Ký tài liệu

Trang này đi cùng người ký qua trang ký, sign.automadoc.cc. Hãy chia sẻ trang này với những người bạn gửi yêu cầu nếu họ có thắc mắc. Người ký không cần tài khoản và không phải cài đặt gì: chỉ cần một trình duyệt cập nhật trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính.

Mở liên kết

Email mời có nút Xem và ký. Một đồng nghiệp trong cùng tài khoản AutomaDoc có thể nhận liên kết qua tin nhắn bot Lark thay vì email, và một số người gửi tự chuyển liên kết, chẳng hạn qua chat.

Liên kết là của riêng bạn: bất kỳ ai có nó đều có thể ký thay bạn, nên đừng chuyển tiếp. Mỗi email mới về cùng một yêu cầu (lời nhắc, “Đến lượt bạn ký”, liên kết được gửi lại) sẽ thay thế liên kết trước đó, và liên kết cũ khi đó hiển thị “Liên kết này không hợp lệ”. Hãy luôn dùng liên kết mới nhất.

Trang hiển thị bằng ngôn ngữ của người ký khi biết được, và menu ngôn ngữ ở đầu trang chuyển đổi giữa bảy ngôn ngữ. Trang không chạy công cụ phân tích nào và không có script của bên thứ ba.

Mã truy cập

Nếu người gửi đã bảo vệ yêu cầu, trang sẽ hỏi trước tiên: Nhập mã truy cập. “Người gửi đã bảo vệ tài liệu này bằng mã truy cập. Họ đã gửi mã cho bạn riêng, không kèm liên kết này.” Hãy hỏi người gửi nếu bạn chưa có mã.

Mã sai sẽ hiển thị “Mã đó không đúng.” cùng số lần thử còn lại, ví dụ “Còn 4 lần thử trước khi liên kết này bị khóa.” Sau 5 lần nhập sai, liên kết bị khóa: “Liên kết này đã bị khóa”. Chỉ người gửi mới mở khóa được, bằng cách gửi cho bạn một liên kết mới.

Mã bạn đã nhập được ghi nhớ trong thẻ trình duyệt đó trong 30 phút. Sau đó bạn sẽ được hỏi lại, và mọi thứ bạn đã điền vẫn được giữ.

Đồng ý ký điện tử

Trước khi tài liệu mở ra: Đồng ý ký điện tử. “Để xem và ký tài liệu này trực tuyến, bạn đồng ý nhận và ký tài liệu bằng phương thức điện tử thay vì trên giấy. Bạn có thể yêu cầu người gửi cung cấp bản giấy bất cứ lúc nào.”

Đọc Bản công bố về hồ sơ và chữ ký điện tử mở toàn văn: bạn đồng ý với điều gì, cách nhận bản giấy, cách rút lại sự đồng ý, bạn cần những gì, cách lưu một bản, và cách liên hệ người gửi. Đánh dấu “Tôi đồng ý sử dụng hồ sơ và chữ ký điện tử như được mô tả trong bản công bố.” rồi chọn Tiếp tục. Sự đồng ý của bạn được ghi vào nhật ký kiểm tra cùng thời gian, địa chỉ IP và phiên bản của bản công bố.

Bạn cũng có thể Từ chối ngay từ màn hình này, không cần đồng ý trước.

Đọc và điền tài liệu

Đầu trang hiển thị tiêu đề yêu cầu, Từ người gửi, Ký trước hạn chót (theo múi giờ của yêu cầu), và Lời nhắn từ người gửi nếu có.

Tiếp theo là các tài liệu dưới dạng ảnh trang, trang này nối tiếp trang kia, mỗi trang có nhãn “Trang 1/3” và cứ thế. Các ô của bạn được làm nổi bật trên trang. Những ô người khác đã điền hiển thị nội dung họ đã điền: chữ ký, họ tên, dấu tích và ngày tháng.

