Enviar una solicitud de firma

AutomaDoc Sign envía documentos a personas que los firman en su navegador, desde un móvil o un ordenador. Usted sube uno o varios archivos (o elige un documento generado por AutomaDoc), indica quién firma y dónde, y envía. Cada firmante recibe un enlace personal. Cuando todos han firmado, AutomaDoc estampa las firmas y los valores en el PDF, añade un certificado de finalización y envía el resultado a usted y a todas las personas de la solicitud. En la API una solicitud de firma se llama envelope (sobre, /api/v1/envelopes): es exactamente lo mismo.

Las solicitudes se envían desde la sección Sign del Portal de empresa, o desde la API. Para firmar un PDF usted mismo, sin nadie más, consulte Firmarlo yo mismo.

1. Documentos

Una solicitud contiene de 1 a 10 documentos. Cada uno es:

un PDF;
un archivo Word, Excel o PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). El tipo se lee del propio archivo, nunca de su nombre. Los archivos con macros se rechazan;
un documento generado por AutomaDoc, desde cualquier origen. Su archivo se copia en la solicitud, de modo que la solicitud conserva su propia copia sea cual sea su retención de generaciones. La generación debe estar completada y su archivo debe seguir conservado.

Cada documento se prepara antes de que nadie pueda colocar campos en él. La preparación se hace en segundo plano y tarda unos segundos en la mayoría de los archivos:

un archivo Word, Excel o PowerPoint se convierte a PDF, igual que la salida de una plantilla;
los campos de formulario y los comentarios u otras anotaciones se dibujan en la página, para que lo que se firma sea exactamente lo que se ve. Después no se puede editar nada de la página;
se eliminan los enlaces, marcadores, archivos adjuntos, scripts, capas y etiquetas de accesibilidad, y el archivo se compacta. Cada página se ve igual en cualquier visor y en papel;
se crean imágenes de las páginas: son lo que usted y los firmantes ven.

El PDF preparado es el documento que todos firman. Su huella queda fijada desde ese momento.

Límite
Documentos por solicitud	10
Un archivo subido	25 MB
Todos los archivos subidos de una solicitud	50 MB
Páginas, todos los documentos juntos	300
Un documento preparado	50 MB
Todos los documentos preparados de una solicitud	100 MB

Un documento que no se puede preparar (demasiado grande, demasiadas páginas, dañado, una conversión que falló) se marca como fallido, con su motivo. Quítelo y suba un archivo corregido.

2. Destinatarios

Una solicitud tiene hasta 20 destinatarios. Cada uno tiene un nombre y un rol:

Firmante: rellena sus campos y firma. Cada firmante necesita al menos un campo.
CC: no hace nada, y recibe por correo electrónico el PDF firmado y el certificado cuando todos han firmado.

Cómo se hace llegar a cada destinatario

Por correo electrónico. AutomaDoc envía un enlace personal de parte de “Su nombre vía AutomaDoc”. Las respuestas llegan a su propia dirección.
Un compañero, miembro de su cuenta de AutomaDoc. Se le avisa por mensaje del bot de Lark si usa AutomaDoc con Lark, y por correo electrónico en caso contrario.
Con un enlace que usted entrega. No se envía ningún correo. Al enviar, usted recibe el enlace de la persona y se lo hace llegar usted mismo, por chat, WhatsApp o cualquier otro medio. El certificado indica “Enlace compartido por el remitente”. AutomaDoc nunca envía recordatorios a esta persona; para darle un enlace nuevo, vuelva a enviarlo desde la solicitud (el enlace anterior deja de funcionar).

Código de acceso

A cualquier destinatario se le puede pedir un código de acceso antes de que se abra el documento. Escriba uno (de 6 a 128 caracteres) o deje que AutomaDoc genere uno por persona (16 caracteres, que se le muestran una sola vez, al enviar). Entregue el código a la persona por separado del enlace, por teléfono o por otro canal: un enlace y su código en el mismo mensaje no protegen nada.

Cinco códigos incorrectos bloquean el enlace. Volver a enviar el enlace desde la solicitud le da a la persona un enlace nuevo y levanta el bloqueo. Consulte Firmar un documento para ver lo que ve el firmante.

Orden de firma

Cada destinatario tiene un número de orden:

el mismo número para todos: todos firman a la vez;
1, 2, 3: cada uno firma cuando el anterior ha terminado;
mixto: 1, 1, 2 permite que dos personas firmen a la vez y una tercera cuando ambas lo han hecho.

Un destinatario que va más adelante en el orden solo recibe el correo cuando le llega su turno (“Tu turno para firmar”).

