Un documento a partir de muchos registros
Normalmente, cada registro que selecciona obtiene su propio documento. Una plantilla puede, en cambio, crear un solo documento con todos los registros seleccionados: un estado de cuenta con las facturas de este mes, una serie de cartas en un único PDF listo para imprimir, o una hoja de credenciales con nombre y etiquetas con código QR.
Un documento combinado cuenta como un documento en su cuota, sin importar cuántos registros incluya.
Elija qué genera una plantilla
Sección titulada «Elija qué genera una plantilla»- Abra la pestaña Plantilla y seleccione su plantilla.
- En General → Registros por documento, elija:
- Un documento por registro: la opción predeterminada: un archivo por cada registro seleccionado.
- Un documento que lista todos los registros: una lista, un informe o un estado de cuenta. La plantilla repite una fila (o un bloque) por cada registro.
- Un documento, una página por registro: la plantilla completa una vez por registro, en un solo archivo. Desmarque Empezar cada registro en una página nueva para que los registros vayan uno detrás de otro, útil para comprobantes y recibos.
- Etiquetas: varios registros por página: la plantilla es una etiqueta; los registros llenan una cuadrícula en la hoja.
- Haga clic en Guardar configuración.
A partir de ahí, el botón de generar indica lo que crea (Generar lista, Generar un documento o Generar etiquetas) y muestra cuántos registros hay seleccionados.
Qué registros y en qué orden
Sección titulada «Qué registros y en qué orden»- Registros seleccionados: marque los registros en una vista de cuadrícula y haga clic en Generar. Entran en el documento en el orden en que los muestra la vista, no en el orden en que los marcó.
- Todos los registros de la vista: haga clic en Usar todos los registros de esta vista en la tarjeta Registros y luego en Generar. Antes, filtre u ordene la vista para elegir los registros y su orden.
Un documento admite como máximo 500 registros, y una plantilla muy grande admite menos: en ese caso AutomaDoc rechaza el documento e indica cuántos registros caben. Por encima del límite no se genera nada; filtre la vista o seleccione menos registros.
Escribir una plantilla de lista
Sección titulada «Escribir una plantilla de lista»En una plantilla de lista, los registros forman un bucle llamado Records. Ponga los campos de un registro entre {#Records} y {/Records}, normalmente en una fila de tabla:
| # | Cliente | Importe |
|---|---|---|
{#Records}{$num} |
{Customer} |
{Amount}{/Records} |
Dentro del bucle, cada campo funciona exactamente igual que en una plantilla de un solo registro: campos vinculados, bucles anidados, filtros e imágenes mediante texto alternativo. Fuera del bucle, use valores que se refieren al documento completo:
| Marcador | Imprime |
|---|---|
{RecordCount} |
cuántos registros contiene el documento |
{Date} |
la fecha de hoy, en la zona horaria de la plantilla ({Date | customDate:"DD MMM YYYY"} para darle formato) |
{Records | count} |
el número de filas, después de aplicar cualquier filtro |
{Records | sum:"Amount"} |
el total de un campo en todos los registros |
El bucle acepta los filtros habituales: {#Records | where:"Status == 'Paid'" | sort:"Amount":"desc"}. Una ordenación definida en la plantilla prevalece sobre el orden de la vista.
Generar automáticamente crea una plantilla de lista por usted: elija las columnas, ordénelas y marque Total en los campos numéricos que deban sumarse.
Una página por registro
Sección titulada «Una página por registro»La plantilla completa se rellena una vez por cada registro, uno detrás de otro en el mismo archivo, y cada uno empieza en una página nueva (o van seguidos, si desmarcó la opción). Escriba la plantilla exactamente como lo haría para un solo registro.
Los encabezados y pies de página son comunes a todos los registros del documento. Un campo de registro colocado en un encabezado o pie de página se deja en blanco, con una advertencia: ponga los campos de registro en el cuerpo. {RecordCount}, {Date} y los números de página funcionan en encabezados y pies de página como siempre. Las listas numeradas vuelven a empezar en cada registro.
Etiquetas
Sección titulada «Etiquetas»La plantilla es una etiqueta. Imagine una página pequeña: unas pocas líneas, una imagen o un código QR ({QR:SKU} como texto alternativo de la imagen). Después, los registros llenan una cuadrícula en la hoja de etiquetas, de izquierda a derecha y de arriba abajo, en tantas hojas como haga falta.
Elija la hoja en Hoja de etiquetas:
- A4 · 3 × 8, A4 · 3 × 7, A4 · 2 × 7, Carta · 3 × 10 y Carta · 2 × 5 corresponden a las hojas de etiquetas habituales con esa cuadrícula.
- Tamaño personalizado le permite indicar el tamaño de página, cuántas etiquetas caben a lo ancho y a lo alto, los márgenes y la separación entre etiquetas, en milímetros. La extensión muestra el tamaño resultante de cada etiqueta.
El tamaño de la etiqueta es lo que queda de la página después de los márgenes y las separaciones, así que una hoja que no cuadra se rechaza antes de guardar. El contenido más grande que una etiqueta se corta en su borde. Las etiquetas no imprimen encabezado ni pie de página.
Guardar en Base, estado y webhooks
Sección titulada «Guardar en Base, estado y webhooks»- Guardar en Base escribe ese único archivo en todos los registros que contiene, según la opción de reemplazar o agregar de la plantilla.
- Se actualiza el campo de estado de cada registro.
- El callback de webhook recibe los campos del primer registro, más
RecordCount.
El patrón de nombre de archivo lee el primer registro, más {RecordCount} y {Date}: Statement {Date} ({RecordCount} invoices).
Desde una automatización
Sección titulada «Desde una automatización»El HTTP Trigger de una plantilla combinada acepta varios registros: ?recordIds=rec1,rec2,rec3, o un cuerpo JSON {"recordIds": ["rec1", "rec2"]}. Un único ?recordId= sigue funcionando. Una plantilla que crea un documento por registro acepta un registro por llamada.
La API de documentos hace lo mismo con JSON: una lista en data genera un solo documento, con cada elemento como un registro.
Conviene saber
Sección titulada «Conviene saber»- Las plantillas de aprobación siempre crean un documento por solicitud.
- Los documentos muy grandes con muchas imágenes tardan más en convertirse a PDF. Si un documento falla, pruebe con menos registros a la vez.
- Solo con plantillas de Word: las plantillas de Excel y PowerPoint crean un documento por registro.
- Un documento combinado no se puede enviar para firma: una solicitud de firma corresponde a un solo registro. Para contratos, use otra plantilla de un documento por registro.