Một thanh ở cuối trang cho biết còn bao nhiêu việc, ví dụ “Còn 2 ô bắt buộc · Đã xong 1/3”. Bắt đầu, rồi Ô tiếp theo, đưa bạn đến ô bắt buộc còn trống tiếp theo, theo thứ tự đọc: từng tài liệu, từng trang, từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Ô tiếp theo bỏ qua các ô tùy chọn: hãy tự chạm vào nếu bạn muốn điền.

Chạm vào một ô để điền:

Chữ ký hoặc Chữ ký tắt: lần đầu, bạn chọn một chữ ký (xem bên dưới). Từ đó trở đi, chạm vào một ô trống là ký vào ô đó.
Họ tên: điền sẵn tên bạn như người gửi đã nhập. Hãy sửa nếu cần.
Văn bản và Công ty: một hộp mở ra với tên của ô, Lưu và Hủy. Một ô có thể từ chối giá trị với “Ô này là bắt buộc.”, “Nhập một số.”, “Nhập địa chỉ email.” hoặc “Tối đa 50 ký tự.”
Email: điền sẵn địa chỉ mà yêu cầu được gửi tới, và khi đó không thể sửa.
Ô đánh dấu: chạm để đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu.
Ngày ký hiển thị “Ngày (tự động)”: ô được điền khi bạn hoàn tất, theo múi giờ của yêu cầu.

Chọn chữ ký của bạn

Chạm vào ô chữ ký đầu tiên sẽ mở Chọn chữ ký của bạn (hoặc Chọn chữ ký tắt của bạn).

Kiểm tra Họ và tên, “Như sẽ hiển thị trong nhật ký kiểm tra.” Cần ít nhất 2 ký tự.
Tạo chữ ký theo một trong ba cách:
- Vẽ: “Ký bằng ngón tay, bút hoặc chuột”. Hoàn tác và Xóa giúp bạn chỉnh lại.
- Gõ: gõ tên của bạn và chọn một Kiểu trong ba phông chữ viết tay.
- Tải lên: “PNG, JPEG hoặc WebP. Tốt nhất là ảnh chụp chữ ký trên giấy trắng: nền giấy sẽ được loại bỏ.” Tối đa 10 MB.
Chọn Chọn và ký (hoặc Chọn và ký tắt).

Chữ ký đã chọn được đặt vào mọi ô chữ ký của bạn trong yêu cầu này, và chữ ký tắt vào mọi ô chữ ký tắt. Để gỡ nó khỏi một ô tùy chọn, hãy chạm vào ô đó và chọn Gỡ khỏi ô này. Để thay đổi, hãy chạm vào một ô đã ký và chọn lại.

Hình chữ ký được dựng lại từ các điểm ảnh của nó trên máy chủ trước khi lưu, và được ghi vào nhật ký kiểm tra cùng tên bạn và thời gian.

Hoàn tất

Khi không còn ô bắt buộc nào, thanh dưới cùng hiển thị một câu ngắn giải thích việc chọn Hoàn tất có nghĩa là gì, cùng nút Hoàn tất. Chọn nút đó để ký. Mọi thứ được kiểm tra lại trên máy chủ; nếu còn thiếu gì, thanh sẽ báo “Một số ô bắt buộc vẫn còn trống. Các ô đó được viền đỏ.” và đưa bạn đến ô đầu tiên.

Sau đó:

“Cảm ơn, bạn đã ký” khi người khác vẫn còn phải ký: “Vẫn còn người khác cần ký. Khi mọi người đã ký xong, hãy quay lại liên kết này để tải xuống bản PDF đã ký.” Bạn cũng nhận PDF đã ký qua email khi mọi người đã ký, nếu người gửi có địa chỉ của bạn.
“Đã ký. Giờ mọi người đều đã ký.” khi bạn là người cuối cùng. PDF đã ký được tạo trong vài giây; trong lúc đó trang báo “Bản PDF đã ký vẫn đang được chuẩn bị. Nó sẽ xuất hiện ở đây trong giây lát.”

