Documentos de aprobación

Convierta una solicitud aprobada de Lark Approval en un documento terminado (una orden de compra, una carta de permiso, un comprobante de pago) sin que nadie haga clic en Generar. Cuando se aprueba una solicitud, AutomaDoc rellena su plantilla de Word con los datos del formulario de la solicitud y envía el PDF a la persona que la presentó.

Funciona por sí solo: no necesita una Lark Base ni la extensión de Base.

Antes de empezar

Es administrador de la app de Lark para AutomaDoc.
El formulario de aprobación ya existe en Lark Approval, con al menos una solicitud enviada en los últimos 30 días para hacer pruebas.
Tiene un espacio de plantilla libre. Una plantilla de aprobación cuenta para el mismo límite de plantillas que sus plantillas de Base.

1. Abra el Portal de empresa

Vaya a company.automadoc.cc e inicie sesión:

Abrir en Lark: abre la app de Lark e inicia sesión automáticamente. Recomendado.
Continuar en el navegador: permanece en el navegador; inicie sesión con su cuenta de Lark.

Después abra Aprobaciones en la barra lateral, en Documentos.

2. Conecte un formulario de aprobación

Haga clic en Conectar una aprobación. La primera vez que abre la página, el formulario de conexión ya está a la vista.
Haga clic en Abrir la administración de Lark Approval. En la consola de administración de Lark Approval, haga clic en el icono de edición (lápiz) del formulario que quiera.
Copie la dirección del navegador, péguela en el portal y haga clic en Conectar.

AutomaDoc lee los campos del formulario y crea una plantilla inicial, así que puede probar de inmediato.

3. Edite la plantilla

La plantilla inicial contiene todos los campos del formulario, una tabla por cada lista de detalles, las imágenes que haya y el historial de aprobación, y termina con una tabla Approvals (paso, nombre, acción, fecha y firma) lista para imprimir como bloque de firmas. Los campos de importe obligatorios y los campos de fórmula se imprimen con dos decimales. Para adaptarla:

En Archivo de plantilla, haga clic en Descargar.
Edite el archivo en Word: añada su membrete, reordene los campos y quite lo que no necesite.
Haga clic en Subir un archivo.

Abra Variables para ver todos los marcadores que ofrece el formulario. Haga clic en uno para copiarlo y péguelo en su plantilla.

Marcador	Qué imprime
`{Field_Name}`	Un campo del formulario. Los espacios del nombre del campo se convierten en guiones bajos.
`{#Details}…{/Details}`	Una lista de detalles: repite una fila de la tabla por cada línea, con las columnas propias de la lista dentro.
`{DateInterval_Start}`, `{DateInterval_End}`, `{DateInterval_Duration}`	Las dos fechas de un campo de intervalo de fechas y su duración. Variables las muestra con las etiquetas que les dio en el formulario. `{DateInterval}` imprime las dos fechas en una sola línea.
`{Amount_Currency}`	La moneda de un campo de importe: añada `_Currency` al marcador del propio campo. `{Amount.Currency}` y `{Amount.Value}` también imprimen la moneda y el importe, para las plantillas escritas así.
Una imagen con el texto alternativo `{Field_Name}`	Un campo de imagen: su primera imagen, con el tamaño de esa imagen de marcador. Para imprimir todas las imágenes adjuntas a la solicitud, recorra el campo con un bucle, como hace la plantilla inicial. Consulte Recorrer todas las imágenes.
`{Request_No}`	El número de la solicitud.
`{Approval_Name}`	El nombre del formulario de aprobación.
`{Approval_Status}`	`APPROVED` o `REJECTED`.
`{Applicant}`	La persona que presentó la solicitud.
`{Submitted_At}`, `{Completed_At}`	Cuándo se presentó la solicitud y cuándo se resolvió.
`{Approvers}`	Todas las personas que aprobaron, separadas por comas.
`{Final_Approver}`, `{Approved_At}`	Quién dio la última aprobación y cuándo. Vacíos si la solicitud no se aprobó.
`{CC_List}`	Todas las personas a las que se envió copia de la solicitud, separadas por comas.
`{Approval_Link}`	Un enlace que abre la solicitud en Lark. Ponga en la plantilla una imagen con el texto alternativo `{QR:Approval_Link}` para imprimirlo como código QR.
`{Reverted}`	`Yes` si Lark indica que la solicitud se revocó después de aprobarse; si no, vacío. Los documentos se envían cuando una solicitud se aprueba o se rechaza, así que un documento ya enviado nunca lo muestra; solo aparece en un documento generado después de la revocación, como una prueba.
`{#Approvals}…{/Approvals}`	Una fila por decisión, con `{Step}`, `{Name}`, `{Action}`, `{Time}`, `{Comment}` y la imagen `{Signature}`. Consulte El bloque de aprobaciones.
`{#Approval_History}…{/Approval_History}`	Una fila por cada evento de la solicitud, con `{Step}`, `{Person}`, `{Action}`, `{Time}` y `{Comment}`. También `{Target}` (a quién se transfirió, añadió o envió copia), `{Received}` y `{Decided}` (cuándo llegó el paso a esa persona y cuándo decidió) y la imagen `{Signature}` en las aprobaciones y los rechazos.
`{#Comments}…{/Comments}`	Una fila por comentario, con `{Person}`, `{Comment}`, `{Time}` y `{Files}` (los nombres de los archivos adjuntos al comentario).