3. Campos

Los campos marcan dónde cada firmante firma o escribe algo. Pertenecen solo a los firmantes (un CC no tiene ninguno), y una solicitud admite hasta 500 campos.

Campo	Qué hace el firmante	Tamaño predeterminado (puntos)
Firma	Adopta una firma una vez (dibujada, escrita o subida); rellena todos sus campos de firma	160 × 48
Iniciales	Lo mismo, para las iniciales	64 × 40
Nombre	Empieza con el nombre del destinatario; puede corregirlo	160 × 20
Fecha de firma	Nada: se rellena cuando termina, en la zona horaria de la solicitud y en el idioma del firmante	110 × 20
Texto	Escribe un valor	160 × 20
Casilla	La marca	14 × 14
Empresa	Escribe su empresa	160 × 20
Correo electrónico	Empieza con la dirección a la que se envió la solicitud, que después no se puede cambiar	180 × 20

Cada campo es obligatorio u opcional, y puede llevar una etiqueta de hasta 100 caracteres, que el firmante ve como su nombre. Un campo de texto puede tener además una longitud máxima (hasta 1.000 caracteres), una comprobación de que el valor es un número o una dirección de correo electrónico, y un tamaño de letra inicial. Los valores escritos se imprimen en Noto Sans y se reducen para caber en su recuadro. Un campo nunca mide menos de 8 puntos.

Los campos se colocan de tres maneras:

a mano, sobre las imágenes de las páginas;
a partir de etiquetas [[…]] escritas en el documento, como [[sign:Client]]. Cada rol que nombra una etiqueta se convierte en un hueco que usted asigna a un destinatario. Consulte Colocar campos automáticamente;
a partir de un diseño guardado: los mismos documentos, los mismos campos, personas nuevas. El plan Gratuito conserva 3 diseños, un puesto o Pro tantos como quiera, cada uno de hasta 100 páginas.

La API también puede colocar campos junto a un texto que encuentra en el documento: son las anclas.

4. Revisar y enviar

Antes de enviar, usted define:

Título, obligatorio, hasta 200 caracteres. Los correos muestran sus primeros 120.
Mensaje para los destinatarios, hasta 1.000 caracteres, opcional.
Caducidad: de 1 a 120 días después del envío, 30 de forma predeterminada. Los firmantes ven la fecha límite en la zona horaria de la solicitud.
Recordatorios: cada 3 días, hasta 3 veces, de forma predeterminada. Puede elegir cada 1 a 30 días, hasta 10 veces, o ningún recordatorio.
Certificado añadido: activado de forma predeterminada. El certificado de finalización se añade como últimas páginas de cada PDF firmado. Desactivado, es un archivo aparte. Se crea en ambos casos.

Todo lo que impide que la solicitud salga aparece en una lista antes de enviar: un documento que aún se está preparando o que falló, un firmante sin campos, un destinatario sin correo electrónico, un campo fuera de su página, un código de acceso elegido pero no definido, demasiadas páginas o destinatarios. El envío se rechaza mientras la lista no esté vacía.

Qué ocurre después

Invitaciones. Cada persona a la que le toca recibe su enlace. El correo indica que el enlace es personal y no debe reenviarse.
Los recordatorios siguen su calendario, solo para las personas a las que les toca y que no han firmado. También puede recordárselo usted a alguien, como máximo una vez cada 10 minutos por persona.
Cada envío vuelve a emitir el enlace. Una invitación, un recordatorio, un aviso de turno o un enlace enviado de nuevo sustituye el enlace anterior de la persona, que deja de funcionar. Los firmantes deben usar el correo más reciente.
No entregado. Si un correo se rechaza o no se puede contactar con un compañero, se le avisa, y la persona conserva el enlace que tenía.
Rechazada. Un firmante puede rechazar firmar indicando un motivo. La solicitud se cierra para todos y se le avisa a usted, con el motivo.
Anulada. Usted, o un administrador de su cuenta, puede cancelar una solicitud abierta, indicando un motivo. Todas las personas que la habían recibido reciben un correo diciendo que se canceló, con su motivo.
Caducada. Una solicitud que no se termina antes de su fecha de caducidad se cierra, y se le avisa. Una solicitud que todos firmaron a tiempo nunca caduca, aunque el PDF firmado tarde un momento más.
Completada. Cuando el último firmante termina, se crea el PDF firmado, normalmente en segundos. Todos los destinatarios con dirección de correo electrónico (firmantes y CC) lo reciben entonces: adjunto junto con el certificado cuando los archivos suman menos de 3,5 MB, o si no como un enlace de descarga válido durante 30 días. A usted se le avisa por mensaje del bot o por correo electrónico.

