Tiện ích bổ sung Google Sheets

Tiện ích bổ sung AutomaDoc hoạt động trong một thanh bên cạnh bảng tính của bạn. Mỗi trang tính (thẻ) của bảng tính có các mẫu riêng; mỗi hàng bên dưới hàng tiêu đề là một bản ghi, và mỗi cột là một biến giữ chỗ.

Cài đặt và mở

Cài AutomaDoc từ Google Workspace Marketplace, nơi phần bổ trợ sắp có mặt. Trong lúc chờ, hãy kết nối Google Sheets trong Company Portal tại Tích hợp và tạo tài liệu bằng HTTP trigger hoặc API tài liệu.
Mở một bảng tính và chọn Extensions → AutomaDoc → Mở.

Lần đầu tiên, Google sẽ hỏi bạn có cho phép tiện ích bổ sung không. Tiện ích xin rất ít quyền: đọc bảng tính bạn đang mở (không phải các tệp khác của bạn), hiển thị menu và thanh bên của nó, và biết địa chỉ email của bạn để đăng nhập cho bạn.

Thanh bên có bốn tab: Tạo, Mẫu, Biến và Thêm.

Đăng nhập

Bạn được tự động đăng nhập bằng tài khoản Google bạn dùng trong Google Sheets. Không có mật khẩu riêng. Bạn vào tài khoản AutomaDoc nào tùy thuộc vào tài khoản Google đó:

tài khoản Google Workspace tham gia tài khoản AutomaDoc của tên miền bạn (người đầu tiên từ tên miền tạo tài khoản và là quản trị viên của nó);
tài khoản Google cá nhân (như Gmail) có một tài khoản email riêng.

Google phải đã xác minh địa chỉ email của bạn, nếu không AutomaDoc không thể đăng nhập cho bạn. Đăng xuất, trong tab Thêm, đăng xuất bạn khỏi tiện ích bổ sung; Đăng nhập lại đưa bạn trở lại. Xem Đăng nhập bằng Microsoft, Google hoặc email để biết tài khoản hoạt động ra sao.

Kết nối bảng tính này

Quyền riêng của tiện ích bổ sung chỉ cho phép thanh bên đọc bảng tính đang mở. Tài liệu được tạo trên máy chủ của AutomaDoc, vốn đọc trang tính bằng quyền Google của bạn, nên mỗi người cần kết nối mỗi bảng tính một lần trước khi tạo hoặc dùng mẫu trên bảng tính đó.

Nhấp Kết nối bảng tính này. Một cửa sổ của Google mở ra. Nếu trình duyệt chặn cửa sổ này, hãy cho phép cửa sổ bật lên cho Google Sheets rồi thử lại.
Đăng nhập bằng cùng tài khoản Google bạn dùng trong Sheets, và giữ nguyên dấu chọn ở quyền đối với các tệp Google Drive bạn chọn.
Trình chọn tệp của Google hiển thị một tệp: bảng tính bạn đang mở. Hãy chọn tệp đó.
Cửa sổ hiển thị Đã kết nối bảng tính. Đóng cửa sổ và quay lại Google Sheets.

Thanh bên tự nhận ra. Nếu nó vẫn đang chờ, hãy nhấp Tôi đã xong.

Đây là quyền drive.file của Google: AutomaDoc có thể mở các bảng tính bạn chọn theo cách này và các tệp nó tạo trong Drive của bạn, ngoài ra không gì khác trong Drive.

Nếu sau này quyền truy cập của AutomaDoc chấm dứt (bạn đã ngắt kết nối, quản trị viên Google thu hồi, hoặc phiên đăng nhập hết hạn), thanh bên sẽ hiển thị Kết nối lại Google. Hãy kết nối lại theo cùng cách.

Tạo mẫu

Mẫu thuộc về trang tính bạn đang mở. Bộ chọn ở phía trên liệt kê chúng dưới tiêu đề Mẫu cho kèm tên trang tính; chuyển sang một trang tính khác trong Sheets và thanh bên sẽ hiển thị các mẫu của trang tính đó.

Nhấp Mẫu mới (trên tab Tạo, hoặc Mẫu mới trong bộ chọn).
Đặt Tên mẫu.
Đặt Hàng tiêu đề: hàng chứa tên các cột. Bản ghi là các hàng bên dưới nó. Mặc định là hàng 1, trừ khi trang tính của bạn bắt đầu ở hàng thấp hơn.
Chọn Cột khóa: một cột có giá trị duy nhất, như số hóa đơn. Không có: dùng số hàng gọi mỗi bản ghi theo số hàng của nó.
Nhấp Tạo mẫu.