Chờ đến lượt

Nếu người gửi đặt thứ tự ký và bạn mở liên kết quá sớm, trang sẽ báo, ví dụ, “Có 2 người ký trước bạn. Bạn có thể đọc tài liệu ngay bây giờ. Hãy quay lại liên kết này khi đến lượt bạn.” Bạn có thể đọc tài liệu và từ chối, nhưng chưa thể ký. Nếu người gửi liên hệ bạn qua email, bạn sẽ nhận “Đến lượt bạn ký” kèm liên kết mới khi đến lượt.

Từ chối

Từ chối nằm ở đầu trang trong lúc bạn có thể ký, và trên màn hình đồng ý. Hộp thoại Từ chối ký cảnh báo: “Người gửi sẽ được thông báo kèm lý do của bạn, và không ai khác có thể ký tài liệu này nữa.” Chọn một lý do:

Tôi không phải là người cần ký
Tài liệu cần chỉnh sửa
Tôi không muốn ký
Lý do khác

Thêm chi tiết nếu muốn; với “Lý do khác” thì bắt buộc. Chọn Từ chối. Yêu cầu đóng lại với mọi người, và trang hiển thị “Bạn đã từ chối ký”.

Tải PDF đã ký

Khi mọi người đã ký, liên kết hiển thị Mọi người đã ký và nút Lấy bản PDF đã ký. Danh sách gồm:

Tài liệu đã ký, mỗi tài liệu một mục;
Giấy chứng nhận hoàn tất;
Tất cả tài liệu trong một PDF, khi yêu cầu có từ hai tài liệu trở lên.

“Các liên kết tải xuống này chỉ dùng được trong vài phút. Tải lại trang để lấy liên kết mới.” Yêu cầu được bảo vệ bằng mã truy cập sẽ hỏi lại mã trước khi tải xuống nếu bạn quay lại sau.

Tải PDF xuống để đọc

Ảnh trang không có ý nghĩa gì với trình đọc màn hình, và một số người thích dùng trình xem PDF của riêng mình. Sau khi bạn đồng ý ký điện tử, Tải PDF xuống để đọc tải tài liệu về đúng như mọi người nhìn thấy, trước khi có bất kỳ chữ ký nào. Tùy chọn này có sẵn trong lúc bạn ký, trong lúc bạn chờ đến lượt, và sau khi bạn đã ký.

Ý nghĩa của từng thông báo

Yêu cầu đã đóng chỉ hiển thị trạng thái của nó, không có gì khác: không có tiêu đề, không có tên.

Trang hiển thị	Ý nghĩa
Liên kết này không hợp lệ	Liên kết không đầy đủ, hoặc đã bị một email mới hơn thay thế. Hãy dùng email mới nhất, hoặc xin người gửi một liên kết mới.
Liên kết này đã bị khóa	Mã truy cập bị nhập sai 5 lần. Hãy xin người gửi một liên kết mới.
Yêu cầu này đã bị từ chối	Có người đã từ chối, nên không ai có thể ký nữa.
Bạn đã từ chối ký	Bạn đã từ chối. Người gửi đã được thông báo.
Yêu cầu này đã bị hủy	Người gửi đã hủy yêu cầu. Bạn không cần làm gì thêm.
Yêu cầu này đã hết hạn	Đã quá hạn chót. Hãy nhờ người gửi gửi lại.
Mọi người đã ký	Yêu cầu đã hoàn tất. Hãy tải PDF đã ký và giấy chứng nhận.
Không tải được tài liệu	Trang không kết nối được với AutomaDoc. Hãy kiểm tra kết nối và chọn Thử lại.
Không tạo được bản PDF đã ký. Hãy yêu cầu người gửi gửi cho bạn một bản.	Việc tạo PDF đã ký thất bại sau khi mọi người đã ký. Mọi chữ ký vẫn được giữ, và yêu cầu hiển thị lỗi này cho người gửi.
Các tệp của yêu cầu này không còn được lưu. Hãy yêu cầu người gửi gửi cho bạn một bản.	Người gửi đã xóa các tệp của yêu cầu.