Firma electrónica

Envíe a firmar un contrato, un albarán o un acta de entrega directamente desde el registro con el que se generó: sin imprimir ni escanear. Cada persona recibe un enlace personal y firma en el móvil o el ordenador. Cuando todos han firmado, usted recibe el PDF firmado en Lark, con una página de auditoría al final. Si la plantilla guarda sus documentos en un campo de adjuntos, el PDF firmado también se guarda allí.

Qué tipo de firma es

Es una firma electrónica con registro de auditoría: el documento registra quién firmó, cuándo, desde qué dirección IP y la huella SHA-256 del documento exacto que se le mostró. No es una firma digital basada en certificados. Si sus contratos exigen legalmente una firma cualificada o basada en certificados, use para ellos un proveedor de firma especializado.

Antes de empezar

• La firma electrónica funciona en todos los planes, incluido el Gratuito. Enviar desde una automatización requiere lo mismo que la automatización: un puesto Business o Pro.
• Necesita una plantilla con campos de firma (ver abajo), y para enviarlo genera el documento de un solo registro cada vez.
• Los campos de firma solo funcionan en plantillas de Word, no en plantillas de Excel ni de PowerPoint.

1. Marque dónde se firma

Las firmas funcionan como las imágenes: una imagen en su plantilla de Word cuyo texto alternativo indica quién firma ahí.

1. Inserte cualquier imagen donde va la firma; un rectángulo en blanco sirve. Su tamaño es el tamaño de la firma.
2. Haga clic derecho en ella, elija Editar texto alternativo y escriba {SIGN:Customer}. Customer es el rol: la persona que firma ahí. Use cualquier nombre formado por letras, dígitos y guiones bajos, sin espacios: Customer, Supplier, Witness_1.
3. Mantenga la imagen En línea con el texto (el valor predeterminado de Word). Una imagen flotante no se puede sustituir.

El mismo rol puede aparecer varias veces, por ejemplo para las iniciales al pie de cada página. Dos marcadores de texto opcionales imprimen lo que escribió el firmante y cuándo firmó:

Marcador	Imprime
{SIGN_NAME:Customer}	El nombre completo que escribió el firmante
{SIGN_DATE:Customer}	Cuándo firmó, como 2026-10-14 15:30
{SIGN_DATE:Customer | date:"DD MMM YYYY"}	Lo mismo con el filtro date habitual

Las horas de firma se muestran en la zona horaria de la plantilla. Suba la plantilla como siempre: en Campos de plantilla cada rol aparece como firmante, y la lista de plantillas muestra Firma junto a su nombre. En el diseñador de plantillas, el bloque Firma hace todo esto por usted.

2. Genere el documento

Seleccione un registro y haga clic en Generar. Donde aún falta una firma, el documento muestra un recuadro amarillo con una ✗ y una línea: es lo que ven los firmantes hasta que firman. Los datos del registro quedan fijados en ese momento: si el registro cambia después, el documento que se está firmando no cambia.

3. Envíelo para firmar

Junto al documento terminado, haga clic en Enviar para firmar. Para cada rol, elija:

• Compañero: alguien de su empresa que ya ha usado AutomaDoc. El bot de AutomaDoc le envía un mensaje con el botón Revisar y firmar.
• Alguien externo: escriba su nombre (y, si quiere, una nota para usted, como su correo). AutomaDoc no envía correos: usted copia su enlace y se lo envía como prefiera.

Después elija el Orden de firma: todos a la vez, o uno tras otro. En ese caso, un firmante posterior ve «en espera» hasta que hayan firmado los anteriores, y a un compañero solo se le envía el mensaje cuando le toca.

El enlace es la credencial

Quien tenga un enlace de firma puede firmar en lugar de esa persona. Envíe cada enlace solo a su firmante. Para más seguridad, en Proteger los enlaces con contraseña elija Una contraseña generada para cada persona externa (cada una recibe una contraseña segura propia, que se muestra una sola vez junto a su enlace) o Una contraseña elegida por mí, para todos. Envíe la contraseña por separado del enlace. Tras cinco contraseñas incorrectas, el enlace se bloquea hasta que emita uno nuevo.