Hãy chọn cột khóa bất cứ khi nào có người khác cùng chỉnh sửa trang tính. AutomaDoc tìm lại từng hàng theo khóa của nó khi ghi trạng thái hoặc liên kết trở lại, nên việc sắp xếp trang tính hoặc chèn hàng trong lúc tài liệu đang được tạo không thể khiến kết quả rơi vào nhầm hàng. Các hàng có khóa trống sẽ bị bỏ qua, và một khóa xuất hiện ở nhiều hàng sẽ làm tài liệu đó thất bại: thanh bên cảnh báo bạn cả hai trường hợp trước khi tạo.

Nhập mẫu, trong bộ chọn, tạo một mẫu cho trang tính này từ một tệp .automadoc. Xem Xuất, nhập và sao chép.

Tải lên tệp mẫu

Trên tab Mẫu, nhấp Tải lên tệp mẫu và chọn một tệp Word (.docx), Excel (.xlsx) hoặc PowerPoint (.pptx). Tệp được kiểm tra khi tải lên; nếu có lỗi, thanh bên sẽ báo và bạn tải lên một tệp đã sửa bằng Thay tệp.

Biến giữ chỗ được đặt theo tên cột, với cùng cú pháp như trên mọi nền tảng. Khoảng trắng, dấu chấm và các ký hiệu khác trở thành _, còn chữ cái và chữ số của mọi ngôn ngữ được giữ nguyên:

Tên cột	Biến giữ chỗ
`Customer`	`{Customer}`
`Invoice No.`	`{Invoice_No_}`
`Unit price`	`{Unit_price}`

Cột thứ hai cùng tên trở thành {Notes_2}, cột thứ ba {Notes_3}, để cột này không bao giờ ghi đè cột kia. Cột không có tên sẽ bị bỏ qua.

Mỗi loại ô cung cấp gì cho mẫu

Mỗi ô in ra đúng những gì trang tính hiển thị. Các bộ lọc như number, currency và date hoạt động trên giá trị bên dưới.

Trong ô	Trong mẫu
Văn bản	Văn bản
Số, tiền tệ, phần trăm	Một số, in theo định dạng của trang tính
Ngày, ngày và giờ	Một ngày, in theo định dạng của trang tính
Hộp kiểm	Có hoặc không, cho `{#if Paid}…{/if}`
Danh sách thả xuống	Tùy chọn; danh sách thả xuống chọn nhiều là một danh sách
Thẻ thông minh người	Một danh sách người (tên và email)
Một liên kết, hoặc thẻ thông minh liên kết	Liên kết
Thẻ thông minh tệp, hoặc liên kết tới tệp Drive	Tệp, cho hình ảnh và `{ATTACH:…}`
`=IMAGE("https://…")`	Một hình ảnh

Cài đặt dữ liệu và ghi ngược

Mục Dữ liệu chứa Tên mẫu, Hàng tiêu đề và Cột khóa, cùng một công tắc để tạo Tài liệu PDF (.pdf) thay vì định dạng gốc của mẫu. Nhấp Lưu sau khi thay đổi.

Ghi ngược vào trang tính đưa kết quả vào trang tính:

Cột trạng thái: trạng thái tạo tài liệu của từng hàng được ghi vào cột này.
Cột liên kết: liên kết tới từng tài liệu đã tạo được ghi vào cột này. Trong mục Khi ô đã có liên kết, chọn Thay thế hoặc Thêm một dòng mới (các liên kết trước được giữ lại, mỗi liên kết một dòng).

Cột liên kết cần gói Pro, bản dùng thử, hoặc một suất của riêng bạn. Cột trạng thái cần gói Pro, bản dùng thử, hoặc một suất Business. Nếu không có, thanh bên sẽ báo và các cài đặt này vẫn tắt. Xem Gói dịch vụ, suất và gói tài liệu.

Xóa mẫu, ở cuối tab, xóa mẫu. Trang tính của bạn không bị động đến.

Bắt đầu từ các cột

Bắt đầu từ các cột, bên cạnh Tải lên tệp mẫu (hoặc Thay tệp), tạo một mẫu Word có trường giữ chỗ cho mọi cột của thẻ, các cột của thẻ liên quan thành vòng lặp, và lưu thành tệp của mẫu. Hãy lưu thay đổi trước: mẫu khởi đầu được tạo từ hàng tiêu đề và các thẻ liên quan đã lưu.

Tên tệp và tài liệu mỗi lần tạo

Trong phần Dữ liệu, Mẫu tên tệp đầu ra đặt tên cho từng tệp: tên cột trong dấu ngoặc nhọn được thay bằng giá trị của hàng, ví dụ HoaDon-{So_HD}. Để trống để dùng tên mẫu và hàng.

Với mẫu Word, Tài liệu mỗi lần tạo cho phép chọn Mỗi bản ghi một tài liệu, hoặc một tài liệu từ tất cả các hàng đã chọn: một danh sách, mẫu lặp lại cho từng hàng, hoặc một trang nhãn. Xem Tài liệu gộp.

