Danh sách SharePoint và Dataverse

Danh sách SharePoint và bảng Dataverse (các bảng đứng sau Power Apps và Dynamics 365) có thể làm dữ liệu cho một mẫu: một mục danh sách hoặc một hàng trở thành một tài liệu.

Kết nối

Mỗi loại được kết nối riêng trên trang Kết nối của Cổng thông tin công ty, trong mục Kết nối dữ liệu của bạn, bằng chính đăng nhập Microsoft 365 của bạn:

Danh sách SharePoint: các mục danh sách và tệp đính kèm của chúng, trên những site bạn có thể truy cập. Có thể ghi ngược lại vào cột trạng thái và cột liên kết.
Dataverse (Power Apps): các bảng trong môi trường Power Apps của bạn. Sau khi kết nối, trang sẽ liệt kê Các môi trường Dataverse bạn có thể truy cập, cùng địa chỉ và khu vực của chúng.

Nhấp Kết nối, phê duyệt yêu cầu tại Microsoft, và hàng đó hiển thị Đã kết nối. SharePoint xin quyền đọc và ghi danh sách trên những site bạn có thể truy cập (Sites.ReadWrite.All), điều mà hầu hết các tổ chức chỉ cho phép quản trị viên phê duyệt; Dataverse xin quyền truy cập với tư cách của bạn (user_impersonation). Nếu quản trị viên phải phê duyệt trước, trang sẽ hiển thị một Liên kết phê duyệt của quản trị viên để gửi cho họ. Xem Phê duyệt của quản trị viên cho Microsoft 365 và Kết nối dữ liệu.

AutomaDoc chỉ đọc và ghi những gì chính tài khoản của bạn được phép.

Tạo tài liệu bằng Power Automate

Trình kết nối AutomaDoc tạo một tài liệu từ một mục danh sách hoặc một hàng trong một luồng:

Tạo mẫu. Một luồng có thể điền bất kỳ mẫu nào của công ty bạn. Để tạo mẫu cho luồng, hãy dùng Cổng thông tin công ty tại Mẫu (Mẫu API mới), hoặc Word với phần bổ trợ Word, vốn cũng đọc được trường từ một mẫu JSON.
Kích hoạt luồng bằng SharePoint → When an item is created, hoặc Dataverse → When a row is added, modified or deleted.
Thêm AutomaDoc → Generate a document và ánh xạ các cột của mục hoặc hàng vào các ô nhập của mẫu.
Lưu tệp ở nơi bạn cần, ví dụ dưới dạng tệp đính kèm của mục hoặc trong một thư viện tài liệu, rồi ghi trạng thái hoặc liên kết trở lại bằng Update item của SharePoint hoặc Update a row của Dataverse.

Power Automate và Power Apps hướng dẫn trọn vẹn một luồng. Luồng gửi giá trị, không gửi tệp: ô nhập hình ảnh phải là một địa chỉ web công khai (https://, hoặc http://), nên liên kết SharePoint hoặc OneDrive cần đăng nhập thì không tải được.

Mẫu đọc một danh sách hoặc một bảng

Một mẫu cũng có thể tự đọc một danh sách SharePoint hoặc một bảng Dataverse. Trang Mẫu của Cổng thông tin công ty liệt kê các mẫu như vậy với nguồn Danh sách SharePoint hoặc Dataverse, và bạn soạn rồi xuất bản chúng trong phần bổ trợ Word, nơi tab Trường đọc các cột của danh sách hoặc bảng bằng kết nối của bạn.

AutomaDoc đọc những gì

Tên cột trở thành biến giữ chỗ: khoảng trắng, dấu chấm và các ký tự khác mà biến giữ chỗ không chứa được sẽ thành dấu gạch dưới (Due Date thành {Due_Date}). {Record_ID}, {Template_Name}, {Table_Name} và {Print_Time} cũng luôn có sẵn.

Từ một mục danh sách SharePoint:

