Một tài liệu từ nhiều bản ghi

Thông thường, mỗi bản ghi bạn chọn sẽ có tài liệu riêng. Thay vào đó, một mẫu có thể tạo một tài liệu từ tất cả bản ghi đã chọn: một bảng kê liệt kê các hóa đơn trong tháng, một loạt thư trong cùng một tệp PDF để in, hoặc một tờ thẻ tên và nhãn mã QR.

Một tài liệu gộp được tính là một tài liệu vào hạn mức của bạn, dù chứa bao nhiêu bản ghi.

Chọn những gì mẫu sẽ tạo

Mở tab Mẫu và chọn mẫu của bạn.
Trong Chung → Bản ghi trên mỗi tài liệu, chọn:
- Mỗi bản ghi một tài liệu: mặc định, mỗi bản ghi được chọn một tệp.
- Một tài liệu liệt kê tất cả bản ghi: một danh sách, báo cáo hoặc bảng kê. Mẫu lặp lại một hàng (hoặc một khối) cho mỗi bản ghi.
- Một tài liệu, mỗi bản ghi một trang: toàn bộ mẫu được dùng một lần cho mỗi bản ghi, trong cùng một tệp. Bỏ chọn Bắt đầu mỗi bản ghi ở trang mới để các bản ghi nối tiếp nhau, phù hợp cho phiếu và biên lai.
- Nhãn: nhiều bản ghi trên một trang: mẫu là một nhãn; các bản ghi lấp đầy một lưới trên tờ nhãn.
Nhấn Lưu cài đặt.

Sau đó, nút tạo sẽ cho biết nó tạo ra gì (Tạo danh sách, Tạo một tài liệu hoặc Tạo nhãn) và hiển thị số bản ghi đang được chọn.

Bản ghi nào, theo thứ tự nào

Bản ghi đã chọn: tích chọn các bản ghi trong chế độ xem Grid, rồi nhấn nút tạo. Các bản ghi vào tài liệu theo thứ tự chế độ xem hiển thị, không phải theo thứ tự bạn tích chọn.
Mọi bản ghi trong chế độ xem: nhấn Dùng tất cả bản ghi trong chế độ xem này trong thẻ Bản ghi, rồi nhấn nút tạo. Hãy lọc hoặc sắp xếp chế độ xem trước để chọn bản ghi và thứ tự của chúng.

Một tài liệu chứa tối đa 500 bản ghi, và một mẫu rất lớn chứa được ít hơn: khi đó AutomaDoc từ chối tài liệu và cho biết chứa được bao nhiêu bản ghi. Nếu vượt giới hạn, không có gì được tạo; hãy lọc chế độ xem hoặc chọn ít bản ghi hơn.

Viết mẫu danh sách

Trong mẫu danh sách, các bản ghi là một vòng lặp tên là Records. Đặt các trường của một bản ghi giữa {#Records} và {/Records}, thường là trong một hàng của bảng:

#	Khách hàng	Số tiền
`{#Records}{$num}`	`{Customer}`	`{Amount}{/Records}`

Bên trong vòng lặp, mọi trường hoạt động y hệt như trong mẫu cho một bản ghi: trường liên kết, vòng lặp lồng nhau, bộ lọc và ảnh qua Alt Text. Bên ngoài vòng lặp, hãy dùng các giá trị về toàn bộ tài liệu:

Biến giữ chỗ	In ra
`{RecordCount}`	số bản ghi trong tài liệu
`{Date}`	ngày hôm nay, theo múi giờ của mẫu (`{Date \| customDate:"DD MMM YYYY"}` để định dạng)
`{Records \| count}`	số hàng, sau khi áp dụng bộ lọc
`{Records \| sum:"Amount"}`	tổng của một trường trên tất cả bản ghi

Vòng lặp này dùng được các bộ lọc quen thuộc: {#Records | where:"Status == 'Paid'" | sort:"Amount":"desc"}. Thứ tự sắp xếp trong mẫu được ưu tiên hơn thứ tự của chế độ xem.