Los importes y las cantidades son números reales, así que los filtros number, currency y sum funcionan con ellos: por ejemplo, {Details | sum:"Amount" | currency:"IDR":"id-ID":2} para un total debajo de una lista de detalles. Los bucles y las condiciones funcionan exactamente igual que en una plantilla de Base.

El bloque de aprobaciones

{#Approvals} repite una fila de la tabla por cada aprobación o rechazo vigente: una por persona y paso, la última que hizo, de modo que una aprobación repetida después de que se devolviera la solicitud aparece una sola vez. Un bloque de firmas típico:

Paso	Nombre	Acción	Fecha	Firma
`{#Approvals}{Step}`	`{Name}`	`{Action}`	`{Time}`	una imagen con el texto alternativo `{Signature}` `{/Approvals}`

La celda Firma contiene una imagen cuyo texto alternativo es {Signature} (clic derecho en la imagen → Editar texto alternativo). Cada fila imprime la imagen de firma de esa persona, con el tamaño de la imagen de marcador; si alguien no tiene una, la imagen se omite.

Para imprimir por separado la firma de un paso (debajo de una línea “Aprobado por Finanzas”, por ejemplo), filtre el bucle con where y ponga la imagen entre las etiquetas:

{#Approvals | where:"Step == 'Finance approval'"} una imagen con el texto alternativo {Signature} {/Approvals}

Use el nombre del paso tal como aparece en su flujo de aprobación en Lark, o elija a una persona con where:"Name == 'Budi Santoso'". Puede añadir {Name} y {Time} entre las mismas etiquetas. Si ninguna decisión coincide, no se imprime nada. Un paso que deciden varias personas (firma conjunta) imprime una firma por cada una.

Imágenes de firma

Lark no comparte con las aplicaciones las firmas que los aprobadores dibujan en Lark Approval, ni siquiera en un paso configurado para exigir firma manuscrita. Por eso su empresa sube una imagen de firma para cada aprobador una sola vez, y todas las plantillas de aprobación la imprimen.

En la página de la plantilla de aprobación, vaya a Imágenes de firma. Muestra los aprobadores de las solicitudes recientes del formulario y a todas las personas que ya tienen una imagen. Si algún paso del formulario pide una firma manuscrita en Lark, el panel lo indica.
Haga clic en Subir imagen junto a una persona y elija un PNG o JPEG de 1 MB o menos. Una firma sobre fondo transparente o blanco se imprime mejor.
Use Reemplazar o Quitar para cambiarla más adelante. Los documentos que se generen a partir de entonces usan la nueva imagen; los documentos ya enviados no cambian.

Una imagen de firma pertenece a su empresa, no a una plantilla: la misma imagen se imprime en todos los formularios que esa persona aprueba.

4. Elija cuándo y dónde

En Cuándo y dónde:

Generar cuando la solicitud sea: Aprobada (por defecto), Rechazada o ambas.
Formato de salida: PDF, o el formato de la propia plantilla: Word, Excel o PowerPoint (ver Plantillas de Excel y PowerPoint).
Enviar el documento a: el solicitante, como mensaje del bot de AutomaDoc. Use Publicar también en el grupo para enviar una copia a un chat de grupo, por ejemplo un archivo de finanzas. Solo aparecen los grupos a los que se ha añadido el bot de AutomaDoc, así que añada primero el bot al grupo. Elija al menos uno de los dos: una aprobación sin nadie a quien enviar el documento no se puede activar.
Nombre del archivo: un patrón de nombre de archivo, por ejemplo {Approval_Name}-{Request_No}.
Zona horaria de las fechas: la zona horaria en la que se imprimen las fechas del documento.

Lo que reciben muestra el mensaje tal como lo verá el solicitante. Haga clic en Guardar configuración.

5. Pruebe

En Prueba, AutomaDoc muestra las diez solicitudes más recientes del formulario de los últimos 30 días. Haga clic en Generar prueba junto a una, después en Descargar para obtener el resultado, y revíselo.

