Listas de SharePoint y Dataverse
Las listas de SharePoint y las tablas de Dataverse (las tablas que hay detrás de Power Apps y Dynamics 365) pueden ser los datos de una plantilla: un elemento de lista o una fila se convierte en un documento.
Conectarlas
Sección titulada «Conectarlas»Cada una se conecta por separado en la página Conexiones del Portal de empresa, en Sus conexiones de datos, con su propio inicio de sesión de Microsoft 365:
- Listas de SharePoint: elementos de lista y sus adjuntos, en los sitios a los que tiene acceso. Se pueden escribir de vuelta las columnas de estado y de enlace.
- Dataverse (Power Apps): tablas de sus entornos de Power Apps. Una vez conectado, la página enumera los Entornos de Dataverse a los que tiene acceso, con su dirección y su región.
Haga clic en Conectar, apruebe la solicitud en Microsoft, y la fila muestra Conectado. SharePoint pide acceso de lectura y escritura a las listas de los sitios a los que usted tiene acceso (Sites.ReadWrite.All), algo que la mayoría de las organizaciones solo deja aprobar a un administrador; Dataverse pide acceder en su nombre (user_impersonation). Si un administrador debe aprobar antes, la página muestra un Enlace de consentimiento del administrador para enviárselo. Consulte Consentimiento del administrador para Microsoft 365 y Conectar Excel, SharePoint, Dataverse y Google Sheets.
AutomaDoc solo lee y escribe lo que su propia cuenta puede.
Crear documentos con Power Automate
Sección titulada «Crear documentos con Power Automate»El conector de AutomaDoc crea un documento a partir de un elemento de lista o una fila en un flujo:
- Cree la plantilla. Un flujo puede rellenar cualquier plantilla de su empresa. Para crear una para el flujo, use el Portal de empresa, en Plantillas (Nueva plantilla de API), o Word con el complemento de Word, que además lee sus campos de una muestra JSON.
- Inicie el flujo con SharePoint → When an item is created, o con Dataverse → When a row is added, modified or deleted.
- Añada AutomaDoc → Generate a document y asigne las columnas del elemento o de la fila a las entradas de la plantilla.
- Guarde el archivo donde lo necesite, por ejemplo como adjunto del elemento o en una biblioteca de documentos, y escriba de vuelta un estado o un enlace con Update item de SharePoint o Update a row de Dataverse.
Power Automate y Power Apps recorre un flujo completo. Un flujo envía valores, no archivos: una entrada de imagen debe ser una dirección web pública (https://, o http://), así que no se puede obtener un enlace de SharePoint u OneDrive que requiera iniciar sesión.
Plantillas que leen una lista o una tabla
Sección titulada «Plantillas que leen una lista o una tabla»Una plantilla también puede leer por sí misma una lista de SharePoint o una tabla de Dataverse. La página Plantillas del Portal de empresa muestra esas plantillas con el origen Lista de SharePoint o Dataverse, y se escriben y publican en el complemento de Word, donde la pestaña Campos lee las columnas de la lista o de la tabla con su conexión.
Qué lee AutomaDoc
Sección titulada «Qué lee AutomaDoc»Los nombres de las columnas se convierten en marcadores: los espacios, los puntos y los demás caracteres que un marcador no admite se convierten en guiones bajos (Due Date es {Due_Date}). {Record_ID}, {Template_Name}, {Table_Name} y {Print_Time} también están siempre disponibles.
