Gửi yêu cầu ký

AutomaDoc Sign gửi tài liệu cho những người ký ngay trên trình duyệt, bằng điện thoại hoặc máy tính. Bạn tải lên một hoặc nhiều tệp (hoặc chọn một tài liệu do AutomaDoc tạo), cho biết ai ký và ký ở đâu, rồi gửi. Mỗi người ký nhận một liên kết riêng. Khi mọi người đã ký, AutomaDoc đóng chữ ký và các giá trị vào PDF, thêm giấy chứng nhận hoàn tất, rồi gửi kết quả cho bạn và cho mọi người trong yêu cầu. Trong API, yêu cầu ký được gọi là envelope (phong bì, /api/v1/envelopes): đó là cùng một thứ.

Đây là loại chữ ký nào

AutomaDoc Sign tạo ra chữ ký điện tử đơn giản có nhật ký kiểm tra. Giấy chứng nhận ghi lại ai đã ký, người đó được liên hệ bằng cách nào, khi nào họ đồng ý ký điện tử, khi nào họ xem và ký, từ địa chỉ IP và thiết bị nào, cùng dấu vân tay SHA-256 của từng tệp. Đây không phải chữ ký số dựa trên chứng thư của người ký. Phần lớn tài liệu thương mại có thể ký theo cách này, nhưng không phải tất cả: di chúc, việc gia đình và hồ sơ nộp tòa thường cần một hình thức chữ ký khác, và một số hệ thống của cơ quan nhà nước chỉ chấp nhận chữ ký tạo bằng chứng thư của một nhà cung cấp đã đăng ký. Hãy kiểm tra tài liệu của bạn cần gì trước khi gửi.

Bạn gửi yêu cầu từ mục Ký trong Cổng thông tin công ty, hoặc qua API. Để tự ký một tệp PDF mà không cần ai khác, xem Tự ký.

1. Tài liệu

Mỗi yêu cầu chứa từ 1 đến 10 tài liệu. Mỗi tài liệu là một trong các loại sau:

• một tệp PDF;
• một tệp Word, Excel hoặc PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx). Loại tệp được xác định từ chính nội dung tệp, không bao giờ từ tên tệp. Tệp có macro bị từ chối;
• một tài liệu do AutomaDoc tạo, từ bất kỳ nguồn nào. Tệp của nó được sao chép vào yêu cầu, nên yêu cầu luôn giữ bản riêng dù thời hạn lưu tài liệu đã tạo của bạn là bao lâu. Lần tạo phải đã hoàn tất và tệp vẫn còn được lưu.

Mỗi tài liệu được chuẩn bị trước khi ai đó có thể đặt ô lên đó. Việc chuẩn bị chạy ngầm và chỉ mất vài giây với phần lớn các tệp:

• tệp Word, Excel hoặc PowerPoint được chuyển sang PDF, giống như đầu ra của một mẫu;
• các ô biểu mẫu và bình luận hay chú thích khác được vẽ hẳn vào trang, để những gì được ký đúng là những gì được nhìn thấy. Sau đó không gì trên trang có thể chỉnh sửa được nữa;
• liên kết, dấu trang, tệp đính kèm, mã script, lớp và thẻ trợ năng bị gỡ bỏ, và tệp được nén gọn. Mọi trang hiển thị giống nhau trên mọi trình xem và trên giấy;
• ảnh trang được tạo ra: đó là thứ bạn và người ký nhìn thấy.

PDF đã chuẩn bị là tài liệu mọi người ký. Dấu vân tay của nó được cố định từ thời điểm đó.

Ghi chú

PDF được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ bị từ chối, kể cả khi mật khẩu chỉ hạn chế in hoặc chỉnh sửa: hãy gỡ mật khẩu rồi tải lên lại. PDF đã có chữ ký số vẫn gửi được, nhưng bạn sẽ được cảnh báo rằng việc đóng chữ ký mới sẽ làm chữ ký cũ mất hiệu lực.

Giới hạn
Số tài liệu mỗi yêu cầu	10
Một tệp tải lên	25 MB
Tất cả tệp tải lên của một yêu cầu	50 MB
Số trang, tính chung mọi tài liệu	300
Một tài liệu đã chuẩn bị	50 MB
Tất cả tài liệu đã chuẩn bị của một yêu cầu	100 MB

Tài liệu không chuẩn bị được (quá lớn, quá nhiều trang, bị hỏng, chuyển đổi thất bại) được đánh dấu là thất bại kèm lý do. Hãy gỡ nó ra và tải lên một tệp đã sửa.

2. Người nhận

Một yêu cầu có tối đa 20 người nhận. Mỗi người có tên và vai trò:

• Người ký: điền các ô của mình và ký. Mỗi người ký cần ít nhất một ô.
• CC: không phải làm gì, và nhận PDF đã ký cùng giấy chứng nhận qua email khi mọi người đã ký.

