Firmarlo yo mismo

Firmarlo yo mismo sirve para un documento que solo firma usted: un formulario que devolver a una oficina, un contrato de alquiler que le enviaron, un presupuesto que aceptar. Lo sube, coloca su firma y todo lo demás que pida el documento, y descarga el PDF firmado. No se envía ningún correo a nadie, salvo que usted pida que se envíe una copia.

Es gratuito e ilimitado en todos los planes, incluido el Gratuito: nunca consume un documento de su cuota. Necesita una cuenta de AutomaDoc, y se empieza desde la sección Sign del Portal de empresa.

1. Suba el documento

Suba un PDF, o un archivo Word, Excel o PowerPoint. Se prepara exactamente igual que para una solicitud de firma: un archivo de Office se convierte a PDF, los campos de formulario se dibujan en la página, los enlaces y demás elementos interactivos se eliminan, y se crean imágenes de las páginas. Se aplican los mismos límites: hasta 10 documentos, 25 MB por archivo, 300 páginas en total.

2. Coloque sus campos

Ponga en las páginas lo que el documento necesita de usted:

su firma y sus iniciales;
su nombre;
la fecha, que se rellena con el día en que firma;
texto, para todo lo que escriba;
casillas.

Necesita al menos un campo. Un documento que firma a menudo puede llevar etiquetas [[…]] que colocan los campos por usted: consulte Colocar campos automáticamente.

3. Firme y termine

Adopte su firma y sus iniciales dibujándolas, escribiéndolas o subiendo una imagen, como hace un firmante (Adoptar su firma). La imagen se reconstruye a partir de sus píxeles antes de guardarse.

Firma guardada. Puede guardar la firma y las iniciales que adopte. La próxima vez que firme usted mismo, se le ofrecen de nuevo y no tiene que volver a dibujarlas. Se conserva una firma guardada y un juego de iniciales guardado: al guardar unos nuevos se sustituyen los anteriores, y puede eliminarlos. Las firmas guardadas solo se usan en Firmarlo yo mismo, nunca en una solicitud que le envíe otra persona.

Al terminar, el documento queda firmado al instante. El PDF firmado se crea en unos segundos.

4. Descargue

Descargue el PDF firmado. El certificado de finalización no se le añade, para que un formulario que entregue no lleve páginas de más; el certificado se crea de todos modos y puede descargarlo por separado. Con dos o más documentos también puede descargarlos todos en un PDF.

El certificado registra lo mismo que en una solicitud: las huellas SHA-256 de cada archivo, su aceptación de firmar electrónicamente, cuándo firmó, desde qué dirección IP y dispositivo, y el registro de auditoría. El PDF firmado se puede comprobar en la página de verificación.

Enviar una copia por correo electrónico

Puede indicar una dirección de correo electrónico a la que enviar la copia firmada, por ejemplo la oficina que le pidió el formulario. Esa dirección recibe “Una copia firmada de …” con el PDF firmado adjunto (y el certificado como archivo aparte) cuando suman menos de 3,5 MB, o si no un enlace de descarga válido durante 30 días.

Enviar una copia supone un correo de AutomaDoc a otra persona, así que cuenta para los topes de envío como una solicitud a un destinatario: en el plan Gratuito, 3 solicitudes por hora y 20 destinatarios al día (5 en las primeras 24 horas de la cuenta). Una cuenta detenida tras una denuncia no puede enviar copias. Firmar sin enviar copia no cuenta para estos topes.

Qué se registra y se conserva

Aceptación. Antes de firmar, usted marca “Acepto firmar este documento electrónicamente, y que esta firma electrónica es mi firma en él.” Eso es lo que queda registrado, con la hora, su dirección IP y la versión de esa frase, y el certificado lo muestra como “Aceptó firmar electrónicamente”. Un firmante al que envía una solicitud acepta en cambio la divulgación; aquí no se le muestra ninguna.
Registro de auditoría. Cada paso es un evento, encadenado mediante SHA-256 como en cualquier solicitud.
Archivos. El archivo original, el PDF preparado, el PDF firmado y el certificado se conservan hasta que usted los elimine. Las imágenes de las páginas y las imágenes de su firma se eliminan 30 días después de firmar; la firma permanece en el PDF firmado y en el certificado.
Su firma y sus iniciales guardadas se conservan hasta que las sustituya o las elimine.