Firmar un documento

Esta página acompaña a un firmante por la página de firma, sign.automadoc.cc. Compártala con las personas a las que envía solicitudes si tienen dudas. Los firmantes no necesitan cuenta ni instalar nada: basta con un navegador actualizado en un móvil, una tableta o un ordenador.

Abrir el enlace

El correo de invitación tiene un botón Revisar y firmar. Un compañero de la misma cuenta de AutomaDoc puede recibir el enlace por mensaje del bot de Lark, y algunos remitentes hacen llegar el enlace ellos mismos, por chat, por ejemplo.

El enlace es personal: cualquiera que lo tenga puede firmar en su nombre, así que no lo reenvíe. Cada nuevo correo sobre la misma solicitud (un recordatorio, “Tu turno para firmar”, un enlace enviado de nuevo) sustituye el enlace anterior, y el enlace antiguo muestra entonces “Este enlace no es válido”. Use siempre el más reciente.

La página aparece en el idioma del firmante cuando se conoce, y el menú de idioma de la parte superior permite elegir entre los siete idiomas. La página no usa analítica ni scripts de terceros.

Código de acceso

Si el remitente protegió la solicitud, la página lo pide primero: Introduce tu código de acceso. “El remitente protegió este documento con un código de acceso. Te lo dio por separado de este enlace.” Pídaselo al remitente si no lo tiene.

Un código incorrecto muestra “Ese código no es correcto.” con los intentos que quedan, por ejemplo “Te quedan 4 intentos antes de que este enlace se bloquee.” Tras 5 códigos incorrectos el enlace se bloquea: “Este enlace está bloqueado”. Solo el remitente puede desbloquearlo, enviándole un enlace nuevo.

Un código introducido se recuerda en esa pestaña del navegador durante 30 minutos. Pasado ese tiempo se vuelve a pedir, y todo lo que ya haya rellenado se conserva.

Aceptar firmar electrónicamente

Antes de que se abra el documento: Acepta firmar electrónicamente. “Para ver y firmar este documento en línea, aceptas recibirlo y firmarlo electrónicamente en lugar de en papel. Puedes pedir una copia en papel al remitente en cualquier momento.”

Lee la Divulgación sobre registros y firmas electrónicas abre el texto completo: lo que acepta, cómo obtener copias en papel, cómo retirar su consentimiento, lo que necesita, cómo guardar una copia y cómo contactar con el remitente. Marque “Acepto usar registros y firmas electrónicas, tal como se describe en la divulgación.” y seleccione Continuar. Su aceptación queda en el registro de auditoría con la hora, su dirección IP y la versión de la divulgación.

También puede Rechazar desde esta pantalla, sin aceptar antes.

Leer y rellenar el documento

La parte superior de la página muestra el título de la solicitud, De el remitente, Firmar antes del la fecha límite (en la zona horaria de la solicitud) y Mensaje del remitente cuando lo hay.

Debajo aparecen los documentos como imágenes de páginas, una bajo otra, cada una con la indicación “Página 1 de 3”, etc. Sus campos están resaltados en las páginas. Los campos que otras personas ya rellenaron muestran lo que pusieron: su firma, su nombre, las casillas marcadas y las fechas.

Una barra en la parte inferior muestra lo que falta, por ejemplo “Faltan 2 campos obligatorios · 1 de 3 completados”. Empezar, y después Siguiente campo, le lleva a su siguiente campo obligatorio vacío, en orden de lectura: documento por documento, página por página, de arriba abajo y de izquierda a derecha. Siguiente campo se salta los campos opcionales: tóquelos usted si quiere rellenarlos.

Toque un campo para rellenarlo:

Firma o Iniciales: la primera vez, adopta una (ver más abajo). Después, tocar un campo vacío lo firma.
Nombre: empieza con su nombre tal como lo escribió el remitente. Corríjalo si hace falta.
Texto y Empresa: se abre un recuadro con el nombre del campo, Guardar y Cancelar. Un campo puede rechazar un valor con “Este campo es obligatorio.”, “Introduce un número.”, “Introduce una dirección de correo electrónico.” o “Como máximo 50 caracteres.”
Correo electrónico: empieza con la dirección a la que se envió la solicitud, y entonces no se puede cambiar.
Casilla: tóquela para marcarla o desmarcarla.
Fecha de firma muestra “Fecha (automática)”: se rellena cuando usted termina, en la zona horaria de la solicitud.

Adoptar su firma

Al tocar su primer campo de firma se abre Adopta tu firma (o Adopta tus iniciales).

Revise Nombre completo, “Tal como debe aparecer en el registro de auditoría”. Necesita al menos 2 caracteres.
Cree su firma de una de estas tres maneras:
- Dibujar: “Firma con el dedo, un lápiz o el ratón”. Deshacer y Borrar le ayudan.
- Escribir: escriba su nombre y elija un Estilo entre tres tipos de letra manuscrita.
- Subir: “PNG, JPEG o WebP. Lo mejor es una foto de tu firma sobre papel blanco: el papel se elimina.” Hasta 10 MB.
Seleccione Adoptar y firmar (o Adoptar y poner iniciales).