Cách liên hệ từng người nhận

• Qua email. AutomaDoc gửi email chứa liên kết riêng, với tên người gửi là “Tên bạn qua AutomaDoc”. Thư trả lời sẽ về địa chỉ của chính bạn.
• Một đồng nghiệp, thành viên trong tài khoản AutomaDoc của bạn. Họ nhận tin nhắn từ bot Lark nếu họ dùng AutomaDoc với Lark, nếu không thì qua email.
• Qua liên kết bạn tự chuyển. Không ai nhận email. Khi gửi, bạn nhận liên kết của người đó và tự chuyển cho họ, qua chat, WhatsApp hay bất kỳ cách nào. Giấy chứng nhận ghi “Liên kết do người gửi chia sẻ”. AutomaDoc không bao giờ gửi lời nhắc cho người này; để đưa họ liên kết mới, hãy gửi lại từ yêu cầu (liên kết trước đó sẽ ngừng hoạt động).

Mã truy cập

Bất kỳ người nhận nào cũng có thể được yêu cầu nhập mã truy cập trước khi tài liệu mở ra. Hãy tự nhập một mã (6 đến 128 ký tự) hoặc để AutomaDoc tạo mã riêng cho từng người (16 ký tự, chỉ hiển thị cho bạn một lần, lúc gửi). Hãy đưa mã cho người đó tách riêng khỏi liên kết, qua điện thoại hoặc một kênh khác: liên kết và mã nằm chung một tin nhắn thì chẳng bảo vệ được gì.

Nhập sai mã năm lần sẽ khóa liên kết. Gửi lại liên kết từ yêu cầu sẽ cho người đó một liên kết mới và gỡ khóa. Xem Ký tài liệu để biết người ký nhìn thấy gì.

Thứ tự ký

Mỗi người nhận có một số thứ tự:

• cùng một số cho mọi người: tất cả ký cùng lúc;
• 1, 2, 3: mỗi người ký sau khi người trước đã xong;
• kết hợp: 1, 1, 2 cho hai người ký cùng lúc, rồi người thứ ba ký sau khi cả hai đã xong.

Người nhận ở thứ tự sau chỉ nhận email khi đến lượt mình (“Đến lượt bạn ký”).

3. Các ô

Các ô đánh dấu chỗ mỗi người ký ký tên hoặc nhập nội dung. Ô chỉ thuộc về người ký (CC không có ô nào), và một yêu cầu chứa tối đa 500 ô.

Ô	Người ký làm gì	Kích thước mặc định (point)
Chữ ký	Chọn chữ ký một lần (vẽ, gõ hoặc tải lên); chữ ký đó điền vào mọi ô chữ ký của họ	160 × 48
Chữ ký tắt	Tương tự, cho chữ ký tắt	64 × 40
Họ tên	Điền sẵn tên của người nhận; họ có thể sửa	160 × 20
Ngày ký	Không làm gì: ô được điền khi họ hoàn tất, theo múi giờ của yêu cầu và ngôn ngữ của người ký	110 × 20
Văn bản	Nhập một giá trị	160 × 20
Ô đánh dấu	Đánh dấu vào ô	14 × 14
Công ty	Nhập tên công ty của họ	160 × 20
Email	Điền sẵn địa chỉ mà yêu cầu được gửi tới, và không thể sửa	180 × 20

Mỗi ô là bắt buộc hoặc tùy chọn, và có thể mang một nhãn tối đa 100 ký tự, hiển thị cho người ký như tên của ô. Ô văn bản còn có thể có độ dài tối đa (đến 1.000 ký tự), kiểm tra giá trị là số hay địa chỉ email, và cỡ chữ ban đầu. Giá trị được gõ in bằng phông Noto Sans và tự thu nhỏ cho vừa ô. Một ô không bao giờ nhỏ hơn 8 point.

Có ba cách đặt ô:

• bằng tay, trên ảnh trang;
• từ thẻ [[…]] viết trong tài liệu, như [[sign:Client]]. Mỗi vai trò mà thẻ nêu tên trở thành một vị trí để bạn giao cho một người nhận. Xem Đặt ô tự động;
• từ bố cục đã lưu: cùng tài liệu, cùng các ô, người mới. Gói Miễn phí lưu được 3 bố cục, có suất hoặc Pro thì không giới hạn, mỗi bố cục tối đa 100 trang.

API còn có thể đặt ô cạnh đoạn văn bản tìm thấy trong tài liệu, gọi là điểm neo.

