Complemento de Word

El complemento de AutomaDoc para Word sirve para crear plantillas. Usted escribe la plantilla en Word como siempre, y el panel inserta los marcadores por usted: no hay que escribir llaves de memoria ni buscar el cuadro de diálogo del texto alternativo. No genera documentos; los documentos se generan con los datos de la plantilla (el complemento de Excel, un flujo, la API de documentos).

Instalarlo y abrirlo

Su administrador de Microsoft 365 implementa AutomaDoc en su organización desde el Centro de administración de Microsoft 365, o usted lo prueba en Word para la Web: Implementar los complementos para su organización explica ambas cosas e incluye el manifiesto del complemento. Después, haga clic en AutomaDoc en la pestaña Inicio. Funciona en Word para Windows, para Mac y en la web.

Inicie sesión como en el complemento de Excel: con su cuenta profesional o educativa de Microsoft 365, o con Google. Las cuentas personales de Microsoft no pueden iniciar sesión.

El panel tiene cuatro pestañas: Plantilla, Campos, Imágenes y Revisar. Las tres últimas se abren cuando el documento está vinculado a una plantilla.

Vincular el documento a una plantilla

En la pestaña Plantilla, en Elige una plantilla:

1. Elija una de las plantillas de su cuenta. Cada una indica de dónde vienen sus datos: Excel, Lista de SharePoint, Dataverse, Google Sheets o API.
2. Haga clic en Usar esta plantilla.

El vínculo se guarda en el documento, así que una plantilla que escribe en varias sesiones, o que pasa a un compañero, se abre ya vinculada. Desvincular este documento lo quita.

Las plantillas de una Base de Lark o de una aprobación de Lark no aparecen: se editan en Lark. Un documento vinculado a una de ellas, o a una plantilla que se eliminó, lo indica y ofrece desvincularlo.

Una nueva plantilla de API

Una plantilla de API se rellena con los datos que sus propios sistemas envían a la API de documentos o a un flujo de Power Automate. Para crear una a partir del documento abierto, escriba un Nombre en Nueva plantilla de API a partir de este documento y haga clic en Crear y vincular.

El archivo de la plantilla

Una vez vinculado:

• Abrir aquí el archivo de la plantilla pone el archivo actual de la plantilla en este documento.
• Empezar desde los campos crea un documento inicial con todos los campos de la plantilla, organizado según el modo de registros de la plantilla (uno por registro, una lista, una página por registro, etiquetas). No se guarda nada hasta que publique.

Si el documento ya tiene contenido, el panel pregunta antes: Sustituir el contenido o Abrir como documento nuevo (después vincule ese documento para seguir trabajando en él). Los archivos de más de 4 MB solo se abren como documento nuevo.

Insertar campos

La pestaña Campos muestra los campos de la plantilla en un árbol en el que puede buscar. Coloque el cursor donde debe ir un campo y elija una acción:

Sobre	Acción	Qué se inserta
Un campo	Insertar	{Customer}
Un campo	Insertar con formato	Un formato de número, moneda, porcentaje o fecha, MAYÚSCULAS, minúsculas o Mayúscula Inicial En Cada Palabra, y qué imprimir cuando está vacío (Si está vacío, imprimir)
Un campo	Mostrar solo si…	Una condición alrededor de los párrafos seleccionados
Una lista	Repetir para cada uno	Etiquetas de bucle alrededor de una fila de tabla o de los párrafos seleccionados
Una lista	Insertar un total o un recuento	Un total, la media, el valor mayor o el menor de una columna, el número de elementos, o todos los valores en una línea
Un campo de imagen	Insertar una imagen de marcador	Una imagen que la imagen del campo sustituye

Los campos de los elementos de una lista van entre las etiquetas de bucle de esa lista; el panel se lo recuerda cuando elige uno.

