Công thức Power Automate

Mỗi công thức dưới đây là một cloud flow trong Power Automate: một điều kiện kích hoạt của Microsoft, các bước AutomaDoc tạo tài liệu, và một bước của Microsoft để gửi tài liệu đi. Các công thức giả định trình kết nối AutomaDoc đã được thêm cùng một kết nối; nếu chưa, xem Power Automate và Power Apps.

Cả ba đều dùng chung hai hành động AutomaDoc:

Hành động	Những gì bạn điền	Những gì nó chuyển cho các bước tiếp theo
Generate a document	Template (chọn từ danh sách), sau đó mỗi biến giữ chỗ của mẫu đó một ô nhập, và Output Format (`pdf`, `png` hoặc `native`; để trống nghĩa là theo cài đặt của mẫu)	`Document ID`, `File Name`, `Status`, `Download URL`, `Warnings`
Download document	Document ID ← `Document ID` từ Generate a document	`File Content`

Generate a document chờ đến khi tài liệu sẵn sàng, và thất bại kèm lý do khi không tạo được tài liệu. File Name Pattern và Record ID nằm trong phần tham số nâng cao của bước này.

Khi một phê duyệt hoàn tất

Nhờ một người phê duyệt một yêu cầu, và chỉ tạo tài liệu khi họ phê duyệt: một đơn đặt hàng, một giấy xác nhận nghỉ phép, một báo giá đã được duyệt.

Điều kiện kích hoạt. Bất cứ thứ gì khởi tạo yêu cầu. Với yêu cầu được nộp trong một danh sách SharePoint, dùng SharePoint → When an item is created; để khởi tạo thủ công, dùng Manually trigger a flow với các ô nhập bạn cần.

Các bước.

Approvals → Start and wait for an approval.
- Approval type: Approve/Reject - First to respond.
- Title, Assigned to và Details: lấy từ điều kiện kích hoạt, ví dụ Title và địa chỉ email của người phê duyệt.
Control → Condition: Outcome (từ Start and wait for an approval) is equal to Approve.
Trong nhánh True, thêm AutomaDoc → Generate a document:
- Template: mẫu đơn đặt hàng của bạn.
- Ánh xạ các ô nhập của mẫu từ nội dung động của điều kiện kích hoạt (Title, Amount, Supplier, v.v.), và các ô của phê duyệt từ Start and wait for an approval: Outcome, Response summary, Completion date.
- Output Format: pdf.
AutomaDoc → Download document với Document ID ← Document ID.
Gửi tài liệu đi, theo một hoặc cả hai cách:
- Office 365 Outlook → Send an email (V2): To là người gửi yêu cầu; trong Attachments, Attachments Name ← File Name và Attachments Content ← File Content.
- SharePoint → Create file: Site Address và Folder Path của thư viện, File Name ← File Name, File Content ← File Content.

Nội dung động cần ánh xạ.

Ô nhập của mẫu	Nội dung động
`Request`	Title (điều kiện kích hoạt)
`Amount`, `Supplier`	các cột riêng của yêu cầu (điều kiện kích hoạt)
`Decision`	`Outcome`
`Approval_note`	`Response summary`
`Approved_on`	`Completion date`

Responses Approver name và Responses Comments đến từ một danh sách có mỗi người phê duyệt một phần tử, nên khi bạn dùng chúng, Power Automate đặt bước này vào trong một Apply to each, và kết quả là mỗi người phê duyệt một tài liệu. Để giữ mỗi yêu cầu một tài liệu, hãy dùng Response summary.

Những gì được tính. Mỗi yêu cầu được phê duyệt là một tài liệu. Yêu cầu bị từ chối đi vào nhánh False và không tốn gì.

Khi có câu trả lời Microsoft Forms

Biến mỗi câu trả lời biểu mẫu thành một tài liệu và gửi lại cho người đã trả lời: một xác nhận đăng ký, một yêu cầu báo giá, một báo cáo kiểm tra.