Thẻ liên quan

Các hàng của một thẻ khác có thể được đưa vào mỗi tài liệu: các dòng của hóa đơn, thông tin khách hàng. Trong Thẻ liên quan, nhấp Thêm liên kết và thiết lập:

Tên trong mẫu: trường giữ chỗ, ví dụ Items;
Hàng từ thẻ: thẻ chứa các hàng đó;
Cột của thẻ đó để so khớp: cột của thẻ đó chứa giá trị của hàng này, như số hóa đơn;
So khớp với cột của thẻ này: cột khóa, hoặc một cột khác của thẻ này;
Hàng: Mọi hàng khớp (vòng lặp) cho {#Items}{MoTa}{/Items}, hoặc Hàng khớp đầu tiên cho {KhachHang.Ten}.

Nhấp Lưu. Liên kết vẫn theo thẻ của nó khi thẻ được đổi tên. Một mẫu có tối đa 20 liên kết.

Biến

Thẻ Biến liệt kê mọi trường giữ chỗ của mẫu, đọc từ thẻ và các thẻ liên quan. Nhấp vào một trường để sao chép, rồi dán vào mẫu của bạn. Các cột của thẻ liên quan nằm dưới vòng lặp hoặc bản ghi lồng của nó.

Chọn hàng và tạo tài liệu

Mở tab Tạo và chọn mẫu trong bộ chọn.
Chọn các hàng trong trang tính: nhấp vào số hàng, và giữ Shift hoặc Ctrl (⌘ trên Mac) để chọn nhiều hàng. Khi chọn ô, các hàng chứa những ô đó được tính.
Thanh bên đếm số hàng (Đã chọn 1 hàng, Đã chọn 12 hàng). Nhấp Tạo tài liệu hoặc Tạo {count} tài liệu.

Mỗi lần tạo nhận tối đa 500 hàng. Nếu thanh bên không còn theo vùng chọn của bạn (nó tạm dừng sau một lúc không có hoạt động), hãy nhấp Làm mới.

Một thẻ tiến độ theo dõi các tài liệu. Mỗi tài liệu đã xong có Tải xuống và In; Hủy dừng những tài liệu chưa bắt đầu.

Nếu mẫu tạo một tài liệu từ nhiều bản ghi, thanh bên đưa ra Đã chọn (n) hoặc Toàn bộ thẻ, và tạo một tài liệu từ tối đa 500 hàng.

Tài liệu được đưa đi đâu

Luôn luôn: thẻ tiến độ trong thanh bên, để tải xuống hoặc in.
Khi có cột liên kết: tệp cũng được lưu vào Google Drive của bạn, trong cùng thư mục với bảng tính, hoặc trong My Drive khi AutomaDoc không truy cập được thư mục đó. Ô của hàng nhận một liên kết tới tệp, đặt tên theo tệp. Một tài liệu tạo từ nhiều hàng được lưu một lần và được liên kết từ mỗi hàng của nó.
Khi có cột trạng thái: mỗi hàng hiển thị trạng thái của nó trong lúc tài liệu được tạo.

Hình ảnh và tệp

Vì AutomaDoc chỉ đọc các tệp bạn đã chọn cho nó, một hình ảnh phải là một trong những thứ sau:

một liên kết công khai tới hình ảnh, trong ô hoặc trong =IMAGE("https://…");
một tệp Drive mà AutomaDoc mở được: tệp bạn đã chọn cho AutomaDoc, hoặc tệp do nó tạo.

Tệp Drive mà AutomaDoc không mở được sẽ bị bỏ khỏi tài liệu, kèm một cảnh báo nêu tên cột. Các tệp Google Docs, Sheets, Slides và Drawings được {ATTACH:…} thêm vào PDF dưới dạng PDF; Google chỉ xuất một tệp như vậy sang PDF khi tệp không quá 10 MB. Mỗi tệp tối đa 20 MB.

Ngắt kết nối

Trong tab Thêm, Ngắt quyền truy cập Google Drive gỡ quyền truy cập của AutomaDoc vào các tệp Google Drive của bạn: quyền đã cấp bị thu hồi tại Google, các mẫu của bạn được giữ lại, và khi tạo tài liệu bạn sẽ được yêu cầu kết nối lại bảng tính. Bạn cũng có thể ngắt kết nối trên trang Kết nối của Cổng thông tin công ty (xem Kết nối dữ liệu).

Để gỡ chính tiện ích bổ sung, dùng Extensions → Add-ons → Manage add-ons trong Google Sheets.

Gói dịch vụ và trợ giúp

Trong tab Thêm, mục Gói hiển thị Quản lý gói cho quản trị viên: gói, suất và gói tài liệu được mua trong Cổng thông tin công ty, mở trong trình duyệt của bạn. Thành viên thấy nên hỏi những quản trị viên nào. Trợ giúp và tài liệu mở các trang này.