4. Xem lại và gửi

Trước khi gửi, bạn đặt:

• Tiêu đề, bắt buộc, tối đa 200 ký tự. Email hiển thị 120 ký tự đầu.
• Lời nhắn cho người nhận, tối đa 1.000 ký tự, tùy chọn.
• Hạn: từ 1 đến 120 ngày sau khi gửi, mặc định 30. Người ký thấy hạn chót theo múi giờ của yêu cầu.
• Lời nhắc: mặc định cứ 3 ngày một lần, tối đa 3 lần. Bạn có thể chọn cứ 1 đến 30 ngày một lần, tối đa 10 lần, hoặc không nhắc.
• Gắn giấy chứng nhận: bật theo mặc định. Giấy chứng nhận hoàn tất được thêm vào làm các trang cuối của mỗi PDF đã ký. Khi tắt, nó là một tệp riêng. Trong cả hai trường hợp, giấy chứng nhận đều được tạo.

Mọi điều ngăn yêu cầu được gửi đi đều được liệt kê trước khi bạn gửi: tài liệu còn đang chuẩn bị hoặc đã thất bại, người ký chưa có ô nào, người nhận chưa có email, ô nằm ngoài trang, đã chọn mã truy cập nhưng chưa đặt, quá nhiều trang hoặc người nhận. Việc gửi bị từ chối cho đến khi danh sách trống.

Điều gì xảy ra tiếp theo

• Lời mời. Mọi người đến lượt đều nhận liên kết của mình. Email ghi rõ liên kết là của riêng họ và không được chuyển tiếp.
• Lời nhắc theo lịch của bạn, chỉ gửi cho người đang đến lượt và chưa ký. Bạn cũng có thể tự nhắc một người, tối đa mỗi 10 phút một lần cho mỗi người.
• Mỗi lần gửi đều cấp lại liên kết. Lời mời, lời nhắc, thông báo “đến lượt bạn” hay liên kết gửi lại đều thay thế liên kết trước đó của người đó, và liên kết cũ ngừng hoạt động. Người ký nên dùng email mới nhất.
• Không gửi được. Nếu email bị từ chối hoặc không liên hệ được với một đồng nghiệp, bạn sẽ được báo, và người đó vẫn giữ liên kết họ đang có.
• Bị từ chối. Người ký có thể từ chối kèm lý do. Yêu cầu đóng lại với mọi người và bạn được báo, kèm lý do.
• Bị hủy. Bạn, hoặc một quản trị viên trong tài khoản của bạn, có thể hủy một yêu cầu đang mở, kèm lý do. Mọi người đã nhận yêu cầu sẽ nhận email báo rằng nó đã bị hủy, kèm lý do của bạn.
• Hết hạn. Yêu cầu chưa xong khi đến hạn sẽ đóng lại, và bạn được báo. Yêu cầu mà mọi người đã ký kịp thời thì không bao giờ hết hạn, kể cả khi PDF đã ký cần thêm chút thời gian.
• Hoàn tất. Khi người ký cuối cùng xong, PDF đã ký được tạo, thường chỉ trong vài giây. Mọi người nhận có địa chỉ email (người ký và CC) sau đó đều nhận được nó: đính kèm cùng giấy chứng nhận khi các tệp tổng cộng dưới 3,5 MB, nếu không thì dưới dạng liên kết tải xuống có hiệu lực 30 ngày. Bạn được báo qua tin nhắn bot hoặc email.

Mỗi sự kiện trên đều được ghi vào nhật ký kiểm tra của yêu cầu.

PDF đã ký và giấy chứng nhận

Chữ ký, chữ ký tắt, giá trị đã gõ, dấu tích và ngày tháng được vẽ vào nội dung trang của PDF đã chuẩn bị. Không còn ô biểu mẫu hay chú thích nào để ai đó thay đổi.

Bạn có thể tải xuống:

• từng tài liệu đã ký, với giấy chứng nhận ở cuối khi được gắn kèm;
• riêng giấy chứng nhận hoàn tất;
• khi có từ hai tài liệu trở lên, tất cả tài liệu trong một PDF: lần lượt mọi tài liệu đã ký, rồi đến giấy chứng nhận khi được gắn kèm.

