Trình thiết kế mẫu

Trình thiết kế mẫu giúp bạn tạo mẫu giống như dựng một trang: kéo một tiêu đề, một bảng thông tin, một bảng danh sách mặt hàng, một hình ảnh hoặc một mã QR vào trang, rồi chọn các trường đặt vào đó. Khi bạn xuất bản, AutomaDoc chuyển thiết kế thành một mẫu Word bình thường, vì vậy việc tạo tài liệu, PDF, tệp đính kèm, webhook và phê duyệt đều hoạt động y như với mẫu bạn tải lên.

Mở trình thiết kế

Từ mẫu Base: trong tiện ích AutomaDoc, mở phần cài đặt của mẫu và nhấn Thiết kế trong trình duyệt. Trình thiết kế mở trong một cửa sổ mới của Cổng thông tin công ty, với các trường của bảng đã được tải sẵn. Nếu có một bản ghi đang được chọn trong Base lúc bạn nhấn, bản ghi đó sẽ được dùng cho Xem trước với dữ liệu thật.

Từ mẫu phê duyệt: trong Cổng thông tin công ty, mở Phê duyệt, chọn mẫu, rồi nhấn Thiết kế trực quan bên cạnh tệp mẫu. Các trường của biểu mẫu phê duyệt được đọc từ Lark mỗi khi bạn mở trình thiết kế.

Với mẫu Base, bạn cần quyền chỉnh sửa Base đó; với mẫu phê duyệt, bạn phải là quản trị viên ứng dụng Lark, cũng chính là quyền cần có để tải lên tệp mẫu.

Bắt đầu thiết kế

Lần đầu tiên, hãy chọn cách bắt đầu:

Từ các trường của bạn: mọi trường được sắp xếp trong các bảng, mỗi danh sách (bản ghi liên kết, danh sách chi tiết của phê duyệt) thành một bảng danh sách mặt hàng. Điểm khởi đầu giống Tự động tạo trong tiện ích (Tạo mẫu khởi đầu với mẫu phê duyệt), nhưng ở dạng các khối bạn có thể sắp xếp lại.
Trang trống: bắt đầu từ con số không.
Một bố cục: Hóa đơn, Báo giá, Phiếu giao hàng hoặc Phiếu đề nghị phê duyệt. Các trường được để trống cho bạn tự chọn; cho đến khi bạn chọn, trình thiết kế hiển thị mỗi trường là một nút Chọn trường màu hổ phách.

Dựng trang

Cửa sổ có ba phần: Khối và trường ở bên trái, Trang ở giữa, và Thuộc tính của mục bạn đang chọn ở bên phải. Trên màn hình nhỏ, các bảng bên được mở bằng các nút ở hai đầu thanh công cụ.

Khối	Chức năng
Tiêu đề	Một tiêu đề, với ba cỡ chữ.
Văn bản	Các đoạn văn có chứa trường.
Bảng thông tin	Nhãn và giá trị xếp theo hàng, một hoặc hai cặp mỗi hàng, phần đầu quen thuộc của một biểu mẫu.
Danh sách mặt hàng	Một bảng có một hàng cho mỗi mục của danh sách, kèm hàng tổng tùy chọn.
Danh sách	Các giá trị của một trường nhiều giá trị (bản ghi liên kết, trường chọn nhiều) dưới dạng gạch đầu dòng, mỗi giá trị một dòng, hoặc trên một dòng với dấu phân cách.
Hình ảnh	Hình ảnh từ một trường đính kèm, được căn vừa vào một khung có kích thước do bạn đặt theo milimét.
Mã QR, Mã vạch	Mã được tạo từ giá trị của một trường.
Con dấu	Con dấu hoặc mộc của công ty bạn, nổi trên trang tại bất cứ chỗ nào bạn kéo nó tới.
Chữ ký	Khung để ai đó ký tên, dùng cho chữ ký điện tử. Có ở mẫu Base tạo mỗi bản ghi một tài liệu.
Cột	Hai hoặc ba cột đặt cạnh nhau, mỗi cột chứa các khối riêng.
Điều kiện	Các khối chỉ được in khi một trường có giá trị, hoặc có một giá trị cụ thể.
Đường phân cách, Khoảng trống, Ngắt trang	Một đường kẻ, một khoảng trống hoặc một trang mới.

Kéo một khối vào trang, hoặc nhấn vào khối để thêm nó bên dưới khối đang chọn. Kéo tay cầm ở bên trái một khối để di chuyển khối đó.

Trường trong văn bản

Nhấn vào trang và gõ. Chèn trường trên thanh công cụ (hoặc một trường trong thẻ Trường) đặt trường vào vị trí con trỏ, dưới dạng một nhãn màu xanh. Nhấn vào nhãn để chọn cách in: dạng số có phần thập phân, tiền tệ, phần trăm, ngày theo định dạng bạn chọn, chữ hoa hoặc chữ thường, và in gì nếu trường trống. Đây chính là các bộ lọc bạn có thể gõ trong Word.

Danh sách mặt hàng và tổng

Chọn danh sách trong bảng thuộc tính; các cột đầu tiên được điền sẵn cho bạn. Với mỗi cột, chọn trường, tiêu đề cột, độ rộng và căn lề, rồi đánh dấu Cộng cột này ở hàng tổng để tính tổng cột đó. Bạn cũng có thể chỉ hiển thị một số hàng, sắp xếp chúng và giới hạn số hàng được in; khi đó tổng sẽ cộng đúng những hàng mà bảng in ra.

Bảng lặp lại hàng tiêu đề ở đầu mỗi trang mà bảng kéo dài sang; hãy tắt Lặp lại hàng tiêu đề trên mỗi trang nếu bạn không muốn vậy.