Cada uno de estos hechos queda en el registro de auditoría de la solicitud.

El PDF firmado y el certificado

Las firmas, las iniciales, los valores escritos, las casillas marcadas y las fechas se dibujan en el contenido de la página del PDF preparado. No queda ningún campo de formulario ni anotación que alguien pueda cambiar.

Puede descargar:

cada documento firmado, con el certificado al final cuando está añadido;
el certificado de finalización por separado;
con dos o más documentos, todos los documentos en un PDF: cada documento firmado en orden y después el certificado, cuando está añadido.

El certificado está en el idioma de la solicitud, con el inglés bajo cada etiqueta cuando el idioma no es el inglés. Las horas muestran su desfase respecto a UTC. Registra:

la solicitud: su ID, título, remitente, cuándo se creó, se envió y se completó, y su zona horaria;
cada documento: su nombre, su número de páginas y tres huellas SHA-256, la del archivo original (lo que se subió o se copió), la del documento enviado a firmar (el PDF preparado que todos vieron) y la del documento firmado (antes de añadir el certificado, ya que un archivo no puede contener su propia huella);
cada destinatario: su rol, cómo se le hizo llegar, cómo se comprobó su identidad (acceso al enlace o un código de acceso), cuándo aceptó firmar electrónicamente, cuándo vio y firmó, su dirección IP y su dispositivo (navegador y sistema), y su firma e iniciales;
el registro de auditoría, evento por evento, y el hash del registro de auditoría: cada evento se encadena al anterior mediante su SHA-256, de modo que un evento eliminado o modificado después rompe la cadena.

Cada evento de visualización y de firma registra también la huella del documento que vio la persona. También se conserva la huella de cada archivo tal como se entregó: es lo que comprueba la página de verificación. El pie de cada página del certificado dice “Firmado con AutomaDoc Sign”.

Retención

Solicitudes completadas: los PDF firmados, el certificado, los archivos originales y preparados y el registro de auditoría se conservan hasta que usted los elimine. Las imágenes de las páginas y las imágenes de las firmas se eliminan 30 días después de la finalización; las firmas permanecen en el PDF firmado y en el certificado.
Solicitudes rechazadas, anuladas y caducadas: todos los archivos se eliminan 90 días después del cierre.
Borradores que nadie ha tocado en 30 días se eliminan.
Puede eliminar usted mismo los archivos de una solicitud cerrada en cualquier momento.

El registro de auditoría nunca se elimina con los archivos. Los archivos de una solicitud se guardan aparte de los documentos generados: su retención de generaciones nunca los afecta.

Límites y topes contra el abuso

Un servicio de firma gratuito sería una herramienta de phishing si estuviera abierto sin más, por eso el envío tiene topes. Los periodos son móviles, y cuenta cada destinatario, CC incluidos.

	Gratuito	Un puesto o Pro
Solicitudes enviadas	3 por hora	Sin tope por hora
Destinatarios	20 al día (5 al día en las primeras 24 horas de la cuenta)	1.000 al día

Gratuito significa aquí que nada paga por el remitente: ni un puesto propio ni Pro. Las solicitudes enviadas desde la API cuentan como de pago cuando hay un puesto Business o Pro vigente. Póngase en contacto con soporte si necesita más de 1.000 destinatarios al día.

Cada correo a un destinatario termina con un enlace para denunciarlo (“¿No esperabas este correo? Denúncialo”). Una denuncia detiene todos los envíos de la cuenta, recordatorios incluidos, hasta que se revisa.

Precio

Enviar una solicitud consume un documento de su cuota mensual y, después, de un paquete de documentos. Una solicitud es un documento, tenga los documentos, destinatarios y firmantes que tenga.
Una solicitud cuyos documentos fueron todos generados por AutomaDoc no cuesta nada: los documentos ya se pagaron al generarse. Esto vale la primera vez que se envía un documento generado; un documento generado que ya se envió en otra solicitud vuelve a costar un documento. Un documento generado solo puede estar en una solicitud abierta a la vez.
Quien tiene un puesto y Pro envían solicitudes sin consumir la cuota. Los topes anteriores siguen aplicándose.
Desde la API, una solicitud se cobra como documento automatizado: Pro la cubre, un puesto Business la descuenta de sus documentos automatizados y, en otro caso, consume la cuota mensual.
Firmarlo yo mismo es gratuito e ilimitado en todos los planes.

Una solicitud se cobra al enviarla y no se reembolsa si se rechaza, se anula o caduca. Cuando la cuota y los paquetes se agotan, el envío se rechaza hasta que usted recargue. Consulte Planes, puestos y paquetes.