Una prueba nunca se envía a nadie. Hasta 20 pruebas al día son gratis; las siguientes de ese día cuentan como una generación cada una. Una prueba gratuita lleva una gran marca de agua PREVIEW · AutomaDoc en todas las páginas. Los documentos que se envían por las solicitudes aprobadas no la llevan.

6. Active

Haga clic en Activar. A partir de entonces, cada solicitud que alcance un estado que haya elegido genera un documento y lo envía según la configuración. La página muestra Activa; haga clic en Pausar para detenerla en cualquier momento.

Lo que recibe el solicitante

Un mensaje del bot de AutomaDoc en Lark: una tarjeta que indica que la solicitud fue aprobada (o rechazada), seguida del documento. No tiene que hacer nada para recibirlo y puede volver al mensaje siempre que necesite el archivo de nuevo.

Enviar un documento de nuevo

Documentos muestra los 20 documentos más recientes generados para este formulario, incluidos los que fallaron. Use Descargar en uno de ellos, o haga clic en Regenerar y enviar para generarlo de nuevo con la plantilla actual y reenviarlo: resulta útil después de corregir una plantilla. Regenerar y enviar se rechaza para una solicitud revocada.
Para enviar el documento de una solicitud que se aprobó antes de activar, búsquela en Prueba y haga clic en Generar y enviar. Solo se pueden enviar así las solicitudes que aparecen ahí.

Solo se puede enviar una solicitud que ya esté aprobada (o rechazada, si eligió esa opción), porque el mensaje comunica el resultado al solicitante.

Cuando cambia el formulario de aprobación

Editar el formulario en Lark no detiene sus documentos. AutomaDoc sigue generando con el archivo de plantilla actual, y cada marcador sigue encontrando su campo: un campo que renombró en Lark se sigue imprimiendo con su marcador antiguo. En cambio, un campo que eliminó y volvió a crear es un campo nuevo para Lark: se imprime en blanco hasta que haga clic en He revisado la plantilla.

Cuando se añade un campo, se elimina o cambia de tipo, AutomaDoc lo detecta en el siguiente documento:

El administrador que configuró el formulario recibe un único mensaje del bot de AutomaDoc con la lista de cambios.
La página de la plantilla muestra la misma lista. Compruebe que su archivo sigue siendo válido y haga clic en He revisado la plantilla, o suba un archivo actualizado con Subir un archivo. Variables siempre muestra el formulario tal como está ahora, así que puede copiar de ahí un campo nuevo.

Las solicitudes presentadas antes de un cambio reciben el archivo que se escribió para ellas. Cada vez que reemplaza el archivo de plantilla se guarda el anterior (se conservan los diez últimos que produjeron un documento), y una solicitud cuyos campos solo conoce un archivo anterior (por ejemplo, un campo eliminado y creado de nuevo) se genera con ese archivo. Documentos los marca con Archivo anterior (v1). Una prueba siempre usa el archivo actual.

Cuando algo sale mal

Al solicitante nunca se le muestra un error. El administrador que configuró el formulario recibe un mensaje del bot de AutomaDoc con el motivo: la cuota mensual y los paquetes de documentos que haya se han agotado, la plantilla supera el límite de plantillas de su plan o el archivo de plantilla tiene un error. El intento fallido también aparece en Documentos: corrija la causa y haga clic en Regenerar y enviar en ese intento.

“AutomaDoc aún no puede leer Lark Approval”

Su administrador de Lark no ha aprobado los permisos actualizados de AutomaDoc. Pídale que apruebe la actualización de permisos de la app en la consola de administración de Lark y vuelva a intentarlo.

“No hay solicitudes en los últimos 30 días”

Envíe una solicitud con el formulario en Lark y haga clic en Actualizar en Prueba.

Falta un grupo en “Publicar también en el grupo”

Añada el bot de AutomaDoc al grupo en Lark y recargue la página.

Conviene saber

Cada solicitud se cuenta una vez, sin importar cuántas veces se envíe su documento. Las pruebas son gratis hasta 20 al día, y Regenerar y enviar es gratis para una solicitud que ya se contó. Con un puesto Business, los documentos de aprobación salen de sus 20.000 documentos automatizados al año; si no, usan la misma cuota mensual que los documentos generados desde una Base y, después, un paquete de documentos. Consulte cómo se cuentan los documentos de aprobación.
Un formulario con una lista de detalles produce un documento por solicitud, con todas las líneas dentro.
Los adjuntos se imprimen como sus nombres de archivo. Para añadir los propios archivos a un PDF, use {ATTACH:Field}: consulte Adjuntos dentro del PDF. Una foto tomada en la app de Lark puede llegar sin nombre; entonces se llama “Imagen 1”, “Imagen 2”, etc.
Si además sincroniza la aprobación con una Base, puede seguir generando desde la Base; las dos cosas no interfieren.