La firma adoptada se coloca en todos sus campos de firma de esta solicitud, y las iniciales en todos sus campos de iniciales. Para quitarla de un campo opcional, toque ese campo y elija Quitar de este campo. Para cambiarla, toque un campo firmado y vuelva a adoptarla.

La imagen se reconstruye en el servidor a partir de sus píxeles antes de guardarse, y queda en el registro de auditoría con su nombre y la hora.

Terminar

Cuando no queda ningún campo obligatorio, la barra muestra una breve declaración de lo que significa seleccionar Finalizar, y el botón Finalizar. Selecciónelo para firmar. Todo se comprueba de nuevo en el servidor; si falta algo, la barra dice “Aún hay campos obligatorios vacíos. Están marcados en rojo.” y le lleva al primero.

Después:

“Gracias, has firmado” cuando otros aún tienen que firmar: “Aún faltan otras personas por firmar. Cuando todos lo hayan hecho, vuelve a este enlace para descargar el PDF firmado.” También recibirá el PDF firmado por correo electrónico cuando todos hayan firmado, si el remitente tiene su dirección.
“Firmado. Ya han firmado todos.” cuando usted era el último. El PDF firmado se crea en unos segundos; hasta entonces la página dice “El PDF firmado aún se está preparando. Aparecerá aquí en un momento.”

Esperar su turno

Si el remitente fijó un orden de firma y usted abre su enlace antes de tiempo, la página dice, por ejemplo, “2 personas firman antes que tú. Ya puedes leer el documento. Vuelve a este enlace cuando sea tu turno.” Puede leer el documento y rechazarlo, pero todavía no firmar. Si el remitente le contacta por correo electrónico, recibirá “Tu turno para firmar” con un enlace nuevo cuando le llegue el turno.

Rechazar

Rechazar está en la parte superior de la página mientras puede firmar, y en la pantalla de aceptación. El cuadro de diálogo, Rechazar la firma, advierte: “Se avisará al remitente, con tu motivo, y nadie más podrá firmar este documento.” Elija un motivo:

No soy la persona que debe firmar
El documento necesita cambios
No quiero firmarlo
Otro motivo

Añada detalles si lo desea; con “Otro motivo” son obligatorios. Seleccione Rechazar. La solicitud se cierra para todos, y la página muestra “Rechazaste firmar”.

Descargar el PDF firmado

Cuando todos han firmado, el enlace muestra Todos han firmado y un botón Obtener el PDF firmado. Este enumera:

Documento firmado, uno por documento;
Certificado de finalización;
Todos los documentos en un PDF, cuando la solicitud tiene dos o más documentos.

“Estos enlaces de descarga funcionan unos minutos. Recarga la página para obtener otros nuevos.” Una solicitud protegida con código de acceso vuelve a pedir el código antes de la descarga si usted regresa más tarde.

Descargar el PDF para leerlo

Las imágenes de las páginas no dicen nada a un lector de pantalla, y algunas personas prefieren su propio visor de PDF. Una vez que usted acepta firmar electrónicamente, Descargar el PDF para leerlo descarga el documento exactamente como lo ven todos, antes de cualquier firma. Está disponible mientras firma, mientras espera su turno y después de haber firmado.

Qué significa cada mensaje

Una solicitud cerrada muestra su estado y nada más: ni título ni nombres.

La página dice	Qué significa
Este enlace no es válido	El enlace está incompleto, o un correo más reciente lo sustituyó. Use el correo más reciente o pida un enlace nuevo al remitente.
Este enlace está bloqueado	El código de acceso se introdujo mal 5 veces. Pida un enlace nuevo al remitente.
Esta solicitud fue rechazada	Alguien la rechazó, así que ya nadie puede firmarla.
Rechazaste firmar	Usted la rechazó. Ya se ha avisado al remitente.
Esta solicitud fue cancelada	El remitente canceló la solicitud. No hay nada más que hacer.
Esta solicitud ha caducado	Pasó su fecha límite. Pida al remitente que la vuelva a enviar.
Todos han firmado	Está completa. Descargue el PDF firmado y el certificado.
No se pudo cargar el documento	La página no pudo conectar con AutomaDoc. Compruebe su conexión y seleccione Reintentar.
No se pudo crear el PDF firmado. Pide una copia al remitente.	La creación del PDF firmado falló después de que todos firmaran. Todas las firmas se conservan, y la solicitud muestra el fallo al remitente.
Los archivos de esta solicitud ya no se conservan. Pide una copia al remitente.	El remitente eliminó los archivos de la solicitud.