De un elemento de lista de SharePoint:
| Columna | En la plantilla |
|---|---|
| Texto, número, moneda, calculada | El valor. Los números y la moneda conservan su valor sin formato para number, sum y las condiciones. |
| Varias líneas de texto | El texto, con el texto enriquecido convertido en texto sin formato. |
| Fecha y hora | Se imprime en la zona horaria de la plantilla; una columna de solo fecha, como el día que muestra la lista. |
| Opción, metadatos administrados | La etiqueta; si hay varias, se unen. |
| Persona o grupo | El nombre de la persona, con {Owner.email} para la dirección de correo. |
| Hipervínculo | La dirección; {Website.text} imprime su descripción. |
| Imagen, miniatura | Una imagen, que se coloca mediante el texto alternativo de una imagen. |
| Búsqueda | Un valor: un registro anidado, así que {Customer.City} lee una columna del elemento al que apunta. Varios valores: una lista para un bucle {#Customer}…{/Customer}. Se leen como máximo 500 elementos buscados por documento; por encima de esa cifra, una búsqueda se imprime como texto. |
| Datos adjuntos | Los adjuntos del elemento como {Attachments}: imágenes para una imagen de marcador, archivos para {ATTACH:Attachments}. |
De una fila de Dataverse:
| Columna | En la plantilla |
|---|---|
| Texto, número entero, decimal, moneda | El texto con el formato propio de Dataverse (símbolo de moneda, separadores); el número sin formato para number, sum, la ordenación y las condiciones. |
| Fecha y hora | Se imprime en la zona horaria de la plantilla. |
| Sí/No | Las etiquetas propias de la columna; {#if} lo lee como sí o no. |
| Opción | La etiqueta. Opciones (selección múltiple): la lista de etiquetas. |
| Búsqueda | Un registro anidado que imprime el nombre de la fila relacionada, así que {Customer.Primary_Contact.Email} lee más allá. Se leen hasta 250 filas relacionadas por documento; una búsqueda por encima de esa cifra sigue imprimiendo su nombre. |
| Imagen, archivo, notas | Imágenes y archivos, para una imagen de marcador o {ATTACH:…}. |
Los marcadores llevan el nombre para mostrar de las columnas.
Qué se escribe de vuelta
Sección titulada «Qué se escribe de vuelta»Una plantilla que lee una lista o una tabla puede escribir en el elemento o la fila a partir de la cual creó un documento:
| Lista de SharePoint | Dataverse | |
|---|---|---|
| Estado | Una columna de texto. Una línea de texto se recorta a su longitud. | Una columna de texto, recortada a su longitud máxima. |
| El documento | Como adjunto del elemento; o guardado en una biblioteca (de forma predeterminada, una carpeta AutomaDoc en la biblioteca predeterminada del sitio) con su enlace en una columna de texto, de nota o de hipervínculo. |
En una columna de archivo, o como nota en la fila (asunto AutomaDoc document). |
Sobre reemplazar y conservar documentos anteriores:
- Adjuntos de SharePoint: reemplazar solo reemplaza el adjunto con el mismo nombre; los demás adjuntos del elemento no se tocan. Añadir agrega el nuevo como
name (2).pdf. - Una columna de nota de SharePoint en modo añadir conserva los enlaces que ya tiene, uno por línea.
- Una columna de archivo de Dataverse contiene un solo archivo: reemplazar lo sobrescribe, y añadir solo guarda en una columna vacía (de lo contrario, el documento no se guarda y se muestra una advertencia).
- Notas de Dataverse: añadir agrega una nota cada vez; reemplazar agrega la nota nueva y luego elimina las notas anteriores con el mismo asunto y un archivo. Las demás notas de la fila nunca se tocan. Se aplica el límite de tamaño de adjuntos de su organización.
Un documento combinado (un documento a partir de muchos elementos o filas) se escribe en cada uno de ellos.
Ejecutarlas
Sección titulada «Ejecutarlas»Una plantilla que lee una lista o una tabla se ejecuta con el HTTP Trigger: llámelo con el ID del elemento de SharePoint, o el GUID de la fila de Dataverse, como recordId, y con la clave de API de su empresa. Lee con la conexión de su propietario, porque no hay nadie presente para iniciar sesión. Si el propietario se desconecta o su conexión caduca, la plantilla deja de ejecutarse automáticamente hasta que vuelva a conectarse en la página Conexiones o alguien se haga cargo de la plantilla. El HTTP Trigger requiere Pro, una prueba o al menos un puesto Business en su empresa; consulte Planes, puestos y paquetes.