Tự động tạo dựng sẵn một mẫu danh sách cho bạn: chọn các cột, sắp xếp thứ tự, rồi tích Tổng ở những trường số cần cộng dồn.

Mỗi bản ghi một trang

Toàn bộ mẫu được điền một lần cho mỗi bản ghi, nối tiếp nhau trong cùng một tệp, mỗi bản ghi bắt đầu ở một trang mới (hoặc chạy liền nhau, nếu bạn đã bỏ chọn tùy chọn đó). Hãy viết mẫu y hệt như cho một bản ghi.

Đầu trang và chân trang được dùng chung cho mọi bản ghi của tài liệu. Một trường của bản ghi đặt trong đầu trang hoặc chân trang sẽ để trống, kèm cảnh báo, vì vậy hãy đặt các trường của bản ghi trong phần thân. {RecordCount}, {Date} và số trang vẫn hoạt động bình thường trong đầu trang và chân trang. Danh sách đánh số được đánh lại từ đầu ở mỗi bản ghi.

Nhãn

Mẫu là một nhãn. Hãy hình dung một trang thật nhỏ: vài dòng chữ, một hình ảnh hoặc một mã QR ({QR:SKU} làm Alt Text của ảnh). Sau đó các bản ghi lấp đầy lưới trên tờ nhãn, từ trái sang phải và từ trên xuống dưới, với số tờ nhiều bao nhiêu tùy nhu cầu.

Chọn tờ nhãn ở Tờ nhãn:

A4 · 3 × 8, A4 · 3 × 7, A4 · 2 × 7, Letter · 3 × 10 và Letter · 2 × 5 khớp với các loại giấy nhãn phổ biến có lưới tương ứng.
Kích thước tùy chỉnh cho phép bạn nhập kích thước trang, số nhãn theo chiều ngang và chiều dọc, lề và khoảng cách giữa các nhãn, tính bằng milimét. Tiện ích hiển thị kích thước thực tế của mỗi nhãn.

Kích thước nhãn là phần trang còn lại sau khi trừ lề và khoảng cách, vì vậy một tờ không vừa sẽ bị từ chối trước khi bạn lưu. Nội dung lớn hơn nhãn bị cắt ở mép nhãn. Nhãn không in đầu trang hay chân trang.

Lưu Vào Base, trạng thái và webhook

Lưu vào Base ghi một tệp đó vào mọi bản ghi có trong tài liệu, theo thiết lập thay thế hoặc thêm vào của mẫu.
Trường trạng thái của mọi bản ghi đều được cập nhật.
Callback Webhook nhận các trường của bản ghi đầu tiên, cùng với RecordCount.

Mẫu tên tệp đọc bản ghi đầu tiên, cùng với {RecordCount} và {Date}: Statement {Date} ({RecordCount} invoices).

Từ một tự động hóa

HTTP Trigger của một mẫu gộp nhận nhiều bản ghi: ?recordIds=rec1,rec2,rec3, hoặc nội dung JSON {"recordIds": ["rec1", "rec2"]}. Một ?recordId= đơn lẻ vẫn hoạt động. Mẫu tạo mỗi bản ghi một tài liệu nhận một bản ghi cho mỗi lần gọi.

API tài liệu làm điều tương tự với JSON: danh sách trong data tạo một tài liệu, mỗi phần tử là một bản ghi.

Nên biết

Mẫu phê duyệt luôn tạo một tài liệu cho mỗi yêu cầu.
Tài liệu rất lớn với nhiều hình ảnh sẽ mất nhiều thời gian hơn để chuyển sang PDF. Nếu một tài liệu bị lỗi, hãy thử với ít bản ghi hơn mỗi lần.
Chỉ áp dụng cho mẫu Word: mẫu Excel và PowerPoint tạo mỗi bản ghi một tài liệu.
Tài liệu gộp không thể gửi đi ký: một yêu cầu ký chỉ dành cho một bản ghi. Với hợp đồng, hãy dùng một mẫu riêng tạo mỗi bản ghi một tài liệu.