, Excel o PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx) con marcadores que llevan el nombre de sus columnas. Reemplazar archivo lo cambia más adelante.
• Empezar con las columnas crea una plantilla de Word con un marcador por cada columna, lista para editar. En una plantilla que ya tiene archivo, pregunta antes, porque reemplaza ese archivo.

La pestaña Variables enumera todos los marcadores que ofrece la tabla. Haga clic en uno para copiarlo y péguelo en su plantilla. Para escribir la plantilla en Word con los campos a mano, use el complemento de Word. La referencia de marcadores explica la sintaxis.

Ajustes de la plantilla

El resto de la pestaña Plantilla, que se guarda con Guardar:

Sección	Qué se configura
Datos y resultado	Nombre de la plantilla, Columna clave, Documento PDF (.pdf) para convertir el documento a PDF, un Patrón de nombre de archivo (nombres de columna entre llaves, como {Invoice_No}) y Columnas de imágenes.
Documentos por generación	Solo plantillas de Word: un documento por fila, o un documento con todas las filas (una lista, una página por fila o etiquetas). Consulte Un documento a partir de muchos registros.
Tablas relacionadas	Filas de otra tabla del libro en cada documento, como las líneas de una factura bajo la factura.
Escribir de vuelta en la tabla	Una Columna de estado y Guardar documentos junto al libro.

Eliminar plantilla, al final, elimina la plantilla.

Columnas de imágenes

Marque las columnas que contienen enlaces a imágenes. Un enlace web público funciona tal cual. Un enlace de OneDrive o SharePoint necesita Microsoft 365 conectado y la plantilla vinculada al archivo del libro (consulte Guardar documentos junto al libro). Después, coloque la imagen en la plantilla mediante el texto alternativo de una imagen, como en todas las plataformas.

Tablas relacionadas

Cada relación lleva al documento filas de otra tabla. Haga clic en Añadir una relación y configure:

• Nombre en la plantilla, p. ej. Items: el nombre que usa en la plantilla.
• Filas de la tabla: la otra tabla.
• Su columna que debe coincidir y Coincide con la columna de esta tabla (de forma predeterminada, la columna clave). Una fila de la otra tabla pertenece a esta fila cuando las dos columnas tienen el mismo valor.
• Filas: Todas las filas que coinciden (un bucle), que se imprime con {#Items}…{/Items}, o La primera fila que coincide, que se lee como {Customer.City}.

Generar documentos

En la pestaña Generar:

1. Seleccione en la tabla las filas que quiere usar. Mantenga pulsada la tecla Ctrl (⌘ en un Mac) para elegir filas que no están juntas. Las filas seleccionadas fuera de la tabla se descartan, y el panel indica cuántas.
2. Compruebe el recuento en Filas. Si cambió la selección sin que el panel lo notara, haga clic en Actualizar.
3. Haga clic en Generar documento, o en Generar 5 documentos (con su recuento) si hay varias filas.

El panel lee él mismo las filas seleccionadas y envía solo esas filas. Por eso, generar a partir de una selección no requiere ningún permiso de Microsoft aparte del inicio de sesión.

Una plantilla que crea un documento a partir de muchas filas ofrece dos opciones: las filas seleccionadas, o Todas las filas visibles. Las filas ocultas por un filtro se descartan.

Límites:

• 500 filas por generación, y 500 filas en un documento combinado.
• En el plan Gratuito, 2 generaciones por minuto.
• Cada tabla enviada puede tener hasta 50 000 filas y 500 000 celdas, y todo lo que se envía a la vez, hasta 1 000 000 de celdas. Una tabla relacionada se envía entera, así que una grande cuenta completa. El panel lo comprueba antes de enviar e indica qué tabla es demasiado grande.

Con una columna clave, cada fila seleccionada necesita un valor en ella, y dos filas seleccionadas no pueden compartir el mismo. El panel indica qué filas hay que corregir antes de enviar nada.

Obtener los documentos

Una tarjeta de progreso sigue el trabajo. Cuando un documento está listo, su botón Descargar lo abre en el navegador, donde puede guardarlo. Puede cancelar un trabajo mientras se ejecuta.

Estado escrito de vuelta

Elija una Columna de estado en Escribir de vuelta en la tabla, y el progreso y el resultado de cada fila se escriben en ella:

• ⏳ Processing (ID: …) cuando empieza el trabajo;
• ✅ Completed (ID: …) - <file name> o ⚠️ Completed with warnings (ID: …) - <file name> seguido de las advertencias;
• ❌ y el motivo cuando un documento falla, ⏹️ Cancelled (ID: …) cuando lo cancela.

El panel escribe estos estados él mismo, así que manténgalo abierto hasta que los documentos estén listos. Vuelve a encontrar cada fila al escribir, por su clave, así que ordenar o filtrar mientras tanto no supone ningún riesgo. Sin columna clave, encuentra la fila por su contenido; una fila modificada o eliminada mientras tanto se omite, y el panel indica cuántas se perdieron.

Escribir el estado de vuelta se incluye con Pro y con los puestos Business. Solo el propietario de la plantilla o un administrador de la cuenta puede cambiar dónde escribe una plantilla.

Guardar documentos junto al libro

Cuando el libro está guardado en OneDrive o SharePoint, puede vincular las plantillas de la tabla al archivo. AutomaDoc lee entonces el libro directamente en Microsoft 365 en lugar de las filas que envía el panel: se rellenan las imágenes guardadas en OneDrive o SharePoint, y AutomaDoc escribe los estados en el archivo, esté o no abierto el panel.

1. Inicie sesión con una cuenta profesional de Microsoft 365.
2. En Guardar documentos junto al libro, haga clic en Conectar Microsoft 365 y apruebe la solicitud. Se pide acceso a los archivos a los que usted tiene acceso, algo que la mayoría de las organizaciones solo deja aprobar a un administrador: en ese caso, el panel muestra Abrir el enlace de aprobación para tu administrador. Consulte Consentimiento del administrador para Microsoft 365.
3. Haga clic en Vincular a este archivo.

Para vincular se necesita Excel en la web o la versión de Excel de Microsoft 365; una versión anterior de Office no puede localizar el archivo. También puede conectar libros de Excel en la página Conexiones del Portal de empresa; consulte Conectar Excel, SharePoint, Dataverse y Google Sheets.

Más

La pestaña Más también incluye:

• Exportar esta plantilla (.automadoc) e Importar una plantilla (.automadoc), para mover una plantilla entre tablas, libros o cuentas (consulte Exportar, importar y copiar);
• Documentación y Contactar con soporte;
• Desvincular este libro: el libro deja de mostrar sus plantillas y empieza de cero. Las plantillas siguen en su cuenta y en el portal.

Planes

Los documentos creados en Excel cuentan como cualquier otro: consulte Planes, puestos y paquetes. Un administrador ve Gestionar plan, que abre la página de facturación del portal en el navegador; a los demás se les pide que contacten con un administrador de AutomaDoc de la empresa. Dentro del complemento no se compra nada.