Exportar, importar y copiar
Una plantilla que ya ha creado se puede reutilizar: duplicarla en la misma tabla, copiarla a otra tabla o Base de su empresa, o exportarla como archivo e importarla donde quiera, incluso en el AutomaDoc de otra empresa.
Las tres opciones están en la pestaña Plantilla, en la tarjeta Exportar y copiar. Para duplicar y copiar necesita permiso de edición en la Base, como para cualquier cambio en una plantilla.
Duplicar
Sección titulada «Duplicar»Duplicar crea una copia en la misma tabla, con “(copia)” en el nombre. Conserva el archivo, el formato de salida y el patrón de nombre de archivo, la zona horaria, la calidad de imagen, Registros por documento con sus ajustes de etiquetas, los campos de adjuntos y de estado, y los campos configurados en Firma por automatización. Una plantilla creada en el diseñador de plantillas conserva su diseño, así que la copia también se abre en el diseñador. El callback de webhook no se copia, y la copia recibe su propia clave de API.
Copiar a otra tabla o Base
Sección titulada «Copiar a otra tabla o Base»Copiar a… le permite elegir una tabla de esta Base, o de otra Base de su empresa en la que se haya abierto AutomaDoc. Necesita permiso de edición en la Base de destino.
La copia conserva el archivo, los ajustes de salida, Registros por documento y su diseño del diseñador de plantillas. Los ajustes de campos (el campo de adjuntos, el campo de estado y los campos de Firma por automatización) se quedan en el original, porque un campo pertenece a una sola tabla. Vuelva a configurarlos en la copia. Para abrir la copia en el diseñador, use Diseñar en el navegador desde su propia tabla: los campos que la nueva tabla no tiene se muestran como desconocidos.
Exportar
Sección titulada «Exportar»Exportar descarga un archivo .automadoc: el archivo de la plantilla y sus ajustes (nombre, formato de salida, patrón de nombre de archivo, zona horaria, calidad de imagen, Registros por documento). Deja fuera, a propósito, todo lo que pertenece a su empresa: la dirección y el token del webhook, las claves de API y los vínculos con campos. Tampoco incluye el diseño del diseñador de plantillas: una plantilla importada es una plantilla de Word normal.
En una plantilla de aprobación, Exportar está junto a Descargar, en su página del Portal de empresa; el archivo incluye además los estados en los que se genera.
Importar
Sección titulada «Importar»- En una tabla de Base: en la extensión, abra la lista de plantillas y elija Importar plantilla. La plantilla se crea en la tabla en la que está y se abre en la pestaña Plantilla, donde Campos de plantilla muestra qué marcadores no tienen un campo correspondiente en esta tabla.
- Como plantilla de aprobación: en el Portal de empresa, abra Aprobaciones y elija Importar. Seleccione el archivo y pegue el enlace de la aprobación, igual que al conectar una. La plantilla empieza como borrador: pruébela antes de activarla.
- Desde un diseño hecho en otra app de documentos de Lark: exporte allí el diseño (como archivo
.txt) y elíjalo en Importar plantilla, igual que un archivo.automadoc. Se convierte en una plantilla de Word en su navegador, con los campos como marcadores y las filas repetidas de las tablas como bucles, y después se crea y se revisa como cualquier archivo subido. Una nota en la pestaña Plantilla indica qué se convirtió y qué debe completar en Word, como los totales calculados.
Una importación cuenta como una plantilla nueva, así que necesita un espacio de plantilla libre. Si en la tabla ya hay una plantilla con el mismo nombre, se le añade un número.
Conviene saber
Sección titulada «Conviene saber»- El archivo se comprueba al importarlo, exactamente igual que una plantilla subida: los errores de marcadores aparecen en la pestaña Plantilla.
- Un archivo exportado no está vinculado a su empresa; cualquiera a quien se lo envíe puede importarlo. Contiene el archivo de su plantilla, así que compártalo con el mismo cuidado que el propio archivo de Word.