Điều kiện kích hoạt. Microsoft Forms → When a new response is submitted, với biểu mẫu của bạn trong Form Id.

Các bước.

Microsoft Forms → Get response details: cùng Form Id, và Response Id ← Response Id từ điều kiện kích hoạt.
AutomaDoc → Generate a document:
- Template: mẫu xác nhận của bạn.
- Ánh xạ từng ô nhập từ Get response details: mỗi câu hỏi xuất hiện trong nội dung động dưới tiêu đề của chính nó.
- Output Format: pdf.
AutomaDoc → Download document với Document ID ← Document ID.
Office 365 Outlook → Send an email (V2): To ← Responders' Email; Attachments Name ← File Name, Attachments Content ← File Content.

Nội dung động cần ánh xạ.

Ô nhập của mẫu	Nội dung động (Get response details)
`Name`, `Company`, `Date`	các câu hỏi cùng tên
`Email`	`Responders' Email`
`Submitted`	`Submission time`

Responders' Email chỉ có giá trị khi biểu mẫu ghi lại người trả lời (biểu mẫu dành cho người trong tổ chức của bạn). Với biểu mẫu mà ai cũng trả lời được, hãy thêm một câu hỏi xin địa chỉ email và gửi tới câu trả lời đó.
Câu hỏi cho phép nhiều câu trả lời sẽ trả về chúng thành một chuỗi văn bản trong ngoặc vuông, như ["Red","Blue"], và mẫu in ra đúng như vậy. Để in Red, Blue, hãy điền ô nhập bằng biểu thức join(json(<the answer>), ', ').
Tệp tải lên qua biểu mẫu được lưu trong OneDrive hoặc SharePoint và cần đăng nhập, nên không thể dùng để điền ảnh giữ chỗ: ô nhập hình ảnh phải là địa chỉ web công khai (https://, hoặc http://).

Những gì được tính. Mỗi câu trả lời là một tài liệu.

Khi một mục SharePoint được tạo

Tạo một tài liệu từ các cột của một mục danh sách mới, rồi giữ tài liệu bên cạnh mục đó: trong một thư viện tài liệu, hoặc làm tệp đính kèm của chính mục đó.

Điều kiện kích hoạt. SharePoint → When an item is created, với Site Address và List Name của bạn.

Các bước.

AutomaDoc → Generate a document:
- Template: mẫu của bạn.
- Ánh xạ từng ô nhập từ các cột của điều kiện kích hoạt.
- Output Format: pdf.
AutomaDoc → Download document với Document ID ← Document ID.
Giữ tệp, theo một trong hai cách:
- SharePoint → Create file: Site Address, Folder Path (ví dụ /Shared Documents/Contracts), File Name ← File Name, File Content ← File Content.
- SharePoint → Add attachment: cùng Site Address và List Name như điều kiện kích hoạt, Id ← ID từ điều kiện kích hoạt, File Name ← File Name, File Content ← File Content.

Nội dung động cần ánh xạ.

Loại cột	Nội dung động cần dùng
Văn bản, số, ngày	chính cột đó
Lựa chọn	`Value` của cột
Người	`DisplayName` (hoặc `Email`) của cột
Tra cứu	`Value` của cột

Ánh xạ ID của điều kiện kích hoạt vào Record ID, trong phần tham số nâng cao của Generate a document, để {Record_ID} in ra số của mục.

Dùng When an item is created, không dùng When an item is created or modified: việc thêm tệp đính kèm sẽ sửa đổi mục, và điều đó lại khởi động luồng một lần nữa.
Nhập nhiều mục cùng lúc sẽ khởi động mỗi mục một luồng. Khi vượt 60 yêu cầu mỗi phút cho một mẫu, bước này trả về 429 và chính sách thử lại của Power Automate sẽ thử lại.
Để tạo một tài liệu từ nhiều mục (một bảng kê, một danh sách, nhãn), xem Một tài liệu từ nhiều hàng.

Những gì được tính. Mỗi mục mới là một tài liệu.