Los enlaces se muestran una sola vez, justo después de enviar. AutomaDoc solo guarda una huella de cada enlace, así que un enlace perdido no se puede volver a mostrar: emita uno nuevo (paso 5).

4. Lo que ven los firmantes

El enlace abre una página que funciona en cualquier móvil u ordenador, en el idioma del firmante. El firmante lee el documento y luego elige Dibujar para trazar su firma con el dedo o el ratón, o Escribir para teclear su nombre, que se dibuja con estilo manuscrito. Escribe su nombre completo, marca la casilla de consentimiento y hace clic en Firmar, o hace clic en Rechazar e indica, si quiere, un motivo.

Una solicitud caduca a los 14 días. El enlace de una solicitud terminada, rechazada, cancelada o caducada solo muestra ese hecho, nada del documento.

5. Seguimiento

Abra Más → Firmas en la extensión de Base para ver los documentos que ha enviado. Los administradores del Portal de empresa ven todas las solicitudes de la empresa en Firmas. En cada solicitud puede:

• ver quién la ha abierto y firmado, con el registro de auditoría completo;
• Recordar a un compañero (un nuevo mensaje del bot) u obtener un Nuevo enlace para alguien externo; en ambos casos el enlace anterior deja de funcionar. Si tenía una contraseña generada, el nuevo enlace trae una nueva, que se muestra una sola vez junto a él;
• Cancelar solicitud: todos los enlaces dejan de funcionar;
• descargar el PDF actual o el PDF firmado y el Registro de auditoría (CSV).

Enviar para firmar desde una automatización

El HTTP Trigger puede enviar para firmar el documento que genera sin que nadie abra la extensión (consulte Automatización). Indique a AutomaDoc dónde está cada cosa en el registro:

1. En la pestaña Plantilla, en Firma por automatización, elija para cada rol Quién firma: un campo de Usuario (un compañero, avisado por el bot de AutomaDoc) o un campo de texto o correo (alguien externo).
2. Para alguien externo, elija Escribir el enlace en y Escribir la contraseña en: dos campos de texto. Haga clic en Guardar ajustes de firma.
3. Cuando se ejecuta la automatización, AutomaDoc escribe en esos campos el enlace de cada firmante externo y una contraseña generada. Añada a su automatización de Lark un paso que los envíe por correo, con la contraseña en un mensaje aparte si es posible.

Quien pueda ver el registro puede ver lo que se escribe en él, así que oculte esos campos a quien no deba firmar. Un Nuevo enlace creado desde la página Firmas se escribe en el mismo campo, con su nueva contraseña en el campo de contraseña, así que la automatización nunca envía un enlace que ya no funciona.

Cuando todos han firmado

• Usted recibe el PDF firmado del bot de AutomaDoc.
• El PDF termina con una página de auditoría: el nombre del documento, su huella SHA-256 y, para cada firmante, su nombre, rol, hora y dirección IP.
• Si la plantilla tiene guardar en un campo de adjuntos y su plan lo incluye, el PDF firmado se guarda en el registro (añadiéndolo o reemplazando, según la configuración de la plantilla).
• Si la plantilla tiene un campo de estado y su plan lo incluye, este indica ✅ Signed - seguido del nombre del archivo. Un rechazo escribe ❌ Signature declined, y una solicitud caducada ⌛ Signature request expired.

Si alguien rechaza, la solicitud se cierra para todos y el bot le indica el motivo.

Conviene saber

• Enviar para firmar no consume generaciones: solo paga la generación que produjo el documento.
• Un documento solo puede tener una solicitud de firma abierta a la vez. Cancele la solicitud abierta para enviarlo de nuevo.
• Los archivos de una solicitud terminada (el PDF firmado, las imágenes de firma) se conservan 90 días y después se eliminan; el registro de auditoría se conserva. Guarde el PDF firmado que recibe en Lark o en el registro.
• Solo los compañeros que han usado AutomaDoc se pueden elegir como Compañero. Cualquier otra persona, incluidos los compañeros que no lo han usado, puede firmar como Alguien externo.