Giấy chứng nhận dùng ngôn ngữ của yêu cầu, có tiếng Anh bên dưới mỗi nhãn khi ngôn ngữ đó không phải tiếng Anh. Thời gian có kèm độ lệch UTC. Giấy chứng nhận ghi lại:

• yêu cầu: mã, tiêu đề, người gửi, thời điểm tạo, gửi và hoàn tất, cùng múi giờ của nó;
• từng tài liệu: tên, số trang và ba dấu vân tay SHA-256, của tệp gốc (tệp được tải lên hoặc sao chép vào), tài liệu gửi để ký (PDF đã chuẩn bị mà mọi người đã xem) và tài liệu đã ký (trước khi thêm giấy chứng nhận, vì một tệp không thể chứa dấu vân tay của chính nó);
• từng người nhận: vai trò, cách liên hệ, cách xác minh danh tính (có quyền truy cập liên kết, hoặc có mã truy cập), khi nào họ đồng ý ký điện tử, khi nào họ xem và ký, địa chỉ IP và thiết bị (trình duyệt và hệ điều hành), cùng chữ ký và chữ ký tắt của họ;
• nhật ký kiểm tra, từng sự kiện một, và mã băm nhật ký kiểm tra: mỗi sự kiện được nối với sự kiện trước bằng SHA-256 của nó, nên một sự kiện bị xóa hay sửa về sau sẽ làm đứt chuỗi.

Mỗi sự kiện “đã xem” và “đã ký” cũng ghi lại dấu vân tay của tài liệu mà người đó đã thấy. Dấu vân tay của từng tệp khi được giao cũng được lưu: đó là thứ trang xác minh kiểm tra. Chân trang của mọi trang giấy chứng nhận ghi “Signed with AutomaDoc Sign”.

Thời gian lưu trữ

• Yêu cầu đã hoàn tất: PDF đã ký, giấy chứng nhận, tệp gốc, tệp đã chuẩn bị và nhật ký kiểm tra được giữ cho đến khi bạn xóa. Ảnh trang và hình chữ ký bị xóa 30 ngày sau khi hoàn tất; chữ ký vẫn nằm trong PDF đã ký và giấy chứng nhận.
• Yêu cầu bị từ chối, bị hủy và hết hạn: mọi tệp bị xóa 90 ngày sau khi đóng.
• Bản nháp không ai động đến trong 30 ngày sẽ bị xóa.
• Bạn có thể tự xóa tệp của một yêu cầu đã đóng bất cứ lúc nào.

Nhật ký kiểm tra không bao giờ bị xóa cùng các tệp. Tệp của yêu cầu được lưu tách biệt với tài liệu đã tạo: thời hạn lưu tài liệu đã tạo của bạn không bao giờ ảnh hưởng đến chúng.

Giới hạn gửi và chống lạm dụng

Một dịch vụ ký miễn phí sẽ thành công cụ lừa đảo nếu để mở hoàn toàn, nên việc gửi có giới hạn. Các khoảng thời gian được tính trượt, và mọi người nhận đều được tính, kể cả CC.

	Miễn phí	Có suất hoặc Pro
Yêu cầu đã gửi	3 mỗi giờ	Không giới hạn theo giờ
Người nhận	20 mỗi ngày (5 mỗi ngày trong 24 giờ đầu của tài khoản)	1.000 mỗi ngày

Miễn phí ở đây nghĩa là không có gì trả phí cho người gửi: họ không có suất riêng và không có Pro. Yêu cầu gửi từ API được tính là trả phí khi có suất Business hoặc Pro đang hiệu lực. Hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ nếu bạn cần hơn 1.000 người nhận mỗi ngày.

Mọi email gửi người nhận đều kết thúc bằng liên kết để báo cáo (“Bạn không mong đợi email này? Hãy báo cáo”). Một báo cáo sẽ tạm dừng mọi việc gửi từ tài khoản, kể cả lời nhắc, cho đến khi được xem xét.

Giá

• Gửi một yêu cầu dùng một tài liệu trong hạn mức hằng tháng của bạn, sau đó đến gói tài liệu. Một yêu cầu là một tài liệu, bất kể có bao nhiêu tài liệu, người nhận và người ký.
• Yêu cầu mà mọi tài liệu đều do AutomaDoc tạo thì miễn phí: các tài liệu đó đã được tính khi được tạo. Điều này áp dụng cho lần đầu tiên một tài liệu đã tạo được gửi; tài liệu đã tạo nào đã được gửi trong một yêu cầu khác thì lại tốn một tài liệu. Mỗi tài liệu đã tạo chỉ có thể nằm trong một yêu cầu đang mở tại một thời điểm.
• Người có suất và Pro gửi yêu cầu mà không dùng hạn mức. Các giới hạn ở trên vẫn áp dụng.
• Từ API, yêu cầu được tính như một tài liệu tự động: Pro chi trả, suất Business trừ vào hạn mức tự động hóa của nó, còn lại thì dùng hạn mức hằng tháng.
• Tự ký miễn phí và không giới hạn trên mọi gói.

Yêu cầu được tính phí khi bạn gửi và không được hoàn lại nếu bị từ chối, bị hủy hoặc hết hạn. Khi hạn mức và các gói tài liệu đã hết, việc gửi bị từ chối cho đến khi bạn nạp thêm. Xem Gói dịch vụ, suất và gói tài liệu.