Cột	Trong mẫu
Văn bản, số, tiền tệ, cột tính toán	Giá trị. Số và tiền tệ giữ giá trị gốc cho `number`, `sum` và điều kiện.
Nhiều dòng văn bản	Văn bản, với văn bản định dạng được chuyển thành văn bản thuần.
Ngày và giờ	In theo múi giờ của mẫu; cột chỉ có ngày được in đúng ngày mà danh sách hiển thị.
Lựa chọn, siêu dữ liệu được quản lý	Nhãn; nhiều giá trị thì được nối lại.
Người hoặc nhóm	Tên của người đó, kèm `{Owner.email}` cho địa chỉ email.
Siêu liên kết	Địa chỉ; `{Website.text}` in phần mô tả của nó.
Hình ảnh, hình thu nhỏ	Một hình ảnh, được đặt qua Alt Text của một hình ảnh.
Tra cứu	Một giá trị: một bản ghi lồng nhau, nên `{Customer.City}` đọc một cột của mục mà nó trỏ tới. Nhiều giá trị: một danh sách cho vòng lặp `{#Customer}…{/Customer}`. Mỗi tài liệu đọc tối đa 500 mục được tra cứu; vượt quá số đó, cột tra cứu được in dưới dạng văn bản.
Tệp đính kèm	Các tệp đính kèm của mục dưới dạng `{Attachments}`: hình ảnh cho ảnh giữ chỗ, tệp cho `{ATTACH:Attachments}`.

Từ một hàng Dataverse:

Cột	Trong mẫu
Văn bản, số nguyên, số thập phân, tiền tệ	Văn bản đã định dạng của chính Dataverse (ký hiệu tiền tệ, dấu phân cách); số gốc cho `number`, `sum`, sắp xếp và điều kiện.
Ngày và giờ	In theo múi giờ của mẫu.
Có/Không	Các nhãn riêng của cột; `{#if}` đọc nó là có hoặc không.
Lựa chọn	Nhãn. Nhiều lựa chọn (chọn nhiều): danh sách các nhãn.
Tra cứu	Một bản ghi lồng nhau in tên của hàng liên quan, nên `{Customer.Primary_Contact.Email}` đọc sâu hơn được. Mỗi tài liệu đọc tối đa 250 hàng liên quan; cột tra cứu vượt quá số đó vẫn in tên của nó.
Hình ảnh, tệp, ghi chú	Hình ảnh và tệp, cho ảnh giữ chỗ hoặc `{ATTACH:…}`.

Biến giữ chỗ được đặt theo tên hiển thị của các cột.

Những gì được ghi trở lại

Một mẫu đọc danh sách hoặc bảng có thể ghi vào mục hoặc hàng mà nó dùng để tạo tài liệu:

	Danh sách SharePoint	Dataverse
Trạng thái	Một cột văn bản. Cột một dòng văn bản sẽ bị cắt theo độ dài của nó.	Một cột văn bản, bị cắt theo độ dài tối đa của cột.
Tài liệu	Dưới dạng tệp đính kèm của mục; hoặc lưu trong một thư viện (mặc định là thư mục `AutomaDoc` trong thư viện mặc định của site) với liên kết đặt trong một cột văn bản, ghi chú hoặc siêu liên kết.	Vào một cột tệp, hoặc dưới dạng một ghi chú trên hàng (tiêu đề `AutomaDoc document`).

Về việc thay thế và giữ lại các tài liệu trước:

Tệp đính kèm SharePoint: thay thế chỉ thay tệp đính kèm cùng tên; các tệp đính kèm khác của mục được giữ nguyên. Nối thêm thêm tệp mới dưới tên name (2).pdf.
Cột ghi chú SharePoint ở chế độ nối thêm giữ lại các liên kết đã có, mỗi liên kết một dòng.
Cột tệp Dataverse chỉ chứa một tệp: thay thế ghi đè tệp đó, còn nối thêm chỉ lưu vào cột đang trống (nếu không, tài liệu không được lưu, kèm một cảnh báo).
Ghi chú Dataverse: nối thêm thêm một ghi chú mỗi lần; thay thế thêm ghi chú mới, rồi xóa các ghi chú trước có cùng tiêu đề và có tệp. Các ghi chú khác của hàng không bao giờ bị động đến. Giới hạn dung lượng tệp đính kèm của tổ chức bạn vẫn được áp dụng.

Một tài liệu gộp (một tài liệu từ nhiều mục hoặc hàng) được ghi vào từng mục hoặc hàng đó.

Chạy các mẫu này

Một mẫu đọc danh sách hoặc bảng chạy bằng HTTP Trigger: gọi nó với id của mục SharePoint, hoặc GUID của hàng Dataverse, làm recordId, cùng khóa API của công ty. Mẫu đọc dữ liệu bằng kết nối của chủ sở hữu mẫu, vì không có ai ở đó để đăng nhập. Nếu chủ sở hữu ngắt kết nối hoặc kết nối của họ hết hiệu lực, mẫu ngừng chạy tự động cho đến khi họ kết nối lại trên trang Kết nối hoặc có người tiếp quản mẫu. HTTP Trigger cần gói Pro, bản dùng thử, hoặc ít nhất một suất Business trong công ty của bạn; xem Gói dịch vụ, suất và gói tài liệu.