Repetir para cada uno: en una tabla, coloque el cursor en la fila que se repetirá; en otro lugar, seleccione los párrafos. Puede conservar Solo los elementos donde una columna cumple una condición, Ordenar las filas por una columna (Ascendente o Descendente) e imprimir Como máximo, esta cantidad de filas (de 1 a 1000).

Mostrar solo si…: seleccione antes los párrafos que se mostrarán u ocultarán. La condición es una de estas: tiene un valor, está vacío, es, no es, es mayor que, es al menos, es menor que, es como máximo. es y no es comparan el texto exactamente como lo imprime el campo; las demás aceptan un número, o una fecha escrita como 2026-01-31. Haga clic en Envolver la selección: se coloca un par de etiquetas alrededor de los párrafos, cada una en su propia línea.

Todo se inserta como texto sin formato, igual que si lo escribiera. La referencia de marcadores explica cada etiqueta.

Campos de una plantilla de API

Una plantilla de API no tiene una fuente de datos de la que leer campos. Sus campos son los marcadores que ya usa su archivo, más:

• Insertar un campo por su nombre: escriba un nombre; los caracteres que un marcador no admite se convierten en guiones bajos, y el panel muestra el resultado.
• Leer campos de una muestra JSON: pegue los datos que una solicitud a la API de documentos envía para un documento. Sus claves pasan a ser campos que puede insertar, listas incluidas. La muestra se guarda con el documento, salvo que sea demasiado grande.

Imágenes, códigos QR, códigos de barras, firmas y adjuntos

La pestaña Imágenes coloca lo que se inserta a través del texto alternativo de una imagen en lugar de como texto. También muestra qué muestra actualmente la imagen seleccionada.

• Imagen, código QR o código de barras: elija Imagen, Código QR o Código de barras (Code 128, Code 39, EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E, ITF-14, Data Matrix, PDF417) y el Campo; después, Insertar una imagen de marcador, o Usarlo en la imagen seleccionada para convertir en marcador una imagen que ya está en el documento. La imagen o el código del campo se ajusta al tamaño del cuadro: cambie su tamaño al que desee.
• Cuadro de firma: un Rol como Customer, con Imprimir el nombre del firmante e Imprimir la fecha de firma si los quiere. Cuando el documento se envía para firma electrónica, la persona con ese rol firma en el cuadro; hasta entonces se imprime vacío. Una plantilla que crea un documento a partir de varios registros no se puede enviar para firmar.
• Archivos adjuntos: cuando el documento se crea como PDF, los archivos del campo elegido (o de Todas las columnas de archivos) se añaden a él. Marque Poner los archivos aquí, no después del documento para colocarlos donde está la etiqueta. Consulte Adjuntos dentro del PDF.

Solo se rellenan las imágenes alineadas con el texto. La pestaña Revisar señala toda imagen de marcador que flota sobre el texto; en Word, cambie su ajuste a En línea con el texto.

Revisar y publicar

En la pestaña Revisar:

• Revisar este documento envía el documento tal como está ahora, con los cambios sin guardar, y enumera lo que no se generaría. No se guarda nada. Un resultado sin problemas indica cuántos campos, bucles e imágenes encontró. El botón de localizar junto a un problema (Mostrar en el documento) lo encuentra en el cuerpo, los encabezados, los pies de página o el texto alternativo de una imagen.
• Publicar guarda este documento como archivo de la plantilla. Los documentos que se creen a partir de entonces lo usan. El archivo se comprueba de nuevo. Un archivo con problemas que impiden generarlo no se publica (La plantilla no se publicó. Corrige primero los problemas de abajo.); con problemas menores se publica, y los marcadores señalados no se rellenarán como se espera hasta que se corrijan.

Publicar un documento de Word sobre una plantilla de Excel o PowerPoint la reemplaza, y la plantilla pasa a crear documentos de Word: el panel pregunta antes (Publicar como plantilla de Word).

Solo el propietario de la plantilla o un administrador de la cuenta puede publicar. Se puede revisar o publicar un documento de hasta 25 MB.