Danh sách và con dấu

Khối Danh sách in các giá trị của một trường chứa nhiều giá trị: chọn trường và, với bản ghi liên kết, chọn trường nào của chúng để in. Chọn Gạch đầu dòng, Từng dòng hoặc Một dòng (với dấu phân cách bạn gõ), và Mỗi giá trị một lần để bỏ các giá trị lặp lại.

Khối Con dấu là một hình ảnh cố định (mộc công ty, con dấu, dấu “Đã thanh toán”) được in trên mọi tài liệu. Chọn một ảnh PNG hoặc JPEG (ảnh PNG nền trong suốt trông đẹp nhất), rồi kéo nó trên trang tới chỗ cần đặt: chẳng hạn đè lên dòng chữ ký. Nó nổi trên văn bản và không chiếm chỗ riêng; bật Phía sau chữ để đặt nó bên dưới văn bản.

Ẩn khi trống

Tiêu đề, văn bản, hình ảnh, bảng danh sách mặt hàng và danh sách có thể được bỏ khỏi tài liệu khi trường của chúng trống: bật Ẩn khi trống. Một khối văn bản bị ẩn khi trường đầu tiên trong đó trống: dòng “Ghi chú: …” biến mất khi không có ghi chú, và bảng mặt hàng biến mất khi không có mặt hàng nào. Không thể dùng tùy chọn này cho một khối nằm trong điều kiện.

Một bảng có mọi hàng bị loại bởi Chỉ một số hàng vẫn in hàng tiêu đề: việc ẩn xét toàn bộ danh sách, không xét các hàng qua bộ lọc.

Đầu trang, chân trang và trang

Đầu trang ở phía trên và chân trang ở phía dưới được lặp lại trên mọi trang; chúng có thể chứa văn bản, hình ảnh, cột và đường phân cách, và khi bạn chỉnh sửa chúng, thanh công cụ cung cấp số trang và tổng số trang. Nhấn vào một vùng trống của trang để mở cài đặt trang: khổ giấy, hướng giấy, lề, phông chữ, cỡ chữ và một màu nhấn dùng cho tiêu đề và hàng tiêu đề của bảng.

Bàn phím

Phím	Tác dụng
Tab, ↑, ↓	Di chuyển giữa các khối
Enter / Esc	Vào trong khối để chỉnh sửa / quay ra lại khối
Alt + ↑ / ↓	Di chuyển khối đang chọn lên hoặc xuống, vào và ra khỏi cột và điều kiện
Delete	Xóa khối đang chọn
Ctrl + D	Nhân bản khối đang chọn
Ctrl + Z, Ctrl + Shift + Z	Hoàn tác, làm lại
Ctrl + B, I, U	In đậm, in nghiêng, gạch chân

Lưu và xuất bản

Thiết kế của bạn được lưu trong lúc bạn làm việc. Nó không thay đổi mẫu cho đến khi bạn nhấn Xuất bản: trước đó, tài liệu vẫn được tạo từ tệp hiện tại.

Xuất bản chuyển thiết kế thành tệp Word của mẫu. Nếu còn gì chưa xong (một trường chưa chọn, một bảng chưa có danh sách), Xuất bản sẽ chưa dùng được và nút bên cạnh cho biết số mục cần sửa; nhấn vào nút đó, rồi nhấn từng mục để đi tới khối tương ứng. Với mẫu phê duyệt, xuất bản sẽ thay thế tệp, nên mẫu quay về Bản nháp cho đến khi bạn tạo một tài liệu thử và bật lại, giống như với bất kỳ tệp mới nào.

Thiết kế luôn là một mẫu Word. Nếu mẫu hiện là tệp Excel hoặc PowerPoint, trình thiết kế sẽ cho bạn biết, và Xuất bản sẽ hỏi trước khi thay tệp đó bằng một tệp Word; từ đó tài liệu tạo từ mẫu là tệp Word (hoặc PDF), không còn là Excel hay PowerPoint.

Xem trước với dữ liệu thật tạo một tài liệu từ mẫu đã xuất bản và mở nó: từ bản ghi đang chọn với mẫu Base, hoặc từ một yêu cầu gần đây bạn chọn với mẫu phê duyệt. Đây là bản thử: không có gì được ghi ngược vào bản ghi (không tệp đính kèm, không trường trạng thái), không webhook nào được gọi, và bản xem trước phê duyệt không bao giờ được gửi cho ai. 20 lần thử đầu tiên mỗi ngày (bản xem trước và thử phê duyệt cộng lại) là miễn phí; sau đó một bản xem trước được tính là một tài liệu, và trình thiết kế sẽ cho bạn biết. Bản xem trước miễn phí có hình mờ lớn PREVIEW · AutomaDoc trên mọi trang, vì vậy hãy tạo tài liệu để có bản sạch. Với gói Pro, bản xem trước luôn miễn phí; bản xem trước mẫu Base do người có suất thực hiện cũng vậy. Xem trước mẫu Base chỉ dành cho chủ sở hữu hoặc quản trị viên ứng dụng, vì bản ghi được đọc bằng quyền của chủ sở hữu.

Hoàn thiện trong Word

Trình thiết kế đáp ứng các biểu mẫu kinh doanh thông dụng. Những gì nó không thể thể hiện (hộp văn bản, ô gộp, một trang có hướng khác), bạn hoàn thiện trong Word: xuất bản, nhấn Tải xuống .docx, chỉnh sửa, rồi tải tệp lên như thường lệ.

Sau đó, trình thiết kế sẽ báo cho bạn biết tệp mẫu đã được thay đổi bên ngoài trình thiết kế. Bạn có thể tiếp tục thiết kế từ bản thiết kế gần nhất, nhưng xuất bản lần nữa sẽ thay thế tệp đã tải lên, kể cả những chỉnh sửa bạn làm trong Word.